Septembre 2011

Le but ultime de la gestion du temps est de réussir à consacrer suffisamment de temps à vos priorités, tant dans votre vie professionnelle que personnelle, et de vous attarder le moins possible aux activités secondaires, souvent plus attrayantes. Voici donc, ci-dessous, sept gestes-clés pour bien gérer votre temps.

1. Définir vos objectifs
   Le premier geste-clé pour bien gérer votre temps est de définir vos objectifs, c’est-à-dire de connaître ce qui est important pour vous.

   Ainsi, si vous avez écrit une liste de vos objectifs pour la prochaine année, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

2. Planifier
   Lorsque vos objectifs sont bien définis, le deuxième geste-clé consiste à établir des plans d’action pour atteindre ces objectifs.

   Ainsi, si vous planifiez le temps que vous consacrerez à la réalisation de vos objectifs au cours du prochain mois, de la prochaine semaine et de la prochaine journée, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

3. Utiliser un agenda
   Le troisième geste-clé consiste à tout noter par écrit, sinon vous risquez des oublis. Un bon système d’agenda vous permettra de rédiger vos objectifs, vos plans d’action, votre planification mensuelle, hebdomadaire et quotidienne, les différentes informations dont vous désirez vous souvenir de même que vos rendez-vous et vos réunions.

   Ainsi, si vous utilisez un agenda qui vous permet de tout noter, que cet agenda soit papier ou électronique (Microsoft Outlook, Lotus Note, Act, etc.), vous maîtrisez bien ce geste-clé.

4. Déléguer
   La délégation se veut un puissant moyen pour gagner du temps. Si votre fonction vous permet de déléguer, le quatrième geste-clé consiste à vous demander si, dans la mesure du possible, vous déléguez ou si votre tendance n’est pas plutôt de tout faire vous-même.

   Ainsi, si vous vous abstenez d’effectuer un travail qu’un collaborateur pourrait réaliser à votre place et si vous encouragez vos employés à ne vous présenter un problème qu’après avoir trouvé au préalable une solution, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

5. Minimiser les interruptions
   Les multiples interruptions occasionnées par les téléphones, les visiteurs imprévus et les courriels représentent les plus grandes nuisances à l’atteinte des objectifs. C’est pourquoi le cinquième geste-clé consiste à ne pas vous laisser envahir par la nouvelle technologie (Blackberry, iPhone, etc.) et de faire en sorte que celle-ci puisse, au contraire, vous aider à devenir plus performant.

   Ainsi, si vous vous efforcez de minimiser les interruptions pendant que vous travaillez sur une tâche prioritaire, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

6. Organiser votre paperasse
   Autant il importe de gérer vos priorités, autant il est essentiel de gérer votre paperasse, sinon vous risquez de perdre un temps précieux à manipuler inutilement des papiers. C’est pourquoi la maîtrise de la paperasse est le sixième geste-clé.

   Ainsi, si votre système de classement vous permet de retrouver un papier dans un délai de trois minutes maximum, si votre gardez votre surface de travail libre de tout papier lorsque vous quittez le bureau le soir et si vous disposez de tout l’équipement de bureau nécessaire (paniers à correspondance, classeurs, etc.), vous maîtrisez bien ce geste-clé.

7. Éliminer vos pertes de temps
   Le septième et dernier geste-clé consiste à éliminer vos pertes de temps personnelles. Les pertes de temps les plus difficiles à supprimer sont celles qui relèvent de nos mauvaises habitudes, telles que l’incapacité à dire non, la procrastination (la tendance à remettre une tâche prioritaire au lendemain), le perfectionnisme, l’absence de planification, etc.

   Ainsi, si vous avez repéré vos principales pertes de temps et que vous travaillez à les éliminer, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

En appliquant cette méthode en sept actions, non seulement vous bénéficierez d’une meilleure gestion de votre temps mais vous connaîtrez une plus grande satisfaction du travail accompli et un plus grand contrôle sur une partie de votre temps.

Sur ce, je vous souhaite une excellente rentrée et ce sera avec plaisir que je vous retrouverai au début d’octobre pour le prochain bulletin!

Citation du mois
«Aimez-vous la vie? Alors ne gaspillez pas le temps, car il constitue l’étoffe même de la vie.» Benjamin Franklin