Écrire des courriels concis et courtois

Juin 2012

Manuri FormationSavez-vous que la majorité des gens ne lisent que les quelques premières lignes d’un courriel alors qu’ils survolent le reste du message. Il est alors important de transmettre l’essentiel de votre message dans les premières lignes de votre courriel si vous désirez être lu et compris par votre lecteur. C’est ce que proposent les auteurs Mike Song, Vicki Halsey & Tim Burress dans leur livre The Hamster Revolution. Ils nous invitent à utiliser quatre étapes pour composer des courriels concis tout en respectant les règles de courtoisie.

Étape 1 : Commencer par des mots chaleureux
Les premiers mots d’un courriel sont importants. Dès le départ, ils permettent d’établir une impression favorable auprès de votre interlocuteur. Toutefois limitez-vous à quelques mots, puisque l’essentiel de votre message doit apparaître au début de votre courriel. Voici quelques exemples de phrases chaleureuses :

. Bonjour Roseline, j’espère que tu as passé une belle fin de semaine.
. Bonjour David, j’espère que vous passez de belles vacances.
. Maria, j’espère que tu vas bien aujourd’hui.
. Madame Untel, merci pour votre courriel.
. Cher monsieur Untel, merci d’avoir répondu rapidement à notre demande.
. Francine, cela fait un petit bout de temps que l’on ne s’est parlé.
. Colette, merci pour le rapport que tu m’as envoyé hier.

Étape 2 : Résumer l’essentiel de votre message
Puisque les gens ne lisent en général que les premières lignes d’un courriel, prenez l’habitude de mentionner, immédiatement après les mots chaleureux, l’objectif principal étant de votre message ou l’action que vous désirez que le lecteur accomplisse de même que le contexte et l’échéancier.

À titre d’exemple, voici un courriel que j’écrivais récemment à Roseline, notre réviseure, dans le cadre d’une présentation visuelle que je désirais qu’elle révise.

Bonjour Roseline,
J’espère que tu as passé une belle fin de semaine!

Dans le cadre du « Hors Série » (contexte), voici la conférence « La loi de Pareto, une des clés de la productivité », à réviser pour le 5 avril (objectif principal du message et échéancier).

De cette façon, si vous prenez l’habitude de mentionner l’objectif principal de votre message dans les trois premières lignes du courriel, comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessus, vous vous assurerez que votre message sera lu et compris par votre interlocuteur.

Votre courriel sera encore plus clair si l’objet de votre courriel indique l’objectif principal. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus, l’objet du courriel était intitulé : Réviser « La loi de Pareto » pour le 5 avril.

Étape 3 : Structurer le corps du message
Souvent les étapes 1 et 2 sont complètes en elles-mêmes et l’étape 3 n’est pas requise. Toutefois, dans d’autres cas, il est nécessaire de donner d’autres informations au lecteur pour atteindre l’objectif.

Toujours dans l’exemple ci-dessus du courriel envoyé à Roseline, le corps du message se lisait comme suit :

Cette conférence comporte deux documents joints à réviser :
• Un document PowerPoint de 60 pages
• Un document Word de 2 pages

Si le corps du message comporte plusieurs paragraphes, il est important d’écrire une seule idée par paragraphe et d’utiliser des points d’énumération si nécessaire pour faciliter la lecture.

Étape 4 : Clôturer le courriel
Finalement la quatrième étape consiste à clôturer le message par vos salutations au lecteur et en apposant votre signature.

Voici quelques formules de courtoisie que vous pourriez utiliser à la fin de votre courriel : Bien cordialement, Bien à vous, Cordiales salutations, Merci de votre collaboration, À plus tard, Au plaisir, Amicalement.

Quant à votre signature, elle indique la fin de votre message et évite à votre destinataire de chercher du texte plus bas. Inscrivez votre nom et votre fonction, et ajoutez tous les détails qui permettront à votre destinataire de choisir le mode de communication qui lui convient le mieux pour vous rejoindre : adresse postale, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse courriel, adresse du site Web. Quant aux échanges avec vos collègues, vous pourriez simplement inscrire votre prénom.

En suivant ces quatre consignes d’écriture des courriels, vous vous assurerez ainsi que vos courriels seront lus, compris et courtois.

Sur ce, je vous souhaite un merveilleux été et de très agréables vacances, et ce sera avec grand plaisir que je vous retrouverai dès la mi-août pour le prochain bulletin.

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