Octobre 2023

Le but ultime de la gestion du temps est de réussir à consacrer suffisamment de temps à vos priorités, tant dans votre vie professionnelle que personnelle, et de vous attarder le moins possible aux activités secondaires, souvent plus attrayantes. Voici donc, ci-dessous, sept gestes-clés pour bien gérer votre temps.

1. Définir vos objectifs
Le premier geste-clé pour bien gérer votre temps est de définir vos objectifs, c’est-à-dire de connaître ce qui est important pour vous. Ainsi, si vous avez écrit une liste de vos objectifs pour la prochaine année, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

2. Planifier
Lorsque vos objectifs sont bien définis, le deuxième geste-clé consiste à établir des plans d’action pour atteindre ces objectifs. Ainsi, si vous planifiez le temps que vous consacrerez à la réalisation de vos objectifs au cours du prochain mois, de la prochaine semaine et de la prochaine journée, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

3. Utiliser un agenda
Le troisième geste-clé consiste à tout noter par écrit, sinon vous risquez des oublis. Un bon système d’agenda vous permettra de rédiger vos objectifs, vos plans d’action, votre planification mensuelle, hebdomadaire et quotidienne, les différentes informations dont vous désirez vous souvenir de même que vos rendez-vous et vos réunions. Ainsi, si vous utilisez un agenda qui vous permet de tout noter, que cet agenda soit papier ou électronique, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

4. Déléguer
La délégation se veut un puissant moyen pour gagner du temps. Si votre fonction vous permet de déléguer, le quatrième geste-clé consiste à vous demander si vous avez tendance à déléguer ou plutôt à tout faire vous-même. Ainsi, si vous vous abstenez d’effectuer un travail qu’un collaborateur pourrait réaliser à votre place et si vous encouragez vos employés à ne vous présenter un problème qu’après avoir trouvé au préalable une solution, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

5. Minimiser les interruptions
Les multiples interruptions occasionnées par les téléphones, les visiteurs imprévus, les courriels et les applications de collaboration représentent les plus grandes nuisances à l’atteinte des objectifs. C’est pourquoi le cinquième geste-clé consiste à ne pas vous laisser envahir par la technologie et de faire en sorte que celle-ci puisse, au contraire, vous aider à devenir plus performant. Ainsi, si vous vous efforcez de minimiser les interruptions pendant que vous travaillez sur une tâche prioritaire, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

6. Gérer vos courriels
Autant il importe de gérer vos priorités, autant il est essentiel de gérer vos courriels, sinon vous risquez de perdre un temps précieux à manipuler vos courriels inutilement. C’est pourquoi la gestion des courriels est le sixième geste-clé. Ainsi, si votre système de classement vous permet de retrouver un document dans un délai de trois minutes maximum et si votre gardez votre boîte de réception vide à la fin de la journée, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

7. Éliminer vos pertes de temps
Le septième et dernier geste-clé consiste à éliminer vos pertes de temps personnelles. Les pertes de temps les plus difficiles à supprimer sont celles qui relèvent de nos mauvaises habitudes, telles que l’incapacité à dire non, la procrastination (la tendance à remettre une tâche prioritaire au lendemain), le perfectionnisme, l’absence de planification, etc. Ainsi, si vous avez repéré vos principales pertes de temps et que vous travaillez à les éliminer, vous maîtrisez bien ce geste-clé.

En appliquant ces sept gestes-clés, non seulement vous bénéficierez d’une meilleure gestion de votre temps mais vous connaîtrez une plus grande satisfaction du travail et un plus grand contrôle sur une partie de votre temps.

Pour aller plus loin : La gestion du temps et des priorités

Selon une étude réalisée en 2016 par la société américaine Dscout, nous ouvrons notre téléphone intelligent en moyenne 76 fois par jour pour un total de 2 617 interactions ou pressions faites sur le clavier pour envoyer des messages, consulter les réseaux sociaux, faire des recherches sur Internet, parcourir l’écran d’accueil, chercher des applications ou autres.

Cela représente 2,5 heures par jour. Souhaitons-nous vraiment y consacrer tout ce temps surtout lorsqu’on sait qu’à chaque interaction, cela prend environ 2 minutes à nous remettre dans le dossier que nous avons délaissé avant l’interaction? Voici quelques pistes de réflexion pour diminuer ce nombre d’interactions :

• Vous connecter aux réseaux sociaux à partir de votre ordinateur seulement. Une connexion à partir de votre ordinateur pourrait être amplement suffisante et éviterait les vérifications compulsives à partir de votre téléphone intelligent.
• Si vous gardez vos applications de réseaux sociaux sur votre téléphone intelligent, il s’agirait de décider des moments où vous regarderez votre fil d’actualité sur les réseaux sociaux. Souvent, nous consultons les réseaux sociaux de façon automatique et nous n’avons pas conscience que nous venons de le faire il y a tout juste une heure.
• Passer moins de temps sur les réseaux sociaux. Dans une étude intitulée The welfare effects of social media, les chercheurs ont demandé à 2 844 utilisateurs américains de Facebook (chacun d’eux consultait leur page au moins 15 minutes par jour) d’arrêter de consulter Facebook pendant un mois. L’idée était de regarder si cette interruption avait la moindre conséquence sur des aspects fondamentaux de leur vie, comme leur humeur, leur façon de s’informer, etc. Suite à cette expérience, les utilisateurs ont rapporté avoir gagné 60 minutes par jour à ne pas consulter Facebook, ressenti un plus grand bien-être dans leur vie quotidienne et diminué de 23 % leur consommation de Facebook plusieurs semaines après l’expérience.
• Désactiver les notifications de vos applications pour ne pas vous exposer à des sollicitations régulières qui détournent votre attention de ce que vous êtes en train de faire.
• Restreindre votre abonnement aux bulletins électroniques qui vous apportent l’information dont vous avez véritablement besoin.
• Utiliser le mode « Ne pas déranger » pour vos courriels et vos messages textes en désactivant les notifications. Vous pourrez ainsi les consulter en bloc au moment choisi.
• Passer du temps loin de votre téléphone intelligent chaque jour. Dépendamment de votre niveau de confort, cela pourrait consister à ne pas consulter votre téléphone intelligent avant telle heure le matin ou après telle heure le soir.
• Vous munir de l’application « Moment » qui vous permettra de mesurer le nombre de fois que vous utilisez votre téléphone intelligent chaque jour et le nombre d’heures que vous y consacrez. Vous serez ainsi en mesure de constater votre utilisation quotidienne.

L’étude nous confirme la place prépondérante du téléphone intelligent dans notre vie quotidienne. Il s’agit simplement de nous assurer que son utilisation ne nous détourne pas de nos priorités.

Selon une étude réalisée par McKinsey Global Institute en 2012, nous passerions 28 % de notre journée de travail à lire et à répondre à nos courriels. Pour l’employé à temps plein en Amérique du Nord qui travaille en moyenne 9,4 heures par jour, cela représenterait 2,6 heures et 120 messages reçus quotidiennement. La compagnie Adobe est arrivée à des résultats similaires en 2018 avec 3,1 heures par jour à gérer nos courriels au travail.

Dans un article paru dans le Harvard Business Review du 22 janvier 2019, on explique que Zarvana, une entreprise qui enseigne des pratiques de gestion du temps fondées sur la recherche, a cherché à déterminer s’il existait des moyens pour réduire les 2,6 heures journalières consacrées aux courriels sans sacrifier l’efficacité. Après avoir fait des recherches auprès de 1 000 employés de bureau, Zarvana est arrivé à la conclusion que nous pourrions économiser plus de la moitié du temps à gérer nos courriels, soit 81 minutes par jour.

Voici les cinq façons dont nous perdons inutilement 81 minutes par jour dans la gestion de nos courriels et comment nous pourrions les récupérer.

1.Nous consultons trop souvent nos courriels, ce qui fait perdre 21 minutes par jour. En effet, nous traitons nos courriels 15 fois par jour ou toutes les 37 minutes alors que seulement 11 % des clients et 8 % des collègues attendraient une réponse dans moins d’une heure. Cependant, comme environ 40 % des personnes attendraient une réponse dans environ une heure, si nous prenions l’habitude de consulter nos courriels toutes les heures plutôt que toutes les 37 minutes, nous gérerions notre boîte de courriels 9 fois par jour, au lieu de 15, soit six consultations en moins et une économie de 12,8 minutes par jour. Cette économie de temps s’explique par le fait que chaque fois que nous traitons nos courriels, nous prenons 2,13 minutes à retrouver notre concentration sur la tâche que nous avons délaissée avant d’aller consulter nos courriels. Comme nous avons six consultations en moins, nous gagnons ainsi 12,8 minutes par jour.

De plus, les visites à la boîte de réception ne sont pas le seul moyen de vérifier nos courriels. Beaucoup de personnes lisent également les notifications visuelles qui apparaissent dans le coin de leur ordinateur chaque fois qu’un courriel arrive, ce qui prend environ 6 secondes par notification. Comme les gens lisent les 2/3 des notifications visuelles des 120 courriels reçus, nous constatons un gain de temps de 8 minutes par jour, si nous enlevons toute notification visuelle de notre ordinateur.

La solution est simple. Il s’agit de désactiver les notifications visuelles et de planifier 10 minutes toutes les heures pour consulter nos courriels. Bien sûr, si nous sommes en mesure de consulter nos courriels 3-4 fois par jour (au lieu de toutes les heures), cela est encore mieux puisque nous gagnons davantage de temps. L’important est de consulter nos courriels suffisamment souvent pour que notre boîte de réception soit vide à la fin de la journée.

Pour certains, cette façon de faire peut paraître peu viable compte tenu de leur rôle dans l’organisation. Pour d’autres, cela peut être inconfortable puisqu’ils sont habitués à réagir à ce qui leur arrive en quelques minutes. Cependant, en essayant cette approche, la plupart des personnes trouvent que leurs temps de réponse rapides étaient inutiles.

2.Nous ne vidons pas notre boîte de réception tous les jours, ce qui fait perdre 27 minutes par jour. Au départ, les employés de bureau ont 200 courriels accumulés dans leur boîte de réception. Ensuite, ils en reçoivent 120 nouveaux chaque jour mais ne répondent qu’à 25 % d’entre eux. Si l’employé ne nettoie pas sa boîte de courriels tous les jours, il voit donc s’ajouter 90 courriels quotidiennement dans sa boîte de réception. Le problème est que chaque fois qu’il ira consulter sa boîte de réception, il ne pourra faire autrement que de relire 10 % des courriels (selon l’étude) à raison de 4 secondes par courriel, et ceci 15 fois par jour, pour un temps moyen de 27 minutes par jour.

Ainsi, pour éviter cette perte de temps reliée à la relecture des courriels, il faut toujours vider sa boîte de réception tous les jours en posant l’une des cinq actions suivantes à chacun des courriels lus : le supprimer, le classer, y répondre, le transférer ou le transformer en tâche.

3.Nous utilisons trop de dossiers pour retrouver nos courriels, ce qui fait perdre 14 minutes par jour. Comme les employés tardent à répondre aux courriels 37 % du temps, la recherche de courriels que nous avons déjà lus et auxquels nous désirons répondre plus tard constitue une part importante du travail du traitement de courriels.

La plupart des gens traitent cela en créant des dossiers pour divers sujets ou personnes ou types de message et en les classant en conséquence. En moyenne, les utilisateurs ont 37 dossiers électroniques sous la main. Mais cette approche, à savoir de cliquer sur les dossiers pour trouver un courriel déjà lu, est plus lente que la recherche avec des mots-clés.

Vaut mieux ne créer que très peu de dossiers (voir point 4 ci-dessous) et faire une recherche par mots-clés. Pour ce faire, il va peut-être falloir que vous changiez l’objet du courriel lorsque vous le recevrez. Par exemple, si vous avez demandé à plusieurs fournisseurs de vous envoyer une soumission pour l’achat d’ordinateurs, vous vous assurerez d’inscrire dans l’objet des courriels, lorsque vous les recevrez, des mots-clés comme « Soumission ordinateurs ». De cette façon, lorsque vous ferez une recherche avec les mots-clés « Soumission ordinateurs », vous retrouverez les courriels de tous les fournisseurs relatifs à cette soumission.

4.Nous utilisons trop de dossiers pour classer nos courriels, ce qui fait perdre 11 minutes par jour. Environ 10 % du temps total passé dans la gestion des courriels est consacré au classement des courriels que nous souhaitons conserver.

Les 37 dossiers empilés du côté gauche de l’application de messagerie de la plupart des utilisateurs ne sont pas nécessaires pour classer les courriels. Nous aurions besoin tout au plus de deux dossiers : « Courriels gardés » pour les courriels que nous désirons conserver et « Lecture » pour les infolettres, rapports ou autres que nous désirons lire.

Ainsi, passer de 37 à 2 dossiers permettrait de gagner 11 minutes par jour puisque moins nous avons de choix, moins il nous faut du temps pour prendre une décision à savoir dans quel dossier classer le courriel.

5.Nous lisons et traitons des courriels non importants, ce qui fait perdre 8 minutes par jour. Soixante-deux pour cent des courriels reçus ne sont pas importants. En moyenne, nous en ouvrons 20 % et passons 17,5 secondes à lire chacun d’entre eux, soit près de 5 minutes par jour. Pour les 80 % restants, nous les supprimons et chaque suppression prend 3,2 secondes, soit plus de 3 minutes par jour. Nous devrions donc porter une attention particulière à nous désabonner des messages non importants et des courriels indésirables.

En résumé, vous pourriez gagner jusqu’à 81 minutes par jour dans la gestion de vos courriels en mettant en œuvre ces cinq pratiques :

• Désactivez les notifications visuelles et planifiez 10 minutes toutes les heures pour consulter vos courriels pour un maximum de 9 consultations par jour (+21 minutes/jour)
• Videz votre boîte de réception tous les jours (+27 minutes/jour)
• Utilisez la fonctionnalité de recherche pour retrouver les courriels (+14 minutes/jour)
• N’utilisez que deux dossiers de messagerie : « Courriels gardés » et « Lecture » (+11 minutes/jour)
• Désabonnez-vous des courriels non importants et indésirables (+8 minutes/jour)

Mars 2018

Warren Buffett, 88 ans, originaire d’Omaha, Nebraska, est le 3^e homme le plus riche du monde avec une fortune évaluée à 84 milliards de dollars en 2018. C’est un grand homme d’affaires et il a bâti sa fortune en devenant l’un des meilleurs gérants de portefeuilles boursiers du XX^e siècle.

Il est logique de penser qu’avec un tel succès, Warren Buffett doit bien avoir une excellente compréhension de l’utilisation de son temps chaque jour. C’est effectivement ce qu’a découvert son ex-pilote d’avion personnel, Michael Flint, en lui demandant des conseils sur sa propre carrière professionnelle. Il lui a posé la question : « Vous, avez-vous un truc pour déterminer vos vraies priorités et pour les mener à bien les unes après les autres? » Il a constaté que Warren Buffett a bel et bien un truc pour gérer son temps au mieux, un truc d’une grande efficacité.

Il n’y a rien de plus simple, selon l’oracle d’Omaha. Lui-même procède de cette façon depuis longtemps. Voici la stratégie de productivité en 3 étapes qu’il a suggérée à Flint :

• Les 25 priorités. Après vous être isolé avec un crayon et un papier, il suffit de rédiger la liste de vos 25 priorités. Cela peut être les 25 priorités de votre carrière, les 25 priorités des 5 prochaines années, les 25 priorités de la prochaine année ou les 25 priorités de la prochaine semaine.
• Les 5 vraies priorités. Il faut ensuite revoir votre liste et encercler vos 5 priorités les plus importantes.
• La liste A. Il faut maintenant écrire deux nouvelles listes sur de nouvelles feuilles de papier. La liste A qui contient les 5 vraies priorités et la liste B qui comprend les 20 autres priorités.

Flint confirma alors à Buffett qu’il travaillerait sur ces 5 priorités dès qu’il entrerait chez lui. Buffett lui demanda alors : « Et qu’allez-vous faire des priorités que vous n’avez pas entourées? » Flint lui répondit : « Alors, si les 5 priorités entourées sont mes vraies priorités, les 20 suivantes les suivent de près. Elles restent importantes pour moi, alors je travaillerai dessus par intermittence, lorsque j’aurai le temps. Elles ne sont pas urgentes, mais je compte bien leur dédier les efforts qu’elles méritent ».

Ce à quoi Buffett a répondu : « Non, vous vous trompez complètement Michael. Tout ce que vous n’avez pas entouré est devenu votre liste « À éviter à tout prix ». Elle ne vaut plus rien. Quoi qu’il arrive, cette liste ne devrait même plus attirer votre attention jusqu’à ce que vous ayez complété vos 5 vraies priorités de votre liste A ».

« En revanche, une fois que vous aurez atteint vos 5 priorités initiales, vous pourrez refaire l’exercice. Ainsi, certaines choses que vous avez dû mettre de côté provisoirement deviendront peut-être alors vos nouvelles priorités. »

C’est pour cette raison que la stratégie de Buffett est particulièrement brillante. Elle vous oblige à considérer les priorités 6 à 25 sur votre liste comme des distractions et des activités de « second ordre » pour ne vous concentrer que sur vos 5 premières priorités.

La force de Warren Buffett est de hiérarchiser ce qui est absolument indispensable et d’éliminer le superflu. C’est de cette façon qu’il gère ses priorités, son temps et son argent depuis toujours. C’est ce qui lui a permis d’enregistrer succès après succès depuis des décennies. Comme il le dit si bien : « Gérer ainsi ses priorités permet de gérer son temps sans même y penser ».

Mai 2017

En 2016, l’Université de Bologne en Italie a réalisé une étude, intitulée « Managing the Workload : an Experiment on Individual Decision Making and Performance », pour démontrer l’importance d’adopter des méthodes de travail pour les tâches à accomplir si nous désirons être performants.

L’étude consistait à faire passer un examen d’admission de 45 minutes à l’université à des étudiants. Ceux-ci savaient qu’ils pouvaient empocher une somme d’argent importante si leur note finale était bonne. Cet examen était composé de 17 questions et les étudiants étaient répartis en trois groupes. Le 1^er groupe d’étudiants ne recevait aucune consigne quant à la façon de répondre aux questions. Le 2^e groupe s’est vu demander de répondre aux questions à raison de 2 minutes et demie par question. Le 3^e groupe devait répondre aux questions dans l’ordre qu’elles étaient présentées, soit les questions de logique d’abord, de compréhension verbale par la suite et de mathématique en dernier.

Quels ont été les résultats de l’étude?

1. Les étudiants les plus performants ont été ceux qui possédaient déjà une méthode de travail pour répondre aux questions et qui ont été libres de l’appliquer. Leur donner une technique de travail à laquelle ils n’étaient pas habitués nuisait à leur performance.

   
   
2. Les méthodes de travail proposées (2 minutes et demie par question ou répondre aux questions dans un ordre prédéfini) se sont avérées utiles pour les étudiants qui n’avaient pas de méthode de travail pour répondre aux questions. Leur donner une technique de travail a augmenté leur performance à l’examen.

Ainsi, lorsque nous déléguons une tâche, mieux vaut ne donner aucune méthode de travail aux collaborateurs qui sont déjà organisés et les laisser agir à leur guise si nous voulons maximiser leur performance. À l’inverse, pour les collaborateurs qui se demandent comment aborder la réalisation d’une tâche ou d’un projet, mieux vaut s’entendre sur une méthode de travail précise puisque cela les rendra plus productifs.

Février 2017

Avez-vous de la difficulté à vous concentrer sur une tâche sans vous laisser distraire par vos propres interruptions ou celles des autres?

Si oui, la technique Pomodoro est pour vous! Cette technique consiste à travailler sur une tâche par intervalles de 25 minutes à la fois, sans interruption, suivie d’une pause de 5   minutes.

La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps qui a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980 pour ses études universitaires. Depuis, l’efficacité de cette technique a fait ses preuves dans le monde du travail. Pomodoro veut dire «   tomate   » en italien. La raison de ce nom est qu’il est nécessaire d’utiliser un minuteur pour pratiquer cette technique et que celui utilisé par Francesco Cirillo avait l’air d’une tomate.

L’efficacité de la méthode vient du fait qu’elle vous permet d’appliquer les principes d’une bonne gestion du temps, c’est-à-dire, vous concentrer sur une seule tâche à la fois (au lieu de faire du multitâche), gérer les interruptions pendant que vous travaillez sur cette tâche et prendre des pauses régulièrement pour refaire le plein d’énergie et continuer à être productif.

Voici en quoi consistent les cinq étapes de cette méthode.

1. Décidez de la tâche à effectuer. Prenez la tâche la plus importante sur votre liste de choses à faire pour la journée dans votre agenda. Si vous n’utilisez pas un système de gestion des priorités, prenez simplement une feuille de papier et un crayon, écrivez les tâches que vous désirez réaliser aujourd’hui et choisissez la plus importante.
   

2. Réglez le minuteur à 25   minutes. Enclenchez maintenant un minuteur pendant 25   minutes. Plusieurs applications de la technique Pomodoro sont disponibles gratuitement sur Internet tant pour les téléphones intelligents que pour les ordinateurs de bureau. Personnellement, j’ai installé sur mon IPhone l’application Pomodoro One.
   

3. Concentrez-vous sur la tâche pendant 25   minutes. Immergez-vous complètement dans la tâche pendant 25   minutes. Vous ne devez, en aucun cas, être dérangé. Si vous réalisez soudainement que vous avez autre chose à faire bientôt, notez-le simplement sur une feuille de papier. Déconnectez-vous d’Internet, fermez votre cellulaire, filtrez vos appels. Avertissez les gens susceptibles de vous interrompre que vous ne devez pas être dérangé au cours des 25&nbs&nbs p;p;prochaines minutes.

   Vous arrêterez de travailler sur la tâche uniquement lorsque vous entendrez la sonnerie de votre minuteur. Mettez alors un X à côté de la tâche comme quoi elle est terminée. Chaque période de travail de 25   minutes s’appelle un «   Pomodoro   » ou une «   Tomate   ».

4. Prenez une courte pause de 5   minutes. Après avoir travaillé sur votre tâche pendant 25   minutes, prenez une pause d’exactement 5   minutes. Éloignez-vous de votre bureau, ne pensez pas au travail et faites une activité ne nécessitant aucune concentration comme regarder par la fenêtre, faire une mini-promenade, nettoyer quelque chose, aller aux toilettes, vous étirer, faire des respirations, méditer.

   L’idéal serait de ne pas être en contact avec un écran étant donné qu’il est très probable que vous ayez passé les 25   minutes précédentes devant votre ordinateur. Privilégiez l’activité physique, la méditation et la respiration pendant ces périodes de repos puisque cela améliore la concentration et la productivité.

   
   

   Pendant la pause, ne pensez pas au Pomodoro que vous venez de terminer ou au prochain Pomodoro sur lequel vous travaillerez après votre 5   minutes de pause. Votre cerveau a besoin de relaxer et de faire le point sur ce que vous venez de terminer.

   
   

   Au retour de votre pause, vous déciderez si vous continuez à travailler sur la tâche ou si vous en commencez une nouvelle. Une tâche peut comporter plusieurs Pomodoros; ainsi, vous pourriez continuer à travailler sur la tâche déjà entamée si d’autres activités plus urgentes ne se sont pas présentées. Sinon, vous prendrez la deuxième tâche la plus importante sur votre liste de choses à faire et vous commencerez cette nouvelle tâche. Que faire si cette deuxième activité dure moins de 25   minutes? Vous continuerez simplement votre Pomodoro   avec une autre activité tant et aussi longtemps que vos 25   minutes ne se sont pas écoulées. C’est donc dire que si vous avez plusieurs petites tâches à accomplir, vous les regroupez à l’intérieur d’un seul Pomodoro.

5. Après 4   cycles de 25   minutes, prenez une pause de 15-30   minutes. Lorsque vous aurez complété 4   Pomodoros de 25   minutes (au total 100   minutes de travail avec 15   minutes de pause), vous pourrez alors prendre une pause plus longue. Cette pause est idéale pour vous consacrer à des activités de routine, telles que lire vos courriels, nettoyer votre bureau, faire du classement ou autres. Vous pourriez simplement prendre une pause pour refaire le plein d’énergie avant d’entreprendre une nouvelle tâche.

Voilà pour les cinq étapes de la technique. Quant aux applications que vous trouverez sur Internet pour cette technique, vous remarquerez qu’elles sont toutes programmées avec 25   minutes de travail suivies d’une pause de 5   minutes et d’une plus longue pause variant de 15 à 30   minutes après 4 Pomodoros. Si cela vous convient davantage, vous pourriez programmer d’autres ratios tels que 60   minutes de concentration pour 15   minutes de pause (60/15), 90   minutes de concentration pour 15   minutes de pause (90/15), 40   minutes de concentration pour 5   minutes de pause (40/5), 15   minutes de concentration pour 2   minutes de pause (15/2) ou tout autre ratio. Essayez d’abord les ratios programmés (25/5) pendant une semaine. Vous constaterez vos préférences que vous pourrez programmer par la suite.

Le but de la technique Pomodoro est de permettre à votre cerveau d’être frais, concentré et productif. Essayez-la! Vous verrez qu’elle est facile à utiliser et que des résultats sont atteints dès la première ou deuxième journée d’utilisation.

Octobre 2016

Michael Lewis, journaliste à la revue Vanity Fair, a passé six mois à la Maison-Blanche avec Barack Obama en 2012 pour connaître ses trucs d’efficacité. Il a publié un article par la suite pour nous présenter un portrait détaillé de la façon dont ce président moderne gère son travail. Ryan Lizza du New Yorker a fait de même avec les centaines de pages de notes de la Maison-Blanche qu’il a pu consulter. Une fois tissées ensemble, elles ont donné une image de ce à quoi pouvait ressembler le flux de travail présidentiel. Voici quelques conseils de productivité particulièrement utiles de ce président dont nous pouvons tous tirer parti.

1. Commencer sa journée la veille au soir
La journée de Barack Obama commence la veille au soir. Ainsi quand il se réveille à 7 h le matin, il a déjà commencé à travailler sur ses priorités la veille.

Donc, à 22 h, après que sa famille se soit retirée pour la nuit, il se penche sur ses tâches prioritaires pendant trois heures, jusqu’à 1 h. Ces heures lui fournissent ainsi ce qu’il ne trouve nullement au cours de la journée : du temps ininterrompu de travail. L’absence d’interruptions lui permet d’entrer profondément dans la tâche à accomplir et de réaliser le meilleur travail possible. Parmi ses tâches nocturnes, il règle les petits détails laissés en suspens au cours de la journée et regarde les documents que son personnel lui a demandé de passer en revue.

2. Faire de l’exercice

Barack Obama s’assure de faire suffisamment d’exercice. Chaque matin, de 7 h 30 à 8 h 30, il s’entraîne dans son centre de conditionnement physique personnel, situé au 3e étage de sa résidence, à faire du cardio un jour et de la musculation le lendemain. Sa logique : le reste de son temps sera plus productif s’il s’entraîne. « Vous devez faire de l’exercice physique, dit-il à Vanity Fair, sinon, à un certain point, vous vous écroulerez. » Aussi, de temps à autre, il joue une partie de basketball avec des amis qui ont tous une solide expérience de ce jeu.

3. Protéger son temps personnel

Barack Obama a trois moments dans son agenda qui sont incontestablement sacrés : sa séance d’entraînement du matin, son souper avec ses filles et le temps qu’il consacre à son travail quand sa famille s’endort à 22 h. Chaque bloc de temps sert un rôle différent pour Barack Obama : l’exercice physique garde son corps en bonne santé, le travail du soir l’aide à rattraper le retard sur ses priorités et le souper est le temps particulièrement sacré qu’il dédie à ses filles.

4. Limiter la fatigue reliée à la prise de décisions

Prendre des décisions, grandes et petites, ça fatigue! « Le simple fait de prendre une décision affaiblit notre capacité à prendre des décisions plus tard. Les psychologues appellent ce phénomène la fatigue décisionnelle », dit-il.

C’est pourquoi Barack Obama a décidé d’en réduire le nombre. «Je ne veux pas prendre de décisions sur ce que je vais manger ou ce que je vais porter comme vêtements, dit-il à Michael Lewis, parce que j’ai beaucoup d’autres décisions à prendre.»

Il ajoute : «Vous devez concentrer votre énergie reliée à la prise de décisions. Vous devez systématiser, établir des routines, des habitudes pour réduire le nombre de décisions à prendre. C’est ainsi que j’ai décidé de ne porter que des complets gris ou bleus.»

Cette pratique de systématisation ne s’applique pas uniquement à sa garde-robe, mais aussi aux notes qui se rendent à sa table de travail pour une prise de décisions. Il préfère qu’elles soient accompagnées dans le bas de trois cases à cocher : d’accord, en désaccord, pour discussion.

Quoique la décision puisse être complexe, créer les trois cases au bas de la note est efficace puisque cela accélère la rétroaction.

5. Être confiant

Inspirez-vous de cette citation de Barack Obama lorsque vous ferez face à une restructuration, à un lancement de produits ou à une décision dont vous n’êtes pas complètement certain : «Il n’y a rien qui arrive à mon bureau qui soit facile à résoudre. Sinon quelqu’un d’autre avant moi aurait déjà réglé le problème. C’est ainsi que vous vous retrouvez à jouer avec des probabilités puisque toute décision que vous prendrez aura alors une probabilité de 30 % à 40 % qu’elle ne fonctionne pas. Vous devez en être conscient et vous sentir confortable avec la façon dont vous prendrez vos décisions. Vous ne pouvez pas vous permettre d’être paralysé par le fait que cela pourrait ne pas fonctionner. En plus de cela, après que vous avez pris votre décision, vous devez feindre une certitude totale à ce sujet. Les gens que vous dirigez ne veulent pas penser en termes de probabilités.»

Barack Obama aura occupé pendant huit ans un des postes les plus complexes au monde. Nous pouvons tous nous en inspirer pour réaliser notre travail avec brio.

Septembre 2016

Quelles sont les techniques de gestion du temps qui ont le plus d’impact sur votre productivité? C’est ce qu’a voulu vérifier l’auteur Kevin Kruse en 2015 dans son livre 15 Secrets Successful People Know about Time Management. Il a interviewé 7 billionnaires, 239 entrepreneurs à succès, 13 athlètes olympiques et 29 étudiants qui n’obtiennent que des A dans leurs travaux et leurs examens.

Bien sûr, il n’y a personne qui gère son temps de la même façon. Cependant l’auteur a identifié des thèmes communs, utilisés par l’ensemble de ces individus, et en a dégagé 15 techniques. Voici les habitudes que ces gens ont acquises.

1. Ils se concentrent sur les minutes. Ils sont conscients que le temps est leur ressource la plus précieuse et se concentrent sur les 1 440 minutes qu’ils ont à leur disposition chaque jour pour atteindre leurs objectifs.

2. Ils se fixent des priorités chaque jour. Chaque matin, ils consacrent deux heures à leurs priorités.

3. Ils utilisent un agenda. Ils ne font pas de listes de choses à faire. Ils programment plutôt toutes leurs activités à l’agenda.

4. Ils ne procrastinent pas. Ils connaissent leurs priorités de la semaine et s’assurent de ne pas les remettre à plus tard.

5. Ils prennent leur repas du soir à la maison. Ils ne s’épuisent pas au travail sachant qu’il y a et qu’il y aura toujours des choses à faire lorsqu’ils quitteront le bureau le soir. Ils planifient ainsi soigneusement leurs priorités personnelles et quittent le bureau sans culpabilité.

6. Ils utilisent un cahier de notes. Ils mettent tout par écrit pour libérer leur cerveau.

7. Ils traitent leurs courriels trois fois par jour au maximum. Ils s’assurent ainsi de consacrer le temps nécessaire à leurs priorités.

8. Ils évitent à tout prix les réunions. S’ils ont à tenir des réunions, ils le font debout et dans un court laps de temps.

9. Ils disent non à presque tout. Ils disent non à tout ce qui ne se rapproche pas de leurs objectifs.

10. Ils appliquent la loi du 20/80. 20 % des activités rapportent 80 % des résultats. Ils se concentrent ainsi sur ces activités et délaissent les autres.

11. Ils délèguent ou sous-traitent la plupart de leurs activités. Ils ont identifié leur unique talent, l’utilisent et délèguent tout le reste.

12. Ils ont des thèmes pour chaque journée de la semaine. Ils regroupent leurs activités. Par exemple, ils pourraient s’occuper du marketing le mardi et de l’administration le mercredi.

13. Ils ne touchent aux papiers et aux objets qu’une seule fois. Si une tâche demande moins de 10 minutes à accomplir, ils la font immédiatement.

14. Ils ont un rituel matinal. Ils se lèvent tôt et investissent les 60 premières minutes de leur journée à renouveler leur énergie physique, mentale et spirituelle.

15. Ils ne pensent pas au temps mais à leur énergie. Pour maximiser leur productivité, ils maximisent leur énergie. Ils se concentrent donc sur leur sommeil, une saine alimentation, l’exercice et de courtes pauses tout au long de la journée.

Plusieurs études ont été réalisées au travers des décennies pour démontrer l’efficacité des techniques de gestion du temps. La richesse de cette étude est de démontrer que ces techniques ont franchi l’épreuve du temps et qu’elles permettent toujours de nos jours de se démarquer pour atteindre le succès désiré.

Essayez-les! Vous constaterez qu’une seule de ces techniques pourrait vous propulser davantage vers l’atteinte de vos objectifs.

Mars 2016

Créer des modèles est une technique importante pour augmenter votre efficacité puisqu’elle permet de gagner beaucoup de temps dans la rédaction de vos futurs documents.

Un modèle est un document-type (courriel, lettre, rapport) que vous utilisez quand vous en avez besoin et que vous pouvez modifier à votre guise sans que le modèle original soit changé.

C’est un outil idéal lorsque vous envoyez le même type de communication à des clients internes ou externes comme un mot de remerciement, une soumission, un contrat, une facture ou une publicité de vos services.

Par exemple, chez Manuri Formation, nous envoyons un mot de remerciement par courriel à chaque client qui demande de s’abonner à nos infolettres. Voici le modèle de courriel qui a été créé à cet effet :

Bonjour (Madame, Monsieur),

Il me fait plaisir de vous confirmer votre abonnement à nos infolettres, comme demandé.

Je vous remercie de votre intérêt envers Manuri Formation et vous souhaite une belle (journée)!

Ainsi, au lieu de composer le courriel à chaque fois que nous voulons envoyer un mot de remerciement, nous avons créé un modèle en indiquant, entre parenthèses, les informations qui changent d’un client à l’autre. Au moment d’envoyer le courriel, nous allons chercher le modèle, ajustons les informations entre parenthèses et en un tour de main, le courriel a été créé et envoyé.

Il existe des fonctions dans Word et dans Outlook pour créer et enregistrer des modèles de lettres, de rapports et de courriels.

À titre d’exemple, voici la façon de créer et d’utiliser des modèles de courriels dans Outlook avec la fonction Quick Part. Si vous utilisez un autre logiciel de messagerie, la méthode ci-dessous vous permettra de trouver l’équivalent.

Pour CRÉER un modèle de courriel dans Outlook avec Quick Part :
Ouvrir un nouveau courriel.
Taper le texte et le surligner.
Cliquer sur Insertion et Quick Part et choisir Enregistrer la sélection.
Nommer votre modèle et cliquer sur OK.
Votre modèle est maintenant enregistré dans Quick Part.

Pour UTILISER un modèle de courriel dans Outlook avec Quick Part :
Ouvrir un nouveau courriel ou répondre à un courriel.
Mettre votre curseur dans le corps du message.
Cliquer sur Insertion et Quick Part, choisir votre texte et cliquer sur ce texte.
Votre modèle se trouve maintenant dans le corps de votre courriel.
Ajuster les informations qui changent d’un client à l’autre.

Remercier un client ou envoyer une soumission est certes une activité importante, mais écrire chaque courriel n’est pas productif. Mieux vaut rédiger des modèles et les personnaliser par la suite.

Ainsi, lorsque vous vous retrouverez à écrire constamment les mêmes textes, arrêtez-vous et créez des modèles! Vos clients seront ravis par votre rapidité d’exécution et vous serez enchanté par votre efficience à envoyer un écrit dans un minimum de temps et d’efforts.

Février 2016

Savez-vous que si vous regroupez des tâches de même nature et que vous y travaillez en blocs de 30 à 90 minutes, ces tâches représenteront 20 % d’une journée de travail? Et qu’à l’inverse, si vous exécutez ces mêmes tâches, mais de façon non regroupée, c’est-à-dire, au fur et à mesure qu’elles se présentent, elles représenteront jusqu’à 50 % d’une journée de travail. C’est du moins ce que révèlent les études faites sur le sujet par l’Institute of Business Technology.

Pourquoi le rendement est-il plus grand lorsque vous regroupez des tâches similaires? Parce que vous économisez du temps au niveau de votre préparation physique (sortir les dossiers, aller chercher les informations…) et de votre préparation mentale. En effet, cela prend environ de 3 à 5 minutes pour vous concentrer mentalement sur une tâche. Si vous profitez de cette période de concentration pour continuer à accomplir les tâches de même nature, vous gagnerez ce temps de concentration nécessaire à chaque tâche.

Admettons, par exemple, que vous avez 10 appels de suivi à faire aujourd’hui auprès de vos clients. Si vous pratiquez le principe de regroupement de tâches, vous déciderez de vous allouer une période de temps en continu, supposons 90 minutes, pour appeler ces 10 clients les uns à la suite des autres. Vous aurez ainsi investi une seule fois le temps de préparation physique et le temps de concentration nécessaire pour exécuter ces appels. Au contraire, si vous décidez de traiter ces 10 appels en « miettes », étalés tout au long de la journée, cela vous prendra entre 3 et 5 minutes à chaque fois pour vous concentrer sur chacun des 10 appels.

Ainsi, le regroupement de tâches permet de diminuer le temps de préparation physique et mentale entre chacune des tâches. Voici quelques catégories d’activités qui se prêtent bien au regroupement : les courriels, les appels téléphoniques que vous voulez entreprendre aujourd’hui, le retour d’appels, les communications à l’interne, la lecture, les réunions, le classement, les suivis, le courrier, la comptabilité, la promotion, le développement des affaires, la prospection, les soumissions, la gestion, la préparation d’ordres du jour, le paiement des factures, la révision de votre matériel sur les sites des médias sociaux, les déplacements internes et externes, les photocopies, la préparation des repas, l’écriture, le ménage de votre espace de travail, la réflexion et les contacts sociaux.

Vous aimeriez peut-être compléter cette liste en ajoutant vos propres tâches. Passez en revue les tâches que vous accomplissez au cours d’une semaine de travail et inscrivez celles que vous pourriez regrouper.

Finalement, choisissez au moins trois catégories de tâches et commencez à y travailler de façon regroupée.Vous verrez que vous y gagnerez beaucoup en efficacité!