Mars 2016

Créer des modèles est une technique importante pour augmenter votre efficacité puisqu’elle permet de gagner beaucoup de temps dans la rédaction de vos futurs documents.

Un modèle est un document-type (courriel, lettre, rapport) que vous utilisez quand vous en avez besoin et que vous pouvez modifier à votre guise sans que le modèle original soit changé.

C’est un outil idéal lorsque vous envoyez le même type de communication à des clients internes ou externes comme un mot de remerciement, une soumission, un contrat, une facture ou une publicité de vos services.

Par exemple, chez Manuri Formation, nous envoyons un mot de remerciement par courriel à chaque client qui demande de s’abonner à nos infolettres. Voici le modèle de courriel qui a été créé à cet effet :

Bonjour (Madame, Monsieur),

Il me fait plaisir de vous confirmer votre abonnement à nos infolettres, comme demandé.

Je vous remercie de votre intérêt envers Manuri Formation et vous souhaite une belle (journée)!

Ainsi, au lieu de composer le courriel à chaque fois que nous voulons envoyer un mot de remerciement, nous avons créé un modèle en indiquant, entre parenthèses, les informations qui changent d’un client à l’autre. Au moment d’envoyer le courriel, nous allons chercher le modèle, ajustons les informations entre parenthèses et en un tour de main, le courriel a été créé et envoyé.

Il existe des fonctions dans Word et dans Outlook pour créer et enregistrer des modèles de lettres, de rapports et de courriels.

À titre d’exemple, voici la façon de créer et d’utiliser des modèles de courriels dans Outlook avec la fonction Quick Part. Si vous utilisez un autre logiciel de messagerie, la méthode ci-dessous vous permettra de trouver l’équivalent.

Pour CRÉER un modèle de courriel dans Outlook avec Quick Part :
Ouvrir un nouveau courriel.
Taper le texte et le surligner.
Cliquer sur Insertion et Quick Part et choisir Enregistrer la sélection.
Nommer votre modèle et cliquer sur OK.
Votre modèle est maintenant enregistré dans Quick Part.

Pour UTILISER un modèle de courriel dans Outlook avec Quick Part :
Ouvrir un nouveau courriel ou répondre à un courriel.
Mettre votre curseur dans le corps du message.
Cliquer sur Insertion et Quick Part, choisir votre texte et cliquer sur ce texte.
Votre modèle se trouve maintenant dans le corps de votre courriel.
Ajuster les informations qui changent d’un client à l’autre.

Remercier un client ou envoyer une soumission est certes une activité importante, mais écrire chaque courriel n’est pas productif. Mieux vaut rédiger des modèles et les personnaliser par la suite.

Ainsi, lorsque vous vous retrouverez à écrire constamment les mêmes textes, arrêtez-vous et créez des modèles! Vos clients seront ravis par votre rapidité d’exécution et vous serez enchanté par votre efficience à envoyer un écrit dans un minimum de temps et d’efforts.

Sur ce, je vous souhaite une belle continuité et au plaisir de vous retrouver en avril pour le prochain bulletin.

Février 2016

Savez-vous que si vous regroupez des tâches de même nature et que vous y travaillez en blocs de 30 à 90 minutes, ces tâches représenteront 20 % d’une journée de travail? Et qu’à l’inverse, si vous exécutez ces mêmes tâches, mais de façon non regroupée, c’est-à-dire, au fur et à mesure qu’elles se présentent, elles représenteront jusqu’à 50 % d’une journée de travail. C’est du moins ce que révèlent les études faites sur le sujet par l’Institute of Business Technology.

Pourquoi le rendement est-il plus grand lorsque vous regroupez des tâches similaires? Parce que vous économisez du temps au niveau de votre préparation physique (sortir les dossiers, aller chercher les informations…) et de votre préparation mentale. En effet, cela prend environ de 3 à 5 minutes pour vous concentrer mentalement sur une tâche. Si vous profitez de cette période de concentration pour continuer à accomplir les tâches de même nature, vous gagnerez ce temps de concentration nécessaire à chaque tâche.

Admettons, par exemple, que vous avez 10 appels de suivi à faire aujourd’hui auprès de vos clients. Si vous pratiquez le principe de regroupement de tâches, vous déciderez de vous allouer une période de temps en continu, supposons 90 minutes, pour appeler ces 10 clients les uns à la suite des autres. Vous aurez ainsi investi une seule fois le temps de préparation physique et le temps de concentration nécessaire pour exécuter ces appels. Au contraire, si vous décidez de traiter ces 10 appels en « miettes », étalés tout au long de la journée, cela vous prendra entre 3 et 5 minutes à chaque fois pour vous concentrer sur chacun des 10 appels.

Ainsi, le regroupement de tâches permet de diminuer le temps de préparation physique et mentale entre chacune des tâches. Voici quelques catégories d’activités qui se prêtent bien au regroupement : les courriels, les appels téléphoniques que vous voulez entreprendre aujourd’hui, le retour d’appels, les communications à l’interne, la lecture, les réunions, le classement, les suivis, le courrier, la comptabilité, la promotion, le développement des affaires, la prospection, les soumissions, la gestion, la préparation d’ordres du jour, le paiement des factures, la révision de votre matériel sur les sites des médias sociaux, les déplacements internes et externes, les photocopies, la préparation des repas, l’écriture, le ménage de votre espace de travail, la réflexion et les contacts sociaux.

Vous aimeriez peut-être compléter cette liste en ajoutant vos propres tâches. Passez en revue les tâches que vous accomplissez au cours d’une semaine de travail et inscrivez celles que vous pourriez regrouper.

Finalement, choisissez au moins trois catégories de tâches et commencez à y travailler de façon regroupée.Vous verrez que vous y gagnerez beaucoup en efficacité!

Sur ce, je vous souhaite une belle continuité et au plaisir de vous retrouver en mars pour le prochain bulletin.

Novembre 2014

Se fixer une heure ou une date d’échéance La loi de Parkinson affirme que l’on a tendance à prolonger un travail pour qu’il occupe tout le temps dont on dispose. Par exemple, si vous désirez faire le ménage de votre garage aujourd’hui et que vous avez toute la journée devant vous pour cela, la loi de Parkinson prévoit que vous prendrez toute la journée.

La loi de Parkinson montre également que vous pouvez écourter le temps passé à faire le ménage de votre garage en fixant simplement une heure d’échéance à cette activité. Ainsi, avant de commencer votre ménage, il suffit de vous demander : « Combien de temps cela me prendra-t-il pour faire le ménage de mon garage? » Si la réponse est « trois heures » et que vous commencez à 9 h, vous pourrez alors déclarer : « Je ferai le ménage de mon garage aujourd’hui de 9 h à 12 h. »

Cette loi s’applique à tout travail que vous avez à réaliser : lettres, réunions, rencontres, appels téléphoniques, rapports, planification, délégation, traitement des courriels et autres. Il s’agit simplement de déterminer une heure pour le début de l’activité et une heure pour la fin de celle-ci, et le tour est joué. Certains clients nous ont mentionné avoir utilisé cette loi avec succès pour terminer leur journée de travail plus tôt et ainsi ne plus faire de temps supplémentaire.

Se fixer des délais plus courts

La loi de Parkinson mentionne également que plus vous vous fixez des délais courts pour accomplir un travail, plus vous serez efficace.

C’est ce que faisait régulièrement Balzac. Il promettait des manuscrits à des éditeurs à des dates quasiment impossibles à respecter et il réussissait à écrire des chefs-d’œuvre de 300 pages en 2 semaines. Il y a là évidemment une grande part de talent et de métier, mais nous pouvons tous travailler vite et bien en réduisant les délais pour terminer un travail.

C’est la magie de la date limite rapprochée. Lorsque vous avez 24 heures pour réaliser un projet, vous n’avez d’autre choix que de vous concentrer sur l’essentiel et de focaliser toute votre attention sur ce projet. Prendre une semaine pour réaliser le même projet aurait pu vous donner le temps de faire une montagne avec un rien et prendre deux mois aurait pu créer un monstre mental.

Ainsi, si vous voulez terminer en une heure ce que vous effectuez généralement en trois heures, faites exactement comme si vous n’aviez qu’une heure pour le faire, pourvu que cela soit matériellement réalisable. Vous créez ainsi un sentiment d’urgence artificielle, et la partie inconsciente de votre cerveau vous apportera des moyens créatifs pour accomplir cette tâche trois fois plus vite.

En conclusion, la loi de Parkinson démontre que le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche est beaucoup plus élastique qu’on ne le croit généralement. Faites-en l’expérience! Fixez-vous des délais plus courts et vous constaterez que vous pourrez accomplir davantage sans sacrifier la qualité.

Sur ce, je vous souhaite une belle continuation et au plaisir de vous retrouver en décembre pour le prochain bulletin.

Janvier 2014

Une étude fort intéressante a été menée récemment concernant la meilleure façon d’atteindre un objectif comportant plusieurs étapes. Les auteurs de cette étude intitulée « The unexpected positive impact of fixed structures on goal completion » se posaient la question s’il valait mieux ordonner les étapes et les effectuer les unes après les autres (rigidité) ou bien s’il valait mieux effectuer les étapes dans n’importe quel ordre (flexibilité) pour atteindre un objectif.

Pour répondre à cette question, les chercheurs ont procédé à quatre expériences assez concluantes. Voici en quoi consistait l’une d’entre elles.

On a demandé à 149 étudiants chinois de remplir une tâche simple mais fastidieuse. Il fallait recopier à la main sur une feuille de papier un texte de cinq paragraphes qui apparaissait sur un écran d’ordinateur. La difficulté résidait dans le fait que chaque paragraphe était écrit dans une langue étrangère. Seuls les étudiants n’ayant commis aucune erreur de transcription seraient récompensés financièrement. Les étudiants avaient été placés à leur insu dans des conditions de travail différentes :

Rigidité : Certains étudiants devaient transcrire les paragraphes dans un ordre déterminé (arabe, canara, mongol, ouïgour et kazakh).

Flexibilité : Les autres pouvaient transcrire les paragraphes dans l’ordre de leur choix.

Également, on a demandé aux étudiants d’indiquer s’ils avaient toujours envie de participer à l’expérience après s’être fait expliquer l’objectif à atteindre.

Les résultats ont été les suivants :

• Les étudiants qui ont été contraints à la rigidité n’ont été que 40,5 % à confirmer qu’ils avaient toujours envie de participer à l’expérience contre 64,1 % pour ceux qui avaient la liberté d’agir à leur guise.
• 75 % de ceux qui ont été contraints à la rigidité ont atteint l’objectif comparativement à 51,4 % pour ceux qui bénéficiaient de la flexibilité.

Autrement dit, plus on bénéficie de flexibilité, plus on a envie de se mettre au travail avec la ferme intention de réussir. Mais plus on est contraint à la rigidité, plus on atteint l’objectif.

Voici donc une magnifique astuce pour motiver un collaborateur à atteindre un objectif et maximiser ses chances de l’atteindre. Il s’agit de procéder toujours en deux temps :

1. Expliquez l’objectif à atteindre à votre collaborateur et laissez-lui le soin de décider de la meilleure façon de procéder.
2. Incitez votre collaborateur à se faire un plan d’action étape par étape, et assurez-vous que ce plan est rigoureusement suivi.

Sur ce, je vous souhaite une belle continuation et au plaisir de vous retrouver en février pour le prochain bulletin.

Source : Journal Les Affaires, numéro du 7 septembre 2013, « Rigidité ou flexibilité : laquelle est la plus efficace? ».

Septembre 2013

Souvent il nous arrive d’hésiter entre le courriel, le téléphone ou la rencontre individuelle pour communiquer des informations à un client, à un collègue, à un collaborateur ou à un patron. Voici quelques principes qui devraient vous guider pour choisir le bon moyen de communication.

Le téléphone
Le téléphone est idéal pour informer les gens de changements de dernière minute ou pour leur communiquer des informations urgentes. À titre d’exemple, s’il est 9 h du matin et que vous désirez aviser les participants à une réunion que celle-ci se tiendra à 14 h au lieu de 13 h, il est préférable de privilégier le téléphone au lieu du courriel, puisque plusieurs personnes risquent de ne pas lire leur courriel à temps.

Le courriel
Le courriel est idéal dans les situations suivantes :

• pour avoir un document écrit qui vous sert de preuve;
• pour transmettre des documents non confidentiels;
• pour envoyer un message à de nombreux destinataires;
• pour rejoindre quelqu’un à l’autre bout de la planète.

De façon générale, si l’information dont vous avez besoin peut vous être donnée à l’intérieur du cycle de communication par courriel représenté ci-dessous, vous gagnez à utiliser le courriel.

Voici un exemple d’échanges de courriels respectant ce cycle de communication :

• Seriez-vous libre cette semaine pour une rencontre? Je suis disponible mardi et jeudi pour le dîner et l’après-midi. (Courriel envoyé)
• Je serais libre cette semaine. Cependant je ne suis pas libre pour le dîner ces deux jours-là. Est-ce que jeudi, 14 h, vous conviendrait? (Lecture de la réponse reçue)
• Oui, j’irai vous rencontrer à votre bureau. (Réponse envoyée)

Ainsi, le cycle de communication d’un courriel implique tout au plus deux courriels, c’est-à-dire un courriel envoyé et un courriel reçu.

Ainsi, lorsqu’on rédige un courriel, il faut faire en sorte de le rédiger pour ne recevoir qu’un seul courriel de
réponse. Si cela prend plus de deux courriels pour obtenir le résultat souhaité, mieux vaut opter pour une communication plus interactive, comme la rencontre ou le téléphone.

La rencontre ou le téléphone
Vous devez privilégier un mode interactif (rencontre ou téléphone) et éviter le courriel dans les situations suivantes :

• Les informations que vous voulez partager sont sujettes à interprétation.
• Le sujet dont vous désirez vous entretenir avec la personne nécessite une discussion.
• Les propos dont vous voulez discuter sont confidentiels.
• Vous désirez entendre la voix de votre interlocuteur ou voir la personne pour observer ses réactions face à votre discussion.
• Le courriel est trop difficile à rédiger. Dans ce cas, cela indique bien souvent qu’un mode plus interactif est nécessaire pour aborder le sujet dont vous désirez vous entretenir.
• Vous devez échanger plusieurs informations avec un collègue. Il est préférable alors de privilégier une seule rencontre pour partager toutes ces informations plutôt que d’aller voir la personne ou d’envoyer un courriel chaque fois.

Choisir le bon moyen de communication vous fera gagner beaucoup en efficacité. Il faut simplement se demander quel est le mode de communication qui vous servira le mieux, vous et votre destinataire, pour atteindre le résultat souhaité.

Sur ce, je vous souhaite un bel automne et au plaisir de vous retrouver en octobre pour le prochain bulletin.

Juin/ Juillet 2013

L’arrivée des vacances est toujours un moment propice pour se rappeler l’histoire classique des cailloux. Cette histoire nous permet de jeter un regard sur la façon dont nous gérons nos priorités professionnelles et personnelles, et d’y apporter des corrections au besoin. Voici l’histoire.

Il était une fois un vieux professeur qui fut engagé pour donner une conférence sur la gestion du temps à des gens d’affaires. Ce professeur aimait enseigner au moyen d’exemples et d’images frappantes. Ainsi, ce matin-là, était-il arrivé de bonne heure afin de cacher sous son bureau les éléments de sa mise en scène.

Le pot de verre
Comme les participants s’apprêtaient à noter consciencieusement toutes les bonnes recettes que l’expert n’allait pas manquer de leur dévoiler, celui-ci leur dit : « Nous allons réaliser une expérience. » Immédiatement il sortit en dessous du bureau un grand pot de verre qu’il posa sur la table devant lui.

Les gros cailloux
Ensuite, il sortit une douzaine de cailloux, gros comme des balles de tennis, qu’il déposa un à un dans le pot. Lorsque celui-ci fut rempli jusqu’au bord, il demanda à ses auditeurs : « Est-ce que le pot est plein? » Tout le monde répondit « Oui » d’une seule voix.

Le gravier
Il attendit quelques secondes et ajouta, interrogatif : « Vraiment? En êtes-vous bien certains? » Il se pencha alors de nouveau en dessous du bureau et sortit un sac rempli de gravier qu’il vida dans le pot. Les morceaux de gravier s’infiltrèrent entre les cailloux, jusqu’au fond du pot. « Est-ce que ce pot est plein? », demanda le professeur. « Peut-être pas », répondirent les auditeurs, devenus prudents.

Le sable
« Bien », répondit le professeur. Il se pencha de nouveau et sortit un seau de sable. Délicatement, il versa le sable dans le pot. Le sable s’inséra dans les espaces, entre les gros cailloux et le gravier. Encore une fois, le professeur demanda : « Est-ce que ce pot est plein? » Cette fois, sans hésiter et en choeur, les auditeurs répondirent : « Non! »

L’eau
Le professeur s’empara alors d’une grande bouteille d’eau qu’il vida intégralement dans le pot, jusqu’à ras bord. Le professeur ne posa plus la rituelle question « Est-ce que le pot est plein? », puisque tous les auditeurs étaient désormais intimement convaincus qu’aucun corps matériel ne pourrait plus se glisser dans le vase. Le professeur leva alors les yeux vers le groupe et demanda : « Quelle grande vérité nous démontre cette expérience? » Un participant leva brusquement la main : « C’est pour prouver que, même si on a un agenda bien rempli, si on le veut vraiment, on peut toujours y ajouter quelque chose de plus. »

La leçon
« Non », répondit le professeur, « je voulais simplement vous démontrer que si vous ne placez pas les gros cailloux en premier dans le pot, vous ne réussirez jamais par la suite à les faire entrer ».

L’enseignement
Le professeur demanda alors à l’auditoire : « Quels sont les gros cailloux de votre vie? votre santé? votre carrière? votre famille? vos amis? réaliser vos rêves? faire ce que vous aimez? apprendre? défendre une cause? relaxer? prendre votre temps? ou toute autre chose? »

Ce qu’il faut retenir, c’est l’importance de mettre vos « gros cailloux » en premier dans votre vie, sinon vous remplirez votre vie de bagatelles (gravier, sable, eau) et vous n’aurez plus suffisamment de temps précieux à consacrer à vos objectifs et aux éléments essentiels de votre vie.

Alors n’oubliez pas de vous poser à vous-même la question : « Quels sont les gros cailloux dans ma vie? » Mettez-les ensuite dans votre pot, c’est-à-dire dans votre vie et dans votre emploi du temps.

Sur ce, je vous souhaite un merveilleux été et de très agréables vacances, et ce sera avec grand plaisir que je vous retrouverai dès la mi-août pour le prochain bulletin.

Avril 13

Dans la revue Premium d’avril/mai 2013, Henry Mintzberg et Peter Todd, tous deux experts en gestion de l’Université McGill, mentionnent que, devant la prolifération des «gadgets» électroniques (Blackberry, iPhone, Android, iPad et autres), le danger est grand pour les gestionnaires de ne garder le contact que par l’intermédiaire de leur clavier et de s’isoler ainsi de leur entourage.

En effet, les gestionnaires consacreraient une partie importante de leur temps à la gestion de leurs courriels. Un des auteurs a calculé le nombre de courriels reçus pendant une semaine de travail et le temps requis pour les traiter : 294 courriels reçus et 20 heures de gestion. Cela coïncide assez bien avec les statistiques dont nous vous faisions part dans notre bulletin de mai 2012. Un individu au travail recevrait en moyenne 48 courriels par jour et il lui faudrait en moyenne 5 minutes pour traiter chacun d’eux, un total de 20 heures par semaine.

Ainsi, les auteurs mentionnent que la communication par courriel engendre peut-être aujourd’hui chez les gestionnaires plus de contacts, mais il en résulte moins d’interactions personnelles, pourtant essentielles à  une gestion efficace. Par conséquent, les gestionnaires convaincus que les courriels suffisent à les informer de ce qui se passe dans leur service et se promenant rarement dans les couloirs pourraient connaître des difficultés. Ils recueillent des faits dont le sens est susceptible de leur échapper.

Selon les auteurs, les gestionnaires ont le choix : maîtriser la technologie afin qu’elle travaille pour eux ou la laisser nuire à leur gestion. Voici quelques habitudes à acquérir pour exploiter favorablement la technologie :

1. Diminuer le nombre de courriels envoyés
Sur cinq courriels envoyés, vous recevrez trois réponses. Ainsi, plus vous envoyez de courriels, plus vous en recevrez en retour. Réfléchissez donc avant l’envoi de certains messages et assurez-vous de la pertinence de vos propos.

2. Segmenter vos courriels
Songez à avoir plusieurs adresses de messagerie : une adresse qui sera gérée par votre adjoint(e) formé(e) à établir la priorité des messages, à les transmettre à un tiers ou à y répondre en votre nom; une autre adresse que vous ne communiquerez qu’à certaines catégories de correspondants, tels que vos clients, vos collègues; et une troisième, pour votre famille et vos amis.

3. Utiliser les options de votre messagerie
Servez-vous des options de votre logiciel de courrier électronique, telles que les règles de messagerie, le courrier indésirable. Celles-ci vous feront gagner beaucoup de temps dans l’organisation de l’information des courriels reçus.

4. Prévoir des temps d’arrêt individuels
Décidez de répondre à vos courriels uniquement au cours de certaines périodes de la journée. Bloquez des heures « hors ligne » dans votre agenda. Durant ces périodes, vous pourriez activer votre message d’absence du bureau pour informer les gens que votre réponse pourrait tarder.

5. Être attentif au moment où vous vous apprêtez à consulter votre messagerie
Le Dr Joseph Flanders, psychologue et professeur adjoint à l’Université McGill, propose de s’arrêter et de se poser les deux questions suivantes avant de consulter ses courriels. Est ce que je veux vraiment consulter mes courriels maintenant? N’est-il pas plus efficace de poursuivre mon activité que de m’interrompre pour lire mes courriels? Selon le Dr Flanders, le simple fait de se poser ces deux questions vous rendrait plus conscient de l’importance de compléter votre dossier maintenant et de reporter à plus tard la lecture de vos courriels.

Toutes ces mesures sont valables, mais aucune n’est facile à appliquer puisqu’elles supposent l’obligation de se montrer parfois indisponible. Cependant, comme disent les auteurs, l’efficacité d’un gestionnaire dépend certes de son utilisation judicieuse du courrier électronique et de ses autres outils de communication numériques mais aussi de sa capacité à se « débrancher ».

Sur ce, je vous souhaite un beau printemps et au plaisir de vous retrouver en mai pour le prochain bulletin!

Octobre 2012

Pour soutenir une productivité élevée, l’être humain n’est pas programmé pour travailler à la vitesse grand V continuellement. Au contraire, il est conçu pour travailler en une série de petits sprints tout au long de sa journée de travail.

C’est du moins ce que révèle l’auteur Tony Schwartz, dans son livre Be Excellent at Anything. Il démontre que l’être humain est fait pour vivre de façon rythmique et qu’il réussit à atteindre l’excellence lorsqu’il alterne entre la dépense d’énergie et la récupération.

Ainsi, pour bien gérer une journée de travail, l’auteur suggère de travailler intensément pendant 90 minutes et de prendre ensuite une pause pour reprendre des forces, tant physiques que mentales et émotionnelles.

Quelques idées de pause pour récupérer votre énergie

Bien sûr, il peut sembler difficile de s’arrêter et de prendre une pause dans le feu de l’action. Un moyen de vous encourager à prendre des pauses à l’intérieur de votre journée de travail est de noter la différence dans votre productivité entre les périodes où vous prenez une pause et celles où vous n’en prenez pas.

Un gestionnaire qui assistait récemment à l’une de mes formations me mentionnait ceci : pendant sa journée de travail, il réussissait à récupérer son énergie en pratiquant la respiration rythmée apprise dans notre formation « La gestion du stress par la cohérence cardiaque ». Ainsi, certains jours, il prenait le temps, trois fois par jour, de respirer de façon rythmée. Par contre, les jours où il négligeait cet exercice de respiration, il voyait clairement la différence dans son énergie et dans sa productivité.

Toutefois il n’est pas nécessaire de pratiquer la respiration rythmée pour récupérer votre énergie. La respiration abdominale, qui consiste à faire entrer beaucoup d’air dans votre corps, par la bouche ou par le nez, en gonflant votre ventre en inspirant, sera tout à fait appropriée. L’important est de trouver des moyens pour récupérer votre énergie. L’avantage avec la respiration est qu’elle peut se pratiquer n’importe où. Il vous suffit de trouver un endroit où vous pouvez vous isoler et le tour est joué.

L’aérobie représente aussi un excellent moyen pour vous régénérer. Ainsi, profitez de votre pause de 15 minutes pour faire une marche rapide à l’extérieur du bureau. Cela s’avère très efficace pour refaire le plein d’énergie.

Méditer, écouter de la musique, faire des étirements, lire un bon livre, rire sont aussi d’autres moyens d’atteindre le même résultat. Quels sont les vôtres?

L’être humain est essentiellement un organisme mû par une énergie et, avec le temps, soit cette énergie se renouvelle, soit elle se disperse. L’auteur mentionne que la responsabilité de chaque employé est de s’assurer que son réservoir d’énergie est plein mais que c’est aussi celle de chaque gestionnaire de s’assurer que le réservoir d’énergie de ses employés est plein. Une des façons de conserver une énergie maximale consiste à travailler en une série de petits sprints, c’est-à-dire travailler intensément pendant 90 minutes et ensuite prendre une pause de 15 minutes pour récupérer.

En fait, l’idée est que, si une personne travaille constamment pendant toute la journée, elle produira moins qu’une personne de talent égal qui travaille très intensément pendant de courtes périodes de 90 minutes et qui recouvre ensuite ses forces en prenant une pause, avant de recommencer à travailler intensément.

Sur ce, je vous souhaite un très bel automne et au plaisir de vous retrouver en novembre pour le prochain bulletin.

Août 2012

De nombreux chercheurs ont défini des lois de gestion de temps pour nous aider à être plus efficace. Je vous propose, ci-dessous, les lois les plus connues. Mettez-les en pratique; vous verrez que vous gagnerez en efficacité.

La loi de Pareto : focalisez-vous sur l’essentiel
La loi de Pareto ou la loi du 20/80 stipule qu’une petite partie des activités de votre travail (20%) produit une grande partie des résultats (80%). Ce 20% représente les activités essentielles de votre travail alors que le 80% représente les activités accessoires de votre travail.

Pour vous aider à vous concentrer sur l’essentiel, déterminez les tâches les plus importantes dans votre fonction. Ensuite commencez votre journée avec ces tâches qui ont le plus de valeur. Pensez également à déléguer les activités accessoires qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre.

La loi de Parkinson: fixez-vous des délais
La loi de Parkinson précise que plus on dispose de temps pour accomplir un travail, plus celui-ci demandera du temps. Par exemple, si vous disposez de 24 heures pour effectuer une tâche, vous prendrez 24 heures. Alors que si vous avez une semaine pour exécuter la même tâche, vous la terminerez en une semaine.

Pour éviter que le travail s’éternise, déterminez le temps qu’il vous faudra pour terminer la tâche et imposez-vous une limite de temps. Par exemple, si vous croyez avoir besoin de 24 heures pour achever cette tâche, fixez-vous un délai de 24 heures.

La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher: travaillez sur l’essentiel lorsque vous êtes frais et dispos
Cette loi s’appelle aussi la loi des rythmes biologiques et fait référence au fait qu’il y a des moments au cours de la journée où vous vous sentez plus performant et d’autres moments où vous vous sentez moins performant. Vous devez consacrer le moment de la journée où vous vous sentez le plus frais et dispos à vos priorités, car celles-ci demandent généralement beaucoup d’énergie et d’attention. À l’inverse, choisissez les moments où vous vous sentez le moins en forme pour vous atteler à des tâches dans lesquelles vous êtes actif physiquement, à des tâches interactives (réunions, conversations, appels téléphoniques) et à des tâches routinières (ouverture du courrier, classement, etc.).

Identifiez donc la période de la journée où vous êtes le plus en forme et réservez toujours cette période pour travailler sur l’essentiel.

La loi de Carlson : limitez les interruptions
La loi de Carlson mentionne que tout travail interrompu est moins bien fait et exige plus de temps que s’il était accompli en continu, puisqu’il faut compter une période de mise en train à chaque nouveau démarrage. Ainsi concentrez-vous sur une tâche et ne la lâchez pas tant et aussi longtemps qu’elle n’est pas terminée.

Pour travailler sur une tâche de façon continue, il est important que vous limitiez au maximum les interruptions provenant des courriels, des appels téléphoniques et des visites impromptues.

La loi d’Illich : accordez-vous des pauses
La loi d’Illich affirme qu’après un certain temps notre productivité décroît et devient négative. Cela arrive fréquemment après 1h30 d’activités intellectuelles intenses. Lorsque vous n’avancez plus dans un travail, prenez alors 15 minutes de pause pour refaire le plein d’énergie.

Une pause peut être un moment de repos tout comme un moment où vous vous consacrez à des tâches plus routinières qui exigent de vous moins d’énergie, comme le classement.

La loi de Murphy : gardez du temps pour l’imprévu
La loi de Murphy fait référence au fait que tout ce qui peut aller mal ira mal et qu’une tâche prendra toujours plus de temps qu’on ne l’imagine.

Par conséquent, dans la mesure du possible, gardez-vous une marge de plusieurs heures ou de plusieurs jours entre la préparation d’une activité et sa réalisation. Vous pourrez ainsi agir calmement malgré les imprévus de dernière minute. Aussi n’enchaînez pas les rendez-vous dans votre agenda; prévoyez plutôt du temps entre chaque rendez-vous pour faire face aux imprévus.

Il existe d’autres lois sur le temps, mais l’application de ces 6 lois est suffisante pour avancer vers la maîtrise de la gestion du temps.

Sur ce, je vous souhaite un bel automne et ce sera avec plaisir que je vous retrouverai en septembre pour le prochain bulletin.

Mai 2012

Savez-vous que chaque individu au travail recevrait en moyenne 48 courriels par jour et que le temps moyen pour traiter un courriel serait de 5 minutes? C’est ce que conclut Christina Cavanagh dans son livre Managing your e-mail. Ainsi, les employés consacreraient 4 heures par jour à leurs courriels et cette situation serait loin de s’améliorer. En effet, dans leur livre The Hamster Revolution, les auteurs mentionnent que l’augmentation du nombre de courriels serait de l’ordre de 14,6 % par année.

Devant une telle abondance de courriels, il nous apparaît important de vous donner des stratégies pour diminuer le plus possible le temps de gestion de vos courriels. En voici quelques-unes en ce sens.

1. Désactiver la sonnerie ou le système visuel qui vous indique la réception de nouveaux messages
Selon Jonathan Whalan, dans son livre E-mail@work, 79 % des gens répondraient à leurs courriels au fur et à mesure qu’ils arrivent. Cette habitude s’avère inefficace pour deux raisons. D’abord, vous changez de priorités chaque fois que vous consultez et traitez un courriel. Il faut bien se l’avouer : la plupart du temps, tout ce qui arrive dans votre boîte de réception n’est quand même pas plus important et plus urgent que les activités que vous aviez planifiées comme priorités. Ensuite, chaque fois que vous délaissez un dossier pour aller traiter un courriel, vous perdez trois minutes pour retrouver votre niveau de concentration. Par exemple, si vous avez traité aujourd’hui 20 courriels au fur et à mesure de leur arrivée, vous avez perdu 60 minutes à retrouver cette concentration.

2. Décider des moments de la journée où vous traiterez vos courriels
Il est plus efficace d’adopter une routine et de consulter vos courriels à des moments prédéterminés au cours de la journée. Cela peut être quatre fois par jour, deux fois par jour ou toutes les heures. À vous de juger! La fréquence à laquelle vous traiterez vos courriels dépend de votre fonction et de votre type d’entreprise. L’important est de
regrouper les courriels pour les traiter en bloc. Vous économiserez ainsi les trois minutes nécessaires pour retrouve votre niveau de concentration chaque fois que vous traitez un courriel dès son arrivée.

3. Vider votre boîte de réception
Pour gérer efficacement vos courriels, vous devez vider votre boîte de réception chaque fois que vous traitez vos courriels en bloc. Vous y parviendrez en n’ouvrant un courriel qu’une seule fois et en prenant immédiatement une décision pour chaque courriel lu. Après avoir pris connaissance du message d’un courriel, cinq possibilités de décision s’offrent à vous :
• Supprimer
Selon Christina Cavanagh, dans son livre Managing your e-mail, la moitié des 48 courriels reçus chaque jour seraient complètement inutiles. Prenez donc le temps de vous désabonner des infolettres que vous jugez inutiles; informez les gens que vous préférez ne plus recevoir au travail des chaînes de lettres, de farces ou toute autre information jugée superflue.
• Répondre
Répondez à tout courriel dont le temps de réponse vous demandera 10 minutes ou moins. Une fois votre réponse expédiée, prenez le temps de classer immédiatement le courriel, si vous avez besoin de le conserver.
• Transférer
Lorsque vous transférez un courriel, prenez soin de mentionner clairement au destinataire la raison pour laquelle vous lui acheminez ce courriel. Cela sera ainsi plus clair pour le destinataire et vous évitera de recevoir un deuxième courriel qui exigerait de plus amples explications.
• Classer
Quelquefois la seule action à accomplir après avoir lu un courriel consiste à le classer. Prêtez attention à ce genre de courriel et classez-le dès la fin de la lecture.
• Transformer un courriel en tâche
Admettons que vous recevez un courriel de votre gestionnaire vous demandant un rapport qui nécessitera une heure de travail. C’est ce genre de courriel qui est le plus susceptible de se retrouver dans votre boîte de réception, tant et aussi longtemps que n’aurez pas réalisé ce travail. Cela est inefficace, puisque vous perdrez du temps à lire et à relire le courriel chaque fois que vous le verrez dans votre boîte de réception.
Sans compter que vous l’aurez constamment à l’esprit, jusqu’au moment où vous vous en occuperez. Mieux vaut inscrire à votre agenda le moment où vous effectuerez la tâche et classer le courriel en attendant.

4. Créer des règles de messagerie
Établir des règles de messagerie consiste à concevoir une méthode pour trier les courriels dès leur arrivée. Pour ma part, j’ai créé des règles de messagerie pour chacun de mes collaborateurs : Robert, Colette, Maria, Marie, Roseline, etc. J’ai aussi créé une règle de messagerie intitulée Lecture et je fais dévier dans ce dossier toutes les infolettres que je désire lire. Ainsi, si je reçois un courriel de Maria, celui-ci ne reste pas dans ma boîte de réception mais est plutôt placé dans le dossier de Maria. Cela n’enlève pas la nécessité de lire et de traiter les courriels de Maria. Toutefois, cela fait économiser beaucoup de temps, puisque les courriels sont déjà classés selon les règles de messagerie au lieu d’être laissés pêle-mêle dans votre boîte de réception.

5. Utiliser l’option « Courrier indésirable »
Vous pouvez faire dévier les courriels que vous ne désirez plus recevoir en utilisant l’option « Courrier indésirable ». Cependant vous pouvez appliquer cette option uniquement lorsque vous recevez le courriel de l’expéditeur en question. Ainsi, dès que vous aurez activé l’option « Courrier indésirable », tous les messages venant de cet expéditeur seront alors automatiquement dirigés vers cette boîte.

En suivant ces cinq consignes d’une gestion efficace des courriels, non seulement vous gagnerez du temps mais vous vivrez aussi moins de stress, puisque vous adopterez un mode moins réactif.

Sur ce, je vous souhaite un beau mois de mai et au plaisir de vous retrouver pour le prochain bulletin.