Novembre 2014

La loi de Parkinson affirme que l’on a tendance à prolonger un travail pour qu’il occupe tout le temps dont on dispose. Par exemple, si vous désirez faire le ménage de votre garage aujourd’hui et que vous avez toute la journée devant vous pour cela, la loi de Parkinson prévoit que vous prendrez toute la journée.

La loi de Parkinson montre également que vous pouvez écourter le temps passé à faire le ménage de votre garage en fixant simplement une heure d’échéance à cette activité. Ainsi, avant de commencer votre ménage, il suffit de vous demander : « Combien de temps cela me prendra-t-il pour faire le ménage de mon garage? » Si la réponse est « trois heures » et que vous commencez à 9 h, vous pourrez alors déclarer : « Je ferai le ménage de mon garage aujourd’hui de 9 h à 12 h. »

Cette loi s’applique à tout travail que vous avez à réaliser : lettres, réunions, rencontres, appels téléphoniques, rapports, planification, délégation, traitement des courriels et autres. Il s’agit simplement de déterminer une heure pour le début de l’activité et une heure pour la fin de celle-ci, et le tour est joué. Certains clients nous ont mentionné avoir utilisé cette loi avec succès pour terminer leur journée de travail plus tôt et ainsi ne plus faire de temps supplémentaire.

Se fixer des délais plus courts

La loi de Parkinson mentionne également que plus vous vous fixez des délais courts pour accomplir un travail, plus vous serez efficace.

C’est ce que faisait régulièrement Balzac. Il promettait des manuscrits à des éditeurs à des dates quasiment impossibles à respecter et il réussissait à écrire des chefs-d’œuvre de 300 pages en 2 semaines. Il y a là évidemment une grande part de talent et de métier, mais nous pouvons tous travailler vite et bien en réduisant les délais pour terminer un travail.

C’est la magie de la date limite rapprochée. Lorsque vous avez 24 heures pour réaliser un projet, vous n’avez d’autre choix que de vous concentrer sur l’essentiel et de focaliser toute votre attention sur ce projet. Prendre une semaine pour réaliser le même projet aurait pu vous donner le temps de faire une montagne avec un rien et prendre deux mois aurait pu créer un monstre mental.

Ainsi, si vous voulez terminer en une heure ce que vous effectuez généralement en trois heures, faites exactement comme si vous n’aviez qu’une heure pour le faire, pourvu que cela soit matériellement réalisable. Vous créez ainsi un sentiment d’urgence artificielle, et la partie inconsciente de votre cerveau vous apportera des moyens créatifs pour accomplir cette tâche trois fois plus vite.

En conclusion, la loi de Parkinson démontre que le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche est beaucoup plus élastique qu’on ne le croit généralement. Faites-en l’expérience! Fixez-vous des délais plus courts et vous constaterez que vous pourrez accomplir davantage sans sacrifier la qualité.

Janvier 2014

Une étude fort intéressante a été menée récemment concernant la meilleure façon d’atteindre un objectif comportant plusieurs étapes. Les auteurs de cette étude intitulée « The unexpected positive impact of fixed structures on goal completion » se posaient la question s’il valait mieux ordonner les étapes et les effectuer les unes après les autres (rigidité) ou bien s’il valait mieux effectuer les étapes dans n’importe quel ordre (flexibilité) pour atteindre un objectif.

Pour répondre à cette question, les chercheurs ont procédé à quatre expériences assez concluantes. Voici en quoi consistait l’une d’entre elles.

On a demandé à 149 étudiants chinois de remplir une tâche simple mais fastidieuse. Il fallait recopier à la main sur une feuille de papier un texte de cinq paragraphes qui apparaissait sur un écran d’ordinateur. La difficulté résidait dans le fait que chaque paragraphe était écrit dans une langue étrangère. Seuls les étudiants n’ayant commis aucune erreur de transcription seraient récompensés financièrement. Les étudiants avaient été placés à leur insu dans des conditions de travail différentes :

Rigidité : Certains étudiants devaient transcrire les paragraphes dans un ordre déterminé (arabe, canara, mongol, ouïgour et kazakh).

Flexibilité : Les autres pouvaient transcrire les paragraphes dans l’ordre de leur choix.

Également, on a demandé aux étudiants d’indiquer s’ils avaient toujours envie de participer à l’expérience après s’être fait expliquer l’objectif à atteindre.

Les résultats ont été les suivants :

• Les étudiants qui ont été contraints à la rigidité n’ont été que 40,5 % à confirmer qu’ils avaient toujours envie de participer à l’expérience contre 64,1 % pour ceux qui avaient la liberté d’agir à leur guise.
• 75 % de ceux qui ont été contraints à la rigidité ont atteint l’objectif comparativement à 51,4 % pour ceux qui bénéficiaient de la flexibilité.

Autrement dit, plus on bénéficie de flexibilité, plus on a envie de se mettre au travail avec la ferme intention de réussir. Mais plus on est contraint à la rigidité, plus on atteint l’objectif.

Voici donc une magnifique astuce pour motiver un collaborateur à atteindre un objectif et maximiser ses chances de l’atteindre. Il s’agit de procéder toujours en deux temps :

1. Expliquez l’objectif à atteindre à votre collaborateur et laissez-lui le soin de décider de la meilleure façon de procéder.
2. Incitez votre collaborateur à se faire un plan d’action étape par étape, et assurez-vous que ce plan est rigoureusement suivi.

Source : Journal Les Affaires, numéro du 7 septembre 2013, « Rigidité ou flexibilité : laquelle est la plus efficace? ».

Juin/ Juillet 2013

L’arrivée des vacances est toujours un moment propice pour se rappeler l’histoire classique des cailloux. Cette histoire nous permet de jeter un regard sur la façon dont nous gérons nos priorités professionnelles et personnelles, et d’y apporter des corrections au besoin. Voici l’histoire.

Il était une fois un vieux professeur qui fut engagé pour donner une conférence sur la gestion du temps à des gens d’affaires. Ce professeur aimait enseigner au moyen d’exemples et d’images frappantes. Ainsi, ce matin-là, était-il arrivé de bonne heure afin de cacher sous son bureau les éléments de sa mise en scène.

Le pot de verre
Comme les participants s’apprêtaient à noter consciencieusement toutes les bonnes recettes que l’expert n’allait pas manquer de leur dévoiler, celui-ci leur dit : « Nous allons réaliser une expérience. » Immédiatement il sortit en dessous du bureau un grand pot de verre qu’il posa sur la table devant lui.

Les gros cailloux
Ensuite, il sortit une douzaine de cailloux, gros comme des balles de tennis, qu’il déposa un à un dans le pot. Lorsque celui-ci fut rempli jusqu’au bord, il demanda à ses auditeurs : « Est-ce que le pot est plein? » Tout le monde répondit « Oui » d’une seule voix.

Le gravier
Il attendit quelques secondes et ajouta, interrogatif : « Vraiment? En êtes-vous bien certains? » Il se pencha alors de nouveau en dessous du bureau et sortit un sac rempli de gravier qu’il vida dans le pot. Les morceaux de gravier s’infiltrèrent entre les cailloux, jusqu’au fond du pot. « Est-ce que ce pot est plein? », demanda le professeur. « Peut-être pas », répondirent les auditeurs, devenus prudents.

Le sable
« Bien », répondit le professeur. Il se pencha de nouveau et sortit un seau de sable. Délicatement, il versa le sable dans le pot. Le sable s’inséra dans les espaces, entre les gros cailloux et le gravier. Encore une fois, le professeur demanda : « Est-ce que ce pot est plein? » Cette fois, sans hésiter et en choeur, les auditeurs répondirent : « Non! »

L’eau
Le professeur s’empara alors d’une grande bouteille d’eau qu’il vida intégralement dans le pot, jusqu’à ras bord. Le professeur ne posa plus la rituelle question « Est-ce que le pot est plein? », puisque tous les auditeurs étaient désormais intimement convaincus qu’aucun corps matériel ne pourrait plus se glisser dans le vase. Le professeur leva alors les yeux vers le groupe et demanda : « Quelle grande vérité nous démontre cette expérience? » Un participant leva brusquement la main : « C’est pour prouver que, même si on a un agenda bien rempli, si on le veut vraiment, on peut toujours y ajouter quelque chose de plus. »

La leçon
« Non », répondit le professeur, « je voulais simplement vous démontrer que si vous ne placez pas les gros cailloux en premier dans le pot, vous ne réussirez jamais par la suite à les faire entrer ».

L’enseignement
Le professeur demanda alors à l’auditoire : « Quels sont les gros cailloux de votre vie? votre santé? votre carrière? votre famille? vos amis? réaliser vos rêves? faire ce que vous aimez? apprendre? défendre une cause? relaxer? prendre votre temps? ou toute autre chose? »

Ce qu’il faut retenir, c’est l’importance de mettre vos « gros cailloux » en premier dans votre vie, sinon vous remplirez votre vie de bagatelles (gravier, sable, eau) et vous n’aurez plus suffisamment de temps précieux à consacrer à vos objectifs et aux éléments essentiels de votre vie.

Alors n’oubliez pas de vous poser à vous-même la question : « Quels sont les gros cailloux dans ma vie? » Mettez-les ensuite dans votre pot, c’est-à-dire dans votre vie et dans votre emploi du temps.

Octobre 2012

Pour soutenir une productivité élevée, l’être humain n’est pas programmé pour travailler à la vitesse grand V continuellement. Au contraire, il est conçu pour travailler en une série de petits sprints tout au long de sa journée de travail.

C’est du moins ce que révèle l’auteur Tony Schwartz, dans son livre Be Excellent at Anything. Il démontre que l’être humain est fait pour vivre de façon rythmique et qu’il réussit à atteindre l’excellence lorsqu’il alterne entre la dépense d’énergie et la récupération.

Ainsi, pour bien gérer une journée de travail, l’auteur suggère de travailler intensément pendant 90 minutes et de prendre ensuite une pause pour reprendre des forces, tant physiques que mentales et émotionnelles.

Quelques idées de pause pour récupérer votre énergie

Bien sûr, il peut sembler difficile de s’arrêter et de prendre une pause dans le feu de l’action. Un moyen de vous encourager à prendre des pauses à l’intérieur de votre journée de travail est de noter la différence dans votre productivité entre les périodes où vous prenez une pause et celles où vous n’en prenez pas.

Un gestionnaire qui assistait récemment à l’une de mes formations me mentionnait ceci : pendant sa journée de travail, il réussissait à récupérer son énergie en pratiquant la respiration rythmée apprise dans notre formation « La gestion du stress par la cohérence cardiaque ». Ainsi, certains jours, il prenait le temps, trois fois par jour, de respirer de façon rythmée. Par contre, les jours où il négligeait cet exercice de respiration, il voyait clairement la différence dans son énergie et dans sa productivité.

Toutefois il n’est pas nécessaire de pratiquer la respiration rythmée pour récupérer votre énergie. La respiration abdominale, qui consiste à faire entrer beaucoup d’air dans votre corps, par la bouche ou par le nez, en gonflant votre ventre en inspirant, sera tout à fait appropriée. L’important est de trouver des moyens pour récupérer votre énergie. L’avantage avec la respiration est qu’elle peut se pratiquer n’importe où. Il vous suffit de trouver un endroit où vous pouvez vous isoler et le tour est joué.

L’aérobie représente aussi un excellent moyen pour vous régénérer. Ainsi, profitez de votre pause de 15 minutes pour faire une marche rapide à l’extérieur du bureau. Cela s’avère très efficace pour refaire le plein d’énergie.

Méditer, écouter de la musique, faire des étirements, lire un bon livre, rire sont aussi d’autres moyens d’atteindre le même résultat. Quels sont les vôtres?

L’être humain est essentiellement un organisme mû par une énergie et, avec le temps, soit cette énergie se renouvelle, soit elle se disperse. L’auteur mentionne que la responsabilité de chaque employé est de s’assurer que son réservoir d’énergie est plein mais que c’est aussi celle de chaque gestionnaire de s’assurer que le réservoir d’énergie de ses employés est plein. Une des façons de conserver une énergie maximale consiste à travailler en une série de petits sprints, c’est-à-dire travailler intensément pendant 90 minutes et ensuite prendre une pause de 15 minutes pour récupérer.

En fait, l’idée est que, si une personne travaille constamment pendant toute la journée, elle produira moins qu’une personne de talent égal qui travaille très intensément pendant de courtes périodes de 90 minutes et qui recouvre ensuite ses forces en prenant une pause, avant de recommencer à travailler intensément.

Août 2012

De nombreux chercheurs ont défini des lois de gestion de temps pour nous aider à être plus efficace. Je vous propose, ci-dessous, les lois les plus connues. Mettez-les en pratique; vous verrez que vous gagnerez en efficacité.

La loi de Pareto : focalisez-vous sur l’essentiel
La loi de Pareto ou la loi du 20/80 stipule qu’une petite partie des activités de votre travail (20%) produit une grande partie des résultats (80%). Ce 20% représente les activités essentielles de votre travail alors que le 80% représente les activités accessoires de votre travail.

Pour vous aider à vous concentrer sur l’essentiel, déterminez les tâches les plus importantes dans votre fonction. Ensuite commencez votre journée avec ces tâches qui ont le plus de valeur. Pensez également à déléguer les activités accessoires qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre.

La loi de Parkinson: fixez-vous des délais
La loi de Parkinson précise que plus on dispose de temps pour accomplir un travail, plus celui-ci demandera du temps. Par exemple, si vous disposez de 24 heures pour effectuer une tâche, vous prendrez 24 heures. Alors que si vous avez une semaine pour exécuter la même tâche, vous la terminerez en une semaine.

Pour éviter que le travail s’éternise, déterminez le temps qu’il vous faudra pour terminer la tâche et imposez-vous une limite de temps. Par exemple, si vous croyez avoir besoin de 24 heures pour achever cette tâche, fixez-vous un délai de 24 heures.

La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher: travaillez sur l’essentiel lorsque vous êtes frais et dispos
Cette loi s’appelle aussi la loi des rythmes biologiques et fait référence au fait qu’il y a des moments au cours de la journée où vous vous sentez plus performant et d’autres moments où vous vous sentez moins performant. Vous devez consacrer le moment de la journée où vous vous sentez le plus frais et dispos à vos priorités, car celles-ci demandent généralement beaucoup d’énergie et d’attention. À l’inverse, choisissez les moments où vous vous sentez le moins en forme pour vous atteler à des tâches dans lesquelles vous êtes actif physiquement, à des tâches interactives (réunions, conversations, appels téléphoniques) et à des tâches routinières (ouverture du courrier, classement, etc.).

Identifiez donc la période de la journée où vous êtes le plus en forme et réservez toujours cette période pour travailler sur l’essentiel.

La loi de Carlson : limitez les interruptions
La loi de Carlson mentionne que tout travail interrompu est moins bien fait et exige plus de temps que s’il était accompli en continu, puisqu’il faut compter une période de mise en train à chaque nouveau démarrage. Ainsi concentrez-vous sur une tâche et ne la lâchez pas tant et aussi longtemps qu’elle n’est pas terminée.

Pour travailler sur une tâche de façon continue, il est important que vous limitiez au maximum les interruptions provenant des courriels, des appels téléphoniques et des visites impromptues.

La loi d’Illich : accordez-vous des pauses
La loi d’Illich affirme qu’après un certain temps notre productivité décroît et devient négative. Cela arrive fréquemment après 1h30 d’activités intellectuelles intenses. Lorsque vous n’avancez plus dans un travail, prenez alors 15 minutes de pause pour refaire le plein d’énergie.

Une pause peut être un moment de repos tout comme un moment où vous vous consacrez à des tâches plus routinières qui exigent de vous moins d’énergie, comme le classement.

La loi de Murphy : gardez du temps pour l’imprévu
La loi de Murphy fait référence au fait que tout ce qui peut aller mal ira mal et qu’une tâche prendra toujours plus de temps qu’on ne l’imagine.

Par conséquent, dans la mesure du possible, gardez-vous une marge de plusieurs heures ou de plusieurs jours entre la préparation d’une activité et sa réalisation. Vous pourrez ainsi agir calmement malgré les imprévus de dernière minute. Aussi n’enchaînez pas les rendez-vous dans votre agenda; prévoyez plutôt du temps entre chaque rendez-vous pour faire face aux imprévus.

Il existe d’autres lois sur le temps, mais l’application de ces 6 lois est suffisante pour avancer vers la maîtrise de la gestion du temps.

Mai 2012

Savez-vous que chaque individu au travail recevrait en moyenne 48 courriels par jour et que le temps moyen pour traiter un courriel serait de 5 minutes? C’est ce que conclut Christina Cavanagh dans son livre Managing your e-mail. Ainsi, les employés consacreraient 4 heures par jour à leurs courriels et cette situation serait loin de s’améliorer. En effet, dans leur livre The Hamster Revolution, les auteurs mentionnent que l’augmentation du nombre de courriels serait de l’ordre de 14,6 % par année.

Devant une telle abondance de courriels, il nous apparaît important de vous donner des stratégies pour diminuer le plus possible le temps de gestion de vos courriels. En voici quelques-unes en ce sens.

1. Désactiver la sonnerie ou le système visuel qui vous indique la réception de nouveaux messages
Selon Jonathan Whalan, dans son livre E-mail@work, 79 % des gens répondraient à leurs courriels au fur et à mesure qu’ils arrivent. Cette habitude s’avère inefficace pour deux raisons. D’abord, vous changez de priorités chaque fois que vous consultez et traitez un courriel. Il faut bien se l’avouer : la plupart du temps, tout ce qui arrive dans votre boîte de réception n’est quand même pas plus important et plus urgent que les activités que vous aviez planifiées comme priorités. Ensuite, chaque fois que vous délaissez un dossier pour aller traiter un courriel, vous perdez trois minutes pour retrouver votre niveau de concentration. Par exemple, si vous avez traité aujourd’hui 20 courriels au fur et à mesure de leur arrivée, vous avez perdu 60 minutes à retrouver cette concentration.

2. Décider des moments de la journée où vous traiterez vos courriels
Il est plus efficace d’adopter une routine et de consulter vos courriels à des moments prédéterminés au cours de la journée. Cela peut être quatre fois par jour, deux fois par jour ou toutes les heures. À vous de juger! La fréquence à laquelle vous traiterez vos courriels dépend de votre fonction et de votre type d’entreprise. L’important est de
regrouper les courriels pour les traiter en bloc. Vous économiserez ainsi les trois minutes nécessaires pour retrouve votre niveau de concentration chaque fois que vous traitez un courriel dès son arrivée.

3. Vider votre boîte de réception
Pour gérer efficacement vos courriels, vous devez vider votre boîte de réception chaque fois que vous traitez vos courriels en bloc. Vous y parviendrez en n’ouvrant un courriel qu’une seule fois et en prenant immédiatement une décision pour chaque courriel lu. Après avoir pris connaissance du message d’un courriel, cinq possibilités de décision s’offrent à vous :
• Supprimer
Selon Christina Cavanagh, dans son livre Managing your e-mail, la moitié des 48 courriels reçus chaque jour seraient complètement inutiles. Prenez donc le temps de vous désabonner des infolettres que vous jugez inutiles; informez les gens que vous préférez ne plus recevoir au travail des chaînes de lettres, de farces ou toute autre information jugée superflue.
• Répondre
Répondez à tout courriel dont le temps de réponse vous demandera 10 minutes ou moins. Une fois votre réponse expédiée, prenez le temps de classer immédiatement le courriel, si vous avez besoin de le conserver.
• Transférer
Lorsque vous transférez un courriel, prenez soin de mentionner clairement au destinataire la raison pour laquelle vous lui acheminez ce courriel. Cela sera ainsi plus clair pour le destinataire et vous évitera de recevoir un deuxième courriel qui exigerait de plus amples explications.
• Classer
Quelquefois la seule action à accomplir après avoir lu un courriel consiste à le classer. Prêtez attention à ce genre de courriel et classez-le dès la fin de la lecture.
• Transformer un courriel en tâche
Admettons que vous recevez un courriel de votre gestionnaire vous demandant un rapport qui nécessitera une heure de travail. C’est ce genre de courriel qui est le plus susceptible de se retrouver dans votre boîte de réception, tant et aussi longtemps que n’aurez pas réalisé ce travail. Cela est inefficace, puisque vous perdrez du temps à lire et à relire le courriel chaque fois que vous le verrez dans votre boîte de réception.
Sans compter que vous l’aurez constamment à l’esprit, jusqu’au moment où vous vous en occuperez. Mieux vaut inscrire à votre agenda le moment où vous effectuerez la tâche et classer le courriel en attendant.

4. Créer des règles de messagerie
Établir des règles de messagerie consiste à concevoir une méthode pour trier les courriels dès leur arrivée. Pour ma part, j’ai créé des règles de messagerie pour chacun de mes collaborateurs : Robert, Colette, Maria, Marie, Roseline, etc. J’ai aussi créé une règle de messagerie intitulée Lecture et je fais dévier dans ce dossier toutes les infolettres que je désire lire. Ainsi, si je reçois un courriel de Maria, celui-ci ne reste pas dans ma boîte de réception mais est plutôt placé dans le dossier de Maria. Cela n’enlève pas la nécessité de lire et de traiter les courriels de Maria. Toutefois, cela fait économiser beaucoup de temps, puisque les courriels sont déjà classés selon les règles de messagerie au lieu d’être laissés pêle-mêle dans votre boîte de réception.

5. Utiliser l’option « Courrier indésirable »
Vous pouvez faire dévier les courriels que vous ne désirez plus recevoir en utilisant l’option « Courrier indésirable ». Cependant vous pouvez appliquer cette option uniquement lorsque vous recevez le courriel de l’expéditeur en question. Ainsi, dès que vous aurez activé l’option « Courrier indésirable », tous les messages venant de cet expéditeur seront alors automatiquement dirigés vers cette boîte.

En suivant ces cinq consignes d’une gestion efficace des courriels, non seulement vous gagnerez du temps mais vous vivrez aussi moins de stress, puisque vous adopterez un mode moins réactif.

Juin 2011

La procrastination est la tendance à remettre à plus tard une tâche prioritaire que l’on sait devoir accomplir maintenant. Pourquoi est-ce si important de s’en sortir? Parce que de plus en plus de gens la vivent comme un véritable problème personnel. Ainsi, selon une étude réalisée en 2010 par le Dr Piers Steel auprès de 4000 personnes, 95% des gens avouent procrastiner à l’occasion et 25% d’entre eux (soit une personne sur quatre) indiquent que cela est une tendance nette et chronique, comparativement à 4% en 1970.

Mais pourquoi procrastinons-nous? De la vaisselle sale qui déborde dans l’évier à la remise d’un rapport important, nous procrastinons pour plusieurs raisons: la tâche est ennuyeuse et déplaisante, la tâche est longue et difficile, nous avons encore plusieurs semaines devant nous avant l’échéance ou nous avons tout simplement peur de nous tromper. Cependant la raison principale pour laquelle nous procrastinons, c’est par désir du plaisir immédiat. Nous aimons nous sentir bien ici, maintenant et nous fuyons toutes les situations stressantes en les remettant à plus tard. C’est le cerveau qui fonctionne de cette façon.

Cependant il est important de combattre la procrastination, puisque cela comporte des répercussions importantes sur notre vie professionnelle et personnelle en nous rendant moins performant et moins heureux. Voici donc trois stratégies qui vous aideront à ne plus remettre à plus tard.

1. 1. Cultivez l’habitude du «Fais-le tout de suite!».
      L’idée ici est de changer l’habitude de «Remettre à plus tard» par l’habitude du «Fais-le tout de suite!». Pour réussir à cultiver cette habitude devant les tâches sur lesquelles vous procrastinez, il suffit de formuler une intention d’action, c’est-à-dire de décider à l’avance à quel moment et à quel endroit vous effectuerez cette tâche. Il faut être très explicite, par exemple: «Après ma pause-café, j’écrirai l’introduction de ce rapport à mon bureau.»Cependant, pour cultiver l’habitude du «Fais-le tout de suite!», le psychologue Timothy Pychyl mentionne, dans son livre The Procrastinator’s Digest, qu’il est important également de formuler à l’avance une deuxième intention, qu’il appelle une intention «Si… alors». Cette intention vise à ce que nous puissions bien utiliser notre intelligence émotionnelle lorsque le moment arrive d’accomplir la tâche. Voici à quoi ressemble la formulation de cette intention «Si… alors»: «Si je ressens une émotion négative face à l’action que je dois poser, alors j’y ferai face, c’est-à-dire que je ne mettrai pas la tâche de côté, que je n’arrêterai pas et que je ne fuirai pas.»Ainsi, pour reprendre l’exemple du rapport que vous aimeriez entamer après votre pause-café, l’intention d’action et de «Si… alors» se lirait comme suit: «Après ma pause-café, j’écrirai l’introduction de ce rapport à mon bureau. Si je ressens une émotion négative face à l’écriture de ce rapport, alors j’y ferai face, je ne mettrai pas la tâche de côté, je n’arrêterai pas et je ne fuirai pas.»
   2. Éliminez les distractions. Outre l’importance de nous engager formellement dans nos projets en formulant une intention d’action et de «Si… alors», il est important d’éliminer les tentations et les distractions pour éviter de procrastiner. Pensez donc à fermer votre logiciel de messagerie pour ne pas être distrait par les courriels et à éteindre votre téléphone pendant que vous travaillez sur une tâche devant laquelle vous avez l’habitude de procrastiner. De cette façon, en éliminant les éventuelles interruptions, vous vous donnerez la chance de terminer la tâche et de ne plus la remettre à plus tard.
   3. Récompensez-vous. Le problème avec les procrastinateurs, c’est qu’ils n’ont pas tendance à se récompenser après avoir achevé une tâche. Pourtant une récompense offerte nous permet de nous acharner jusqu’à l’achèvement d’une tâche. Il peut s’agir d’un petit compliment que nous nous adressons intérieurement, d’un café, d’un bavardage avec une connaissance ou de toute autre activité agréable. L’important est d’identifier ce qui vous procure du plaisir, de prendre le temps de vous féliciter et de célébrer votre victoire.

Ainsi, pour sortir de la procrastination, appliquez ces trois stratégies: formulez une intention d’action et de «Si… alors», éliminez les distractions et récompensez-vous. Les résultats sont garantis!

Citation du mois
«N’attendez plus; le moment «idéal» ne se présentera jamais. Commencez là où vous êtes, et travaillez avec tous les outils qui vous tomberont sous la main. De meilleurs outils apparaîtront chemin faisant.», Napoleon Hill

Mars 2011

Êtes-vous un adepte du multitâche? Eh bien, une étude récente, réalisée en avril 2010 par le professeur en sciences cognitives Jason Watson de l’Université de l’Utah, révèle qu’une infime partie de personnes, soit 2,5% seulement de la population, seraient capables de réaliser deux tâches simultanément sans que cela nuise à leur concentration. Quant au 97,5% des gens restant, leur cerveau ne parvient tout simplement pas à garder son efficacité en mode multitâche.

Pour arriver à cette statistique, le département des sciences cognitives de l’Université de l’Utah a fait passer un test à 200 participants. Ces derniers devaient tester un simulateur de conduite tout en soutenant une conversation téléphonique qui exigeait d’eux un minimum de concentration.

Selon le professeur Watson «une zone particulière du cortex frontal gère l’attention accordée aux différentes tâches. Lorsque l’on tente de faire deux choses à la fois, il en résulte une sorte de compétition pour accaparer les ressources limitées du cerveau.» Voilà pourquoi il est dangereux de conduire en téléphonant. Cela explique également pourquoi le mot «productivité» ne s’applique pas à ceux qui tentent d’écrire un rapport important tout en surveillant l’écran de leur téléphone intelligent.

En effet, si les résultats de ce test présentent des applications concrètes en matière de prévention routière, ils tendraient également à démontrer que le multitâche ne serait pas un instrument de productivité au travail mais, au contraire, un facteur de dispersion.

Aussi une deuxième étude, réalisée par des chercheurs français en avril 2010 et publiée dans la revue Science, conclut que le cerveau humain n’est pas conçu pour faire plus de deux choses à la fois. Selon les conclusions de cette étude, lorsqu’une personne est confrontée à une seule activité, les deux lobes frontaux du cerveau demeurent actifs. Toutefois, lorsqu’il faut traiter deux tâches en même temps, chaque lobe frontal se voit affecté à une tâche bien précise. Cependant, dès lors qu’une troisième activité s’amorce, les chercheurs constatent une augmentation du nombre d’erreurs et un temps de réponse de plus en plus médiocre.

Un cerveau en monotâche
Ainsi les experts sont unanimes: le cerveau humain semble être résolument monotâche, à savoir qu’il est fait pour traiter une seule tâche à la fois (ou deux, à la limite).

Pourtant le concept du multitâche est bien à la mode et plusieurs personnes s’entêtent à vouloir tout faire en même temps, comme de répondre à leurs appels téléphoniques ou à leurs courriels dans la seconde. Pour les personnes multitâches, «tout est source de distraction», conclut une autre étude de l’Université de Stanford réalisée en août 2009. Les personnes multitâches figurent parmi celles qui possèdent la moins bonne capacité d’attention.

Si vous vous retrouvez dans cette manie du multitâche, voici quatre conseils que vous pourriez suivre:

1. Reconnaissez que votre cerveau ne peut faire qu’une seule chose à la fois (ou deux, à la limite) et le faire bien. Concentrez-vous donc sur les activités les plus importantes plutôt que d’essayer de tout faire.
2. Prenez l’habitude de rédiger une liste d’activités pour la journée, de les prioriser et de vous allouer un temps spécifique pour chaque tâche.
3. Avant de commencer à travailler sur vos priorités de la journée, éteignez votre téléphone cellulaire, activez votre boîte vocale et résistez à la tentation de vérifier vos courriels. Rappelez-vous que cette consigne n’est appliquée que pour un temps relativement court, c’est-à-dire le temps de terminer la tâche que vous avez planifiée.
4. Instaurez des «journées sans interruptions». Le manque d’attention et de concentration au travail représente un tel fléau que certaines entreprises ont décidé d’établir des «journées sans interruptions» pour permettre à leurs employés de se consacrer, sans être interrompus, à des projets qui exigent réflexion et concentration. C’est le cas d’Intel, aux États-Unis, qui a mené un projet pilote. Pendant sept mois, une fois par semaine pendant quatre heures, 300 ingénieurs et gestionnaires se sont isolés dans leur bureau avec un écriteau «ne pas déranger» sur leur porte. Ils ont cessé de vérifier leurs courriels et ont dirigé tous leurs appels vers une boîte vocale. Les résultats se sont avérés très positifs. Selon Intel, cette période calme a aidé les employés à améliorer leur efficacité.

Les chercheurs continuent à diriger des études sur le multitâche pour mieux en comprendre les effets. En attendant, peut-être vaudrait-il mieux s’inspirer de la citation toujours d’actualité de Didier Esrame: «Celui qui court deux lièvres à la fois n’en prend aucun.»

Octobre 2010

Il existe une loi fort intéressante en gestion du temps pour augmenter son efficacité au travail, soit la loi des cycles. Celle-ci suggère d’envisager toute tâche à accomplir non pas comme une simple action à entreprendre mais comme un cycle comportant un début, un déroulement et une fin.

En quoi cette notion de cycle permettra-t-elle d’augmenter votre efficacité au travail? En réalité, elle vous aide à établir une distinction entre les individus en fonction de la phase du cycle dans laquelle ils éprouvent de la difficulté en termes de productivité. Ainsi, on observerait des handicapés de début de cycle, des handicapés de déroulement de cycle et des handicapés de fin de cycle.

Les handicapés de début de cycle sont les individus qui ne démarrent pas leurs tâches ou leurs projets. Ils procrastinent sans cesse, c’est-à-dire qu’ils reportent toujours à plus tard les activités auxquelles ils devraient se consacrer maintenant. Ou encore, ils sont perfectionnistes et désirent entreprendre un cycle uniquement s’ils sont parfaitement prêts, équipés, documentés, mais… ils ne le sont jamais. Il leur manque toujours un document, un outil, et les conditions idéales ne sont jamais réunies. Bien sûr, il existe des moments opportuns pour mettre en œuvre une action, mais fixer une date lointaine ne sert souvent qu’à reporter une action que l’on n’a pas le courage d’engager. Pour être efficace, il est important de commencer une tâche et d’éviter la procrastination.

Les handicapés de déroulement de cycle sont les individus qui commencent leur cycle, mais qui se perdent à en entamer d’autres. À titre d’exemple, admettons que vous avez comme objectif, par un bel après-midi d’automne, de ramasser les feuilles sur votre terrain. Il est 13 h et vous commencez votre travail. Lorsque vous vous approchez des pots de fleurs flétries qui longent votre terrain, vous vous dites que ce serait une bonne idée de les vider et de les entreposer à l’intérieur de la maison pour éviter que le gel les fasse craquer cet hiver. Vous vous attelez donc à la tâche. Quand vous arrivez près de la remise, vous remarquez que son bois est grandement endommagé par les intempéries et qu’elle ne passera pas un autre hiver. Vous vous rendez donc dans un magasin pour acheter la peinture nécessaire et vous commencez à peindre la cabane. Il est 17 h et vous devez arrêter votre travail, car vous avez un rendez-vous. Où en êtes-vous à la fin d’un après-midi pareil? Trois cycles ont été ouverts (le ramassage des feuilles, le vidage des pots de fleurs et la peinture de la remise) mais aucun n’a été complété. Pour être efficace, il est important de ne pas vous interrompre en plein milieu d’un travail et de le terminer avant d’en commencer un autre.

Les handicapés de fin de cycle sont les personnes qui commencent un cycle, qui en achèvent le déroulement, mais qui, à la fin, recommencent. Ce sont des perfectionnistes, qui répéteront le cycle entier, parfois même plusieurs fois, pour s’assurer d’une meilleure qualité.

Le problème avec les tâches non terminées est que le cerveau serait incapable de stocker plus de huit cycles non terminés à la fois, sinon c’est la surcharge et la confusion. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus du ramassage des feuilles d’automne, vous vous retrouvez à 17 h avec trois cycles non terminés. Pour peu qu’il y ait déjà d’autres cycles non terminés déjà stockés dans votre cerveau (problème avec un collègue de travail, budget qui ne balance pas, emprunt qui commence à peser lourd, problème de santé), vous n’êtes pas loin de l’éparpillement ou du chaos. Ce n’est que si vous fermez ces cycles, si vous prenez des décisions ou passez à l’action que vous pourrez augmenter votre efficacité et retrouver un sentiment de sérénité.

Mais comment appliquer cette loi avec les grands projets ou les grands cycles? La réponse est simple : il s’agit de découper votre projet en petits cycles. Par exemple, si vous désirez vaquer au grand ménage de la maison, vous pourriez commencer par le garage (premier cycle), poursuivre ensuite à la cuisine (deuxième cycle), puis continuer au salon (troisième cycle), etc.

Ainsi, pour améliorer votre efficacité, la loi des cycles vous invite d’abord à identifier à quelle étape du cycle vous éprouvez de la difficulté et, par la suite, à appliquer la consigne suivante: commencez un cycle lorsque c’est le temps de le faire, occupez-vous d’un seul cycle à la fois et terminez-le!

Citation du mois
«La procrastination est un voleur de temps.», Edward Young.

Mai 2010

Vous avez des objectifs organisationnels, professionnels et/ou personnels à réaliser? Voici une méthode très puissante en cinq étapes qui vous permettra d’atteindre rapidement les objectifs que vous vous fixez.

1. Utilisez la méthode SMART. Pour réaliser un objectif, il faut que celui-ci soit clairement défini et qu’il rencontre les critères SMART que voici :
   • S pour spécifique: un objectif doit viser une cible spécifique, telle que faire le ménage de votre bureau, augmenter les ventes, diminuer les coûts, écrire un livre, etc.
   • M pour mesurable: un objectif doit être mesurable quantitativement ou qualitativement pour vous donner les moyens de mesurer l’atteinte de l’objectif. Ainsi, «augmenter les ventes de 10%» est un exemple d’objectif mesurable quantitativement, et «écrire un livre» est un exemple d’objectif mesurable qualitativement.
   • A pour atteignable: vous devez croire qu’il est possible d’atteindre l’objectif et que vous possédez toutes les qualités et les compétences nécessaires à l’atteinte de votre objectif.
   • R pour réaliste: souvent, les gens n’atteignent pas leurs objectifs parce que ceux-ci ne sont pas réalistes. Par exemple, si votre objectif est de vous entraîner 30 minutes par jour, cinq jours par semaine, et que vous ne disposez que d’une heure et demie par semaine pour faire de l’exercice, votre objectif manque de réalisme.
   • T pour temporel: un objectif doit avoir une date d’échéance.
     
     Lorsque vous vous êtes assuré que votre objectif est SMART, il faut ensuite le rédiger en suivant la démarche suivante :
   • Préciser le verbe d’action.
   • Qualifier ce qui est livrable.
   • Spécifier l’échéance.

Ainsi, une personne qui aurait comme objectif de faire le ménage de son bureau pourrait l’écrire comme suit: «Avoir fait (verbe d’action) le ménage de mon bureau (livrable) d’ici le 24 juin 2010» (échéance).

2. Passez à l’action. Aucun objectif ne peut être atteint si des actions concrètes ne sont pas réalisées.
   

   L’idée ici est de pouvoir identifier chaque jour au moins une action, aussi minime soit-elle, pour atteindre votre objectif. Jack Canfield, dans son livre «The success principles», suggère, quant à lui, de poser cinq actions par jour pour atteindre un objectif. Il mentionne qu’il existe deux types d’actions que l’on peut prendre: d’abord, des actions évidentes comme, par exemple, acheter des classeurs s’il vous manque de l’espace de rangement pour faire le ménage de votre bureau; ensuite, des actions inspirantes qui ne semblent pas avoir de rapport évident avec la réalisation de votre objectif mais que votre intuition ne cesse de vous rappeler.

3. Montrez-vous réceptif au feedback. Le but ici est de vous mettre à l’écoute de votre propre feedback et de celui des autres pour évaluer si vous progressez vers l’atteinte de votre objectif et apporter des ajustements s’il y a lieu.
   

   Votre propre feedback consiste à vous demander si vous êtes satisfait de la tournure que prennent les choses par rapport à l’atteinte de votre objectif.

   
   

   Le feedback des autres consiste à écouter les commentaires qu’ils peuvent vous apporter par rapport à l’atteinte de votre objectif. Souvent, vous n’avez même pas à demander aux autres leur avis puisqu’ils vous le donnent spontanément. Trois attitudes sont à éviter lorsque les autres vous donnent un feedback: devenir agressif envers eux, vous décourager et faire la sourde oreille. La bonne attitude à adopter consiste d’abord à vous mettre à l’écoute et, ensuite, à décider si vous tiendrez compte ou non de leurs commentaires.

4. Rédigez une affirmation. Pour atteindre un objectif, il faut utiliser les deux hémisphères du cerveau, le gauche et le droit.
   

   L’hémisphère gauche (le conscient) est l’univers du rationnel, de la logique, de l’analyse. Vous avez utilisé principalement l’hémisphère gauche avec les trois étapes ci-dessus de l’art d’atteindre des objectifs.

   Les quatrième et cinquième étapes (l’affirmation et la visualisation) visent à faire participer l’hémisphère droit. L’hémisphère droit (votre subconscient) est l’univers de la créativité, de l’intuition, du ressenti. Le cerveau droit a besoin d’images et d’émotions pour vous aider à atteindre votre objectif.

   Ainsi, pour chaque objectif, il faut rédiger une affirmation. Voici les caractéristiques d’une affirmation:

   • Elle est personnelle.
   • Elle est rédigée au présent.
   • Elle est rédigée avec un mot qui traduit une émotion.
   • Elle est visuelle et suscite des images.
   • Elle est positive et la phrase ne contient pas de «ne pas».
   • Elle est brève.

Toujours dans l’exemple où une personne a pour objectif de faire le ménage de son bureau, l’affirmation pourrait se lire ainsi: «Je (personnelle) travaille (rédigée au présent) avec beaucoup de bonheur (émotion) dans un bureau en ordre et débarrassé de tout papier» (visuelle).

5. Visualisez. Pour procurer des images et des émotions à votre cerveau droit, il est important également de visualiser. La visualisation est une technique bien connue des personnes qui connaissent du succès. Elle consiste à vous imaginer en train de réaliser votre objectif. Ainsi, dans l’exemple où votre objectif est de travailler dans un bureau en ordre et débarrassé de tout papier, la visualisation consiste à vous imaginer travailler dans un tel bureau. Stephen Covey, dans son livre «Les gens qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent», mentionne qu’il y a toujours deux créations pour atteindre un objectif. La première création est celle que l’on imagine d‘abord dans son esprit (la visualisation) et la deuxième création est la réalisation concrète de l’objectif en tant que telle.
   

   Un autre moyen de visualiser est de placer des images, des photos, des dessins de votre objectif dans votre environnement, comme sur le bureau de votre ordinateur, dans un cahier, sur le mur, etc.

   
   

   Ces quelques techniques ne demandent que quelques minutes par jour. Tout ce que vous avez à faire, idéalement en vous levant le matin, est de visualiser l’atteinte de chacun de vos objectifs et de répéter vos affirmations. Vous n’aurez ensuite qu’à poser, au cours de la journée, au moins une action qui vous amènera vers l’atteinte de vos objectifs.

Citation du mois

«Les pas ne conduisent pas seulement vers le but; chaque pas est un but.» Alain.
«Les rêves donnent du travail.» Paulo Cuelho.