Regroupez vos tâches similaires!

Février 2016

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Savez-vous que si vous regroupez des tâches de même nature et que vous y travaillez en blocs de 30 à 90 minutes, ces tâches représenteront 20 % d’une journée de travail? Et qu’à l’inverse, si vous exécutez ces mêmes tâches, mais de façon non regroupée, c’est-à-dire, au fur et à mesure qu’elles se présentent, elles représenteront jusqu’à 50 % d’une journée de travail. C’est du moins ce que révèlent les études faites sur le sujet par l’Institute of Business Technology.

Pourquoi le rendement est-il plus grand lorsque vous regroupez des tâches similaires? Parce que vous économisez du temps au niveau de votre préparation physique (sortir les dossiers, aller chercher les informations…) et de votre préparation mentale. En effet, cela prend environ de 3 à 5 minutes pour vous concentrer mentalement sur une tâche. Si vous profitez de cette période de concentration pour continuer à accomplir les tâches de même nature, vous gagnerez ce temps de concentration nécessaire à chaque tâche.

Admettons, par exemple, que vous avez 10 appels de suivi à faire aujourd’hui auprès de vos clients. Si vous pratiquez le principe de regroupement de tâches, vous déciderez de vous allouer une période de temps en continu, supposons 90 minutes, pour appeler ces 10 clients les uns à la suite des autres. Vous aurez ainsi investi une seule fois le temps de préparation physique et le temps de concentration nécessaire pour exécuter ces appels. Au contraire, si vous décidez de traiter ces 10 appels en « miettes », étalés tout au long de la journée, cela vous prendra entre 3 et 5 minutes à chaque fois pour vous concentrer sur chacun des 10 appels.

Ainsi, le regroupement de tâches permet de diminuer le temps de préparation physique et mentale entre chacune des tâches. Voici quelques catégories d’activités qui se prêtent bien au regroupement : les courriels, les appels téléphoniques que vous voulez entreprendre aujourd’hui, le retour d’appels, les communications à l’interne, la lecture, les réunions, le classement, les suivis, le courrier, la comptabilité, la promotion, le développement des affaires, la prospection, les soumissions, la gestion, la préparation d’ordres du jour, le paiement des factures, la révision de votre matériel sur les sites des médias sociaux, les déplacements internes et externes, les photocopies, la préparation des repas, l’écriture, le ménage de votre espace de travail, la réflexion et les contacts sociaux.

Vous aimeriez peut-être compléter cette liste en ajoutant vos propres tâches. Passez en revue les tâches que vous accomplissez au cours d’une semaine de travail et inscrivez celles que vous pourriez regrouper.

Finalement, choisissez au moins trois catégories de tâches et commencez à y travailler de façon regroupée.Vous verrez que vous y gagnerez beaucoup en efficacité!

Sur ce, je vous souhaite une belle continuité et au plaisir de vous retrouver en mars pour le prochain bulletin.

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