Créer des modèles

Mars 2016

ModèlesCréer des modèles est une technique importante pour augmenter votre efficacité puisqu’elle permet de gagner beaucoup de temps dans la rédaction de vos futurs documents.

Un modèle est un document-type (courriel, lettre, rapport) que vous utilisez quand vous en avez besoin et que vous pouvez modifier à votre guise sans que le modèle original soit changé.

C’est un outil idéal lorsque vous envoyez le même type de communication à des clients internes ou externes comme un mot de remerciement, une soumission, un contrat, une facture ou une publicité de vos services.

Par exemple, chez Manuri Formation, nous envoyons un mot de remerciement par courriel à chaque client qui demande de s’abonner à nos infolettres. Voici le modèle de courriel qui a été créé à cet effet :

Bonjour (Madame, Monsieur),

Il me fait plaisir de vous confirmer votre abonnement à nos infolettres, comme demandé.

Je vous remercie de votre intérêt envers Manuri Formation et vous souhaite une belle (journée)!

Ainsi, au lieu de composer le courriel à chaque fois que nous voulons envoyer un mot de remerciement, nous avons créé un modèle en indiquant, entre parenthèses, les informations qui changent d’un client à l’autre. Au moment d’envoyer le courriel, nous allons chercher le modèle, ajustons les informations entre parenthèses et en un tour de main, le courriel a été créé et envoyé.

Il existe des fonctions dans Word et dans Outlook pour créer et enregistrer des modèles de lettres, de rapports et de courriels.

À titre d’exemple, voici la façon de créer et d’utiliser des modèles de courriels dans Outlook avec la fonction Quick Part. Si vous utilisez un autre logiciel de messagerie, la méthode ci-dessous vous permettra de trouver l’équivalent.

Pour CRÉER un modèle de courriel dans Outlook avec Quick Part :
Ouvrir un nouveau courriel.
Taper le texte et le surligner.
Cliquer sur Insertion et Quick Part et choisir Enregistrer la sélection.
Nommer votre modèle et cliquer sur OK.
Votre modèle est maintenant enregistré dans Quick Part.

Pour UTILISER un modèle de courriel dans Outlook avec Quick Part :
Ouvrir un nouveau courriel ou répondre à un courriel.
Mettre votre curseur dans le corps du message.
Cliquer sur Insertion et Quick Part, choisir votre texte et cliquer sur ce texte.
Votre modèle se trouve maintenant dans le corps de votre courriel.
Ajuster les informations qui changent d’un client à l’autre.

Remercier un client ou envoyer une soumission est certes une activité importante, mais écrire chaque courriel n’est pas productif. Mieux vaut rédiger des modèles et les personnaliser par la suite.

Ainsi, lorsque vous vous retrouverez à écrire constamment les mêmes textes, arrêtez-vous et créez des modèles! Vos clients seront ravis par votre rapidité d’exécution et vous serez enchanté par votre efficience à envoyer un écrit dans un minimum de temps et d’efforts.

Sur ce, je vous souhaite une belle continuité et au plaisir de vous retrouver en avril pour le prochain bulletin.

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