L’agenda 2019 du temps des fêtes

31 octobre 2019

Noël arrive à grands pas! Pour vous éviter de vous retrouver avec un tas d’activités à entreprendre à la dernière minute, nous vous proposons de nouveau cette année notre « Agenda du temps des fêtes » pour vous aider à planifier vos activités familiales, vos repas, vos réceptions, la décoration de votre maison, votre magasinage, l’emballage de vos cadeaux, l’envoi de vos cartes de Noël et l’hébergement de vos invités, s’il y a lieu. Nous avons fait en sorte que cet agenda soit éditable, c’est-à-dire, que vous puissiez écrire vos notes à l’écran dans les listes de l’agenda et le calendrier.

Nous vous suggérons une planification à rebours de huit semaines pour que vous puissiez bénéficier du temps nécessaire à la préparation de toutes ces activités sans vous sentir dans l’urgence. Voici donc les grandes lignes qui vous sont présentées dans cet agenda du temps des fêtes.

Un calendrier

Pour vous aider à planifier huit semaines à l’avance, vous trouverez le calendrier des mois de novembre et de décembre. Vous n’aurez alors qu’à y inscrire les activités au moment où vous aimeriez les accomplir.

Une planification à rebours

Pour chaque semaine et pendant huit semaines jusqu’au jour de Noël, soit du 1er novembre au 25 décembre, nous vous suggérons des activités à mener qui concernent vos préparatifs et vos réceptions. N’hésitez pas à personnaliser cette planification en fonction de vos propres besoins.

Des listes

Pour vous préparer, vous aurez besoin des listes suivantes, lesquelles sont incluses dans l’agenda :

  • Menu de Noël
  • Noms de vos invités
  • Emplettes de Noël
  • Cadeaux de Noël
  • Cartes de Noël
  • Décorations de Noël
  • Hébergement de vos invités

Sur ce, nous vous souhaitons une très belle préparation du temps des fêtes.

Les Soft Skills, des compétences essentielles

Août/Septembre 2019

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Les Soft Skills sont définies comme les compétences humaines nécessaires à l’accomplissement de notre travail comme savoir communiquer efficacement, savoir travailler en équipe, mettre en œuvre son esprit critique. Elles s’opposent par nature aux Hard Skills, les compétences techniques comme la capacité à maîtriser un logiciel de montage vidéo, à pianoter sur son tableur Excel les yeux fermés, à effectuer des opérations comptables.

Pourquoi les Soft Skills sont-elles essentielles? Parce qu’avec l’émergence de l’intelligence artificielle, les tâches techniques seront de plus en plus réalisées par des robots et les travailleurs n’auront d’autre choix que d’acquérir ou de développer les Soft Skills pour se démarquer.

Plusieurs recherches arrivent à cette conclusion, notamment :

  • Le Forum économique mondial qui mentionne que ce sont les Soft Skills qui permettront aux travailleurs de faire face à la robotisation. On prévoit que d’ici 2022, 54 % des employés à l’échelle mondiale devront acquérir de nouvelles compétences humaines sinon la porte de sortie risque fort de leur être montrée.
  • LinkedIn Talent Solution qui a réalisé une étude auprès de 5 000 professionnels du recrutement dans 35 pays et qui estime que ce sont les Soft Skills qui seront déterminantes pour l’avenir des travailleurs.
  • Deloitte qui affirme que les professions à forte intensité Soft Skills représenteront les 2/3 des emplois en 2030.

L’idée sera de mettre de côté les compétences techniques (le savoir-faire) pour accorder davantage de place aux compétences humaines (le savoir-être). Il appartient donc à chacun d’entre nous de développer nos compétences humaines afin de nous démarquer à l’ère de la robotisation. Voici les 4 catégories de Soft Skills ou de compétences humaines à partir desquelles vous pouvez vous distinguer :

  • Les compétences interpersonnelles : dans cette catégorie, nous retrouvons les Soft Skills liées à la relation avec l’autre : notre capacité à travailler en équipe, à communiquer, à écouter l’autre, à nous adapter aux différentes générations et cultures, à donner un service à la clientèle, à faire preuve de leadership, à démontrer de l’empathie, à négocier, à utiliser notre intelligence émotionnelle.
  • Les compétences cognitives: dans cette catégorie, nous retrouvons les Soft Skills reliées à l’ensemble de nos processus mentaux comme la créativité, la résolution de problèmes, la persuasion, la pensée critique, l’esprit de synthèse, la gestion du temps, la concentration, l’adaptation au changement, l’apprentissage continuel.
  • Les compétences entrepreneuriales: dans cette catégorie, nous retrouvons les Soft Skills qui appartiennent au domaine de l’action : la capacité à apporter des solutions, à prendre des décisions, à accomplir une tâche, à atteindre un objectif, à passer à l’action, à gérer des équipes.
  • Les compétences intrapersonnelles: dans cette catégorie, nous retrouvons les Soft Skills qui touchent à la connaissance de soi et à notre solidité personnelle : la capacité à connaître nos forces et nos intérêts, à identifier nos sources de motivation, à comprendre nos émotions et celles des autres, à gérer notre stress, à adopter une attitude optimiste, à développer une conscience de soi.

Ces Soft Skills sont les talents professionnels de demain. Il ne s’agit pas de tous les posséder et d’accumuler les savoirs. Au contraire, il faut plutôt viser à une sorte de « simplicité volontaire » où vous choisirez de vous distinguer par vos trois plus grandes forces, lesquelles représenteront votre valeur ajoutée dans l’organisation.

Il est important de retenir qu’historiquement, les progrès techniques ont toujours été à l’origine de plus de créations d’emploi que de pertes d’emploi. Dans cette 4e révolution industrielle représentée par la robotisation et les technologies numériques, l’humain utilisera ainsi les instruments que sont sa créativité, son imagination et l’analyse de problèmes complexes pour créer, avec les autres membres de son équipe, de nouveaux champs de possibilités. Les robots demeureront imbattables pour accomplir des tâches mécaniques, répétitives et demandant une puissance de calcul. Mais l’humain demeurera imbattable pour créer des liens avec l’autre, pour ressentir ce qu’il dit et pour démontrer une véritable empathie.

Comme le mentionne si bien le Forum économique mondial, c’est « la touche humaine » (représentée par l’ensemble des Soft Skills) qui nous permettra de nous démarquer face à la robotisation.

Sédentarité vs activité physique

Juin et juillet 2019

Nous avons eu le bonheur d’accueillir Monsieur Denis Fortier, physiothérapeute, comme conférencier à notre événement Hors Série du mois d’avril.

Un des concepts qu’il nous a transmis et dont il parle abondamment dans son livre Lève-toi et marche! est que nous devrions tous viser à être « non sédentaires » et « actifs physiquement » si nous désirons être en santé. En fait, la « sédentarité » et l’« activité physique » sont deux concepts distincts et nous devrions adopter des pratiques pour chacun d’entre eux.

L’activité physique

Nous entendons parler depuis longtemps que nous devons être actifs physiquement pour être en santé. Denis Fortier nous réfère aux recommandations de l’Organisation mondiale de la santé au sujet des bonnes pratiques à adopter en ce qui concerne l’activité physique, soit de pratiquer 150 minutes d’activité physique d’intensité modérée par semaine, ou au moins 75 minutes d’activité physique d’intensité soutenue par semaine.

Par intensité modérée, on entend des activités physiques telles que marcher d’un pas vif, jardiner, s’acquitter de travaux domestiques et ménagers, sortir son animal domestique, participer activement à des jeux avec les enfants.

Par intensité soutenue, on entend des activités physiques telles que courir, marcher à vive allure, faire du vélo à vive allure, faire de l’aérobie, nager à vive allure, pratiquer des sports (football, volleyball, hockey, basketball…).

La sédentarité

Nous sommes sédentaires lorsque nous sommes assis ou couchés en période d’éveil et que nous dépensons une quantité d’énergie égale ou inférieure à 1,5 MET*. Par exemple, être assis correspond à 1 MET, regarder la télévision à 1 MET et écrire en position assise à 1,5 MET.

Les études démontrent que nous sommes de plus en plus assis. En effet, le temps moyen où nous sommes assis est passé de 26 heures par semaine en 1965 à 38 heures par semaine en 2009. Pourquoi? Parce que la voiture et l’écran sont de plus en plus présents dans nos vies.

Le problème réside dans le fait qu’être assis longtemps a des effets dommageables sur notre santé et nous rend plus à risque de diabète, de maladies cardio-vasculaires et de cancer. De plus, ces effets néfastes persistent même si l’activité physique fait partie de notre quotidien. En d’autres termes, même si nous faisons régulièrement du jogging, de la marche, de la natation, du vélo ou autres, cela ne nous empêchera pas de subir les effets néfastes sur notre santé de la position assise prolongée.

C’est la raison pour laquelle l’activité physique n’est pas suffisante pour être en santé. Il nous faut également développer des stratégies afin de diminuer le temps passé en position assise. En effet, lorsque nous sommes debout, nos muscles se contractent davantage et la contraction musculaire a des effets positifs sur notre santé. Voici donc quelques idées pour être moins souvent assis :

1. Ayez un poste de travail assis-debout.

Vous pourrez ainsi alterner entre la position assise et la position debout. Si la position assise ne vous cause pas de fatigue ou de douleur, essayez des séquences de 30 minutes assis suivies de 15 minutes debout. Si la position assise est pour vous une source de fatigue, essayez des séquences de 20 minutes assis, suivies de 30 minutes debout. Il n’y a pas de normes universelles quant à la durée idéale des séquences assis-debout. Expérimentez plusieurs options afin de trouver celles qui vous conviennent

2. Ayez deux espaces de travail.

En l’absence d’un poste de travail assis-debout, n’hésitez pas à organiser un deuxième poste de travail à partir duquel vous pourrez réaliser certaines tâches en position debout.

3. Prenez l’escalier.

Montez systématiquement l’escalier plutôt que de prendre l’ascenseur ou utilisez-le pendant au moins 20 minutes à raison de 3 fois par semaine, comme s’il s’agissait d’un appareil d’entraînement.

4. Faites des pauses.

Plusieurs courtes pauses sont plus efficaces qu’une seule longue pause. Profitez-en pour bouger et marcher.

5. Comptez vos pas.

Il est recommandé de franchir le seuil de 10 000 pas par jour si vous êtes une personne active, et de commencer par un objectif plus modeste de 8 500 pas si vous êtes sédentaire. Le calcul doit tenir compte de l’ensemble des pas que vous faites durant vos activités quotidiennes, votre travail, vos loisirs, vos activités sportives, votre vie sociale et vos déplacements.

Vos activités quotidiennes compteront jusqu’à 2 000 pas par jour environ (faire le lit, cuisiner, passer l’aspirateur, tondre la pelouse…). Pour le reste, il vous sera nécessaire de vous adonner à des activités extérieures pour atteindre votre objectif.

La marche demeure souvent la façon la plus simple et la plus accessible d’y arriver parce qu’elle est peu coûteuse, qu’elle s’adapte à votre condition physique et qu’elle s’intègre facilement à l’ensemble de vos activités.

Le meilleur outil pour compter vos pas est le podomètre. Certains s’attachent à la ceinture, d’autres se portent dans la poche ou au poignet. Le simple fait d’en utiliser un aurait des effets positifs sur votre motivation et augmenterait le nombre de pas que vous franchissez quotidiennement de 20 % à 30 % selon plusieurs chercheurs. Les téléphones intelligents et les montres connectées offrent également des applications performantes qui comptent vos pas.

En résumé, pour être en santé, il faut agir sur deux plans : pratiquer régulièrement une activité physique et être non sédentaire en diminuant le temps que vous passez en position assise.

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* MET : Metabolic Equivalent of Task, ou « L’équivalent métabolique » en français, qui se définit comme une méthode permettant de mesurer l’intensité d’une activité physique et la dépense énergétique.

L’homme qui plantait des arbres


Connaissez-vous le récit fictif de
L’homme qui plantait des arbres écrit par Jean Giono en 1953 dont un film d’animation du même nom, gagnant de plusieurs prix, a été réalisé en 1987 pour Radio-Canada? Voici cette inspirante histoire.

L’homme qui plantait des arbres, c’est l’histoire fictive d’un berger de Provence, Elzéard Bouffier, un veuf de 55 ans qui habitait seul en montagne dans sa maison en pierre après avoir perdu son fils unique et sa femme. II s’était retiré dans la solitude où il prenait plaisir à vivre lentement, avec ses brebis et son chien. La montagne où il vivait était tellement désolée que seules quelques lavandes disséminées osaient pousser. Les villages avaient été abandonnés, faute d’eau. Il jugea que ce pays mourait par manque d’arbres et n’ayant pas d’occupations très importantes, il avait résolu de remédier à cet état de choses.

Chaque jour, il triait 100 glands et les plantait. En trois ans, il en avait planté 100 000. Sur ces 100 000, 20 000 étaient sortis. Sur ces 20 000, il comptait encore en perdre la moitié, du fait des rongeurs ou de tout ce qu’il y a d’impossible à prévoir dans les desseins de la Providence. Restaient 10 000 chênes qui allaient pousser dans cet endroit où il n’y avait rien auparavant.

Il planta ainsi des arbres jusqu’à l’âge de 87 ans. En plantant des glands jour après jour, année après année, il finit par créer une belle et grande forêt. Aux chênes, il ajouta des hêtres et des bouleaux. Bien plus qu’à une forêt, son projet redonna vie à une région entière. Les cours d’eau asséchés se sont remis à couler, des villages abandonnés se sont reconstruits peu à peu et se repeuplèrent. C’était désormais un endroit où l’on avait envie d’habiter.

Par la seule volonté d’un homme, par son geste, par sa main, une forêt est née. Cet homme avait su ramener la vie là où elle avait disparu.

Pistes de réflexion

Ce récit offre plusieurs pistes de réflexion. J’aimerais vous parler de celles de Robert Dutton, ex-président de RONA. ll explique dans son livre biographique Mise à niveau, que « ce texte lui parle de vision, de l’importance de voir et d’agir dans la durée, de la grandeur du banal quotidien ». Ce texte lui dit également que « demain n’a de sens que si on voit loin devant et que les résultats les plus spectaculaires et aussi les plus durables se construisent de façon totalement imperceptible ». Ainsi, il explique que :

« L’action est urgente, mais patiente est la vision. Elzéard Bouffier agissait dans une sorte d’urgence. Chaque jour, sans attendre, il devait planter sa centaine d’arbres, comme s’il allait mourir le soir même. Mais cette action quotidienne trouvait son sens sur une durée de 30 ou 50 ans.

Il y a un peu d’Elzéard Bouffier dans chacun de nous. Sans que nous le sachions, les gestes que nous poserons demain – ou ceux que nous ne poserons pas – auront un impact dans 30 ou 50 ans. Et pour ceux qui ont des rêves à réaliser dans 10, 20 ou 30 ans, ceux qui veulent des chênes dans quelques décennies, il y a une certaine urgence à planter des arbres dès aujourd’hui.

Il faut donc se méfier des notions de court terme et de long terme. Certes, le court et le long terme existent. Mais ils ne s’opposent pas… ils sont tressés l’un avec l’autre ».

« La vie prend tout son sens lorsqu’on construit l’avenir, pas lorsqu’on l’attend. L’âge d’Elzéard Bouffier n’est pas anodin et apporte une autre piste de réflexion. Au début du récit, il a 55 ans. Il a donc atteint l’âge où on récolte les fruits du labeur passé. Il n’a ni femme, ni enfant, il n’a donc aucune raison de s’investir dans l’avenir.

Or, loin de couler ses jours dans un hamac à récolter des fruits, Elzéard Bouffier plantait des arbres. Il en planta jusqu’à sa mort, à 87 ans. Sachant qu’un chêne met 50 ans pour arriver à maturité… pourquoi diable faisait-il cela? Sûrement pas pour gagner sa vie, il le faisait gratuitement.

Un personnage qui observait Elzéard Bouffier quand celui-ci avait 75 ans semble l’avoir compris. Elzéard Bouffier a trouvé un fameux moyen d’être heureux. Il avait en effet compris que la vie prend tout son sens lorsqu’on construit l’avenir, pas lorsqu’on l’attend. Ainsi, l’avenir lui apportait des fruits immédiats. C’est vrai pour tout individu et pour toute organisation, peu importe leur âge ».

La mission personnelle est importante pour planter des arbres. Lorsqu’il a perdu son emploi chez RONA, c’est sa mission personnelle qui a permis à Robert Dutton de ne pas sombrer. Sa mission qu’il avait mise par écrit disait : « Participer avec d’autres à une société plus juste, plus responsable et plus humaine ». Il prit conscience qu’il ne pourrait plus planter d’arbres chez RONA, mais que sa mission ne s’éteignait pas pour autant puisqu’il pourrait continuer à planter des arbres ailleurs mais différemment.

C’est maintenant auprès de jeunes étudiants et de jeunes entrepreneurs que Robert Dutton réalise sa mission par son travail d’enseignant et de mentor. Quand il se retrouve face à une classe d’étudiants ou face à un groupe de jeunes entrepreneurs, il se dit qu’il plante des arbres, que ces jeunes pousses atteindront la maturité dans 10 ou 20 ans et qu’il profite dès maintenant de l’avenir comme le faisait Elzéard Bouffier.

Cette fable est une ode à la nature et à la vie, et nous rappelle tout ce qu’il faut de constance et de générosité pour réaliser notre vision.

Nous touchons à notre téléphone intelligent 2 617 fois par jour

Selon une étude réalisée en 2016 par la société américaine Dscout, nous ouvrons notre téléphone intelligent en moyenne 76 fois par jour pour un total de 2 617 interactions ou pressions faites sur le clavier pour envoyer des messages, consulter les réseaux sociaux, faire des recherches sur Internet, parcourir l’écran d’accueil, chercher des applications ou autres.

Cela représente 2,5 heures par jour. Souhaitons-nous vraiment y consacrer tout ce temps surtout lorsqu’on sait qu’à chaque interaction, cela prend environ 2 minutes à nous remettre dans le dossier que nous avons délaissé avant l’interaction? Voici quelques pistes de réflexion pour diminuer ce nombre d’interactions :

  • Vous connecter aux réseaux sociaux à partir de votre ordinateur seulement. Une connexion à partir de votre ordinateur pourrait être amplement suffisante et éviterait les vérifications compulsives à partir de votre téléphone intelligent.
  • Si vous gardez vos applications de réseaux sociaux sur votre téléphone intelligent, il s’agirait de décider des moments où vous regarderez votre fil d’actualité sur les réseaux sociaux. Souvent, nous consultons les réseaux sociaux de façon automatique et nous n’avons pas conscience que nous venons de le faire il y a tout juste une heure.
  • Passer moins de temps sur les réseaux sociaux. Dans une étude intitulée The welfare effects of social media, les chercheurs ont demandé à 2 844 utilisateurs américains de Facebook (chacun d’eux consultait leur page au moins 15 minutes par jour) d’arrêter de consulter Facebook pendant un mois. L’idée était de regarder si cette interruption avait la moindre conséquence sur des aspects fondamentaux de leur vie, comme leur humeur, leur façon de s’informer, etc. Suite à cette expérience, les utilisateurs ont rapporté avoir gagné 60 minutes par jour à ne pas consulter Facebook, ressenti un plus grand bien-être dans leur vie quotidienne et diminué de 23 % leur consommation de Facebook plusieurs semaines après l’expérience.
  • Désactiver les notifications de vos applications pour ne pas vous exposer à des sollicitations régulières qui détournent votre attention de ce que vous êtes en train de faire.
  • Restreindre votre abonnement aux bulletins électroniques qui vous apportent l’information dont vous avez véritablement besoin.
  • Utiliser le mode « Ne pas déranger » pour vos courriels et vos messages textes en désactivant les notifications. Vous pourrez ainsi les consulter en bloc au moment choisi.
  • Passer du temps loin de votre téléphone intelligent chaque jour. Dépendamment de votre niveau de confort, cela pourrait consister à ne pas consulter votre téléphone intelligent avant telle heure le matin ou après telle heure le soir.
  • Vous munir de l’application « Moment » qui vous permettra de mesurer le nombre de fois que vous utilisez votre téléphone intelligent chaque jour et le nombre d’heures que vous y consacrez. Vous serez ainsi en mesure de constater votre utilisation quotidienne.

L’étude nous confirme la place prépondérante du téléphone intelligent dans notre vie quotidienne. Il s’agit simplement de nous assurer que son utilisation ne nous détourne pas de nos priorités.

L’optimisme

Le 28 février 2019

L’optimisme est cette attitude mentale qui conduit certaines personnes à être contentes de tout et à être confiantes en une tournure positive des événements à venir.

Chacun d’entre nous a cette capacité d’éprouver le sentiment que le dénouement d’une situation incertaine nous sera favorable, que nous trouverons la solution, qu’il y aura une issue et qu’elle sera positive pour nous.

Pourquoi? Parce que l’optimisme est une attitude, une posture mentale qui se développe et qui s’apprend. En effet, des recherches ont établi que notre propension à l’optimisme est expliquée par trois facteurs :

  • L’hérédité : jusqu’à 50 % de l’optimisme est transmis génétiquement et est inné.
  • Les facteurs sociodémographiques : l’âge, le sexe, l’état civil, le degré d’instruction, le revenu, l’endroit où nous habitons, etc. sont responsables de 10 % de notre optimisme.
  • Les choix personnels : le 40 % restant est lié à nos choix personnels, à nos activités volontaires qui nous permettent de dépasser notre niveau d’optimisme acquis génétiquement. C’est ce 40 % qui nous autorise à dire que l’optimisme s’apprend.

Concrètement, cela veut dire que, même si nous sommes issus d’une lignée de pessimistes et que nous ne sommes pas encore complètement satisfaits de nos conditions de vie, nous pouvons quand même faire preuve d’optimisme à condition d’agir en conséquence sur ce 40 %.

L’optimisme du gestionnaire

Dans l’organisation, l’optimisme du gestionnaire est particulièrement important pour instaurer une attitude positive dans l’équipe et ainsi accroître le niveau d’implication des employés, la motivation, la performance, l’innovation et les comportements solidaires entre les collaborateurs.

L’optimisme, cela ne veut pas dire que « tout va parfaitement bien! », ce n’est pas la pensée magique, ce n’est pas faire l’autruche, ce n’est pas porter des lunettes roses en tout temps. Au contraire, l’optimisme, c’est être conscient que les choses peuvent ne pas bien aller actuellement, que le chemin peut être difficile, mais que, malgré tout, nous restons confiants en la réussite ultime de nos objectifs ou de nos projets.

François Gabilliet, professeur de psychologie et de management à ESCP Europe (Paris) et docteur en sciences de la gestion, nous rappelle dans son livre L’éloge de l’optimisme qu’on reconnaît un gestionnaire optimiste à travers quatre attitudes fondamentales qui structurent sa relation au quotidien avec les membres de son équipe :

  • Le gestionnaire optimiste concentre l’essentiel de son action sur les forces de ses collaborateurs. Il crée un environnement propice pour qu’ils puissent utiliser leurs forces régulièrement. Surtout il est conscient qu’une force est à la fois un talent et une passion, et que seuls ces deux éléments réunis permettront à ses collaborateurs de faire une différence.
  • Le gestionnaire optimiste privilégie les solutions. En cas de difficultés majeures, il ne s’attarde pas au pourquoi des choses. Il se concentre surtout sur le « comment faire pour », c’est-à-dire, sur la recherche immédiate de voies alternatives ou d’opportunités nouvelles nées de la difficulté rencontrée. Il sait qu’il n’y a que l’action qui peut changer les choses.
  • Le gestionnaire optimiste traque les petites victoires. Il ne manque pas de féliciter un collaborateur après avoir gagné, d’encourager un employé pendant qu’il est en train de fournir un effort, de célébrer formellement avec son équipe une victoire d’étape, un obstacle franchi avec brio, une avancée technologique, un nouveau client. Bref, un gestionnaire optimiste aime prendre ses collaborateurs en « flagrant délit de réussite » aussi modeste soit-elle.
  • Le gestionnaire optimiste pousse à la persévérance et à la prise de risque. Il sait ce qu’il fera si les choses tournent mal et se donne à l’avance le droit d’essayer de nouveau. Il permet à ses collaborateurs de prendre des risques, d’innover et de faire bouger les choses. Il accorde le droit à l’erreur dès lors que cette erreur peut être analysée et représenter une source d’apprentissage.

En résumé, une personne optimiste, c’est quelqu’un qui, en toutes circonstances, va tenter d’optimiser la situation puisque c’est la posture mentale la plus prometteuse pour se motiver soi-même et mobiliser les gens autour de nous.

Gagnez 81 minutes par jour dans la gestion de vos courriels

Selon une étude réalisée par McKinsey Global Institute en 2012, nous passerions 28 % de notre journée de travail à lire et à répondre à nos courriels. Pour l’employé à temps plein en Amérique du Nord qui travaille en moyenne 9,4 heures par jour, cela représenterait 2,6 heures et 120 messages reçus quotidiennement. La compagnie Adobe est arrivée à des résultats similaires en 2018 avec 3,1 heures par jour à gérer nos courriels au travail.

Dans un article paru dans le Harvard Business Review du 22 janvier 2019, on explique que Zarvana, une entreprise qui enseigne des pratiques de gestion du temps fondées sur la recherche, a cherché à déterminer s’il existait des moyens pour réduire les 2,6 heures journalières consacrées aux courriels sans sacrifier l’efficacité. Après avoir fait des recherches auprès de 1 000 employés de bureau, Zarvana est arrivé à la conclusion que nous pourrions économiser plus de la moitié du temps à gérer nos courriels, soit 81 minutes par jour.

Voici les cinq façons dont nous perdons inutilement 81 minutes par jour dans la gestion de nos courriels et comment nous pourrions les récupérer.

1.Nous consultons trop souvent nos courriels, ce qui fait perdre 21 minutes par jour. En effet, nous traitons nos courriels 15 fois par jour ou toutes les 37 minutes alors que seulement 11 % des clients et 8 % des collègues attendraient une réponse dans moins d’une heure. Cependant, comme environ 40 % des personnes attendraient une réponse dans environ une heure, si nous prenions l’habitude de consulter nos courriels toutes les heures plutôt que toutes les 37 minutes, nous gérerions notre boîte de courriels 9 fois par jour, au lieu de 15, soit six consultations en moins et une économie de 12,8 minutes par jour. Cette économie de temps s’explique par le fait que chaque fois que nous traitons nos courriels, nous prenons 2,13 minutes à retrouver notre concentration sur la tâche que nous avons délaissée avant d’aller consulter nos courriels. Comme nous avons six consultations en moins, nous gagnons ainsi 12,8 minutes par jour.

De plus, les visites à la boîte de réception ne sont pas le seul moyen de vérifier nos courriels. Beaucoup de personnes lisent également les notifications visuelles qui apparaissent dans le coin de leur ordinateur chaque fois qu’un courriel arrive, ce qui prend environ 6 secondes par notification. Comme les gens lisent les 2/3 des notifications visuelles des 120 courriels reçus, nous constatons un gain de temps de 8 minutes par jour, si nous enlevons toute notification visuelle de notre ordinateur.

La solution est simple. Il s’agit de désactiver les notifications visuelles et de planifier 10 minutes toutes les heures pour consulter nos courriels. Bien sûr, si nous sommes en mesure de consulter nos courriels 3-4 fois par jour (au lieu de toutes les heures), cela est encore mieux puisque nous gagnons davantage de temps. L’important est de consulter nos courriels suffisamment souvent pour que notre boîte de réception soit vide à la fin de la journée.

Pour certains, cette façon de faire peut paraître peu viable compte tenu de leur rôle dans l’organisation. Pour d’autres, cela peut être inconfortable puisqu’ils sont habitués à réagir à ce qui leur arrive en quelques minutes. Cependant, en essayant cette approche, la plupart des personnes trouvent que leurs temps de réponse rapides étaient inutiles.

2.Nous ne vidons pas notre boîte de réception tous les jours, ce qui fait perdre 27 minutes par jour. Au départ, les employés de bureau ont 200 courriels accumulés dans leur boîte de réception. Ensuite, ils en reçoivent 120 nouveaux chaque jour mais ne répondent qu’à 25 % d’entre eux. Si l’employé ne nettoie pas sa boîte de courriels tous les jours, il voit donc s’ajouter 90 courriels quotidiennement dans sa boîte de réception. Le problème est que chaque fois qu’il ira consulter sa boîte de réception, il ne pourra faire autrement que de relire 10 % des courriels (selon l’étude) à raison de 4 secondes par courriel, et ceci 15 fois par jour, pour un temps moyen de 27 minutes par jour.

Ainsi, pour éviter cette perte de temps reliée à la relecture des courriels, il faut toujours vider sa boîte de réception tous les jours en posant l’une des cinq actions suivantes à chacun des courriels lus : le supprimer, le classer, y répondre, le transférer ou le transformer en tâche.

3.Nous utilisons trop de dossiers pour retrouver nos courriels, ce qui fait perdre 14 minutes par jour. Comme les employés tardent à répondre aux courriels 37 % du temps, la recherche de courriels que nous avons déjà lus et auxquels nous désirons répondre plus tard constitue une part importante du travail du traitement de courriels.

La plupart des gens traitent cela en créant des dossiers pour divers sujets ou personnes ou types de message et en les classant en conséquence. En moyenne, les utilisateurs ont 37 dossiers électroniques sous la main. Mais cette approche, à savoir de cliquer sur les dossiers pour trouver un courriel déjà lu, est plus lente que la recherche avec des mots-clés.

Vaut mieux ne créer que très peu de dossiers (voir point 4 ci-dessous) et faire une recherche par mots-clés. Pour ce faire, il va peut-être falloir que vous changiez l’objet du courriel lorsque vous le recevrez. Par exemple, si vous avez demandé à plusieurs fournisseurs de vous envoyer une soumission pour l’achat d’ordinateurs, vous vous assurerez d’inscrire dans l’objet des courriels, lorsque vous les recevrez, des mots-clés comme « Soumission ordinateurs ». De cette façon, lorsque vous ferez une recherche avec les mots-clés « Soumission ordinateurs », vous retrouverez les courriels de tous les fournisseurs relatifs à cette soumission.

4.Nous utilisons trop de dossiers pour classer nos courriels, ce qui fait perdre 11 minutes par jour. Environ 10 % du temps total passé dans la gestion des courriels est consacré au classement des courriels que nous souhaitons conserver.

Les 37 dossiers empilés du côté gauche de l’application de messagerie de la plupart des utilisateurs ne sont pas nécessaires pour classer les courriels. Nous aurions besoin tout au plus de deux dossiers : « Courriels gardés » pour les courriels que nous désirons conserver et « Lecture » pour les infolettres, rapports ou autres que nous désirons lire.

Ainsi, passer de 37 à 2 dossiers permettrait de gagner 11 minutes par jour puisque moins nous avons de choix, moins il nous faut du temps pour prendre une décision à savoir dans quel dossier classer le courriel.

5.Nous lisons et traitons des courriels non importants, ce qui fait perdre 8 minutes par jour. Soixante-deux pour cent des courriels reçus ne sont pas importants. En moyenne, nous en ouvrons 20 % et passons 17,5 secondes à lire chacun d’entre eux, soit près de 5 minutes par jour. Pour les 80 % restants, nous les supprimons et chaque suppression prend 3,2 secondes, soit plus de 3 minutes par jour. Nous devrions donc porter une attention particulière à nous désabonner des messages non importants et des courriels indésirables.

En résumé, vous pourriez gagner jusqu’à 81 minutes par jour dans la gestion de vos courriels en mettant en œuvre ces cinq pratiques :

  • Désactivez les notifications visuelles et planifiez 10 minutes toutes les heures pour consulter vos courriels pour un maximum de 9 consultations par jour (+21 minutes/jour)
  • Videz votre boîte de réception tous les jours (+27 minutes/jour)
  • Utilisez la fonctionnalité de recherche pour retrouver les courriels (+14 minutes/jour)
  • N’utilisez que deux dossiers de messagerie : « Courriels gardés » et « Lecture » (+11 minutes/jour)
  • Désabonnez-vous des courriels non importants et indésirables (+8 minutes/jour)