Abolissez l’urgence de Noël

Décembre 2007

Vous retrouvez-vous, à quelques semaines de Noël, avec plein d’activités à faire à la dernière minute concernant vos célébrations du temps des fêtes? Si vous aimeriez vous prendre un peu plus d’avance et ne plus être dans l’urgence, il est certain qu’il est un peu tard cette année mais voici quelques suggestions pour l’an prochain.

  1. Fixez-vous des échéanciers à la fin de cette année pour vos projets de Noël prochain
    Par exemple, inscrivez immédiatement dans votre agenda les dates où vous prévoyez faire les activités suivantes l’an prochain: envoyer vos cartes de Noël, faire votre magasinage, décorer votre maison, monter votre sapin de Noël, etc.
  2. Créez-vous une liste «Idées»
    Créez-vous une liste «Idées» pour les membres de la famille et les amis à qui vous désirez offrir un cadeau. Cette liste vous servira, tout au long de l’année, à noter les idées au fur et à mesure que vous les observerez.
  3. Achetez vos cadeaux de Noël tout au long de l’année
    Pourquoi ne pas acheter les articles au moment où ils sont en solde? Ces articles seront assurément beaucoup plus chers en décembre.
  4. Organisez vos achats
    Assurez-vous d’indiquer sur la facture le nom des articles achetés de même que le nom des personnes à qui vous offrez le cadeau. Ceci vous pour permettra d’échanger le cadeau, s’il y a lieu. Gardez les factures dans une enveloppe.
  5. Planifiez l’emballage de vos cadeaux
    N’attendez pas à la dernière minute pour emballer vos cadeaux. N’oubliez pas d’indiquer le nom de la personne sur le cadeau. Et si vous avez acheté le cadeau assez tôt dans l’année, prenez soin de mettre une note sur le cadeau pour que vous puissiez vous souvenir de ce qu’il y a à l’intérieur.
  6. Tirez avantage de la technologie pour l’envoi de vos cartes de Noël
    Mettez votre liste de cartes de Noël dans une base de données et faites imprimer les étiquettes allant sur l’enveloppe.

Sur ce, nous vous souhaitons un très Joyeux Noël et une très belle Année 2008!

Citation du mois
«Le temps, c’est quand on va d’un Noël à l’autre» Paul Villeneuve, chroniqueur québécois.

Gestion de soi

Novembre 2007

Êtes-vous une personne «workaholic»?
Pour certaines personnes, le travail peut prendre une place disproportionnée dans leur vie. Il y aurait alors lieu de se demander s’il n’y aurait pas là une tendance à être une personne «workaholic».

D’abord, mentionnons que les personnes qui sont «workaholic» peuvent représenter des modèles de productivité pour elles-mêmes et pour l’organisation. En effet, on voit toujours ces personnes accomplir une bonne quantité de travail et atteindre beaucoup de résultats. On les reconnaît par leur très grande capacité à s’auto-motiver, par leur vif intérêt au travail et par leur désir constant de réussir et de performer. Elles détestent perdre leur temps.

Alors, quel est donc le problème avec les personnes «workaholic»? Le problème survient lorsque ces personnes ressentent un besoin tel de réussir et de performer que le travail occupe la très grande partie de leurs soirées, de leurs fins de semaine et de leurs vacances. Comme elles travaillent de longues heures, cela affecte négativement leur santé, leurs relations familiales et leur équilibre de vie.

Répondez aux six questions ci-dessous et évaluez si vous avez tendance à être une personne «workaholic»:

  1. Passez-vous régulièrement une partie de votre fin de semaine à faire du travail de bureau?
  2. Apportez-vous du travail avec vous lorsque vous partez en vacances?
  3. Appelez-vous le bureau dans les deux heures qui suivent votre arrivée dans un lieu de vacances?
  4. Vos amis proches proviennent-ils majoritairement de votre milieu de travail ou de l’extérieur du bureau?
  5. Lors de vos rencontres sociales, est-ce que la très grande partie de vos conversations tourne autour du travail?
  6. Apportez-vous votre cellulaire avec vous lorsque vous sortez en famille ou lors de vos loisirs?

Si vous avez répondu oui aux six questions ci-haut, vous avez tendance à être une personne «workaholic». Si vous désirez vous améliorer, essayez de cultiver des intérêts et des passe-temps non compétitifs autres que le travail. Passez plus de temps avec votre famille et vos amis. Et bloquez ce temps dans votre agenda pour vous engager à faire ces activités.

Ce n’est pas l’argent mais le temps qui fait le bonheur
Selon un sondage CROP – La Presse, effectué en septembre 2007, 28% des québécois estiment que pour être plus heureux, il leur faudrait plus de temps. C’est le facteur qui a le plus d’importance pour les québécois pour leur bonheur. Les autres personnes aimeraient avoir une meilleure santé (22%), plus d’argent (16%), plus d’amis (6%) ou même plus d’amour (8%).

Ce manque de temps ne semble pas être lié nécessairement à la course folle de parents de jeunes enfants. Il semble être plutôt relié à l’importance générale accordée au travail dans la vie. Ainsi, on observe que 40% des 18-34 ans aimeraient avoir plus de temps mais qu’aussi 34% des 35-54 ans désireraient avoir plus d’heures dans leurs semaines.

Citation du mois
«Il y a pour l’homme trois événements: naître, vivre et mourir. On ne se sent pas naître, nous avons peur de mourir et nous oublions de vivre». Jean de La Bruyère

Trucs de productivité – Partie 7

Octobre 2007

Le registre d’emploi du temps…pour contrôler une surcharge de travail
Dans son livre « The effective executive », Peter Drucker dit que nous n’avons aucun espoir de maîtriser notre temps tant que nous ne savons pas exactement comment nous l’employons. Seul un registre d’emploi du temps vous donnera une idée exacte de ce que vous faites. Le registre est particulièrement pratique pour les gens dont la surcharge de travail est telle qu’ils n’ont plus les moyens d’agir efficacement. Le registre vous permet de connaître les activités auxquelles vous consacrez du temps et celles que vous négligez.

Pour que ce registre ne devienne pas trop lourd à compléter, posez simplement une feuille de papier sur votre bureau ou si vous êtes sur la route, à un endroit accessible en tout temps, comme dans votre agenda. Faites 3 colonnes: début/fin de l’activité (pour calculer combien de temps chaque activité vous a pris), l’activité sur laquelle vous travaillez, et pour qui/avec qui?

Faites cela pendant deux semaines et établissez un bilan. Vous aurez ainsi une idée exacte de votre emploi du temps et serez en mesure de vous attaquer aux zones de gaspillage et d’inefficacité.

Le service à la clientèle québécois
Le Journal Les Affaires de mai 2007 mentionnait que, selon plusieurs observateurs, le service à la clientèle du Québec se trouverait à mi-chemin entre la distance caractéristique des vendeurs britanniques ou français et la trop grande familiarité des vendeurs américains. Les Québécois désireraient un service professionnel mais l’apprécieraient encore plus lorsqu’ils réussiraient à entrer en communication réelle avec celui qui le rend. Ils préfèreraient le contact direct à la simple rédaction d’une lettre. Un employé courtois, chaleureux, mais pas trop, professionnel sans être trop froid ou distant, voilà les caractéristiques d’un service à la clientèle à la sauce québécoise.

L’imprévisibilité…une source de stress
Selon le Centre d’Études sur le Stress Humain de l’Hôpital Douglas, il y aurait quatre caractéristiques qui contribueraient à faire d’un événement une situation stressante: un manque de contrôle de l’événement, l’imprévisibilité de l’événement, la nouveauté de l’événement et une atteinte à son estime personnelle.

Que faire par rapport à l’imprévisibilité? Il est certain qu’il y aura toujours des événements qui continueront à arriver dans nos vies et qui nous prendront par surprise. Face à cela, nous n’y pouvons rien sauf de développer un bon mode de vie qui contribuera à nous rendre plus fort tant physiquement que psychologiquement face à ces situations imprévisibles.

Par contre, selon le Centre d’Études sur le Stress Humain, il serait quand même possible de diminuer l’imprévisibilité dans nos vies. Il s’agit tout simplement de faire un plan B lorsque l’on fait face à une situation imprévisible. Par exemple, si votre travail vous stresse parce que la compagnie est en restructuration et que vous n’êtes pas certain de conserver votre emploi, le seul fait de faire un plan B contribuerait à diminuer votre stress. La raison en est simple: en établissant un plan B, vous aurez augmenté votre sentiment de contrôle sur la situation et vous aurez diminué l’imprévisibilité.

Gestion du temps à la maison
Est-ce qu’il y a une file d’attente interminable lorsque vous faites vos emplettes? Si oui et si vous avez une certaine liberté d’organisation, arrangez-vous pour connaître les meilleurs moments pour faire vos emplettes et allez-y lorsqu’il n’y a pas trop d’achalandage. Et si vous ne pouvez faire autrement que de magasiner durant les heures de pointe, arrangez-vous pour le faire avec un ami ou un membre de votre famille. Vous pourrez ainsi transformer un moment d’attente en un moment agréable d’échange.

Citation du mois
«Un pessimiste voit la difficulté dans chaque opportunité, un optimiste voit une opportunité dans chaque difficulté.», Winston Churchill.

Trucs de productivité – Partie 6

Septembre 2007

Le pouvoir de la «Technique du chiffre trois»
La «Technique du chiffre trois» est une application de la loi de Pareto qui dit que 80% des résultats que l’on obtient provient de 20% des activités que l’on fait. La technique consiste donc à identifier les « trois » activités les plus importantes pour vous dans l’atteinte de vos résultats et de consacrer la plus grande partie de votre temps sur ces trois activités. Cela vous force ainsi, semaine après semaine, à vous concentrer sur vos priorités en décidant de laisser tomber, de reporter ou de déléguer les activités moins importantes. Ainsi, avez-vous déterminé quelles sont vos trois priorités de la semaine? De même, avez-vous demandé à vos employés quelles sont leurs trois priorités de la semaine? La simple réponse à ces questions vous permettra, à vous et à vos employés, de vous concentrer sur le 20% d’activités qui rapporte 80% des résultats.

Optimisez le temps de votre client
Si vous êtes préoccupé par le service à la clientèle, il est important de vous demander si vous optimisez le temps de votre client. Ainsi, posez-vous les trois questions suivantes par rapport au temps que le client passe avec vous:

  1. le temps d’accès: combien de temps cela prend-il à votre client avant qu’il ait pu vous parler de vive voix? Le client n’aime pas attendre et aime que quelqu’un soit présent pour lui répondre immédiatement. Ainsi, si un client laisse un message dans votre boîte vocale, assurez-vous de vous rendre accessible en retournant son appel à l’intérieur de 4 heures ouvrables maximum;
  2. le temps de réponse: combien de temps cela prend-il à votre client pour qu’il obtienne de votre part toutes les réponses à ses questions? Dans son livre « Le rôle de l’image de soi et du savoir-faire au bureau », Ginette Salvas mentionne que «Seulement 25% des appels sont réglés lors d’un premier essai.» Il est certain que vous optimisez le temps de votre client si celui-ci n’a à vous appeler qu’une seule fois, au lieu de plusieurs fois, pour obtenir les réponses à ses questions;
  3. le temps de retour: combien de temps cela prend-il à votre client avant d’entendre de nouveau parler de vous si vous deviez vous renseigner pour lui fournir une réponse? Encore là, le client n’aime pas attendre. Mentionnez-lui le moment où vous le rappellerez pour lui fournir une réponse et respectez votre promesse.

Pensez long terme
Pensez long terme veut dire que vous travaillez aujourd’hui sur les activités qui risquent d’avoir le plus grand impact pour vous dans le futur.

La discipline
Les activités les plus importantes dans notre vie au travail et à la maison ne sont pas toujours des activités agréables. Faites-les quand même et vous vous retrouverez à pratiquer la discipline.

Des pauses fréquentes
Des études ont démontré que de petites pauses de 3 minutes, prises à chaque heure tout au long d’une journée de travail, ont un pouvoir régénérateur plus grand auprès des employés que deux pauses de 15 minutes par jour.

Pensée du mois
Si vous commencez votre journée avec aucun objectif précis, vous terminerez probablement la journée avec aucune réalisation.

La loi de Parkinson…et la gestion de la paperasse

Août 2007

La loi de Parkinson en gestion du temps dit que nous avons tendance à accumuler du papier sur notre bureau jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’espace disponible. C’est ainsi que nous pouvons nous retrouver facilement avec une surface de travail envahie de paperasse et avec les pertes de temps qui s’en suivent: brassage de piles à chaque matin, recherche sans fin de papiers sur le bureau, distraction et autres. Certaines études disent même que nous pourrions perdre jusqu’à 30 minutes par jour avec un bureau encombré de papier.

Le retour des vacances est souvent l’occasion idéale pour faire le ménage de son bureau et partir l’année du bon pied. Si vous désirez faire le ménage de votre bureau, voici quelques consignes :

  1. Faites d’abord le ménage de vos classeurs. Retirez chaque dossier et passez-le au peigne fin. Débarrassez-vous de tout papier que vous jugez inutile. Vous vous assurerez ainsi de ne pas ramasser de papier inutilement et de faire de la place pour les papiers qui se trouvent actuellement sur votre bureau et qui auraient besoin d’être classés. Il est recommandé de faire le ménage de vos classeurs à chaque année. Beaucoup d’entreprises réservent une journée par année à cette fin.
  2. Faites ensuite le ménage de votre bureau. Prenez chaque papier qui se trouve sur votre bureau et décidez de l’action à poser pour chaque papier. Il y a cinq actions que vous pouvez poser par rapport à un papier:
    • le jeter/recycler;
    • le classer (si vous manquez de classeurs, n’hésitez pas à en acheter);
    • le déléguer ou le transmettre à quelqu’un d’autre;
    • régler la question immédiatement (peut-être avez-vous une lettre à écrire concernant le papier ou un téléphone à faire);
    • assurer un suivi plus tard (c’est le cas d’une tâche que vous ne voulez pas faire maintenant mais plus tard; dans ce cas, inscrivez la tâche à accomplir dans votre agenda, à la date où vous désirez la faire et entre temps, allez classer le papier).
  3. Avec les étapes 1 et 2 accomplies, vous vous retrouvez avec des classeurs élagués et une surface de travail libre de tout papier. Aucun papier ne traîne; il y a une place pour chaque papier et chaque papier est à sa place. Le défi maintenant est de garder cette surface de travail propre et libre de tout papier au jour le jour. Vous réussirez à le faire en appliquant le principe suivant: «Ne touchez à un papier qu’une seule fois!» Cela veut dire qu’à chaque fois que vous avez un papier entre les mains, votre défi est de le traiter immédiatement en posant l’une des cinq actions mentionnées plus haut, soit: jeter/recycler, classer, déléguer/ transmettre, régler la question immédiatement ou assurer un suivi plus tard. Tout ce que cela demande est que vous vous réserviez un peu de temps chaque jour pour traiter la paperasse.

Il se peut que vous ayez tellement de papiers qui traînent sur votre bureau actuellement que quelques heures ne suffiront pas à faire le ménage de vos papiers. Vous devez alors décider de comment vous allez vous y prendre. Certaines personnes profitent d’un temps relativement tranquille dans l’année pour y consacrer quelques jours. D’autres personnes préfèrent le faire immédiatement quitte à entrer au bureau une fin de semaine et se débarrasser une fois pour toutes de la paperasse qui traîne. D’autres décident d’y consacrer une heure par jour jusqu’au moment où le tout soit réglé. L’important est de se doter d’une stratégie pour faire le ménage, de s’y tenir et d’attaquer un dossier à la fois. Bien sûr, quant à être dans le ménage de la paperasse, vous procéderez également au ménage du papier électronique en passant au travers des mêmes trois étapes. Bon courage et bonne chance!

Citation du mois
«Vous ne pouvez pas tout posséder; où le mettriez-vous?» Steven Wright

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Le temps des vacances…pour un équilibre travail/famille

Mai/Juin 2007

Il n’est pas rare, de nos jours, de voir des employés garder le contact avec leur organisation pendant les vacances, question de ne pas être envahis de travail à leur retour. C’est ainsi qu’on voit ces employés se promener avec leur cellulaire pendant les vacances, répondre à leurs courriels et travailler une heure ou deux par jour sur certains projets.

Pourtant, il faut se poser la question si cette stratégie est juste pour notre famille qui se trouve encore à partager notre attention avec le travail pendant les vacances. Et aussi, si cela est sain pour nous-mêmes qui avons indéniablement besoin de nous ressourcer quelques semaines par année.

Pourtant, il est possible d’équilibrer travail/famille et de prendre des vacances tout à fait libres de travail, si vous le désirez. Il suffit d’abord d’adopter des lignes de conduite qui pourraient ressembler à la liste suivante:

  • prendre un minimum de deux semaines de vacances par année;
  • ne pas contacter le bureau de quelque façon que ce soit pendant les vacances;
  • garder son cellulaire fermé;
  • laisser au bureau son portable, son porte-documents, son agenda;
  • ne pas prendre ses messages téléphoniques;
  • ne pas répondre à ses courriels;
  • ne pas initier aucun travail au cours de cette période.

Une fois que vous aurez développé vos lignes de conduite, il suffit ensuite de planifier à l’avance vos vacances de façon à:

  • minimiser l’impact négatif que vos lignes de conduite pourraient avoir sur l’organisation;
  • diminuer le travail qui pourrait vous attendre à votre retour.

Par exemple, vous pourriez:

  • former d’autres personnes à prendre une partie de votre travail pendant vos vacances;
  • donner du travail en sous-traitance;
  • suspendre quelques rapports ou activités;
  • informer vos clients, fournisseurs et autres personnes, suffisamment à l’avance, que vous serez absent;
  • décider des personnes-ressources à contacter dans le cas de situations urgentes;
  • laisser un message d’absence sur votre boîte vocale en mentionnant le moment de votre retour et la personne à contacter en cas d’urgence;
  • programmer une réponse automatique d’absence sur votre courriel en mentionnant la date de votre retour et la personne à contacter en cas d’urgence;
  • anticiper les situations qui pourraient arriver pendant vos vacances et donner des instructions pour que la personne qui vous remplace puisse s’en acquitter;
  • compléter les tâches prioritaires avant votre départ pour les vacances.

Et, si vous pensez qu’aucune de ces actions n’est possible, imaginez ce qui arriverait si soudainement vous étiez hospitalisé. Au moins, avec les vacances, vous avez la possibilité de planifier votre absence et de faire en sorte de revenir au travail avec beaucoup plus d’énergie et de vigueur.

Citation du mois
«Une liberté de vacances, des moments libres…Toute vie organisée a les siens, et qui ne sait pas les provoquer ne sait pas vivre.» Marguerite Yourcenar

Trucs de productivité – Partie 5

Avril 2007

La procrastination de longues tâches
Si vous avez tendance à remettre à plus tard les tâches qui sont longues, essayez la technique du «5 minutes». Cette technique consiste à vous donner d’abord «5 minutes» pour commencer la tâche. Et ensuite, à vous accorder «5 minutes» de plus pour continuer. Et ainsi de suite jusqu’à ce que vous décidiez d’arrêter. La plupart du temps, vous terminerez la tâche parce que vous aurez trouvé en cours de route la motivation nécessaire qui vous manquait au départ.

Les vendredis sans réunion
Selon un récent dossier du Wall Street Journal, de plus en plus d’entreprises instaurent des «journées sans réunion». En fait, les réunions empêchent souvent les employés de se consacrer aux tâches quotidiennes, si bien qu’ils doivent y consacrer une bonne partie de leurs soirées et de leurs fins de semaine. En adoptant une politique de «vendredis sans réunion», les employés sont ainsi en mesure de terminer leurs tâches hebdomadaires rapidement et, par conséquent, d’avoir une fin de semaine digne de ce nom.

Relisez vos courriels avant de les envoyer
Comme les courriels remplacent la correspondance d’affaires, il est important, pour votre image et celle de votre organisation, qu’ils soient sans fautes de grammaire, d’orthographe et de frappe. En prenant le temps de bien relire vos courriels avant de les envoyer, vous vous assurez ainsi de minimiser ces erreurs.

Confirmez vos rendez-vous
Prenez l’habitude de toujours confirmer vos rendez-vous. Ne prenez pas pour acquis que l’autre personne s’en souviendra. Un simple message laissé à l’adjointe ou à la boîte vocale de la personne avec qui vous avez rendez-vous fera tout à fait bien l’affaire. Vous n’avez qu’à lui mentionner que vous êtes disponible, tel que prévu, à tel endroit et à telle heure.

Classement
Lorsque vous classez un document, écrivez une date de destruction systématique sur le papier. Ainsi, vous ne ramasserez pas de papier inutilement et vous serez en mesure de jeter/recycler le papier dès que vous aurez jugé ne plus en avoir besoin.

Trucs à la maison
N’attendez pas de faire le plein d’essence de votre auto lorsque le réservoir est presque vide. Prenez plutôt l’habitude de faire le plein lorsque vous rencontrez une station-service non achalandée.

Citation du mois
«Demain est souvent le jour le plus occupé de la semaine.», Un proverbe espagnol