Août 2007

La loi de Parkinson en gestion du temps dit que nous avons tendance à accumuler du papier sur notre bureau jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’espace disponible. C’est ainsi que nous pouvons nous retrouver facilement avec une surface de travail envahie de paperasse et avec les pertes de temps qui s’en suivent: brassage de piles à chaque matin, recherche sans fin de papiers sur le bureau, distraction et autres. Certaines études disent même que nous pourrions perdre jusqu’à 30 minutes par jour avec un bureau encombré de papier.

Le retour des vacances est souvent l’occasion idéale pour faire le ménage de son bureau et partir l’année du bon pied. Si vous désirez faire le ménage de votre bureau, voici quelques consignes :

1. Faites d’abord le ménage de vos classeurs. Retirez chaque dossier et passez-le au peigne fin. Débarrassez-vous de tout papier que vous jugez inutile. Vous vous assurerez ainsi de ne pas ramasser de papier inutilement et de faire de la place pour les papiers qui se trouvent actuellement sur votre bureau et qui auraient besoin d’être classés. Il est recommandé de faire le ménage de vos classeurs à chaque année. Beaucoup d’entreprises réservent une journée par année à cette fin.
2. Faites ensuite le ménage de votre bureau. Prenez chaque papier qui se trouve sur votre bureau et décidez de l’action à poser pour chaque papier. Il y a cinq actions que vous pouvez poser par rapport à un papier:
   • le jeter/recycler;
   • le classer (si vous manquez de classeurs, n’hésitez pas à en acheter);
   • le déléguer ou le transmettre à quelqu’un d’autre;
   • régler la question immédiatement (peut-être avez-vous une lettre à écrire concernant le papier ou un téléphone à faire);
   • assurer un suivi plus tard (c’est le cas d’une tâche que vous ne voulez pas faire maintenant mais plus tard; dans ce cas, inscrivez la tâche à accomplir dans votre agenda, à la date où vous désirez la faire et entre temps, allez classer le papier).
3. Avec les étapes 1 et 2 accomplies, vous vous retrouvez avec des classeurs élagués et une surface de travail libre de tout papier. Aucun papier ne traîne; il y a une place pour chaque papier et chaque papier est à sa place. Le défi maintenant est de garder cette surface de travail propre et libre de tout papier au jour le jour. Vous réussirez à le faire en appliquant le principe suivant: «Ne touchez à un papier qu’une seule fois!» Cela veut dire qu’à chaque fois que vous avez un papier entre les mains, votre défi est de le traiter immédiatement en posant l’une des cinq actions mentionnées plus haut, soit: jeter/recycler, classer, déléguer/ transmettre, régler la question immédiatement ou assurer un suivi plus tard. Tout ce que cela demande est que vous vous réserviez un peu de temps chaque jour pour traiter la paperasse.

Il se peut que vous ayez tellement de papiers qui traînent sur votre bureau actuellement que quelques heures ne suffiront pas à faire le ménage de vos papiers. Vous devez alors décider de comment vous allez vous y prendre. Certaines personnes profitent d’un temps relativement tranquille dans l’année pour y consacrer quelques jours. D’autres personnes préfèrent le faire immédiatement quitte à entrer au bureau une fin de semaine et se débarrasser une fois pour toutes de la paperasse qui traîne. D’autres décident d’y consacrer une heure par jour jusqu’au moment où le tout soit réglé. L’important est de se doter d’une stratégie pour faire le ménage, de s’y tenir et d’attaquer un dossier à la fois. Bien sûr, quant à être dans le ménage de la paperasse, vous procéderez également au ménage du papier électronique en passant au travers des mêmes trois étapes. Bon courage et bonne chance!

Citation du mois
«Vous ne pouvez pas tout posséder; où le mettriez-vous?» Steven Wright