Septembre 2012

«Lorsque les gens travaillent dans un état d’esprit positif, les recherches montrent une amélioration de la performance sur presque tous les plans – productivité, créativité, investissement.» C’est ce que révèle Shawn Achor dans son article «L’intelligence positive» paru dans la revue Premium de l’été 2012.

Chercheur et conférencier sur le lien entre le bonheur des employés et leur réussite, l’auteur mentionne qu’il a observé dans 48 pays que «chaque résultat opérationnel est amélioré lorsque l’esprit de l’employé est positif».

Il s’est donc penché sur deux grands moyens pour aider les employés à augmenter leur niveau de bonheur au travail: développer de nouvelles habitudes de vie au travail et changer sa perception du stress.

Développer de nouvelles habitudes de vie au travail
D’abord l’auteur a voulu réfuter une idée faussement répandue, à savoir que notre bagage génétique et notre environnement déterminent notre degré de bonheur. Ces deux facteurs ont un impact certes. Cependant le sentiment de bonheur général de chacun est étonnamment malléable. En effet, le cerveau a cette capacité de se modifier et de se reconfigurer à mesure que nous développons de nouvelles habitudes.

Cinq habitudes peuvent produire un effet durable sur un état d’esprit positif. L’auteur suggère de choisir un exercice parmi les cinq suivants et de l’exécuter chaque jour pendant trois semaines:

• Noter trois choses pour lesquelles vous êtes reconnaissant.
• Écrire un message positif à une personne de votre réseau de soutien social.
• Méditer à votre bureau pendant deux minutes.
• Faire de l’exercice pendant dix minutes.
• Prendre deux minutes pour décrire dans un journal l’expérience la plus importante que vous avez vécue au cours des 24 dernières heures.

Les études démontrent que, parmi tous ces gestes, ce sont ceux qui sont orientés vers les autres qui auraient le plus d’impact sur le bonheur : par exemple écrire un message positif à une personne de son réseau social, aider ses collègues, inviter des collègues à dîner, souligner un anniversaire, etc.

Quatre mois après la fin de l’exercice choisi pendant trois semaines, l’auteur a mesuré le pointage moyen des participants sur l’échelle de la satisfaction dans la vie – un paramètre largement reconnu comme l’un des plus importants indicateurs de productivité et de bonheur au travail. Le pointage est passé de 22,96 avant le programme à 27,23 quatre mois plus tard sur une échelle de 35 points, une hausse significative, selon l’auteur. Ainsi un seul exercice rapide chaque jour a été suffisant pour aider ces personnes à se maintenir dans un état de plus grand bonheur quatre mois après la fin du programme d’exercice. Le bonheur était devenu une habitude.

Changer sa perception du stress
Outre les nouvelles habitudes de vie au travail, notre perception du stress représenterait un autre facteur d’influence sur notre bonheur au travail. Pour ramener notre esprit à penser de façon positive et productive lorsque nous sommes stressé, il est bon de se rappeler que le stress a son bon côté. Par exemple, l’auteur a demandé à des cadres d’énumérer les cinq expériences qui les avaient le plus transformés. La plupart des expériences décrites étaient pourtant très stressantes. On voit ainsi que le stress n’est pas seulement un obstacle à la croissance mais qu’il peut aussi en être le moteur.

Lorsque vous êtes stressé, essayez cet exercice. Dressez une liste des facteurs de stress que vous ressentez. Répartissez-les en deux groupes: ceux que vous pouvez maîtriser (comme un projet) et ceux qui sont indépendants de votre volonté (comme un changement d’orientation de l’entreprise). Choisissez une situation stressante que vous pouvez maîtriser et pensez à une petite mesure concrète que vous pouvez prendre pour réduire le stress.

Cultiver son esprit à penser de façon positive est bon pour l’employé certes mais aussi pour l’entreprise qui, selon les recherches, bénéficiera d’une clientèle nettement plus satisfaite et de bénéfices accrus.

Sur ce, je vous souhaite un très beau mois de septembre et au plaisir de vous retrouver en octobre pour le prochain bulletin.

Mars 2011

Êtes-vous un adepte du multitâche? Eh bien, une étude récente, réalisée en avril 2010 par le professeur en sciences cognitives Jason Watson de l’Université de l’Utah, révèle qu’une infime partie de personnes, soit 2,5% seulement de la population, seraient capables de réaliser deux tâches simultanément sans que cela nuise à leur concentration. Quant au 97,5% des gens restant, leur cerveau ne parvient tout simplement pas à garder son efficacité en mode multitâche.

Pour arriver à cette statistique, le département des sciences cognitives de l’Université de l’Utah a fait passer un test à 200 participants. Ces derniers devaient tester un simulateur de conduite tout en soutenant une conversation téléphonique qui exigeait d’eux un minimum de concentration.

Selon le professeur Watson «une zone particulière du cortex frontal gère l’attention accordée aux différentes tâches. Lorsque l’on tente de faire deux choses à la fois, il en résulte une sorte de compétition pour accaparer les ressources limitées du cerveau.» Voilà pourquoi il est dangereux de conduire en téléphonant. Cela explique également pourquoi le mot «productivité» ne s’applique pas à ceux qui tentent d’écrire un rapport important tout en surveillant l’écran de leur téléphone intelligent.

En effet, si les résultats de ce test présentent des applications concrètes en matière de prévention routière, ils tendraient également à démontrer que le multitâche ne serait pas un instrument de productivité au travail mais, au contraire, un facteur de dispersion.

Aussi une deuxième étude, réalisée par des chercheurs français en avril 2010 et publiée dans la revue Science, conclut que le cerveau humain n’est pas conçu pour faire plus de deux choses à la fois. Selon les conclusions de cette étude, lorsqu’une personne est confrontée à une seule activité, les deux lobes frontaux du cerveau demeurent actifs. Toutefois, lorsqu’il faut traiter deux tâches en même temps, chaque lobe frontal se voit affecté à une tâche bien précise. Cependant, dès lors qu’une troisième activité s’amorce, les chercheurs constatent une augmentation du nombre d’erreurs et un temps de réponse de plus en plus médiocre.

Un cerveau en monotâche
Ainsi les experts sont unanimes: le cerveau humain semble être résolument monotâche, à savoir qu’il est fait pour traiter une seule tâche à la fois (ou deux, à la limite).

Pourtant le concept du multitâche est bien à la mode et plusieurs personnes s’entêtent à vouloir tout faire en même temps, comme de répondre à leurs appels téléphoniques ou à leurs courriels dans la seconde. Pour les personnes multitâches, «tout est source de distraction», conclut une autre étude de l’Université de Stanford réalisée en août 2009. Les personnes multitâches figurent parmi celles qui possèdent la moins bonne capacité d’attention.

Si vous vous retrouvez dans cette manie du multitâche, voici quatre conseils que vous pourriez suivre:

1. Reconnaissez que votre cerveau ne peut faire qu’une seule chose à la fois (ou deux, à la limite) et le faire bien. Concentrez-vous donc sur les activités les plus importantes plutôt que d’essayer de tout faire.
2. Prenez l’habitude de rédiger une liste d’activités pour la journée, de les prioriser et de vous allouer un temps spécifique pour chaque tâche.
3. Avant de commencer à travailler sur vos priorités de la journée, éteignez votre téléphone cellulaire, activez votre boîte vocale et résistez à la tentation de vérifier vos courriels. Rappelez-vous que cette consigne n’est appliquée que pour un temps relativement court, c’est-à-dire le temps de terminer la tâche que vous avez planifiée.
4. Instaurez des «journées sans interruptions». Le manque d’attention et de concentration au travail représente un tel fléau que certaines entreprises ont décidé d’établir des «journées sans interruptions» pour permettre à leurs employés de se consacrer, sans être interrompus, à des projets qui exigent réflexion et concentration. C’est le cas d’Intel, aux États-Unis, qui a mené un projet pilote. Pendant sept mois, une fois par semaine pendant quatre heures, 300 ingénieurs et gestionnaires se sont isolés dans leur bureau avec un écriteau «ne pas déranger» sur leur porte. Ils ont cessé de vérifier leurs courriels et ont dirigé tous leurs appels vers une boîte vocale. Les résultats se sont avérés très positifs. Selon Intel, cette période calme a aidé les employés à améliorer leur efficacité.

Les chercheurs continuent à diriger des études sur le multitâche pour mieux en comprendre les effets. En attendant, peut-être vaudrait-il mieux s’inspirer de la citation toujours d’actualité de Didier Esrame: «Celui qui court deux lièvres à la fois n’en prend aucun.»

Sur ce, je vous souhaite un excellent mois de mars et au plaisir de vous retrouver le mois prochain.

Janvier 2009

Commencez votre journée du bon pied!
La façon dont vous passez votre première heure de travail détermine bien souvent votre niveau de productivité pour la journée. Voici donc quelques suggestions pour commencer votre journée du bon pied.

1. Avant de quitter le bureau, planifiez votre journée du lendemain et déterminez les priorités sur lesquelles vous travaillerez durant votre première heure de travail. Veillez à laisser votre bureau en ordre.
2. Prenez une bonne nuit de sommeil, de façon à avoir l’esprit dispos le lendemain. Ne sacrifiez jamais votre sommeil pour accomplir plus de travail. C’est pendant le sommeil que nos cellules se régénèrent et que notre mémoire à long terme se forme.
3. Ne restez pas au lit une fois éveillé. Au contraire, levez-vous et profitez de ce moment de liberté pour faire de l’exercice, par exemple une marche rapide, pour vous aider à démarrer votre journée.
4. Une fois rendu au bureau, jetez un coup d’œil aux priorités que vous avez planifiées la veille pour votre première heure de travail et mettez-vous immédiatement à la tâche. Si des urgences sont arrivées entre temps, refaites votre planification et consacrez-vous à vos nouvelles priorités.
5. Ne répondez pas à vos courriels et à vos messages téléphoniques avant d’avoir complété votre première heure de travail. Cette première heure de la journée doit être consacrée à des activités prioritaires plutôt qu’à des tâches de routine ou administratives.

Comment choisir vos priorités de la journée
Si vous éprouvez de la difficulté à discerner vos plus grandes priorités de la journée, posez-vous la question suivante: «Si je devais partir en vacances demain soir et que je n’avais le temps de m’occuper que d’une seule chose, qu’est-ce que je ferais?» Il y a de fortes chances que les activités qui vous viennent alors à l’esprit soient vos plus grandes priorités.

La loi du 20/80 dans la délégation
Si vous êtes gestionnaire et que vous pouvez déléguer des tâches à vos collaborateurs, posez-vous la question suivante lorsque vous planifiez votre journée: «Un de mes collaborateurs serait-il capable d’exécuter la tâche aussi bien que moi à 80 %?» Si oui, confiez-lui cette tâche. Vous pourrez ainsi consacrer votre temps et votre énergie à des tâches que vous seul êtes en mesure d’accomplir.

Citation du mois
«Un bon plan résolument mis en œuvre tout de suite vaut mieux qu’un plan parfait exécuté la semaine prochaine.» Général George S. Patton.

Octobre 2008

Utilisez la technique « pile ou face » dans vos décisions
Si vous hésitez sur la décision à prendre par rapport à une situation, Mark McCormack suggère, dans son livre «What they don’t teach you at Harvard Business School», de ne pas s’acharner à travailler sur sa liste de «pour et contre» mais plutôt d’utiliser la technique «pile ou face». Cette technique consiste à lancer une pièce de monnaie en l’air en pariant sur le résultat : par exemple, «pile», vous le faites; «face», vous ne le faites pas. L’important ici n’est pas tant le résultat obtenu (pile ou face) que les sentiments que vous ressentez à l’instant où la pièce de monnaie se trouve en l’air. Faites-en l’expérience et demandez-vous par la suite ce que vous espériez à ce moment-là : que la pièce tombe sur «pile» ou plutôt sur «face»? L’auteur affirme que ce sont bien souvent les sentiments ressentis par rapport à une situation qui nous aident à prendre la bonne décision.

Demeurez motivé
Quand vous quittez le bureau en fin de journée, concentrez-vous sur tout ce que vous avez accompli au cours de la journée plutôt que sur toutes les tâches qu’il vous reste à réaliser.

Sortez pour dîner
Notre horloge biologique s’appuie sur une exposition à la lumière pour bien fonctionner. C’est pourquoi un dîner à l’extérieur est beaucoup plus bénéfique à notre bien-être et à notre productivité qu’un repas pris à la cafétéria.

Écrivez des messages électroniques précis
Prêtez attention à la précision de vos messages électroniques lorsque vous les rédigez. Par exemple, ne dites pas «aujourd’hui» ou «demain», puisque vous ignorez à quel moment votre destinataire recevra ou lira votre message. Dites plutôt : «demain, mardi» ou «demain, mardi, 14 octobre». En spécifiant le jour et/ou la date, vous vous assurez ainsi de ne créer aucune ambiguïté.

Notez immédiatement les informations relatives à vos suivis
Lorsque vous inscrivez une date de suivi à votre agenda, prenez l’habitude de noter immédiatement le numéro de téléphone de la personne auprès de qui vous effectuerez le suivi. Inscrivez également l’information dont vous aurez besoin au cours de l’appel. Cela prend moins de temps de noter immédiatement ces informations que de les rechercher plus tard au moment du suivi.

Organisez-vous avant de conduire
Avant de prendre la route, assurez-vous que votre automobile est en bonne condition, que le plein d’essence est fait et que l’itinéraire a été planifié. Écoutez les nouvelles sur la circulation. Apportez tout le matériel nécessaire à votre voyage : cartes routières, monnaie pour les parcomètres, documents de travail prioritaires pour vous occuper si vous subissez des moments d’attente en cours de route, cellulaire et ordinateur portable. Finalement, allouez-vous plus de temps que nécessaire pour vous rendre à destination; si vous arrivez tôt, vous pourrez toujours travailler sur vos dossiers.

Citation du mois
«L’ancêtre de toute action est une pensée.», Ralph Waldo Emerson

Janvier 2008

Dans notre bulletin d’août 2007, nous vous mentionnions que faire de l’ordre dans vos classeurs, votre bureau et votre ordinateur constituait le premier pas pour quiconque désirait être plus productif. En effet, un environnement de travail encombré de paperasse peut représenter jusqu’à 30 minutes de perte de temps par jour pour un employé.

Le deuxième pas pour augmenter votre productivité consiste à vous débarrasser de votre travail en retard. Pourquoi? Parce que cela occasionne en soi un surplus de travail. En effet, vous remarquerez que vous êtes davantage interrompu lorsque vous êtes en retard puisque les gens qui souffrent de votre retard vous téléphonent ou viennent vous voir pour vous demander des comptes.

Si vous désirez vous débarrasser de votre travail en retard, voici six étapes pouvant vous y aider:

1. faites une liste de vos différentes tâches en retard;
2. décidez dans quel ordre de priorités vous allez vous acquitter de ces tâches en retard;
3. fixez un moment pour vous débarrasser de ce travail en retard: un peu de temps chaque jour ou une à deux journées entières pour vous débarrasser une fois pour toutes de ces tâches;
4. déterminez la raison pour laquelle vous avez accumulé du retard;
5. prenez les moyens pour éviter de vous retrouver avec des tâches en retard dans l’avenir;
6. ayez la réputation de quelqu’un qui respecte ses échéanciers; on cessera alors de vous questionner sur l’avancement des travaux qui vous auront été confiés.

Lorsque vous aurez terminé votre travail en retard, vous observerez qu’il est beaucoup plus facile pour vous de vous concentrer sur les tâches présentes et futures puisque vous êtes à jour dans votre travail et que vous avez éliminé bon nombre d’interruptions.

En prime, vous êtes beaucoup plus serein…puisque vous n’avez plus d’excuses à présenter ni de délais supplémentaires à négocier.

Citation du mois
«Commencer, c’est déjà faire la moitié de ce qu’on a entrepris.», Proverbe grec.

Octobre 2007

Le registre d’emploi du temps…pour contrôler une surcharge de travail
Dans son livre « The effective executive », Peter Drucker dit que nous n’avons aucun espoir de maîtriser notre temps tant que nous ne savons pas exactement comment nous l’employons. Seul un registre d’emploi du temps vous donnera une idée exacte de ce que vous faites. Le registre est particulièrement pratique pour les gens dont la surcharge de travail est telle qu’ils n’ont plus les moyens d’agir efficacement. Le registre vous permet de connaître les activités auxquelles vous consacrez du temps et celles que vous négligez.

Pour que ce registre ne devienne pas trop lourd à compléter, posez simplement une feuille de papier sur votre bureau ou si vous êtes sur la route, à un endroit accessible en tout temps, comme dans votre agenda. Faites 3 colonnes: début/fin de l’activité (pour calculer combien de temps chaque activité vous a pris), l’activité sur laquelle vous travaillez, et pour qui/avec qui?

Faites cela pendant deux semaines et établissez un bilan. Vous aurez ainsi une idée exacte de votre emploi du temps et serez en mesure de vous attaquer aux zones de gaspillage et d’inefficacité.

Le service à la clientèle québécois
Le Journal Les Affaires de mai 2007 mentionnait que, selon plusieurs observateurs, le service à la clientèle du Québec se trouverait à mi-chemin entre la distance caractéristique des vendeurs britanniques ou français et la trop grande familiarité des vendeurs américains. Les Québécois désireraient un service professionnel mais l’apprécieraient encore plus lorsqu’ils réussiraient à entrer en communication réelle avec celui qui le rend. Ils préfèreraient le contact direct à la simple rédaction d’une lettre. Un employé courtois, chaleureux, mais pas trop, professionnel sans être trop froid ou distant, voilà les caractéristiques d’un service à la clientèle à la sauce québécoise.

L’imprévisibilité…une source de stress
Selon le Centre d’Études sur le Stress Humain de l’Hôpital Douglas, il y aurait quatre caractéristiques qui contribueraient à faire d’un événement une situation stressante: un manque de contrôle de l’événement, l’imprévisibilité de l’événement, la nouveauté de l’événement et une atteinte à son estime personnelle.

Que faire par rapport à l’imprévisibilité? Il est certain qu’il y aura toujours des événements qui continueront à arriver dans nos vies et qui nous prendront par surprise. Face à cela, nous n’y pouvons rien sauf de développer un bon mode de vie qui contribuera à nous rendre plus fort tant physiquement que psychologiquement face à ces situations imprévisibles.

Par contre, selon le Centre d’Études sur le Stress Humain, il serait quand même possible de diminuer l’imprévisibilité dans nos vies. Il s’agit tout simplement de faire un plan B lorsque l’on fait face à une situation imprévisible. Par exemple, si votre travail vous stresse parce que la compagnie est en restructuration et que vous n’êtes pas certain de conserver votre emploi, le seul fait de faire un plan B contribuerait à diminuer votre stress. La raison en est simple: en établissant un plan B, vous aurez augmenté votre sentiment de contrôle sur la situation et vous aurez diminué l’imprévisibilité.

Gestion du temps à la maison
Est-ce qu’il y a une file d’attente interminable lorsque vous faites vos emplettes? Si oui et si vous avez une certaine liberté d’organisation, arrangez-vous pour connaître les meilleurs moments pour faire vos emplettes et allez-y lorsqu’il n’y a pas trop d’achalandage. Et si vous ne pouvez faire autrement que de magasiner durant les heures de pointe, arrangez-vous pour le faire avec un ami ou un membre de votre famille. Vous pourrez ainsi transformer un moment d’attente en un moment agréable d’échange.

Citation du mois
«Un pessimiste voit la difficulté dans chaque opportunité, un optimiste voit une opportunité dans chaque difficulté.», Winston Churchill.

Septembre 2007

Le pouvoir de la «Technique du chiffre trois»
La «Technique du chiffre trois» est une application de la loi de Pareto qui dit que 80% des résultats que l’on obtient provient de 20% des activités que l’on fait. La technique consiste donc à identifier les « trois » activités les plus importantes pour vous dans l’atteinte de vos résultats et de consacrer la plus grande partie de votre temps sur ces trois activités. Cela vous force ainsi, semaine après semaine, à vous concentrer sur vos priorités en décidant de laisser tomber, de reporter ou de déléguer les activités moins importantes. Ainsi, avez-vous déterminé quelles sont vos trois priorités de la semaine? De même, avez-vous demandé à vos employés quelles sont leurs trois priorités de la semaine? La simple réponse à ces questions vous permettra, à vous et à vos employés, de vous concentrer sur le 20% d’activités qui rapporte 80% des résultats.

Optimisez le temps de votre client
Si vous êtes préoccupé par le service à la clientèle, il est important de vous demander si vous optimisez le temps de votre client. Ainsi, posez-vous les trois questions suivantes par rapport au temps que le client passe avec vous:

1. le temps d’accès: combien de temps cela prend-il à votre client avant qu’il ait pu vous parler de vive voix? Le client n’aime pas attendre et aime que quelqu’un soit présent pour lui répondre immédiatement. Ainsi, si un client laisse un message dans votre boîte vocale, assurez-vous de vous rendre accessible en retournant son appel à l’intérieur de 4 heures ouvrables maximum;
2. le temps de réponse: combien de temps cela prend-il à votre client pour qu’il obtienne de votre part toutes les réponses à ses questions? Dans son livre « Le rôle de l’image de soi et du savoir-faire au bureau », Ginette Salvas mentionne que «Seulement 25% des appels sont réglés lors d’un premier essai.» Il est certain que vous optimisez le temps de votre client si celui-ci n’a à vous appeler qu’une seule fois, au lieu de plusieurs fois, pour obtenir les réponses à ses questions;
3. le temps de retour: combien de temps cela prend-il à votre client avant d’entendre de nouveau parler de vous si vous deviez vous renseigner pour lui fournir une réponse? Encore là, le client n’aime pas attendre. Mentionnez-lui le moment où vous le rappellerez pour lui fournir une réponse et respectez votre promesse.

Pensez long terme
Pensez long terme veut dire que vous travaillez aujourd’hui sur les activités qui risquent d’avoir le plus grand impact pour vous dans le futur.

La discipline
Les activités les plus importantes dans notre vie au travail et à la maison ne sont pas toujours des activités agréables. Faites-les quand même et vous vous retrouverez à pratiquer la discipline.

Des pauses fréquentes
Des études ont démontré que de petites pauses de 3 minutes, prises à chaque heure tout au long d’une journée de travail, ont un pouvoir régénérateur plus grand auprès des employés que deux pauses de 15 minutes par jour.

Pensée du mois
Si vous commencez votre journée avec aucun objectif précis, vous terminerez probablement la journée avec aucune réalisation.