Gérez vos interruptions

Novembre 2008

Une étude récente a révélé que les gens au travail sont interrompus en moyenne toutes les 11 minutes. Si vous subissez de tels arrêts, il vous sera évidemment difficile de vous montrer efficace. Voici donc quelques suggestions pour vous aider à gérer ces interruptions lorsque vous aurez besoin de vous concentrer.

  1. Fermez la porte de votre bureau ou choisissez un endroit tranquille pour travailler, par exemple un bureau inoccupé, une salle de réunion ou même la cafétéria (sauf à l’heure du dîner).
  2. Placez sur votre porte, votre paravent ou votre surface de travail une affiche sur laquelle on lira un texte tel que : «S.V.P. ne pas déranger», «De retour à 14 h», «Heure de concentration», etc.

  3. Filtrez vos appels téléphoniques et abstenez-vous de prendre vos courriels.
  4. Pensez à utiliser un système d’horaire flexible. Par exemple, si vous arrivez au bureau avant vos collègues de travail et avant que le téléphone ne commence à sonner, vous pourrez travailler sans interruptions.
  5. Dîner plus tôt ou plus tard qu’aux heures habituelles. Ainsi, vous ferez face à moins
    d’interruptions, puisque la majorité des gens seront partis manger.
  6. Si les stratégies mentionnées ci-dessus ne fonctionnent pas, demandez à un de vos collègues de prendre vos appels téléphoniques pendant une heure. Lorsque l’heure est terminée, occupez-vous des appels à votre tour pour permettre à l’autre personne de travailler sans être dérangée.
  7. Si votre bureau se situe dans une aire ouverte, aménagez-le de façon qu’il soit le plus privé possible en ajoutant des paravents ou des plantes. Placez également votre bureau pour éviter de faire face aux allées et venues des gens. Ainsi, vous ne capterez pas du regard les personnes qui circulent et celles-ci seront moins tentées d’entrer dans votre bureau.
  8. Surveillez les moments où vous avez tendance à vous interrompre vous-même pour régler une situation non urgente. Le fait de diminuer vos moments d’interruptions vous permettra de travailler et de demeurer concentré sur vos priorités. Toutefois, il faut prêter attention à ce que ces stratégies ne nuisent pas à votre service à la clientèle. Ainsi, si vous occupez un poste de service à la clientèle et que vous vous apprêtez à travailler sur vos priorités pour quelques heures, il est important que quelqu’un soit disponible dans votre service pour accueillir les clients, tant externes et qu’internes.

Citation du mois
«Quand une interruption survient, évaluez rapidement son degré d’importance pour l’atteinte de vos objectifs.» Nancy Stephens