Archives de l'année 2009

Maîtriser sa colère

Octobre 2009

Woman meditating cross-legged on office chair with shoes off and eyes closed
Source de l’image : Jetpack AI

La théorie sur l’intelligence émotionnelle nous démontre que si nous voulons réussir au travail, il est de toute première importance que nous puissions gérer nos émotions. En effet, lorsque nous ne maîtrisons pas positivement nos émotions, non seulement notre productivité et notre bienêtre s’en ressentent, mais ce sont toutes nos relations avec les autres qui sont perturbées.

La colère est une émotion que l’on éprouve souvent dans le milieu du travail. En effet, nous sommes tous différents, et nous avons des besoins et des points de vue opposés qui peuvent être source de conflits. C’est ainsi que nous éprouvons, tour à tour, de l’impatience, de la frustration, de l’agacement; cela est inévitable. L’important est de ne pas nier ces émotions de façon à pouvoir régler le problème efficacement.

Voici donc une démarche en trois temps pour maîtriser la colère :

  1. Arrêtez et respirez profondément. Cela n’est pas une bonne idée de laisser exploser sa colère. Cela fait des dégâts et cela n’est pas bon pour l’image. Ainsi, lorsque vous sentez la colère vous envahir, arrêtez, respirez profondément ou sortez. Cela vous permettra de vous calmer. L’important est de ne pas réagir tant et aussi longtemps que vous n’aurez pas retrouvé votre calme.
  2. Concentrez-vous sur vos besoins. C’est souvent sur les défaillances de l’autre que nous avons tendance à nous concentrer lorsque nous vivons une émotion de colère. Cela n’est pas efficace puisque nous n’entrons pas alors dans un processus de résolution de problèmes. Lorsque vous vivez de la colère, l’important est de vous concentrer sur vos besoins et sur ce que vous aimeriez recevoir de l’autre personne. Vous aurez ainsi beaucoup plus de chances que vos besoins soient satisfaits si vous êtes en mesure de les identifier clairement.
  3. Communiquez à l’autre ce que vous avez besoin. Lorsque vous retrouvez votre calme et que vous n’éprouvez plus de colère, allez voir la personne et exprimez-lui vos besoins de la façon suivante :
    • Décrivez les faits qui ont déclenché votre colère sans blâmer et sans juger l’autre. Par exemple, au lieu de dire: «Tu ne livres jamais tes rapports à temps.», dites: «J’ai remarqué que, pour les deux derniers mois, j’ai reçu ton rapport le 27 du mois au lieu du 25.»
    • Expliquez à la personne l’impact que cela a sur vous. Par exemple: «Je suis assez préoccupé par cette situation parce que, lorsque je reçois le rapport, je suis alors obligé de travailler à la course pour livrer le travail à temps.»
    • Exprimez clairement à l’autre personne votre besoin. Par exemple: «C’est pourquoi j’aimerais recevoir le rapport le 25 de chaque mois. Est-ce possible pour toi de rencontrer cette échéance?»
    • Vous attendez par la suite que la personne vous propose une solution; sinon, vous en discutez ensemble jusqu’à ce que vous arriviez à résoudre le problème.

La colère, malgré le malaise qui l’accompagne, est une merveilleuse conseillère parce qu’elle vous permet de corriger les situations au travail qui ne font pas votre affaire. L’important est de faire en sorte que la colère ne vous emporte pas et que vous soyez en possession de tous vos moyens.

Citations du mois

«Lorsque quelqu’un te met en colère, sache que c’est ton jugement qui te met en colère.» – Épictète

Écrire des courriels

Septembre 2009

Source de l’image : Pexels.com

Dans ce bulletin, nous aborderons la notion de l’écriture des courriels. Voici donc quelques suggestions qui vous aideront à rédiger des courriels le plus efficacement possible.

  • Ne traitez qu’un seul sujet par courriel. D’une part, ce sera plus facile de classer le courriel et de le retrouver par la suite. D’autre part, vous courez la chance de recevoir une réponse plus rapide à votre courriel. En effet, si vous posez deux questions dans votre courriel sur deux sujets différents, la personne aura généralement tendance à répondre uniquement lorsqu’elle sera en mesure de répondre à ces deux questions.

 

  • Utilisez un titre dans l’objet qui résume bien votre message et qui capte l’attention. Le but du titre est double: faire en sorte que le lecteur saisisse l’intention du courriel à la seule lecture du titre et le motiver à lire votre message.

 

  • Soyez bref. Rédigez de courtes phrases (au maximum 20 mots) et de courts paragraphes. Ne dépassez pas 25 lignes de texte; ainsi, en ouvrant le courriel, le lecteur verra la totalité du message à l’écran.

 

  • Adoptez une présentation claire. Séparez les paragraphes par des espaces. Divisez les longs messages en insérant des titres pour identifier les différentes parties du texte. Numérotez les différents points. N’utilisez pas d’abréviations.

 

  • Évitez d’écrire la totalité de votre texte en lettres majuscules. Non seulement cela est-il interprété comme si on criait, mais cela rend la lecture encore plus difficile.

 

  • Si vous devez inclure une pièce jointe, faites-le avant même d’écrire le courriel. Vous vous assurerez ainsi de ne pas oublier de joindre le document.

 

  • Commencez le message par le nom de votre interlocuteur et terminez par une formule de politesse. De cette manière, vous saurez que vous respectez les règles de courtoisie relatives au courrier électronique.

 

  • Inscrivez ce qu’il y a de plus important dans le premier paragraphe. Ainsi, le lecteur saura, dès le début, la raison du courriel.

 

  • Ayez les intérêts du lecteur à l’esprit. Prenez soin d’indiquer clairement au lecteur ce que vous attendez de lui à la suite du courriel en lui donnant une date d’échéance, s’il y a lieu.

 

  • Indiquez si votre courriel est urgent. Cependant, utilisez cette mention avec mesure.

 

  • Ne demandez pas un accusé de réception. Cela est généralement une perte de temps et peut être considéré, par le lecteur, comme une intrusion dans sa vie privée.

 

  • Relisez vos courriels avant de les envoyer. Vous pourrez ainsi corriger les fautes de frappe, de français et de ponctuation qui s’y seront glissées.

 

  • Votre signature ne devrait pas inclure plus de six à huit lignes. Inscrivez votre nom et votre fonction de même que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse du site web de votre entreprise.

 

  • N’envoyez de copies conformes que lorsque cela s’avère nécessaire. Soyez conscient que les gens au travail reçoivent une multitude de courriels. En vous demandant si les informations contenues dans le courriel seront utiles pour les autres personnes, vous contribuerez ainsi à diminuer le flot de courriels.

 

  • Préparez des modèles pour les réponses aux réclamations les plus courantes. Ainsi, vous n’aurez pas à composer un courriel chaque fois que vous recevrez le même type de demandes.

 

  • N’envoyez un courriel que si ce message est indispensable. Par exemple, il est inutile d’envoyer un courriel à une personne que vous verrez un peu plus tard au courant de la journée. Regroupez plutôt vos questions pour pouvoir les traiter en une seule fois lors de votre rencontre.

Les courriels constituent de nos jours le plus important outil de communication utilisé dans les bureaux. Avec ces quelques conseils bien en main, vous vous donnerez des moyens pour les écrire avec efficacité.

Bien gérer vos courriels

Août 2009

Certaines personnes peuvent traiter leurs courriels 10, 20 ou 30 fois au cours de la journée. Il est certain que cette habitude est à éviter, puisque cela vous enlève beaucoup de temps pour travailler sur vos priorités. Voici donc quelques suggestions pour gérer vos courriels avec efficacité.

  1. Ne traitez vos courriels que trois ou quatre fois par jour, tout au plus. Certes, les courriels remplacent de plus en plus le téléphone et exigent généralement une réponse rapide. Cependant, les courriels ne possèdent pas le caractère instantané du téléphone et les interlocuteurs ne s’attendent généralement pas à une réponse immédiate. Ainsi, répondre à ses courriels quelques fois par jour devrait suffire, à moins que la réussite de votre entreprise ne dépende d’une prompte réponse aux courriels. Je vous conseille donc de vous occuper de vos courriels durant les périodes suivantes : tôt le matin, avant le dîner et à la fin de la journée. Ainsi, vous traiterez l’ensemble de vos courriels trois fois par jour.

    Toutefois, ne démarrez pas votre journée en vous occupant de vos courriels. Commencez plutôt votre journée par une tâche prioritaire, car les courriels peuvent facilement vous distraire des tâches les plus essentielles. Ainsi, travaillez d’abord à celles-ci. Une fois que vous aurez achevé une tâche essentielle (ou qu’elle sera assez avancée), vous pourrez dépouiller vos courriels.
  2. Déterminez des limites de temps. Allouez-vous suffisamment de temps au cours de la journée pour lire les courriels que vous recevez. Par exemple, vous pourriez décider de consacrer 20 minutes chaque fois que vous triez vos courriels.
  3. Videz votre boîte de réception. Pour gérer efficacement vos courriels, vous devez vider votre boîte de réception à la fin de votre journée de travail. Vous pouvez le faire en ne manipulant un courriel qu’une seule fois et en prenant immédiatement une décision pour chaque courriel lu. Cinq possibilités de décisions s’offrent à vous après que vous ayez pris connaissance du message d’un courriel :
    • supprimer un courriel que vous jugez inutile;
    • classer un courriel que vous désirez conserver;
    • transférer un courriel dont vous n’avez pas à vous occuper et qui concerne quelqu’un d’autre;
    • répondre à un courriel qui ne vous occupera que pendant quelques minutes, ou
    • planifier un moment dans votre agenda pour un courriel plus long à traiter et dont vous vous occuperez plus tard; en attendant, placer ce courriel dans un dossier de votre messagerie électronique intitulé, par exemple, «Action» ou «À faire».

      La plupart des gens se servent de leur boîte de réception pour stocker les courriels à propos desquels ils n’ont pas arrêté de décision. Chaque fois qu’ils ouvrent leur boîte de réception, ils doivent donc en réévaluer le contenu de fond en comble. Avec le volume faramineux de courriels que nous recevons de nos jours, cette façon d’agir apparaît inefficace. Assurez-vous donc de prendre une décision pour chaque courriel que vous recevez et vous viderez par le fait même votre boîte de réception.
  4. Désactivez la sonnerie ou le système visuel indiquant que vous avez de nouveaux messages. Lorsque vous n’êtes pas dans une période où vous traitez vos courriels, enlevez la sonnerie ou le système visuel qui vous indique l’arrivée d’un nouveau courriel. Sinon, vous serez constamment interrompu lorsque vous travaillerez sur autre chose.

Vous devez user de discipline pour éviter de vérifier vos courriels à tout moment et pour ne manipuler un courriel qu’une seule fois. Cependant, vous découvrirez rapidement que cette règle comporte de nombreux avantages: vous gagnerez du temps, vous pourrez travailler davantage sur vos priorités et vous vivrez moins de stress parce que vous adopterez un mode moins réactif.

La technique de «l’arrêt de la pensée»

Mai 2009

Une technique très efficace à utiliser pour interrompre les pensées négatives et les transformer en pensées positives est celle de «l’arrêt de la pensée». Cette technique consiste à bloquer vos pensées négatives, dès qu’elles apparaissent à votre esprit, en disant simplement à haute voix ou intérieurement: «stop», «arrête» ou «annule».

Par exemple, admettons que vous vous retrouvez avec trois tâches à accomplir dans des délais irréalistes. Vous pourriez alors vous répéter mentalement des phrases telles que: «Oh non! Je ne serai jamais capable de réaliser ces trois tâches à temps. Je serai obligé de travailler tous les soirs.» ou «Je vais rater la partie de hockey de mon fils.» ou «J’aurais intérêt à oublier le voyage que j’ai planifié en fin de semaine.» Et ainsi de suite. C’est à ce moment-là que la technique de «l’arrêt de la pensée» peut être utilisée pour arrêter ce flot de pensées négatives qui envahit votre esprit.

Dès lors, vous pourriez vous demander comment envisager la situation plus positivement. C’est ainsi que vous pourriez voir l’accomplissement de ces trois tâches comme un défi intéressant à relever, comme une possibilité de mettre en pratique les compétences nouvellement acquises ou comme une façon d’impressionner votre patron ou encore comme une occasion de vous affirmer et de négocier avec lui. Cette façon positive de penser fera en sorte que vous trouverez des solutions à proposer, telles que prolonger les délais, obtenir de l’aide, laisser de côté pour l’instant des tâches moins importantes ou demander à votre patron de vous aider à donner priorité à ces tâches.

Au départ, vous utiliserez peut-être la technique de «l’arrêt de la pensée» 50 fois par jour, mais avec la pratique vous verrez que vous l’utiliserez de moins en moins, puisque vous aurez pris l’habitude de maîtriser vos pensées.

La maîtrise de ses pensées est à la disposition de tout le monde pour lutter contre les pensées négatives. Il faut cependant y travailler assidûment, puisque pour bon nombre d’entre nous les pensées négatives surgissent beaucoup plus facilement à l’esprit que les pensées positives. Toutefois le jeu en vaut la chandelle, car vous atteindrez vos résultats avec beaucoup plus de sérénité!

Citation du mois
«La seule chose au monde que vous puissiez maîtriser est ce que vous pensez et ce que vous ressentez au moment présent; mais cela suffit, car il n’y a rien d’autre que vous ayez besoin de maîtriser sur cette terre.» James W. Newman

Les petits tracas quotidiens

Mars 2009

Smiling businesswoman at desk with icons for alarm clock, traffic, dirty dishes, shopping, backpack, and overdue bills
Source de l’image : Jetpack AI

Les recherches sur le stress révèlent que les petites contrariétés quotidiennes, telles que la perte d’un portefeuille ou le fait d’être pris dans un embouteillage, peuvent s’avérer aussi nocives pour la santé que peuvent l’être les grands bouleversements de la vie tels que le divorce, la retraite ou la perte d’un emploi. Évidemment, cela dépend à quelle fréquence surviennent ces petits problèmes dans votre vie et de leur importance. Cela dépend également de votre niveau de stress; en effet, nous sommes beaucoup moins tolérants à l’égard des désagréments lorsque nous sommes déjà sous pression.

Trois petits tracas quotidiens seraient particulièrement susceptibles d’engendrer de la tension dans nos vies: égarer ou perdre des objets, se préoccuper exagérément de l’apparence physique et vouloir accomplir trop de choses en même temps. Les principes de gestion du temps et des priorités ainsi que d’organisation personnelle ne pourront pas balayer les inquiétudes reliées à l’apparence physique mais ils auront certainement un impact sur les deux autres soucis.

Toutefois, indépendamment de l’efficacité avec laquelle vous gérez votre temps et organisez votre environnement, des tracas surviendront toujours dans vos vies. Les experts en gestion du stress nous suggèrent de nous réserver des «zones tampon» pour contrebalancer les moments de tension. Ces «zones tampon» seraient particulièrement bénéfiques lorsqu’elles comprennent des activités avec des personnes chères, comme passer du temps en famille et échanger avec des amis. Les spécialistes parlent aussi de repos et de sommeil, de rire également. Ne l’oublions pas, ils nous rappellent que ce ne sont pas les petits tracas qui constituent une source de stress mais bien notre propre réaction par rapport à ceux-ci.

Pour vérifier si les petits tracas ont été une source de stress pour vous cette semaine, passez au travers de la liste suivante et cochez les événements que vous avez vécus.

  • Vous avez égaré ou perdu un objet.
  • Vous avez passé au moins 15 minutes à chercher cet objet.
  • Vous vous êtes préoccupé exagérément de votre apparence physique.
  • Vous avez eu trop de tâches à assumer.
  • Vous vous êtes inquiété de votre poids santé.
  • Vous avez été mécontent de la façon dont une personne a exécuté son travail.
  • Vous avez vécu un désaccord avec une personne.
  • Vous avez été pris dans un embouteillage.
  • Vous avez vécu du mécontentement face à la qualité d’un travail que vous avez effectué.
  • Vous avez manqué de temps pour prendre votre petit déjeuner un matin.
  • Vous avez été obligé d’inciter quelqu’un à condenser l’expression de sa pensée.
  • Vous avez été irrité de devoir attendre quelqu’un.
  • Vous avez dû faire la queue devant le photocopieur, à la cafétéria ou simplement pour parler à quelqu’un.
  • Vous avez été mis longuement en attente au téléphone.
  • Vous n’avez pas su mettre fin à une conversation, téléphonique ou non, qui s’éternisait.
  • Vous avez dû répondre souvent au téléphone ou à des visiteurs à des moments inopportuns.
  • Vous avez été dans l’obligation d’assister à une réunion, alors que vous n’aviez pas le temps.
  • Vous avez dû suspendre une tâche, que vous étiez impatient d’entreprendre, parce que vous attendiez la réponse de quelqu’un.
  • Vous avez eu à réaliser un travail urgent, avec une échéance irréaliste.
  • Vous avez dû changer de priorités plusieurs fois au cours de la journée, à cause de travaux plus urgents.
  • Vous avez été confronté à un oubli qui vous a causé de l’embarras.
  • Vous avez dit « oui » à quelqu’un, mais vous l’avez plus tard regretté.
  • Vous avez eu à accomplir une tâche désagréable.

Si vous avez coché plus de 10 affirmations, vous pourriez vivre des troubles reliés au stress, tels que l’insomnie, les ulcères ou des palpitations cardiaques. Rappelez-vous: c’est votre réaction face à ces événements qui cause des dommages. Considérez-les dans leur juste perspective. Par exemple, lorsque vous êtes pris dans un embouteillage et que vous arrivez en retard au bureau, demandez-vous quel en est l’impact sur votre carrière, votre avenir et votre vie. Finalement, n’oubliez pas de vous réserver du temps pour les «zones tampon». Vous ressourcer et prendre soin de vous compenseront les moments de tension.

Souvenez-vous du nom des gens

Février 2009

Source de l’image : Pexels.com

Le nom d’une personne est sa marque d’identification dans le monde et aussi ce qu’elle possède de plus intime. C’est pourquoi lorsque vous appelez une personne par son nom, cela produit un effet particulièrement positif chez elle. Pourtant, il n’est pas toujours facile de se souvenir des noms. Voici quelques suggestions pour vous aider à vous rappeler plus facilement des noms de vos clients, de vos relations importantes et de toutes les personnes que vous côtoyez au quotidien.

  1. Écoutez attentivement la personne lorsqu’elle se présente à vous et qu’elle se nomme. Accordez toute votre attention à la sonorité de son nom. C’est une règle importante, puisque vous ne pourrez jamais vous souvenir d’un nom que vous n’avez préalablement pas entendu.
  2. Dites immédiatement le nom de la personne à haute voix: «Enchanté, madame Tremblay», «Bonjour, monsieur Turcotte». II est plus facile de se souvenir du nom d’une personne s’il est mentionné tout de suite au début d’une conversation.
  3. Renseignez-vous sur l’orthographe ou la prononciation du nom. Si vous avez le moindre doute sur l’orthographe d’un nom ou sur la façon de le prononcer, n’hésitez pas à demander qu’on vous l’épelle (Auriez-vous la gentillesse de m’épeler votre nom, s’il vous plaît?) ou qu’on vous confirme que vous le prononcez correctement. C’est là une manière naturelle de manifester votre intérêt envers la personne, et la répétition du nom vous aidera à l’ancrer plus fortement dans votre mémoire.
  4. Répétez le nom dans la conversation. Arrangez-vous pour prononcer à quelques reprises le nom de vos nouvelles connaissances. Une fois de plus, la répétition s’avère une aide précieuse à la mémoire et augmentera vos chances de vous souvenir du nom des gens.
  5. Répétez le nom intérieurement. Profitez d’éventuelles petites pauses dans la conversation pour répéter mentalement le nom de la personne.
  6. Terminez la conversation en mentionnant le nom de la personne. En disant au revoir, prenez soin d’appeler par son nom la personne à qui vous vous adressez. Il est certes plus facile de se souvenir d’un nom s’il est indiqué au début d’une conversation, mais c’est également aisé de se le remémorer s’il est mentionné à la fin d’une conversation.
  7. Notez le nom de la personne. Après la conversation, notez le nom de la personne dans un agenda, un organisateur personnel, un répertoire téléphonique ou autre. Inscrivez la date, l’endroit et le sujet de la conversation. Lors d’un échange ultérieur, ces informations vous aideront à vous souvenir du nom de la personne.

À certains moments, il vous arrivera cependant d’éprouver de la difficulté à vous souvenir des noms. N’hésitez pas, dans ces situations, à utiliser une phrase telle que: «Je suis désolé, je me souviens très bien de vous, mais votre nom semble m’avoir échappé.» Ensuite, après que la personne vous a rafraîchi la mémoire, ayez recours aux suggestions présentées ci-dessus pour ne plus oublier son nom la prochaine fois.

Ces différents conseils vous permettront non seulement de vous souvenir des noms, mais ils vous aideront également à échanger avec vos semblables sur une base beaucoup plus harmonieuse. Il n’est pas rare d’entendre les gens dire qu’ils se sentent considérés comme des numéros. En appelant les personnes par leur nom, vous leur prouvez qu’ils sont pour vous des êtres humains.

Citation du mois

«Souvenez-vous que le nom d’une personne est pour elle le mot le plus agréable au monde et le plus important qui soit.» Dale Carnegie.