Septembre 2009

Dans notre bulletin du mois d’août, nous traitions de la façon de gérer les courriels reçus dans votre boîte de réception.

Dans ce bulletin, nous aborderons la notion de l’écriture des courriels. Voici donc quelques suggestions qui vous aideront à rédiger des courriels le plus efficacement possible.

• Ne traitez qu’un seul sujet par courriel. D’une part, ce sera plus facile de classer le courriel et de le retrouver par la suite. D’autre part, vous courez la chance de recevoir une réponse plus rapide à votre courriel. En effet, si vous posez deux questions dans votre courriel sur deux sujets différents, la personne aura généralement tendance à répondre uniquement lorsqu’elle sera en mesure de répondre à ces deux questions.
• Utilisez un titre dans l’objet qui résume bien votre message et qui capte l’attention. Le but du titre est double: faire en sorte que le lecteur saisisse l’intention du courriel à la seule lecture du titre et le motiver à lire votre message.
• Soyez bref. Rédigez de courtes phrases (au maximum 20 mots) et de courts paragraphes. Ne dépassez pas 25 lignes de texte; ainsi, en ouvrant le courriel, le lecteur verra la totalité du message à l’écran.
• Adoptez une présentation claire. Séparez les paragraphes par des espaces. Divisez les longs messages en insérant des titres pour identifier les différentes parties du texte. Numérotez les différents points. N’utilisez pas d’abréviations.
• Évitez d’écrire la totalité de votre texte en lettres majuscules. Non seulement cela est-il interprété comme si on criait, mais cela rend la lecture encore plus difficile.
• Si vous devez inclure une pièce jointe, faites-le avant même d’écrire le courriel. Vous vous assurerez ainsi de ne pas oublier de joindre le document.
• Commencez le message par le nom de votre interlocuteur et terminez par une formule de politesse. De cette manière, vous saurez que vous respectez les règles de courtoisie relatives au courrier électronique.
• Inscrivez ce qu’il y a de plus important dans le premier paragraphe. Ainsi, le lecteur saura, dès le début, la raison du courriel.
• Ayez les intérêts du lecteur à l’esprit. Prenez soin d’indiquer clairement au lecteur ce que vous attendez de lui à la suite du courriel en lui donnant une date d’échéance, s’il y a lieu.
• Indiquez si votre courriel est urgent. Cependant, utilisez cette mention avec mesure.
• Ne demandez pas un accusé de réception. Cela est généralement une perte de temps et peut être considéré, par le lecteur, comme une intrusion dans sa vie privée.
• Relisez vos courriels avant de les envoyer. Vous pourrez ainsi corriger les fautes de frappe, de français et de ponctuation qui s’y seront glissées.
• Votre signature ne devrait pas inclure plus de six à huit lignes. Inscrivez votre nom et votre fonction de même que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse du site web de votre entreprise.
• N’envoyez de copies conformes que lorsque cela s’avère nécessaire. Soyez conscient que les gens au travail reçoivent une multitude de courriels. En vous demandant si les informations contenues dans le courriel seront utiles pour les autres personnes, vous contribuerez ainsi à diminuer le flot de courriels.
• Préparez des modèles pour les réponses aux réclamations les plus courantes. Ainsi, vous n’aurez pas à composer un courriel chaque fois que vous recevrez le même type de demandes.
• N’envoyez un courriel que si ce message est indispensable. Par exemple, il est inutile d’envoyer un courriel à une personne que vous verrez un peu plus tard au courant de la journée. Regroupez plutôt vos questions pour pouvoir les traiter en une seule fois lors de votre rencontre.

Les courriels constituent de nos jours le plus important outil de communication utilisé dans les bureaux. Avec ces quelques conseils bien en main, vous vous donnerez des moyens pour les écrire avec efficacité.