Août 2009

Certaines personnes peuvent traiter leurs courriels 10, 20 ou 30 fois au cours de la journée. Il est certain que cette habitude est à éviter, puisque cela vous enlève beaucoup de temps pour travailler sur vos priorités. Voici donc quelques suggestions pour gérer vos courriels avec efficacité.

1. Ne traitez vos courriels que trois ou quatre fois par jour, tout au plus. Certes, les courriels remplacent de plus en plus le téléphone et exigent généralement une réponse rapide. Cependant, les courriels ne possèdent pas le caractère instantané du téléphone et les interlocuteurs ne s’attendent généralement pas à une réponse immédiate. Ainsi, répondre à ses courriels quelques fois par jour devrait suffire, à moins que la réussite de votre entreprise ne dépende d’une prompte réponse aux courriels. Je vous conseille donc de vous occuper de vos courriels durant les périodes suivantes : tôt le matin, avant le dîner et à la fin de la journée. Ainsi, vous traiterez l’ensemble de vos courriels trois fois par jour.
   
   Toutefois, ne démarrez pas votre journée en vous occupant de vos courriels. Commencez plutôt votre journée par une tâche prioritaire, car les courriels peuvent facilement vous distraire des tâches les plus essentielles. Ainsi, travaillez d’abord à celles-ci. Une fois que vous aurez achevé une tâche essentielle (ou qu’elle sera assez avancée), vous pourrez dépouiller vos courriels.
2. Déterminez des limites de temps. Allouez-vous suffisamment de temps au cours de la journée pour lire les courriels que vous recevez. Par exemple, vous pourriez décider de consacrer 20 minutes chaque fois que vous triez vos courriels.
3. Videz votre boîte de réception. Pour gérer efficacement vos courriels, vous devez vider votre boîte de réception à la fin de votre journée de travail. Vous pouvez le faire en ne manipulant un courriel qu’une seule fois et en prenant immédiatement une décision pour chaque courriel lu. Cinq possibilités de décisions s’offrent à vous après que vous ayez pris connaissance du message d’un courriel :
   • supprimer un courriel que vous jugez inutile;
   • classer un courriel que vous désirez conserver;
   • transférer un courriel dont vous n’avez pas à vous occuper et qui concerne quelqu’un d’autre;
   • répondre à un courriel qui ne vous occupera que pendant quelques minutes, ou
   • planifier un moment dans votre agenda pour un courriel plus long à traiter et dont vous vous occuperez plus tard; en attendant, placer ce courriel dans un dossier de votre messagerie électronique intitulé, par exemple, «Action» ou «À faire».
     
     La plupart des gens se servent de leur boîte de réception pour stocker les courriels à propos desquels ils n’ont pas arrêté de décision. Chaque fois qu’ils ouvrent leur boîte de réception, ils doivent donc en réévaluer le contenu de fond en comble. Avec le volume faramineux de courriels que nous recevons de nos jours, cette façon d’agir apparaît inefficace. Assurez-vous donc de prendre une décision pour chaque courriel que vous recevez et vous viderez par le fait même votre boîte de réception.
4. Désactivez la sonnerie ou le système visuel indiquant que vous avez de nouveaux messages. Lorsque vous n’êtes pas dans une période où vous traitez vos courriels, enlevez la sonnerie ou le système visuel qui vous indique l’arrivée d’un nouveau courriel. Sinon, vous serez constamment interrompu lorsque vous travaillerez sur autre chose.

Vous devez user de discipline pour éviter de vérifier vos courriels à tout moment et pour ne manipuler un courriel qu’une seule fois. Cependant, vous découvrirez rapidement que cette règle comporte de nombreux avantages: vous gagnerez du temps, vous pourrez travailler davantage sur vos priorités et vous vivrez moins de stress parce que vous adopterez un mode moins réactif.