Avril 2009

Voici quelques idées susceptibles de vous faire gagner du temps et d’améliorer la qualité de vos échanges avec les autres lorsque vous êtes en rendez-vous.

• Au début de la semaine ou dès le commencement de la journée, vérifiez ou faites vérifier vos rendez-vous pour vous assurer, avant de vous y rendre, que votre interlocuteur est toujours disponible pour vous recevoir.
• N’interrompez pas la personne lorsque vous confirmez votre rendez-vous. Laissez plutôt un message à son adjointe ou dans sa boîte vocale pour confirmer votre présence à l’heure convenue.
• Avant la rencontre, fixez des limites de temps pour vos rendez-vous, en demandant, par exemple: «Est-ce qu’une demi-heure serait suffisant?»
• Quand vous notez un rendez-vous à votre agenda, écrivez immédiatement le numéro de téléphone à côté du nom de votre interlocuteur, au cas où vous devriez appeler cette personne pour changer un élément de votre rencontre.
• Notez également à votre agenda, à côté de l’endroit où vous avez noté le nom et le numéro de téléphone de votre interlocuteur, tous les points que vous aimeriez discuter lors de votre entretien. Pour ce faire, vous pourriez vous servir d’un «post it» et y ajouter les idées au fur et à mesure qu’elles vous viennent à l’esprit.
• Faites en sorte d’arriver à l’heure prévue ou avisez votre interlocuteur dans l’éventualité d’un retard de quelques minutes.
• Quand vous arrivez à votre rendez-vous, demandez à la réceptionniste de vous indiquer combien de temps vous devrez attendre. Ceci vous permettra de mieux gérer votre temps d’attente, par exemple en lisant, en faisant des appels, en rangeant de la paperasse, etc.
• Au début du rendez-vous, rappelez à votre interlocuteur l’objet de la rencontre et sa durée.
• Soyez entièrement disponible tout le long de l’entretien (adjointe avisée, porte fermée, téléphones filtrés).
• Au cours de l’entretien, prenez des notes et n’hésitez pas à demander à votre interlocuteur de clarifier tout point que vous jugeriez obscur.
• Pendant toute la rencontre, exprimez clairement vos propos. Testez également votre compréhension du message de votre interlocuteur en reformulant et en résumant son point de vue.
• À la fin du rendez-vous, précisez à votre interlocuteur les conclusions que vous tirez de l’entretien et demandez-lui de vous exprimer les siennes.
• Après le rendez-vous, notez à votre agenda les actions que vous poserez pour donner suite au rendez-vous.

Finalement, un rendez-vous ne devrait avoir lieu que si la situation ne peut être clarifiée par téléphone, par courriel ou par télécopieur. Par conséquent, si une personne vous appelle pour obtenir un rendez-vous, essayez de régler le problème immédiatement. Cela pourrait vous éviter de passer un temps considérable en rencontre.