Trucs de productivité – Partie 5

Avril 2007

La procrastination de longues tâches
Si vous avez tendance à remettre à plus tard les tâches qui sont longues, essayez la technique du «5 minutes». Cette technique consiste à vous donner d’abord «5 minutes» pour commencer la tâche. Et ensuite, à vous accorder «5 minutes» de plus pour continuer. Et ainsi de suite jusqu’à ce que vous décidiez d’arrêter. La plupart du temps, vous terminerez la tâche parce que vous aurez trouvé en cours de route la motivation nécessaire qui vous manquait au départ.

Les vendredis sans réunion
Selon un récent dossier du Wall Street Journal, de plus en plus d’entreprises instaurent des «journées sans réunion». En fait, les réunions empêchent souvent les employés de se consacrer aux tâches quotidiennes, si bien qu’ils doivent y consacrer une bonne partie de leurs soirées et de leurs fins de semaine. En adoptant une politique de «vendredis sans réunion», les employés sont ainsi en mesure de terminer leurs tâches hebdomadaires rapidement et, par conséquent, d’avoir une fin de semaine digne de ce nom.

Relisez vos courriels avant de les envoyer
Comme les courriels remplacent la correspondance d’affaires, il est important, pour votre image et celle de votre organisation, qu’ils soient sans fautes de grammaire, d’orthographe et de frappe. En prenant le temps de bien relire vos courriels avant de les envoyer, vous vous assurez ainsi de minimiser ces erreurs.

Confirmez vos rendez-vous
Prenez l’habitude de toujours confirmer vos rendez-vous. Ne prenez pas pour acquis que l’autre personne s’en souviendra. Un simple message laissé à l’adjointe ou à la boîte vocale de la personne avec qui vous avez rendez-vous fera tout à fait bien l’affaire. Vous n’avez qu’à lui mentionner que vous êtes disponible, tel que prévu, à tel endroit et à telle heure.

Classement
Lorsque vous classez un document, écrivez une date de destruction systématique sur le papier. Ainsi, vous ne ramasserez pas de papier inutilement et vous serez en mesure de jeter/recycler le papier dès que vous aurez jugé ne plus en avoir besoin.

Trucs à la maison
N’attendez pas de faire le plein d’essence de votre auto lorsque le réservoir est presque vide. Prenez plutôt l’habitude de faire le plein lorsque vous rencontrez une station-service non achalandée.

Citation du mois
«Demain est souvent le jour le plus occupé de la semaine.», Un proverbe espagnol

Trucs de productivité – Partie 4

Mars 2007

Organisez votre espace de travail
Ayez un espace distinct pour faire vos appels téléphoniques de façon à ce que les notes et les documents que vous avez besoin pour faire vos appels ne se mêlent pas avec les autres papiers sur lesquels vous travaillez. Par exemple, vous pourriez utiliser votre bureau pour travailler sur vos projets et une petite table en coin ou votre crédence pour faire vos appels.

Les téléphones sans fil avec casque d’écoute accroissent la productivité
Si vous passez beaucoup de temps au téléphone, munissez-vous d’un téléphone sans fil avec casque d’écoute. Vous aurez ainsi les deux mains libres pour taper, sortir les dossiers des classeurs, etc. Sans compter que vous ne serez plus rivé à votre bureau et que vous pourrez vous déplacer pour aller chercher ce dont vous avez besoin.

Quand dire Non
À chaque fois que vous dites oui à quelqu’un, c’est à vous ou à votre «liste de choses à faire» que vous dites non. Dites oui aux autres uniquement si la demande qu’ils vous font est plus importante que le projet sur lequel vous désiriez travailler.

Un seul sujet par courriel
Même si cela peut être tentant de traiter plusieurs sujets dans un seul courriel, limitez-vous à un seul sujet par courriel. Cela est plus facile à répondre et plus facile à classer aussi. Sans parler du fait que si vous posez deux questions à votre interlocuteur et que celui-ci ne connaît la réponse qu’à une seule des deux questions, vous recevrez deux courriels de toutes façons.

La dernière impression
Ginette Salvas, dans son livre «Le rôle de l’image de soi et du savoir-faire au bureau», mentionne qu’on pense souvent à créer une première bonne impression auprès de nos clients mais qu’on ne pense pas toujours à créer une dernière bonne impression. Pourtant, créer une dernière bonne impression est tout aussi important pour montrer aux gens que nous sommes heureux de leur parler et qu’ils sont les bienvenus. Des phrases, telles que les suivantes, peuvent faire de grands miracles: «Merci de votre appel», «N’hésitez pas à nous rappeler», «Nous apprécions votre clientèle», «Ce fut un plaisir de vous parler».

Trucs à la maison
Ne planifiez pas chaque minute de votre journée et de votre semaine. Laissez-vous du temps libre pour relaxer.

Citation du mois
«Aime ce que tu fais et tu ne travailleras jamais.» Confucius

Trucs de productivité – Partie 3

Février 2007

Le temps passé en famille
Statistique Canada vient de publier une étude sur le temps passé en famille. Ainsi, en 1986, on passait 4,2 heures par jour en famille contre 3,4 heures par jour en 2005. La principale cause qui explique ce 48 minutes de moins par jour passées en famille, c’est que les gens travaillent plus et ont ainsi moins de temps à passer en famille.

Il y a lieu de réfléchir profondément à cette situation pour se demander si le temps consacré au travail de nos jours serait en train de miner le tissu familial. Il est vrai que le travail est une source d’épanouissement personnel pour bien des individus mais comme disent souvent les vieux sages, il serait fort surprenant qu’à la fin de sa vie, on se dise «Si j’avais plus travaillé…»

Des réunions régulières avec vos employés
Si vous désirez inculquer l’habitude de la planification chez vos employés, essayez pour un mois de faire une réunion de quelques minutes avec vos employés à chaque matin. A chaque jour, demandez-leur ce qu’ils ont accompli la veille et ce qu’ils ont planifié pour la journée. Ils acquerront ainsi l’habitude non seulement de la planification quotidienne mais également d’une productivité accrue.

Plus de trois secondes…pour une juste prise de décisions
Dans son livre «Gagner en efficacité», le Docteur Patrick M. Georges suggère de répondre moins vite aux questions importantes que l’on vous pose. Il mentionne que si on prend moins de trois secondes entre la question et la réponse, c’est une erreur assurée. On est plus intelligent, dit-il, lorsqu’on a suffisamment de temps entre la question et la réponse. Ainsi, si vous ne jouez pas un rôle de pompier dans votre entreprise, il suggère d’utiliser plus souvent votre répondeur téléphonique. De cette façon, vous serez en mesure d’écouter vos messages, non pas quand ils arrivent, mais au moment que vous aurez choisi. Vous vous donnerez ainsi du temps de réflexion pour décider, minimisant ainsi les risques d’erreur.

Utilisez votre propre adresse courriel…pour un bon service à la clientèle
Si un client vous expédie un courriel à l’adresse «info@votreentreprise.com», il aimerait sans doute pouvoir vous rejoindre personnellement s’il a besoin d’aide après avoir reçu votre réponse. Répondez donc avec votre propre adresse courriel pour qu’il puisse vous écrire directement «votrenom@votreentreprise.com».

Citation du mois
«Un but dans la vie est la seule fortune qu’il vaille la peine de trouver; on ne la trouvera pas en terre étrangère mais dans son propre cœur.» Robert Louis Stevenson

Trucs de productivité – Partie 2

Janvier 2007

Des courriels orientés vers l’action
Ne soyez pas vague et nébuleux lorsque vous écrivez «l’objet» de vos courriels, tel que «Pour ton information» ou «Bonjour». Écrivez plutôt dans «l’objet» un texte plus précis et plus orienté vers l’action. Votre lecteur saura ainsi rapidement où classer votre courriel et quelle(s) action(s) poser par rapport à celui-ci. Ainsi, à titre d’exemple, au lieu d’écrire dans l’objet «Réunion 24 janvier», vous pourriez encore être plus précis et orienté vers l’action en écrivant « Réunion 24 janvier – approbation ordre du jour». Ainsi, votre lecteur sait immédiatement que le sujet du courriel concerne la réunion du 24 janvier et que l’action à poser de sa part est d’approuver l’ordre du jour.

Une heure de tranquillité par jour
Pour régler les affaires de la plus haute importance, il est préférable de pouvoir travailler tranquillement. Mais comment faire pour travailler tranquillement alors que nous sommes envahis de téléphones, de visites et de réunions? L’expérience a démontré qu’il faut se réserver une heure de tranquillité par jour pour accorder la priorité absolue à ses tâches les plus importantes. L’heure de tranquillité, c’est comme si vous preniez un rendez-vous avec vous-même. Que fait-on lorsqu’on est en rendez-vous avec une autre personne? On ne prend pas d’appels téléphoniques et on ne reçoit pas de visiteurs imprévus. Il s’agit donc de faire absolument la même chose lorsque que vous êtes en rendez-vous avec vous-même. Il faut que personne ne puisse vous déranger et que vous protégiez votre heure de tranquillité en filtrant les interruptions.

Un bureau dégagé
Lorsque vous travaillez sur un dossier, il ne doit rien avoir d’autre sur votre bureau ou votre surface de travail que le dossier sur lequel vous travaillez. La raison est simple; on travaille mieux sur une surface de travail vierge. On comprend mieux un texte et on le mémorise mieux sans compter qu’on est moins distrait par tous les papiers qui pourraient traîner sur le bureau. Ainsi, lorsque vous quittez le bureau le soir, assurez-vous que tous vos papiers sont bien rangés et que vous laissez votre surface de travail nette de tout papier.

Les clients sont comme vous
La règle de base du service à la clientèle est fort simple: «Traitez les clients comme vous aimeriez être traité». Pourquoi? Tout simplement parce que les clients sont comme vous. Ainsi, si en tant que client, vous aimez certaines façons de faire lorsque vous magasinez, il y a de fortes chances que vos clients aiment ces mêmes façons de faire aussi. Alors, donnez ces façons de faire à vos clients. De la même façon, s’il y a des choses qui vous déçoivent ou qui vous mettent en colère lorsque vous magasinez, il y a de fortes chances que vos clients réagissent de la même façon également. Alors, évitez absolument de donner ces mêmes choses à vos clients.

Le stress, cet ennemi juré
L’Organisation mondiale de la santé prédit qu’en 2020, les troubles reliés au stress, tels les maladies cardiaques et les dépressions, seront les deux principales causes d’invalidité chez les adultes. Le problème avec le stress, ce n’est pas seulement qu’il rend malade, c’est qu’il empêche de goûter à la vie. C’est comme un personnage d’une bande dessinée qui, après un repas au restaurant, déclare, consterné: «Je viens d’avaler du caviar et je ne m’en suis même pas aperçu!»

Citation du mois
«Rien d’important ne se fait précipitamment» Epictète, philosophe grec de l’Antiquité.

Trucs de productivité – Partie 1

Novembre 2006

Pour bien gérer vos courriels
Une étude du King’s College de Londres, faites en 2005 par des psychiatres auprès de 1 100 personnes en milieu de travail, démontre que «l’usage soutenu du courriel affecte encore plus la concentration et le quotient intellectuel que la consommation de cannabis». L’étude conclut que les gens qui passent leurs journées à envoyer et à répondre à des courriels épuisent tellement leur esprit qu’ils perdent jusqu’à 10 points dans les tests de QI (soit plus du double des 4 points que perdent généralement les fumeurs de cannabis). Les pires résultats ont été observés auprès de personnes qui se sentaient obligées de répondre individuellement à chaque message dès qu’il est reçu. Ainsi, selon les psychiatres britanniques, pour bien gérer ses courriels, il s’agirait plutôt d’espacer les moments de la journée où l’on gère ses courriels ou même de ne pas répondre à tous ceux que l’on reçoit.

Si vous êtes interrompu(e) lorsque vous écrivez
Si vous êtes interrompu(e) pendant que vous composez une lettre ou un rapport, arrangez-vous pour vous arrêter d’écrire au milieu d’une phrase. Ainsi, lorsque vous reviendrez à votre texte, vous pourrez immédiatement continuer votre idée au lieu de vous demander ce que vous aviez planifié d’écrire.

L’importance d’accueillir les clients
Certaines études ont démontré que l’accueil est une étape si importante du service à la clientèle qu’un client salué à son arrivée, dans un commerce de détail, achèterait en moyenne trois fois plus qu’un client qui est ignoré. Et pourtant, saluer le client ne prend que quelques secondes: il s’agit de le regarder droit dans les yeux, d’accrocher un sourire à son visage et de lui dire un «Bonjour» chaleureux. Et le même accueil chaleureux peut également se faire au téléphone: il suffit d’accrocher un sourire à son visage avant de décrocher le combiné.

Les pauses pour gérer votre stress
Les gens qui gèrent bien leur stress n’attendent pas à la fin de la journée, à la fin de la semaine ou à la fin du mois pour décompresser. Au contraire, ils s’accordent, tout au long de la journée et de la soirée, quelques pauses de 10-15 minutes pour faire quelque chose qu’ils aiment et qui les détendent, comme écouter de la musique, lire une bande dessinée, prendre une marche, etc.

Citation du mois
«Tout individu doit faire un effort pour récupérer le rêve de ses jeunes années, non seulement y penser, mais essayer de le vivre concrètement. Il ne doit jamais trahir son rêve ou le mettre dans un tiroir car, à un tournant de la vie, ça le rattrape, ça émerge. Alors déferle un tas de regrets qui font mal. Ne jamais refouler les appels de son moi authentique. Prendre des risques avec soi-même. Faire ce que dois. Avec application. Avec détermination. Ne pas s’occuper des autres! Chacun est libre de se laisser vivre ou de vivre son rêve.» Pierre Péladeau.