Février 2008

Dans notre bulletin d’août 2007, nous vous mentionnions que faire de l’ordre dans ses classeurs, son bureau et son ordinateur constituait le premier pas pour quiconque désirait être plus productif. Dans notre bulletin de janvier 2008, nous vous mentionnions que le deuxième pas pour augmenter sa productivité consistait à se débarrasser de son travail en retard.

Si vous désirez faire un pas de plus sur ce chemin de la productivité, voici 6 clés qui vous y guideront au jour le jour:

1. Avant de quitter le bureau, faites toujours une liste de choses à faire pour le lendemain. Faites cette liste dans votre agenda ou sur une fiche que vous garderez sur vous ou près de vous. Ne mettez pas trop d’activités sur cette liste et laissez-vous de la place pour les imprévus.
2. Consacrez toujours la première heure de la journée à vos tâches prioritaires. Trop souvent, les gens commencent leur journée par des tâches faciles et routinières se gardant ainsi les tâches importantes et souvent plus complexes à la fin de la journée. Cela n’est pas très productif puisque les gens sont majoritairement plus en forme le matin. Consacrez donc la toute première heure de votre journée à travailler sur la tâche la plus importante de votre liste de choses à faire.
3. Quand vous vous concentrez sur une tâche, laissez votre boîte vocale prendre le relais. Si vous n’êtes pas dans un poste de service à la clientèle, vous pouvez vous permettre d’utiliser cette stratégie. Ainsi, lorsque vous travaillez sur une tâche prioritaire, mentionnez dans votre message d’accueil téléphonique, à quel moment vous serez en mesure de rappeler l’interlocuteur. Et, aussitôt votre tâche prioritaire terminée, prenez vos messages pour pouvoir retourner les appels rapidement.
4. Quand vous vous concentrez sur une tâche, gérez les interruptions de vos collègues. Selon un sondage mené en 2005 auprès de 800 employés par la firme-conseil en productivité IBT (Institute for Business Technology), chaque employé consacrerait 6,3 heures par semaine à gérer des interruptions du style «As-tu deux minutes?». Ainsi, lorsque vous travaillez sur une tâche prioritaire, apprenez à gérer les interruptions de vos collègues en leur offrant de les rencontrer plus tard. Vous remarquerez qu’il est beaucoup plus facile de s’affirmer dans de telles situations lorsque vos priorités pour la journée sont clairement établies (point 1 ci-dessus).
5. Ne laissez pas les courriels vous envahir. Il est vrai qu’on ne peut plus se passer des courriels mais le problème survient lorsqu’on vérifie constamment ses messages et que cela nous empêche de se concentrer sur une tâche. Que faire alors? D’abord, désactivez le signal sonore ou visuel qui vous avise de l’arrivée d’un courriel. Ensuite, faites preuve de retenue et ne prenez vos courriels qu’à heures fixes, trois ou quatre fois par jour, par exemple.
6. Ne faites pas tout. Souvent, on se retrouve à faire le travail de quelqu’un d’autre alors que nos propres dossiers ne sont pas encore réglés. Apprenez alors à dire non; vous vous en porterez beaucoup mieux puisque vous travaillerez à la réalisation de votre mission et de vos objectifs dans l’organisation. Aussi, pour les gens qui peuvent déléguer, apprenez à ne pas tout faire vous-même. Vous serez surpris de constater à quel point d’autres personnes sont capables de faire le travail aussi bien que vous et, en prime, vous vous retrouverez avec plus de temps pour vous adonner à ce qui est important pour vous.

Appliquez ces 6 clés et vous vous retrouverez non seulement avec plus de résultats mais également avec moins de stress.

Citation du mois
«Le résultat le plus précieux de toute éducation est peut-être cette capacité à vous imposer de faire les choses que vous devez faire, quand il est nécessaire de les faire, que cela vous plaise ou non.» Thomas Huxley.