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Travailler sans interruption et le bonheur vont de pair

Meik Wiking, président de l’Institut de recherche sur le bonheur de Copenhague, a publié en 2018 « Le livre du Lykke – Le tour du monde des gens heureux » dans lequel il répertorie l’ensemble des facteurs de bonheur à travers le monde.

Bien sûr, certains de ces facteurs concernent le travail et l’un d’entre eux est la gestion des interruptions. L’auteur démontre que si les employés bénéficient de la liberté pour travailler sans interruption sur une tâche, ils s’approchent incontestablement un peu plus du bonheur. Le mot clé ici est « liberté » : si les employés ont la liberté d’organiser leur travail comme bon leur semble avec la certitude de ne pas être dérangés, ils seront automatiquement plus heureux.

Ainsi, trois choses nous empêcheraient de travailler sans interruption selon l’auteur : les réunions, les gestionnaires et les courriels. Ce qui annihile grandement notre productivité puisque nous nous retrouvons bien souvent à faire entrer, entre deux réunions, dans des trous de 10 à 20 minutes, des tâches qui nécessitent de la concentration et de longues périodes sans interruption pour être effectuées correctement.

Pour résoudre ce problème, l’auteur suggère de mettre en place des « jeudis sans parler », le premier ou le dernier jeudi de chaque mois, et d’instaurer une règle, à savoir que personne n’a le droit de se parler ce jour-là. Pas d’interruptions, seulement du silence, et là, nous pourrions enfin avancer dans notre travail. Si une journée entière sans se parler est impossible, des « zones créatives » quotidiennes comme deux heures entières ininterrompues pourraient être créées de façon à travailler sur des tâches qui exigent toute notre concentration.

Cela pourrait être également des demi-journées, comme l’a fait la compagnie Intel qui a expérimenté le « temps calme du mardi matin » avec un système d’affiche sur la porte « Ne pas déranger ». Trois cents ingénieurs et gestionnaires se sont mis d’accord pour réduire au minimum les interruptions les mardis matin : aucune réunion prévue et les appels téléphoniques renvoyés sur messageries. L’objectif était d’assurer quatre heures de « temps de réflexion » et d’en mesurer les conséquences.

Le test a duré sept mois, et 71 % des participants ont recommandé de l’étendre à d’autres services. Intel a conclu que l’essai avait été un « succès en termes d’augmentation de la productivité des salariés, d’efficacité et de qualité de vie au travail pour bon nombre de collaborateurs à divers postes de l’entreprise ».

Ainsi, jouir de temps sans interruption a été une source de productivité et de bonheur chez Intel, mais il est possible que votre lieu de travail ait besoin d’adapter ce système. Au Danemark, par exemple, où les employés bénéficient d’un haut niveau de liberté et d’autonomie, c’est le télétravail qui leur permet de travailler sans réunions, sans interruption. En effet, les Danois ont souvent le droit de délocaliser une partie de leur charge de travail à la maison. Selon l’auteur, c’est une des raisons qui expliquent que 94 % des Danois se disent heureux de leurs conditions de travail et que 58 % d’entre eux continueraient de travailler même s’ils n’en avaient plus le besoin financier.

Pourquoi ne pas lancer une conversation au bureau sur la façon dont vous pourriez mettre en place des idées comme les « zones créatives », le « temps calme du mardi matin » ou le « télétravail » pendant lesquelles aucune réunion n’aurait lieu, aucun appel téléphonique ne serait passé et aucun courriel ne serait lu ou envoyé? Convainquez les gens de faire un essai pendant un mois ou deux, et mesurez par la suite les résultats en termes de productivité et de satisfaction des employés.

Dans la formation que nous donnons depuis 1987 intitulée « La gestion du temps et des priorités », la gestion des interruptions a toujours été un élément important à considérer pour augmenter notre productivité. Toutefois, ce que nous apprenons dans les différentes recherches aujourd’hui est que la gestion des interruptions a également le pouvoir de nous rendre heureux puisqu’elle offre un élément de liberté : du temps libre de toute interruption.

Comme le disait Périclès, l’homme d’État athénien : « Il n’est point de bonheur sans liberté, ni de liberté sans courage ».

L’apprentissage… une nouvelle façon de gérer le stress

Septembre 2018

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Que faites-vous pour gérer votre stress lorsque vous faites face à des situations stressantes au travail? Marchez-vous dans la nature, faites-vous une sieste, vous adonnez-vous au conditionnement physique, écoutez-vous de la musique assis confortablement sur une chaise? Il se trouve qu’il y aurait une bien meilleure approche que ces techniques de relaxation pour gérer le stress, soit celle de cultiver l’apprentissage ou d’apprendre quelque chose de nouveau.

En effet, les chercheurs Chen Zhang (Université de Tsinghua), Christopher G. Myers (Université Johns Hopkins) et David M. Mayer (Université de Michigan) ont publié une recherche cette année dans laquelle ils comparent deux stratégies pour gérer le stress : la relaxation et l’apprentissage. Ils ont découvert que ce qui est le plus aidant pour diminuer les émotions négatives ressenties en situation de stress, comme l’anxiété et la détresse, est d’apprendre quelque chose de nouveau et que les stratégies de relaxation ont très peu d’effet.

Pourquoi? Parce que lorsque nous nous concentrons sur l’apprentissage, nous trouvons des solutions à court terme à la situation stressante sans compter que nous augmentons nos compétences pour mieux prévenir le stress et mieux y faire face dans le futur. Alors que lorsque nous nous adonnons à des activités relaxantes, cela ne nous permet pas de résoudre les problèmes sous-jacents à l’origine du stress. En effet, lorsque nous revenons d’une pause, nous sommes toujours confrontés aux mêmes problèmes.

Alors, que pouvons-nous faire au travail pour nous concentrer sur l’apprentissage et ainsi diminuer les effets néfastes du stress? Voici ce que suggèrent les chercheurs.

Premièrement, ajustez votre discours intérieur et voyez chaque situation stressante comme une opportunité d’apprendre. Au lieu de vous dire intérieurement « Ceci est une situation stressante », dites plutôt « C’est une situation difficile certes, mais qui présente une opportunité d’apprendre » ou « C’est une occasion d’apprendre stimulante et enrichissante ».

Deuxièmement, apprenez avec les autres en travaillant. Au lieu de vous attaquer à un défi stressant uniquement dans votre tête, obtenez l’avis des autres. En discutant d’un facteur de stress avec vos collègues, vous découvrirez que de nouvelles idées émergeront à partir de leur propre expérience et des questions et perspectives qu’ils soulèvent pendant cet échange.

Troisièmement, utilisez vos forces. Des études démontrent que l’utilisation de vos forces au travail vous permet de mieux gérer votre stress tout en améliorant votre productivité. Admettons qu’une de vos forces est l’intelligence sociale. Vous pourriez très bien utiliser cette force pour adopter une nouvelle approche d’apprentissage en établissant des liens avec les autres, en les observant en action, en les consultant et en dînant avec eux.

Quatrièmement, considérez les activités d’apprentissage comme une nouvelle forme de « pauses au travail ». Parallèlement aux pauses purement relaxantes – courtes comme la méditation ou plus longues comme plusieurs jours de congé –, considérez l’apprentissage comme une pause de vos tâches professionnelles. En effet, si une activité d’apprentissage vous permet de vous détourner du type d’effort que vous utilisez dans des activités professionnelles normales et si cette activité correspond en plus à vos intérêts, elle peut vous reconstituer psychologiquement. Cela peut consister à lire un livre, à écouter une vidéo sur Internet, à parler à vos collègues, à suivre une formation, etc.

Il n’est pas nécessaire d’attendre que le stress survienne avant de chercher des opportunités d’apprendre. Même sans problèmes urgents, le fait que l’apprentissage soit un élément central de votre vie professionnelle vous aidera à développer des ressources personnelles et à vous préparer à faire face au stress au travail.

En guise de conclusion, si vous avez réussi jusqu’à maintenant à gérer votre stress en prenant des pauses pour vous adonner à des techniques relaxantes, il n’y a aucune raison de ne pas continuer à le faire. En même temps, vous pourriez expérimenter les résultats expliqués ici pour vous offrir une autre approche dans votre boîte à outils de gestion du stress.

Ainsi, la prochaine fois que vous ferez face au stress, essayez d’apprendre quelque chose de nouveau.

Faites le bilan de vos vacances avant la rentrée… pour cultiver votre bien-être!

Août 2018

Dans son livre « The happy traveler – Unpacking the secrets of better vacations », Jaime Kurtz mentionne que nous dépensons beaucoup de temps et d’énergie à planifier et à organiser nos vacances, mais très peu à en faire le bilan.

Pourtant, faire le bilan des choses que vous avez aimées en vacances est essentiel si vous désirez les intégrer davantage dans votre vie de tous les jours.

Par exemple, vous avez apprécié être entouré de nature, de jardins et d’espaces verts pendant vos vacances et vous aimeriez être entouré davantage de verdure et de lumière naturelle à votre retour au travail. Selon le chercheur finlandais, Kalevi Korpela, professeur de psychologie à l’Université de Tampere, il suffirait d’être régulièrement en contact avec la nature sur la seule heure du lunch pour en ressentir tous les bienfaits. Il est venu à cette conclusion en observant pendant deux ans des centaines d’employés de bureau qui étaient plus ou moins en contact avec la nature dans le cadre de leur travail. Il a découvert que plus on travaillait dans un milieu riche en verdure, plus on gagnait en créativité, en bonheur et en amélioration de notre santé physique et psychique.

Ainsi, pour faire le bilan de vos vacances, voici les deux questions à vous poser :

  1. Qu’est-ce que j’aimais de ma vie pendant mes vacances et que j’aimerais recréer dans ma vie de tous les jours? Voici quelques idées :
  • Focaliser mon attention sur le moment présent
  • Boire un jus frais de mangues, bananes et oranges au petit déjeuner
  • Ne pas être connecté à tout moment à mes courriels
  • Avoir du temps de réflexion
  • Prendre du temps pour moi : massage, yoga, lecture
  • Jogger sur le bord de la mer
  • Assister à des spectacles
  • Découvrir
  • Prendre les repas en famille
  • Jouer avec les enfants
  • Et vous, qu’avez-vous aimé?
  1. Quelles leçons tirez-vous de vos vacances? Est-ce qu’il y a des choses que vous avez moins aimées pendant vos vacances? Si oui, il est important de les identifier pour faire un choix plus éclairé lors de vos prochaines vacances. Par exemple, si vous vous êtes ennuyé parce que vous n’aviez pas l’occasion de communiquer suffisamment avec d’autres personnes lors de vos vacances, cela vous indique que vous avez besoin d’échanger avec les autres pour cultiver votre bien-être. Ainsi, autant dans votre quotidien que dans vos voyages, vous prêterez attention à cet aspect.

Une fois que vous aurez identifié ce que vous aimeriez introduire de vos vacances dans votre vie de tous les jours, prenez l’habitude de garder quelques minutes quotidiennement pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et vous réajuster au besoin.

Ainsi, vous prolongerez le plaisir des vacances dans votre vie courante.

3 règles pour des vacances heureuses

Juin/Juillet 2018

La science de la psychologie positive affirme qu’une vie heureuse est une vie remplie de plaisir, d’engagement et de sens.

Dans son livre « The happy traveler – Unpacking the secrets of better vacations », Jaime Kurtz a voulu démontrer comment les principes de la psychologie positive peuvent nous aider à avoir des vacances heureuses, que ces vacances se déroulent à la maison ou en voyage. L’auteure aborde ainsi trois grandes règles pour que les vacances soient agréables, significatives et engageantes.

Règle no 1 : Préparez et anticipez les vacances avec enthousiasme

  • Décrivez une journée type de vacances. Hésitez-vous entre plusieurs options de vacances (bord de mer, croisière, grande ville)? Si oui, écrivez le déroulement de votre journée du matin au soir dans chacune des options. Vous saurez ainsi ce que vous trouverez plaisant, désagréable ou neutre dans chacune des options et cela facilitera votre choix.
  • Prévoyez les obstacles. Vous avez déterminé votre destination. Identifiez les problèmes possibles que vous pourriez rencontrer qui vous empêcheraient d’atteindre vos objectifs. Pour chacun de ces obstacles, décidez de ce que vous ferez. Par exemple, « S’il pleut, je ferai… » et décidez d’une action concrète.
  • Serez-vous paralysé par des options et des décisions? Si oui, comment pourriez-vous gérer ou éliminer certaines d’entre elles? Que vous planifiiez une excursion d’une journée, une escapade d’un week-end ou une aventure de plusieurs semaines, prendre des décisions de voyage est rarement facile. En effet, vous devez décider comment utiliser vos jours de vacances et votre argent dans un contexte où vous devez faire un saut mental dans un avenir dont vous n’avez souvent aucune connaissance.
  • Identifiez quelles anxiétés et quels facteurs de stress vous pourriez apporter avec vous. Est-ce qu’ils vous empêcheront d’avoir du plaisir? Si oui, comment pourriez-vous les laisser derrière vous?
  • Anticipez tout au long de la préparation de votre voyage. Nous le savons tous, la préparation d’un voyage peut procurer autant de plaisir que le voyage lui-même. Admettons que vous avez trois mois pour préparer votre voyage, vous achèterez vos billets d’avion et réserverez votre hôtel au début de votre période de préparatifs. Mais ne prévoyez pas tout au début. Retardez plutôt consciemment la recherche de restaurants, de musées, d’activités et d’événements tout au long de votre période de préparatifs de manière à faire durer le plaisir. Ainsi, l’anticipation du voyage sera distribuée tout au long de la préparation. N’oubliez pas de parler à des gens qui ont déjà passé les mêmes vacances que vous. Allez à la librairie dans la section des voyages. Renseignez-vous sur l’histoire et la culture de l’endroit que vous visiterez.
  • Variez vos activités. Il y a un concept en psychologie que l’on appelle « l’adaptation hédonique » (ou l’adaptation aux plaisirs) qui fait que ce qui nous procure du plaisir aujourd’hui cessera de nous en procurer dans une semaine ou deux parce que nous nous habituons à ces plaisirs et que nous les tenons pour acquis. Par conséquent, la plage de sable blanc qui vous remplissait de bonheur le premier jour de votre arrivée aura cessé complètement de vous impressionner une semaine ou deux après votre arrivée et vous serez, dès lors, à l’affût de la nouveauté qui vous impressionnera. C’est pourquoi il est important, dans la planification de vos vacances, de varier vos activités ou d’aller à différents endroits pour alimenter votre bonheur quotidien.
  • Terminez vos vacances sur une haute note. Planifiez quelque chose de vraiment spécial pour votre dernière journée ou votre dernière soirée de vacances. Les recherches ont démontré que lorsque vous aurez réinséré votre vie normale et que vous vous rappellerez à quel point vos vacances ont été plaisantes, vous ne vous baserez pas sur les hauts et les bas de vos vacances mais plutôt sur la façon dont vous les avez terminées.
  • Planifiez votre retour. La plupart des gens reviennent de leurs vacances plus heureux, mais ceux qui rentrent chez eux et reprennent immédiatement leur travail ont tendance à perdre rapidement ce bonheur. Donc, ne rentrez pas à la maison à 22 heures pour plonger dans le travail le lendemain matin. Vous pourriez alors totalement contrer la sérénité et la perspective gagnées pendant votre voyage. Laissez-vous plutôt un peu de temps pour vous détendre. Une étude suggère qu’un week-end à la maison qui suit immédiatement les vacances prolonge ses bienfaits.
  • Payez d’avance. Lorsque vous êtes en vacances, calculer constamment vos dépenses de vacances n’est pas amusant. De plus, penser à l’argent a des coûts psychologiques moins évidents. En fait, près de 165 études sur le sujet ont révélé que lorsque le concept de l’argent est subtilement mentionné en vacances, les gens entrent automatiquement dans un mode d’affaires et de résolution de problèmes, sont moins intéressés par les individus autour d’eux, sont moins généreux et font preuve de moins d’empathie… tous des comportements tout à fait à l’opposé de ce que vous recherchez pour avoir des vacances enrichissantes. Donc, éloignez-vous de votre portefeuille pendant vos vacances et payez d’avance le plus possible.
  • Priorisez le temps par rapport à l’argent. Des recherches faites par l’Université de Colombie-Britannique ont démontré que les personnes qui ont tendance à privilégier le temps par rapport à l’argent sont plus heureuses que celles qui privilégient l’argent par rapport au temps. Au niveau des vacances, cela peut vouloir dire de prendre un vol direct au lieu d’un vol avec escales, d’acheter une option qui vous évite d’attendre en ligne. Bien sûr, ces commodités méritent d’être bien analysées puisque les compromis entre le temps et l’argent n’indiquent pas toujours ce qui serait gagnant. Cependant, il faut garder à l’esprit que les décisions qui permettent de gagner du temps ont également tendance à réduire le stress et les inconvénients.
  • Terminez vos dossiers au travail et à la maison puisque les dossiers inachevés ont tendance à occuper votre esprit. Vous profiterez beaucoup plus de vos vacances si vous avez bien organisé vos activités avant de quitter. Débarrassez-vous de votre travail en retard autant à la maison qu’au travail. Organisez vos dossiers et faites une liste des priorités dont vous devrez vous occuper dès votre retour. Bloquez la première journée de votre retour pour vous occuper du travail qui se sera accumulé pendant votre absence.
  • Utilisez des listes de contrôle. Faites une liste de contrôle de tout ce que vous avez à faire avant de quitter la maison, tel que prévoir le ramassage du courrier, ajuster le thermostat, fermer les robinets de la laveuse, payer les factures. Faites également une liste de contrôle de tout ce que vous avez à faire au travail, tel qu’assigner des tâches, aviser certaines personnes de votre absence, informer de la localisation de vos dossiers. Faites finalement une liste de contrôle de tout ce que vous aimeriez apporter dans vos bagages, incluant les effets personnels, la lecture, les vêtements, le passeport, les médicaments et l’argent en devise étrangère.

Règle no 2 : Engagez-vous activement dans vos vacances

  • Cultivez le « flow ». Le « flow » est un état de fluidité psychologique où vous êtes tellement absorbé par ce que vous faites que vous en oubliez le temps. Vos passions sont particulièrement propices à créer cet état à la condition que l’activité à laquelle vous allez vous consacrer représente aussi un défi. Cela peut être la lecture d’un bon livre, la pratique d’un sport, l’inscription à un cours de danse, de langue ou de cuisine, la randonnée pédestre, l’observation d’oiseaux.
  • Préparez le terrain pour des moments d’éblouissement. Quand était-ce la dernière fois où vous avez été littéralement ébloui au point d’en être momentanément bouche bée et où, en comparaison, vous vous sentiez tout petit et humble? Était-ce devant la grandeur de la nature, la force de l’océan, la beauté d’une cathédrale, la splendeur d’une œuvre d’art, l’écoute d’un leader charismatique, la richesse d’une musique? Soyez prêt à vivre de tels moments d’admiration en vous rendant à une vue panoramique, en visitant des cathédrales, en marchant sur un volcan, en vous promenant dans la nature. L’admiration est une émotion positive qui a le pouvoir de vous rendre heureux.
  • Immergez-vous dans l’endroit de vos vacances. La découverte est une autre émotion positive qui a le pouvoir de vous rendre heureux. Ainsi, découvrez la nourriture de l’endroit que vous visitez. Utilisez les transports locaux. Parlez aux habitants et connectez avec eux.

Règle no 3 : Savourez les moments positifs de vos vacances

  • Soyez dans le moment présent. Savourer, c’est être dans le moment présent au lieu de s’attarder sur ce qui vient après. C’est être conscient que vous vivez des moments agréables et c’est prendre des mesures conscientes pour les prolonger. Par exemple, lorsque vous fermez les yeux et que vous dégustez un bon vin, vous savourez. Quand vous éliminez les distractions de façon à être pleinement engagé dans l’expérience que vous êtes en train de vivre, vous savourez. Quand vous regardez de très près ce qui se trouve devant vous en essayant de vous souvenir des détails pour pouvoir les revivre plus tard, vous savourez. Lorsque vous vous tournez vers votre compagnon de voyage et que vous lui parlez de votre joie, vous savourez.
  • Prolongez les moments agréables. Pour ce faire, tenez un journal sur vous en tout temps. Par exemple, si vous vous surprenez à dire devant une cathédrale : « C’est absolument magnifique! », votre sentiment positif ne durera que quelques secondes. Mais si vous sortez votre journal et que vous y écrivez ce que vous trouvez de si magnifique dans cette cathédrale, cela vous permettra d’aller plus en profondeur dans votre sentiment positif et de prolonger l’expérience. Une autre façon de prolonger l’expérience avec la tenue d’un journal est de vous demander chaque soir quelle est la plus belle chose qui vous est arrivée aujourd’hui. Il suffit par la suite d’écrire en profondeur sur ce sujet en vous demandant pourquoi c’était si génial et comment vous vous êtes senti à ce moment-là.
  • Confectionnez de riches souvenirs. Vous réussirez également à prolonger les moments agréables en rapportant des souvenirs. À cet effet, penser à pratiquer la photographie consciente qui consiste à utiliser l’appareil photo non pas comme vos yeux ou votre banque de mémoire, mais plutôt comme un outil qui vous aidera à capturer ce qui est important pour vous. Alors, vous aurez des photos riches de sens. Outre les photos, pensez à écrire votre expérience. Vous verrez que vous serez porté à utiliser plusieurs de vos sens dans la description de votre expérience et que cela rendra le souvenir encore plus vivant. Vous pourriez aussi dessiner ce que vous voyez. Finalement, vous pourriez rapporter de petits objets vous rappelant les endroits visités.

Ainsi, un heureux vacancier a non seulement des moments de plaisir mais également des moments d’engagement et de défi riches de sens.

La proactivité… une des qualités les plus recherchées au travail

Mai 2018

Une recherche a démontré que la proactivité est l’une des qualités les plus valorisées chez les recruteurs en 2018 particulièrement parmi les fonctions les mieux rémunérées.

Mais qu’entend-on par proactivité? La proactivité, c’est la capacité de prendre des initiatives, d’agir par soi-même, sans attendre d’avoir une instruction ou une demande. C’est aussi faire les choses avant qu’elles ne deviennent nécessaires. C’est finalement penser à l’avenir, planifier et préparer ce qui nous attend. C’est prendre des mesures aujourd’hui pour améliorer demain. Pour citer Victor Hugo : « L’initiative est de faire la chose juste sans qu’on ait à vous le demander. »

Nous pouvons apprendre à être proactif dans tout ce que nous faisons en tant que professionnel. Nous pouvons gérer nos tâches et notre temps de manière proactive afin de ne plus jamais avoir l’impression d’être un hamster en train de courir dans une roue et de rester au même endroit alors que nous courons constamment. Nous pouvons également gérer de manière proactive nos partenariats avec notre gestionnaire, nos collègues et nos clients, de sorte que nous ne nous retrouverons pas à réparer des relations. Nous pouvons gérer notre carrière de manière proactive afin de ne plus regarder en arrière et nous demander comment nous avons atterri où nous sommes. Nous pouvons gérer nos objectifs de manière proactive, c’est-à-dire, se fixer un but et travailler pour l’atteindre.

Les 5P de la productivité
Mais comment appliquer la proactivité au quotidien? L’auteure Chrissy Scivicque a défini la proactivité avec le modèle 5P que voici :

Prédire
Les personnes proactives sont rarement prises par surprise. Elles sont à l’écoute de leur environnement, prédisent les tendances et anticipent les événements.

Par environnement, nous entendons autant le macro-environnement comme l’économie, l’industrie et le secteur d’activités, que le micro-environnement comme l’entreprise, le gestionnaire et l’équipe.

Exemples de proactivité : Vous entendez dire qu’un nouveau logiciel sera instauré prochainement dans votre entreprise.

Prévenir
Les personnes proactives empêchent les problèmes d’arriver. Dès qu’elles voient qu’un problème peut surgir, elles le confrontent immédiatement avant qu’il ne devienne trop accablant. Elles ont toujours un plan « B » pour faire face aux situations qui pourraient occasionner des problèmes.

Exemple de proactivité : Face à l’arrivée prochaine du nouveau logiciel, vous allez voir les TI dans votre organisation et leur demandez comment cela affectera votre travail. Suite à cette rencontre, vous décidez de lire quelques tutoriels pour être prêt lorsque le nouveau logiciel fera son entrée. Vous allez voir également les membres de votre équipe et leur faites part du nouveau logiciel qui engendrera du retard dans l’exécution de votre travail. Les coéquipiers sont ainsi en mesure de se préparer en conséquence.

Planifier
Les personnes proactives ne pensent pas seulement au moment présent mais anticipent également les conséquences à long terme.

Exemple de proactivité : Votre gestionnaire, lors d’une réunion, vous interroge à savoir si vous désirez vous occuper d’un nouveau projet. Avant de dire oui, vous aimeriez vérifier que vous serez en mesure de mener à bien tous vos autres projets. Sinon, vous n’hésiterez pas à solliciter un délai plus long à votre gestionnaire de même que l’aide d’un collègue pour vous aider à réaliser certaines tâches dans ce nouveau projet.

Participer
Les personnes proactives ne sont pas victimes des circonstances. Au contraire, elles s’engagent face aux événements en faisant la différence entre ce qu’elles peuvent contrôler et ce qu’elles ne peuvent pas contrôler. Elles font partie de la solution et non du problème.

Exemple de proactivité : Dans l’exemple ci-dessus du logiciel, vous ne critiquez pas le changement. Vous trouvez plutôt immédiatement un moyen pour que l’adaptation soit plus facile. Vous faites partie de la solution.

Performer
Les personnes proactives prennent des initiatives et agissent consciemment et intentionnellement.

Elles réfléchissent d’abord à la bonne action à poser pour atteindre le résultat voulu. Une fois l’action choisie, elles la font si cela fait partie de leurs fonctions. Elles n’attendent pas qu’on leur dise quoi faire et ne demandent pas l’approbation. Elles ne sollicitent pas non plus quelqu’un d’autre pour l’accomplir; elles utilisent leurs ressources (les manuels de procédures, les sites web, Google, leur réseau, etc.). Au besoin, elles vérifient avec leur gestionnaire s’il préfère être avisé de l’initiative avant d’agir ou s’il préfère être informé de l’initiative après avoir agi.

L’auteur Stephen Covey a d’ailleurs défini la proactivité avec ces deux notions de « ressources » et d’« initiative », comme étant cette attitude responsable où un individu utilise ses propres ressources et son sens de l’initiative pour trouver des solutions.

Proactivité = Ressources + Initiative

Exemple de proactivité : Votre gestionnaire vous réclame des informations pour un nouveau projet. Face aux préoccupations que vous avez perçues chez votre gestionnaire concernant ce projet, vous faites plus que ce qu’il vous demande : vous anticipez ses besoins. Vous lui donnez les informations exigées, bien sûr, mais en plus, vous lui en fournissez d’autres tout en lui donnant votre analyse personnelle de même que les recommandations que vous en tirez.

En résumé
Être proactif, c’est adopter un modèle de comportements défini par les 5P : prédire, prévenir, planifier, participer et performer. Ce qui nous empêche d’utiliser la proactivité autant qu’on le voudrait, c’est la tyrannie de l’urgence. On ne peut réfléchir à l’avenir et être dans l’urgence à la fois. Voilà tout le défi de la proactivité! Il suffit de prendre le temps.

Sur ce, je vous souhaite une bonne continuité et au plaisir de vous retrouver en juin pour le prochain bulletin.

Les adjoints(es) administratifs(ves) font gagner 8 heures par semaine à leurs gestionnaires

Avril 2018

101Un(e) adjoint(e) vaut son pesant d’or, selon un récent sondage réalisé par la firme de dotation en personnel Office Team auprès de 600 cadres supérieurs d’entreprises au Canada et aux États‑Unis.

En effet, les cadres supérieurs ont déclaré que les efforts de leurs adjoints(es) administratifs(ves) leur ont permis de gagner en moyenne 101 minutes de productivité par jour, soit plus de 8 heures par semaine ou une journée complète de travail!

De plus, 100 % des gestionnaires ont répondu que leur adjoint(e) était important(e) pour leur réussite au travail. Parmi ces superviseurs, près des deux tiers (64 %) ont déclaré que les contributions de leur adjoint(e) étaient très importantes.

L’évolution du rôle
Trois gestionnaires sur quatre (75 %) affirment que les responsabilités des adjoints(es) ont augmenté au cours des cinq dernières années. En effet, le personnel de soutien administratif fait bien plus que de simplement s’acquitter de tâches administratives de base.

Surpasser les attentes du gestionnaire
Les gestionnaires ont mentionné qu’il arrive fréquemment que les adjoints(es) dépassent leurs attentes et s’acquittent d’activités ne faisant pas partie de leur description de tâches traditionnelle, comme :

  • Analyser des données et repérer des clients potentiels pour l’entreprise;
  • Former des collègues sur le fonctionnement d’outils technologiques;
  • Offrir du soutien pour l’affichage d’emplois, la sélection de curriculum vitae et l’organisation d’entrevues;
  • Encadrer les nouveaux employés;
  • Collaborer avec l’équipe des ressources humaines pour définir les programmes de rémunération des candidats et envoyer des lettres d’offre d’emploi;
  • Envoyer des cartes d’anniversaire et des fleurs à tous les membres de l’équipe;
  • Contribuer au programme de reconnaissance des employés, à une initiative pour les vétérans et au recrutement des candidats;
  • Rattraper un camion de messagerie pour récupérer un colis manquant.

Office Team présente cette recherche juste avant la Journée internationale des secrétaires (25 avril) pour rappeler aux gestionnaires l’importance de reconnaître le travail et les efforts de leurs adjoints(es). Plusieurs idées peuvent être pratiquées tout au long de l’année comme féliciter par écrit ou verbalement, apporter de petites douceurs au bureau (gâteaux, fruits…), faire connaître les réalisations, offrir des congés bien mérités, célébrer les moments importants, encourager le perfectionnement professionnel et bien d’autres.

Et si vous optez pour le perfectionnement, n’oubliez pas notre formation annuelle, le Hors Série (23 avril à Québec et 27 avril à Montréal), qui permet aux adjoints(es) de développer leurs compétences pour toujours exceller dans leur rôle.

Comment Warren Buffett gère-t-il son temps : la stratégie des 2 listes

Mars 2018

37623746 - close up of hand holding a pencil and writes the list of worksWarren Buffett, 88 ans, originaire d’Omaha, Nebraska, est le 3e homme le plus riche du monde avec une fortune évaluée à 84 milliards de dollars en 2018. C’est un grand homme d’affaires et il a bâti sa fortune en devenant l’un des meilleurs gérants de portefeuilles boursiers du XXe siècle.

Il est logique de penser qu’avec un tel succès, Warren Buffett doit bien avoir une excellente compréhension de l’utilisation de son temps chaque jour. C’est effectivement ce qu’a découvert son ex-pilote d’avion personnel, Michael Flint, en lui demandant des conseils sur sa propre carrière professionnelle. Il lui a posé la question : « Vous, avez-vous un truc pour déterminer vos vraies priorités et pour les mener à bien les unes après les autres? » Il a constaté que Warren Buffett a bel et bien un truc pour gérer son temps au mieux, un truc d’une grande efficacité.

Il n’y a rien de plus simple, selon l’oracle d’Omaha. Lui-même procède de cette façon depuis longtemps. Voici la stratégie de productivité en 3 étapes qu’il a suggérée à Flint :

  • Les 25 priorités. Après vous être isolé avec un crayon et un papier, il suffit de rédiger la liste de vos 25 priorités. Cela peut être les 25 priorités de votre carrière, les 25 priorités des 5 prochaines années, les 25 priorités de la prochaine année ou les 25 priorités de la prochaine semaine.
  • Les 5 vraies priorités. Il faut ensuite revoir votre liste et encercler vos 5 priorités les plus importantes.
  • La liste A. Il faut maintenant écrire deux nouvelles listes sur de nouvelles feuilles de papier. La liste A qui contient les 5 vraies priorités et la liste B qui comprend les 20 autres priorités.

Flint confirma alors à Buffett qu’il travaillerait sur ces 5 priorités dès qu’il entrerait chez lui. Buffett lui demanda alors : « Et qu’allez-vous faire des priorités que vous n’avez pas entourées? » Flint lui répondit : « Alors, si les 5 priorités entourées sont mes vraies priorités, les 20 suivantes les suivent de près. Elles restent importantes pour moi, alors je travaillerai dessus par intermittence, lorsque j’aurai le temps. Elles ne sont pas urgentes, mais je compte bien leur dédier les efforts qu’elles méritent ».

Ce à quoi Buffett a répondu : « Non, vous vous trompez complètement Michael. Tout ce que vous n’avez pas entouré est devenu votre liste « À éviter à tout prix ». Elle ne vaut plus rien. Quoi qu’il arrive, cette liste ne devrait même plus attirer votre attention jusqu’à ce que vous ayez complété vos 5 vraies priorités de votre liste A ».

« En revanche, une fois que vous aurez atteint vos 5 priorités initiales, vous pourrez refaire l’exercice. Ainsi, certaines choses que vous avez dû mettre de côté provisoirement deviendront peut-être alors vos nouvelles priorités. »

C’est pour cette raison que la stratégie de Buffett est particulièrement brillante. Elle vous oblige à considérer les priorités 6 à 25 sur votre liste comme des distractions et des activités de « second ordre » pour ne vous concentrer que sur vos 5 premières priorités.

La force de Warren Buffett est de hiérarchiser ce qui est absolument indispensable et d’éliminer le superflu. C’est de cette façon qu’il gère ses priorités, son temps et son argent depuis toujours. C’est ce qui lui a permis d’enregistrer succès après succès depuis des décennies. Comme il le dit si bien : « Gérer ainsi ses priorités permet de gérer son temps sans même y penser ».

Sur ce, je vous souhaite une bonne continuité et au plaisir de vous retrouver en avril pour le prochain bulletin.

La technique de prise de décisions 10-10-10

Février 2018

11062662 - golden number - 10Suzy Welch, ex-rédactrice en chef de la Harvard Business Review et auteure du livre « 10-10-10 », nous livre une technique très intéressante pour prendre des décisions dans notre vie personnelle et professionnelle : la technique 10-10-10.

Voici en quoi consiste cette technique. Chaque fois que vous faites face à une décision qui vous semble complexe ou insoluble, posez-vous les trois questions suivantes :

  1. Quelles seront les conséquences de ma décision dans 10 minutes?
  2. Dans 10 mois?
  3. Dans 10 ans?

Il n’y a rien de littéral dans chacun des 10-10-10. Le premier 10 fait référence essentiellement à « maintenant », comme dans une minute, une heure ou une semaine. Le deuxième 10 représente un point, dans un avenir prévisible, où la réaction initiale à votre décision est passée mais où ses conséquences continuent à se dérouler de manière que vous pouvez raisonnablement prédire. Et le troisième 10 représente un temps dans un futur si éloigné que ses particularités sont tout à fait vagues.

La technique 10-10-10 est une méthode géniale parce qu’elle vous assure de peser délibérément les pour et les contre des choix possibles en réfléchissant aux conséquences de votre décision tant sur le court terme que sur le moyen et le long terme. Cela est un avantage important puisque certaines personnes, lorsqu’elles prennent leurs décisions, ont tendance à privilégier le moment présent et le court terme (10 minutes) alors que d’autres ont tendance à privilégier le moyen terme (10 mois) ou le long terme (10 ans).

La technique 10-10-10 est géniale également parce qu’elle vous permet de vous justifier, à vos propres yeux, sans être déchiré par les regrets et, en plus, elle vous permet d’expliquer votre choix aux autres.

Concrètement, voici comment utiliser cette méthode en trois étapes :

1. Posez-vous une question. Cette méthode commence invariablement par poser votre dilemme, votre crise ou votre problème sous forme de question. Est-ce que je vais postuler pour cette promotion? Est-ce que je vais acheter une maison unifamiliale ou un condo? Est-ce que je vais assister à cette formation d’une semaine? Est-ce que je vais rester au bureau pour une urgence alors que j’ai promis aux enfants que je serai à la maison à 18 h? Il s’agit ainsi de déterminer exactement le problème que vous essayez de résoudre.

2. Recueillez des données. Il s’agit de recueillir les informations nécessaires à votre prise de décision. Cela peut se faire dans votre tête, sur votre ordinateur, avec un stylo et du papier, ou dans une conversation avec un ami, un partenaire ou autre. La seule exigence est que vous soyez honnête avec vous-même et que vous traitiez le sujet à fond en répondant aux trois questions suivantes : compte tenu de ma question, quelles sont les conséquences de chacune de mes options dans 10 minutes, 10 mois et 10 ans.

3. Analysez. La dernière étape de la méthode est l’analyse. Pour cette étape, vous devez prendre toutes les informations que vous venez de compiler à l’étape 2 et les comparer à vos valeurs les plus importantes, vos croyances, vos besoins, vos objectifs et vos rêves. Bref, cette partie vous pousse à vous demander : « Sachant ce que je sais de toutes mes options et de leurs conséquences, quelle décision m’aidera le plus à créer ma propre vie en fonction de mes valeurs? » Vous aurez ainsi votre décision 10‑10-10.

L’auteure cite plusieurs exemples dans son livre. En voici un, pris au hasard, pour illustrer la technique. Une de ses clientes se demandait si elle devait aller aux funérailles de son oncle. En fait, c’était le beau-frère de sa mère et elle le connaissait assez peu. Cependant, elle savait que sa présence aux funérailles signifiait beaucoup pour sa mère et sa famille élargie qui percevraient sûrement sa présence comme une marque de respect. Pour cette raison, elle décida d’y aller et planifia de partir un peu plus tôt du bureau.

Cependant, à peine a-t-elle franchi la porte du bureau qu’elle reçoit un texto de son fils aîné lui disant qu’il a perdu son « lift » pour se rendre à sa partie de soccer. Est-ce qu’elle pourrait l’aider? Avant même qu’elle ne puisse réagir, elle reçoit un autre texto de son mari lui mentionnant qu’il doit rester tard au bureau. Peut-elle le remplacer et aller reconduire leur plus jeune fils chez l’orthodontiste? Frustrée, elle allait téléphoner à sa mère pour lui annoncer qu’elle n’irait pas aux funérailles. Mais elle s’arrêta! Pourquoi ne pas utiliser la technique de prise de décisions 10-10-10! Voici ce qui s’est passé dans sa tête, en quelques minutes.

1. Se poser une question. La question qu’elle se posa : « Devrais-je assister aux funérailles de mon oncle? »

2. Recueillir les données. Elle savait que si elle disait « non » : Dans « 10 minutes », sa vie serait beaucoup plus facile. Elle n’aurait pas à trouver un « lift » pour son fils aîné et elle n’aurait pas à reporter le rendez-vous de son fils cadet, un processus qui s’avérait toujours assez compliqué chez son orthodontiste. Quel soulagement! Cependant, dans « 10 mois », la décision de ne pas aller aux funérailles ne lui plaisait pas. Elle n’avait qu’une seule chance de dire au revoir à son oncle et elle n’aurait peut-être plus l’occasion de voir plusieurs membres âgés de sa famille qui lui sont chers. Dans « 10 ans » également, la décision de ne pas aller aux funérailles ne lui plaisait pas. Comme parent, elle avait la ferme croyance que les actions sont plus importantes que les mots. Si elle voulait enseigner à ses enfants les valeurs du respect et de la responsabilité, elle devait d’abord les démontrer elle-même.

3. Analyser. Ainsi, dès son analyse terminée avec les données de l’étape 2, sa première action a été de téléphoner à son fils aîné pour lui demander de faire appel à son coach pour lui trouver un « lift ». Elle lui expliqua qu’elle ne pouvait le faire elle-même puisque cela était très important pour elle d’assister aux funérailles de son oncle afin de démontrer à sa famille combien elle les aime. Elle appela ensuite l’orthodontiste pour fixer un autre rendez-vous. Finalement, elle téléphona à son mari dans le but de lui expliquer son choix.

La technique 10-10-10 est une technique qui permet de prendre des décisions et de vivre en phase avec nos valeurs, nos croyances, nos rêves et nos besoins. Ainsi, devant la même décision à prendre, nous pourrions faire un choix tout à fait différent. L’important est de nous rappeler ce qui est à la base de notre décision pour en assumer les conséquences.

Sur ce, je vous souhaite une belle continuité et au plaisir de vous retrouver en mars pour le prochain bulletin.

Aidez vos employés à s’adapter au changement – Le nouveau départ (Partie 3 de 3)

Janvier 2018

24019071 - business man to jumpDans les précédents bulletins, nous parlions qu’un gestionnaire pouvait aider ses employés à s’adapter aux changements en leur permettant de traverser efficacement les trois phases de la transition : la fin d’une étape (bulletin de septembre), la zone neutre (bulletin de novembre) et le nouveau départ (le présent bulletin).

Alors que la première phase est marquée par la résistance au changement et que la deuxième phase est caractérisée par le chaos et la confusion, la troisième phase est marquée par l’adaptation au changement. En effet, dans cette troisième phase, les employés sont émotionnellement engagés dans le changement. Ils sont de nouveau productifs, remplis d’une nouvelle énergie, motivés à faire les choses différemment et enthousiastes à travailler avec de nouvelles personnes.

Mais que peut faire le gestionnaire pour aider ses employés à se rendre à cette troisième phase de la transition et à s’adapter aux changements? Comme nous l’avons vu précédemment, le gestionnaire ne peut pas forcer ses employés à s’adapter aux changements puisque, par définition, la transition est subjective et psychologique. En effet, l’employé vit le changement comme une réorientation intérieure et traverse les phases de la transition à son rythme. En revanche, le gestionnaire peut encourager ses employés à entamer un nouveau départ en implantant quatre facteurs : but, image, plan et rôle. Voici en quoi consiste chacun de ces facteurs.

But : les employés doivent comprendre où se situe l’organisation actuellement, quels sont les problèmes qu’elle cherche à résoudre, quel est le but qu’elle vise à long terme, quelle est son intention, quelle est sa nouvelle mission, quelles sont ses valeurs. Les collaborateurs doivent saisir la logique du changement avant d’engager leur esprit à y travailler.

Image : les employés ont besoin non seulement de comprendre le changement, mais aussi d’imaginer à quoi ressemblera la nouvelle façon de faire afin de pouvoir y donner tout leur cœur. Il n’y a rien d’artistique dans cette démarche. Cela peut être de dessiner un plan d’étage de la nouvelle disposition du bureau, de créer une vidéo de la nouvelle ligne automatisée d’emballage, d’afficher une carte géographique montrant la zone agrandie desservie, etc.

Plan : les plans sont extrêmement rassurants pour la plupart des gens, non seulement parce qu’ils contiennent des informations, mais aussi parce qu’ils existent. L’existence d’un plan envoie un message : quelqu’un s’occupe de nous, prend nos besoins au sérieux et veille à ce que nous ne nous perdions pas en chemin. Le plan dont nous parlons ici n’est pas le plan à grande échelle des étapes du changement et des dates, mais plutôt les étapes et le calendrier dans lesquels les employés recevront l’information, la formation et le soutien dont ils auront besoin pour faire la transition et se rendre là où ils doivent aller. C’est un plan détaillé qui adresse le changement plus sur un plan individuel que collectif. Il est beaucoup plus axé sur la personne car il indique à Yannick, à Olivier et à Lélia comment et quand leur monde va changer.

Rôle : beaucoup d’employés se sentiront exclus et auront du mal à prendre un nouveau départ s’ils ne voient pas clairement leur rôle de même que leurs relations aux autres dans les nouvelles façons de faire. Peut-être que ces employés n’aimeront pas l’endroit où ils seront placés dans l’organigramme, mais cela leur permettra à tout le moins de s’adapter à la nouvelle réalité et d’éviter les doutes. À part leur rôle dans l’organisation, un second rôle est également important pour les employés pour entamer un nouveau départ, soit celui de participer à la transition elle-même en faisant partie, par exemple, d’équipes de surveillance de la transition, de cercles de résolution de problèmes, de groupes d’enquête sur le climat, de la planification de groupes de travail, etc.

En d’autres termes, pour se rendre à la troisième phase de la transition et entamer un nouveau départ, un employé a besoin de connaître quatre facteurs : le but du changement, une image du changement, un plan individuel pour se rendre au but désiré et le rôle qu’il aura à jouer dans les nouvelles façons de faire et dans la transition.

Pour chaque individu, un ou deux de ces facteurs prédominent. Il est donc important pour le gestionnaire de couvrir ces quatre facteurs pour aider tous ses employés à entamer le nouveau départ.

Aidez vos employés à s’adapter au changement – La zone neutre (Partie 2 de 3)

Novembre 2017

71970124 - trapeze artists have confidenceDans le bulletin de septembre, nous parlions qu’un gestionnaire qui désirait aider ses employés à s’adapter aux changements pouvait le faire en permettant à son personnel de traverser efficacement les trois phases du changement : la fin d’une étape, la zone neutre et le nouveau départ. Alors que le bulletin de septembre traitait de « la fin d’une étape », ce bulletin traite de « la zone neutre » du changement.

La zone neutre, pour utiliser un parallèle avec l’image de ce bulletin, c’est le moment où vos employés se situent entre les deux trapèzes. Ils ont délaissé le premier trapèze (la fin d’une étape), qui représente les anciennes façons de faire, mais ils n’ont pas encore attrapé le deuxième trapèze, qui représente les nouvelles façons de faire (le nouveau départ).

C’est un moment difficile où les employés sont suspendus entre ce qui était et ce qui sera. Le vieux est en train de mourir et le nouveau n’est pas encore né. C’est un passage où toutes les vieilles vérités s’effondrent et tout est flou. Les choses sont en l’air. Rien n’est plus acquis et tout peut arriver. Personne ne connaît les réponses : une personne dit une chose et une autre dit quelque chose de complètement différent.

C’est une phase où on voit souvent apparaître chez les employés des symptômes négatifs tels une perte de confiance en l’avenir, un taux de roulement et d’absentéisme accru, une baisse de la motivation, une plus grande anxiété ou des priorités confuses.

Voici quelques stratégies qu’un gestionnaire peut adopter pour aider ses employés à traverser cette phase.

  1. Rendre normale la zone neutre. Une des difficultés de cette phase du changement est que les employés ne la comprennent pas bien. Ils s’attendent à pouvoir passer directement de l’ancien au nouveau. Au contraire, la zone neutre est une période d’essais et d’erreurs où on redéfinit et on réoriente les façons de faire. Les employés doivent reconnaître qu’il est tout à fait normal de se sentir confus et nerveux au cours de cette période où les nouvelles façons de faire tardent à s’installer.
  2. Utiliser une métaphore positive pour décrire la zone neutre. À titre d’exemple, pour une usine qui fermerait ses portes dans quelques mois, on pourrait décrire cette étape avec une métaphore négative comme « Le bateau coule » ou avec une métaphore plus positive comme « Le dernier voyage ». Cette discussion sur les métaphores peut sembler un simple jeu de mots. Mais ce sont justement les mots qui ont le pouvoir de donner une orientation positive ou négative à un événement.
  3. Créer des structures. La zone neutre nécessite souvent de nouvelles politiques, procédures ou règles concernant certains aspects du changement comme les priorités, les descriptions de tâches, la formation ou la prise de décisions. Prenez donc soin de fixer et de communiquer les priorités, d’établir des objectifs à court terme qui sont très appréciés des employés pour leur donner un sens d’accomplissement et de mouvement dans cette période caractérisée par la confusion, d’effectuer les suivis de projets et d’activités en cours, de donner de la formation, de l’encadrement, du support.
  4. Limiter les changements. Essayez de ne pas implanter d’autres changements pour permettre aux employés de retrouver leur équilibre. Les employés peuvent faire face à beaucoup d’entre eux s’ils sont cohérents et font partie d’un ensemble plus vaste. Mais l’ajout de changements inattendus et nouveaux, même petits, peut amener les employés à être incapables de tous les affronter en même temps.
  5. Encourager la créativité. Au cours de la zone neutre où il n’y a plus de routine, où tout est flou et où les repères sont perdus, les employés sont plus enclins à essayer de nouvelles choses. Le gestionnaire doit profiter de cette occasion pour encourager ses employés à innover. Par exemple, il peut les inciter à expérimenter leurs nouvelles idées, à suivre des formations sur la créativité, à participer à des séances de remue-méninges, à voir les difficultés comme des portes d’entrée à de nouvelles solutions ou à revoir leur contribution et leur carrière dans l’organisation.

La clé du succès, dans cette deuxième phase du changement, est de voir en cette zone neutre une chance de faire quelque chose de nouveau et d’intéressant, et de poursuivre cet objectif avec énergie et courage.