Février 2010

Les perfectionnistes sont des personnes qui ont tendance à vouloir tout faire avec un souci exagéré de la perfection. Le perfectionnisme n’est pas nécessairement un défaut lorsque ce souci de la perfection est limité à l’exécution des tâches qui s’avèrent importantes pour son entreprise ou pour sa carrière. Cependant cela devient un défaut lorsque cette propension à la perfection concerne également des tâches secondaires. En fait, on fait preuve de perfectionnisme lorsque l’on accorde plus de temps qu’il ne faut à une tâche.

On peut trouver plusieurs raisons pour justifier le perfectionnisme. On peut entretenir la croyance que tout ce qui mérite d’être fait mérite d’être bien fait. On peut relier son estime de soi à ce que l’on fait plutôt qu’à ce que l’on est. On peut vouloir plaire. On peut nourrir des attentes irréalistes pour soi-même et pour les autres. On peut vouloir répondre aux demandes des gens qui nous entourent. Quelle que soit la raison, il est important de freiner cette tendance au perfectionnisme pour éviter de nuire à l’atteinte de ses propres objectifs et de ceux de l’organisation. Voici donc quelques idées en ce sens :

1. Habituez-vous à accorder à chaque tâche un temps d’exécution proportionnel à son importance. Ne fournissez beaucoup d’efforts sur un travail que si celui-ci est en lien direct avec les priorités de l’entreprise ou vos propres priorités.
   
   N’oubliez pas! La loi de Pareto mentionne que 20 % de vos activités rapportent 80% des résultats et que 80% de vos activités ne rapportent que 20% des résultats. Soyez donc vigilant pour ne pas être perfectionniste dans ce 80 % d’activités qui ne rapportent que 20% des résultats; faites plutôt de votre mieux dans le temps qui vous est attribué. Ensuite investissez le plus de temps possible dans ce 20% d’activités qui donnent des résultats.
2. Avant de commencer un travail, décidez d’avance du temps que vous allez y allouer avec une heure de début et une heure de fin. Gardez une horloge dans votre champ de vision et entraînez-vous à respecter ce temps.
3. Avant de viser la perfection dans un travail et pour savoir si les améliorations que vous aimeriez apporter produiront vraiment de meilleurs résultats, habituez-vous à vous poser la question suivante : «Quel serait l’impact sur la compagnie ou sur ma carrière si je soumettais ce travail tel qu’il est actuellement?»
   • Si la réponse est «Il n’y aurait aucun impact», ce serait contre productif de consacrer du temps supplémentaire pour améliorer ce travail, puisque cela vous enlèverait du temps pour accomplir d’autres tâches.
   • Si la réponse est «Cela aurait un impact négatif», alors peaufinez le travail. Certains dossiers ont besoin d’être parfaits.

4. Gardez à l’esprit que 80% d’un travail est normalement complété dans les premiers 20% des heures passées sur ce travail. À titre d’exemple, admettons que vous désirez écrire un rapport et que vous estimez à cinq heures le temps total pour le rédiger. La loi de Pareto suggère que votre rapport sera presque achevé après une heure de travail. Le reste des quatre heures serait partagé entre la mise en page, la révision de textes, la reliure, etc. Il peut être important pour vous de travailler pendant quatre heures additionnelles si le rapport est adressé à des clients et qu’il en va de la réputation de votre entreprise. Toutefois, ces mêmes quatre heures pourraient ne rien ajouter à la qualité du rapport si celui-ci était destiné à l’interne pour des fins de discussion.
5. Pensez à vos clients. Souvent on s’apprête à rendre un travail parfait alors que le client ne désire pas ce niveau de perfection. Si votre client est un client interne, demandez-lui à quoi il s’attend comme résultat final et tenez-vous-en à ce niveau de qualité. Si le client est un client externe, concentrez-vous sur le 20% qui fera la différence.

Le perfectionnisme n’est pas une habitude facile à déloger. Cependant, pour vous aider, pensez aux nombreux avantages que vous procurera le fait de vous en libérer : plus de temps, moins de stress, un plus grand équilibre de vie et de meilleures communications interpersonnelles.

Citation du mois
«Il est aussi noble de tendre à l’équilibre qu’à la perfection; car c’est une perfection que de garder l’équilibre.» Jean Grenier.

Janvier 2010

Il existe deux concepts bien importants en gestion du temps, soit ceux de l’efficacité et de l’efficience. L’explication la plus usuelle est que l’efficacité consiste à travailler sur les bonnes activités, alors que l’efficience consiste à travailler de la meilleure façon possible sur les activités. Ainsi, une personne qui gère bien son temps se montre à la fois efficace et efficiente. Cependant, la plupart des gens ont tendance à accorder beaucoup d’importance à l’efficacité et à minimiser l’importance de l’efficience. Pourtant, les deux aspects sont essentiels dans l’organisation de votre travail. Voici pourquoi.

L’efficacité met l’accent sur le futur. Elle vous stimule pour créer votre mission, établir des objectifs en ligne avec votre mission et concevoir des plans d’action à long terme en vue d’atteindre vos objectifs. Elle vous aide également à identifier vos forces et, par conséquent, les activités essentielles de votre travail sur lesquelles vous devez vous concentrer pour permettre à l’organisation ainsi qu’à vous-même de progresser. Bref, l’efficacité vous encourage à déterminer vos priorités.

Quant à l’efficience, elle insiste plutôt sur l’ici et maintenant. Elle vous dispose à analyser une priorité, un projet ou un travail de façon qu’il soit réalisé dans un minimum de temps, d’efforts et de coût. C’est ainsi que vous penserez à des moyens de simplifier une activité, de la combiner avec une autre, de travailler sans interruptions; de vaincre la procrastination, le perfectionnisme, l’inertie, l’indécision ou autre obstacle. Bref, l’efficience vous permet de vous poser la question «comment faire plus avec moins».

En fait, l’efficacité et l’efficience travaillent en tandem; l’une est inutile sans l’autre. D’un côté, sans efficacité, le travail manque de direction et de priorités. Vous êtes occupé, bien sûr, mais vous n’agissez pas sur le 20% d’activités qui rapportent 80 % des résultats. D’un autre côté, sans efficience, vous savez exactement où vous voulez aller, mais vous vivez de la frustration à l’idée de ne pas progresser assez rapidement vers l’atteinte de vos résultats.

Ainsi, un employé efficace est un employé qui établit des objectifs, conçoit des plans d’action, organise son travail et effectue des suivis pour s’assurer que ses actions contribuent à l’atteinte de ses objectifs professionnels et des objectifs de l’organisation. Un employé efficient est un employé qui, lorsque vient le temps d’agir et de travailler, se concentre pour exécuter son travail sans interruptions, pertes de temps, indécision, perfectionnisme et efforts perdus.

Même si l’efficacité et l’efficience sont importantes, l’efficacité doit venir en premier, puisqu’il ne sert à rien de trouver la meilleure façon de travailler sur une activité si celle-ci n’est pas prioritaire et ne contribue pas de façon significative aux objectifs. Toutefois, cela ne diminue aucunement le rôle de l’efficience, car cette dernière vous permet de gagner du temps et de réduire vos efforts pour accomplir les tâches nécessaires. Il est indispensable de ne jamais sacrifier l’efficacité à l’efficience.

Citation du mois
«Il importe davantage de faire la bonne chose que de bien faire les choses.», Peter Drucker

Août 2009

Certaines personnes peuvent traiter leurs courriels 10, 20 ou 30 fois au cours de la journée. Il est certain que cette habitude est à éviter, puisque cela vous enlève beaucoup de temps pour travailler sur vos priorités. Voici donc quelques suggestions pour gérer vos courriels avec efficacité.

1. Ne traitez vos courriels que trois ou quatre fois par jour, tout au plus. Certes, les courriels remplacent de plus en plus le téléphone et exigent généralement une réponse rapide. Cependant, les courriels ne possèdent pas le caractère instantané du téléphone et les interlocuteurs ne s’attendent généralement pas à une réponse immédiate. Ainsi, répondre à ses courriels quelques fois par jour devrait suffire, à moins que la réussite de votre entreprise ne dépende d’une prompte réponse aux courriels. Je vous conseille donc de vous occuper de vos courriels durant les périodes suivantes : tôt le matin, avant le dîner et à la fin de la journée. Ainsi, vous traiterez l’ensemble de vos courriels trois fois par jour.
   
   Toutefois, ne démarrez pas votre journée en vous occupant de vos courriels. Commencez plutôt votre journée par une tâche prioritaire, car les courriels peuvent facilement vous distraire des tâches les plus essentielles. Ainsi, travaillez d’abord à celles-ci. Une fois que vous aurez achevé une tâche essentielle (ou qu’elle sera assez avancée), vous pourrez dépouiller vos courriels.
2. Déterminez des limites de temps. Allouez-vous suffisamment de temps au cours de la journée pour lire les courriels que vous recevez. Par exemple, vous pourriez décider de consacrer 20 minutes chaque fois que vous triez vos courriels.
3. Videz votre boîte de réception. Pour gérer efficacement vos courriels, vous devez vider votre boîte de réception à la fin de votre journée de travail. Vous pouvez le faire en ne manipulant un courriel qu’une seule fois et en prenant immédiatement une décision pour chaque courriel lu. Cinq possibilités de décisions s’offrent à vous après que vous ayez pris connaissance du message d’un courriel :
   • supprimer un courriel que vous jugez inutile;
   • classer un courriel que vous désirez conserver;
   • transférer un courriel dont vous n’avez pas à vous occuper et qui concerne quelqu’un d’autre;
   • répondre à un courriel qui ne vous occupera que pendant quelques minutes, ou
   • planifier un moment dans votre agenda pour un courriel plus long à traiter et dont vous vous occuperez plus tard; en attendant, placer ce courriel dans un dossier de votre messagerie électronique intitulé, par exemple, «Action» ou «À faire».
     
     La plupart des gens se servent de leur boîte de réception pour stocker les courriels à propos desquels ils n’ont pas arrêté de décision. Chaque fois qu’ils ouvrent leur boîte de réception, ils doivent donc en réévaluer le contenu de fond en comble. Avec le volume faramineux de courriels que nous recevons de nos jours, cette façon d’agir apparaît inefficace. Assurez-vous donc de prendre une décision pour chaque courriel que vous recevez et vous viderez par le fait même votre boîte de réception.
4. Désactivez la sonnerie ou le système visuel indiquant que vous avez de nouveaux messages. Lorsque vous n’êtes pas dans une période où vous traitez vos courriels, enlevez la sonnerie ou le système visuel qui vous indique l’arrivée d’un nouveau courriel. Sinon, vous serez constamment interrompu lorsque vous travaillerez sur autre chose.

Vous devez user de discipline pour éviter de vérifier vos courriels à tout moment et pour ne manipuler un courriel qu’une seule fois. Cependant, vous découvrirez rapidement que cette règle comporte de nombreux avantages: vous gagnerez du temps, vous pourrez travailler davantage sur vos priorités et vous vivrez moins de stress parce que vous adopterez un mode moins réactif.

 Août 2008

Souvent les gens ne sont pas capables de se souvenir où ils ont placé leurs choses simplement parce qu’ils sont distraits. La distraction est simplement un manque d’attention. Si votre pensée est absente lorsque vous faites quelque chose, il n’est pas étonnant que vous ne puissiez vous souvenir de ce que vous avez fait. Ainsi, les gens ne se souviennent plus où ils ont mis leurs clefs simplement parce qu’ils étaient préoccupés par d’autres pensées au même moment. Ou ils ne peuvent se rappeler où ils ont classé leur lettre simplement parce qu’ils tenaient au même moment une conversation avec une personne. Vous devez réaliser que votre pensée ne peut pas porter son attention sur deux choses à la fois. Ainsi, si vous désirez vous guérir de votre distraction, voici cinq suggestions:

1. Soyez organisé. Planifiez votre journée à l’avance et ne courez pas après trois directions à la fois. Prenez l’habitude d’écrire, de garder une liste de choses à faire pour la journée et de planifier du temps pour les tâches importantes.
2. Pensez à ce que vous faites au moment où vous le faites. Par exemple, concentrez-vous sur le document que vous êtes en train de classer. Dites-vous à haute voix ce que vous êtes en train de faire; votre pensée se souviendra ainsi du son de votre voix. Ainsi, vous pourriez dire: «Je classe les papiers d’assurance avec les documents légaux.»
3. Assurez-vous que ce que vous faites a du sens. Par exemple, vous pourriez vous dire: «Je mets mes lunettes de sécurité dans le tiroir du bas du bureau puisque c’est à cet endroit que sont rangés tous les équipements de sécurité.»
4. Rappelez-vous par la suite ce que vous avez fait. La répétition augmente la puissance de votre mémoire.
5. Ne soyez pas négatif. Ne faites pas des remarques désobligeantes et peu flatteuses à votre égard du genre «Je ne suis jamais capable de me souvenir de quoi que ce soit» ou «J’oublie toujours». Dites-vous plutôt que la puissance de votre mémoire s’améliorera. Une attitude positive attire des résultats positifs.

Citation du mois
«Observer attentivement, c’est se rappeler distinctement.» Edgar Allan Poe.

Mars 2008

Avez-vous de la difficulté à être ponctuel au travail de même que dans vos rendez-vous, réunions et engagements? Si oui, cela est un signe certain d’une mauvaise gestion du temps. Voici quelques suggestions vous permettant d’être à l’heure en tout temps.

1. D’abord, prenez la décision d’arriver à l’heure à compter de maintenant. Dans bien des cas, le simple fait d’arriver en retard n’est qu’un manque d’engagement de votre part.
2. Ensuite, notez le rendez-vous à votre agenda en indiquant l’heure à laquelle vous devrez quitter le bureau ou la maison pour arriver à l’heure à votre rendez-vous. Et, pour ne pas être à la course, planifiez d’arriver 5-10 minutes à l’avance.
3. Si vous avez un long trajet à faire en auto ou en transport en commun, allouez-vous toujours un peu plus de temps que prévu de façon à pouvoir faire face aux imprévus.
4. Si vous avez encore quelques minutes à votre disposition avant de quitter le bureau ou la maison pour vous rendre à votre rencontre, ne vous laissez pas attraper par le syndrome «d’une dernière chose à faire avant de partir». Les choses à faire prennent souvent plus de temps que vous pensez. Quittez plutôt le bureau ou la maison immédiatement et utilisez le temps ainsi gagné lorsque vous arriverez d’avance à votre rendez-vous.
5. Si vous avez des rencontres tôt le matin et que vous n’êtes pas une personne du matin, peut-être aurez-vous besoin de vous mettre au lit un peu plus tôt la veille pour vous assurer d’être à l’heure à votre rendez-vous. Et n’oubliez pas de mettre votre cadran.

Peut-être trouverez-vous difficile d’être ponctuel en tout temps. Mais la ponctualité n’est qu’une question d’habitude. Il s’agit de la pratiquer à tous les jours pour que le fait d’arriver à l’heure vous vienne tout naturellement au bout d’un certain temps. Combien de temps cela vous prendra-t-il pour changer l’habitude d’arriver en retard par l’habitude d’arriver à l’heure? Selon l’auteur du livre «Psycho-Cybernetics», Maxwell Maltz, cela prend 21 jours pour acquérir toute habitude. Ainsi, rassemblez toute la volonté que vous avez à votre disposition, puisez dans la liste de suggestions ci-dessus et persistez jusqu’au moment où le fait d’arriver à l’heure devienne une habitude.

Et vous remarquerez que cela présente bien des avantages d’arriver à l’heure. Vous aurez le sentiment de mieux gérer votre temps, les personnes avec qui vous avez des engagements sentiront que vous leur manifestez du respect et vous serez un exemple pour votre entourage. La citation du conférencier Ed Foreman dans son livre sur les «Kennedy» est ici bien à propos: «Dans la plupart des organisations, vous pouvez avancer en faisant trois choses: vous présenter, vous présenter à l’heure, vous présenter à l’heure prêt à travailler.»

Citation du mois
«Rien ne sert de courir, il faut partir à point.» Jean de La Fontaine

Septembre 2006

Voici une histoire vraie qui démontre toute l’importance de faire une liste de choses à faire pour la journée pour être efficace.

En 1930, David Schwartz, président d’une compagnie d’acier américaine, avait des problèmes de gestion de temps. Il fit alors venir un consultant qui lui donna le conseil suivant pour être efficace dans la gestion de son temps : « Ne jamais quitter le bureau sans avoir fait une liste de choses à faire pour le lendemain ». Pour l’aider à dresser sa liste de choses à faire, le consultant lui donna les directives suivantes :

• Avant de quitter le bureau le soir, dresser une liste de choses à faire pour le lendemain.

• Prioriser ensuite les activités qui sont sur la liste : 1 pour l’activité la plus importante et 2 pour la suivante, etc…

• Le lendemain, commencer l’activité 1 le plus tôt possible dans la journée et ne pas lâcher cette tâche tant et aussi longtemps qu’elle n’est pas terminée.

• Lorsque cette tâche est terminée, le plus tôt possible par la suite, faire la même chose avec l’activité 2.

• Et ainsi de suite, jusqu’à ce que les tâches sur la liste soient terminées. Et peu importe, dit le consultant, si toutes les activités sur la liste n’ont pas toutes été complétées à la fin de la journée puisque, selon cette méthode, l’activité la plus importante aura au moins été faites.

David Schwartz a voulu faire un chèque au consultant pour ce conseil et le consultant lui a répondu : « Ne vous préoccupez pas de ça pour l’instant; vous n’avez qu’à m’envoyer un chèque un peu plus tard par la poste pour le montant que croyez que mon conseil vaut. »

Et le consultant, trois mois après, a reçu un chèque de savez-vous combien?…25 000$!!!! Et ce n’est qu’un exemple parmi d’autres qui démontre tout l’impact d’une liste de choses à faire pour la journée.

Cependant, il y a une qualité essentielle qu’il faut posséder pour que cette liste ait tout son impact sur la productivité : la discipline. On pourrait définir la discipline comme étant la capacité qu’a un individu à respecter les promesses qu’il se fait.

Si les gens ont de la difficulté à respecter les promesses qu’ils se font par rapport à leur liste de choses à faire, c’est que, bien souvent, il y a beaucoup trop de tâches à accomplir sur leur liste. Une bonne approche serait de ne planifier que la moitié du temps de disponible, soit, par exemple, 4 heures sur une journée de 8 heures. De cette façon, il y aurait du temps pour s’occuper autant des tâches à accomplir sur la liste que des imprévus qui ne manqueront pas de survenir.

Une autre raison pour laquelle les gens ont de la difficulté à respecter leurs promesses tient au fait que dresser une liste quotidienne de choses à faire peut représenter un changement d’habitudes. Et on sait combien il est difficile pour l’être humain de modifier ses habitudes. Il faut donc savoir que pour changer une habitude, cela prend entre 7 et 21 jours, dépendamment de l’habitude à changer. Donc, ne prenez pas de chances…si pour vous, faire une liste de choses à faire pour la journée est une nouvelle habitude, faites cette liste pendant 21 jours. Au bout de 21 jours, cela ne sera plus un effort pour vous et tout comme David Schwartz, vous pourrez en retirer tous les bénéfices…à beaucoup moins cher!!!

Citation du mois
« Les choses qui importent le plus ne doivent jamais être à la merci des choses qui importent le moins », Goëthe