Avril 13

Dans la revue Premium d’avril/mai 2013, Henry Mintzberg et Peter Todd, tous deux experts en gestion de l’Université McGill, mentionnent que, devant la prolifération des «gadgets» électroniques (Blackberry, iPhone, Android, iPad et autres), le danger est grand pour les gestionnaires de ne garder le contact que par l’intermédiaire de leur clavier et de s’isoler ainsi de leur entourage.

En effet, les gestionnaires consacreraient une partie importante de leur temps à la gestion de leurs courriels. Un des auteurs a calculé le nombre de courriels reçus pendant une semaine de travail et le temps requis pour les traiter : 294 courriels reçus et 20 heures de gestion. Cela coïncide assez bien avec les statistiques dont nous vous faisions part dans notre bulletin de mai 2012. Un individu au travail recevrait en moyenne 48 courriels par jour et il lui faudrait en moyenne 5 minutes pour traiter chacun d’eux, un total de 20 heures par semaine.

Ainsi, les auteurs mentionnent que la communication par courriel engendre peut-être aujourd’hui chez les gestionnaires plus de contacts, mais il en résulte moins d’interactions personnelles, pourtant essentielles à  une gestion efficace. Par conséquent, les gestionnaires convaincus que les courriels suffisent à les informer de ce qui se passe dans leur service et se promenant rarement dans les couloirs pourraient connaître des difficultés. Ils recueillent des faits dont le sens est susceptible de leur échapper.

Selon les auteurs, les gestionnaires ont le choix : maîtriser la technologie afin qu’elle travaille pour eux ou la laisser nuire à leur gestion. Voici quelques habitudes à acquérir pour exploiter favorablement la technologie :

1. Diminuer le nombre de courriels envoyés
Sur cinq courriels envoyés, vous recevrez trois réponses. Ainsi, plus vous envoyez de courriels, plus vous en recevrez en retour. Réfléchissez donc avant l’envoi de certains messages et assurez-vous de la pertinence de vos propos.

2. Segmenter vos courriels
Songez à avoir plusieurs adresses de messagerie : une adresse qui sera gérée par votre adjoint(e) formé(e) à établir la priorité des messages, à les transmettre à un tiers ou à y répondre en votre nom; une autre adresse que vous ne communiquerez qu’à certaines catégories de correspondants, tels que vos clients, vos collègues; et une troisième, pour votre famille et vos amis.

3. Utiliser les options de votre messagerie
Servez-vous des options de votre logiciel de courrier électronique, telles que les règles de messagerie, le courrier indésirable. Celles-ci vous feront gagner beaucoup de temps dans l’organisation de l’information des courriels reçus.

4. Prévoir des temps d’arrêt individuels
Décidez de répondre à vos courriels uniquement au cours de certaines périodes de la journée. Bloquez des heures « hors ligne » dans votre agenda. Durant ces périodes, vous pourriez activer votre message d’absence du bureau pour informer les gens que votre réponse pourrait tarder.

5. Être attentif au moment où vous vous apprêtez à consulter votre messagerie
Le Dr Joseph Flanders, psychologue et professeur adjoint à l’Université McGill, propose de s’arrêter et de se poser les deux questions suivantes avant de consulter ses courriels. Est ce que je veux vraiment consulter mes courriels maintenant? N’est-il pas plus efficace de poursuivre mon activité que de m’interrompre pour lire mes courriels? Selon le Dr Flanders, le simple fait de se poser ces deux questions vous rendrait plus conscient de l’importance de compléter votre dossier maintenant et de reporter à plus tard la lecture de vos courriels.

Toutes ces mesures sont valables, mais aucune n’est facile à appliquer puisqu’elles supposent l’obligation de se montrer parfois indisponible. Cependant, comme disent les auteurs, l’efficacité d’un gestionnaire dépend certes de son utilisation judicieuse du courrier électronique et de ses autres outils de communication numériques mais aussi de sa capacité à se « débrancher ».

Sur ce, je vous souhaite un beau printemps et au plaisir de vous retrouver en mai pour le prochain bulletin!