Septembre 2013

Souvent il nous arrive d’hésiter entre le courriel, le téléphone ou la rencontre individuelle pour communiquer des informations à un client, à un collègue, à un collaborateur ou à un patron. Voici quelques principes qui devraient vous guider pour choisir le bon moyen de communication.

Le téléphone
Le téléphone est idéal pour informer les gens de changements de dernière minute ou pour leur communiquer des informations urgentes. À titre d’exemple, s’il est 9 h du matin et que vous désirez aviser les participants à une réunion que celle-ci se tiendra à 14 h au lieu de 13 h, il est préférable de privilégier le téléphone au lieu du courriel, puisque plusieurs personnes risquent de ne pas lire leur courriel à temps.

Le courriel
Le courriel est idéal dans les situations suivantes :

• pour avoir un document écrit qui vous sert de preuve;
• pour transmettre des documents non confidentiels;
• pour envoyer un message à de nombreux destinataires;
• pour rejoindre quelqu’un à l’autre bout de la planète.

De façon générale, si l’information dont vous avez besoin peut vous être donnée à l’intérieur du cycle de communication par courriel représenté ci-dessous, vous gagnez à utiliser le courriel.

Voici un exemple d’échanges de courriels respectant ce cycle de communication :

• Seriez-vous libre cette semaine pour une rencontre? Je suis disponible mardi et jeudi pour le dîner et l’après-midi. (Courriel envoyé)
• Je serais libre cette semaine. Cependant je ne suis pas libre pour le dîner ces deux jours-là. Est-ce que jeudi, 14 h, vous conviendrait? (Lecture de la réponse reçue)
• Oui, j’irai vous rencontrer à votre bureau. (Réponse envoyée)

Ainsi, le cycle de communication d’un courriel implique tout au plus deux courriels, c’est-à-dire un courriel envoyé et un courriel reçu.

Ainsi, lorsqu’on rédige un courriel, il faut faire en sorte de le rédiger pour ne recevoir qu’un seul courriel de
réponse. Si cela prend plus de deux courriels pour obtenir le résultat souhaité, mieux vaut opter pour une communication plus interactive, comme la rencontre ou le téléphone.

La rencontre ou le téléphone
Vous devez privilégier un mode interactif (rencontre ou téléphone) et éviter le courriel dans les situations suivantes :

• Les informations que vous voulez partager sont sujettes à interprétation.
• Le sujet dont vous désirez vous entretenir avec la personne nécessite une discussion.
• Les propos dont vous voulez discuter sont confidentiels.
• Vous désirez entendre la voix de votre interlocuteur ou voir la personne pour observer ses réactions face à votre discussion.
• Le courriel est trop difficile à rédiger. Dans ce cas, cela indique bien souvent qu’un mode plus interactif est nécessaire pour aborder le sujet dont vous désirez vous entretenir.
• Vous devez échanger plusieurs informations avec un collègue. Il est préférable alors de privilégier une seule rencontre pour partager toutes ces informations plutôt que d’aller voir la personne ou d’envoyer un courriel chaque fois.

Choisir le bon moyen de communication vous fera gagner beaucoup en efficacité. Il faut simplement se demander quel est le mode de communication qui vous servira le mieux, vous et votre destinataire, pour atteindre le résultat souhaité.

Sur ce, je vous souhaite un bel automne et au plaisir de vous retrouver en octobre pour le prochain bulletin.