Octobre 2010

Il existe une loi fort intéressante en gestion du temps pour augmenter son efficacité au travail, soit la loi des cycles. Celle-ci suggère d’envisager toute tâche à accomplir non pas comme une simple action à entreprendre mais comme un cycle comportant un début, un déroulement et une fin.

En quoi cette notion de cycle permettra-t-elle d’augmenter votre efficacité au travail? En réalité, elle vous aide à établir une distinction entre les individus en fonction de la phase du cycle dans laquelle ils éprouvent de la difficulté en termes de productivité. Ainsi, on observerait des handicapés de début de cycle, des handicapés de déroulement de cycle et des handicapés de fin de cycle.

Les handicapés de début de cycle sont les individus qui ne démarrent pas leurs tâches ou leurs projets. Ils procrastinent sans cesse, c’est-à-dire qu’ils reportent toujours à plus tard les activités auxquelles ils devraient se consacrer maintenant. Ou encore, ils sont perfectionnistes et désirent entreprendre un cycle uniquement s’ils sont parfaitement prêts, équipés, documentés, mais… ils ne le sont jamais. Il leur manque toujours un document, un outil, et les conditions idéales ne sont jamais réunies. Bien sûr, il existe des moments opportuns pour mettre en œuvre une action, mais fixer une date lointaine ne sert souvent qu’à reporter une action que l’on n’a pas le courage d’engager. Pour être efficace, il est important de commencer une tâche et d’éviter la procrastination.

Les handicapés de déroulement de cycle sont les individus qui commencent leur cycle, mais qui se perdent à en entamer d’autres. À titre d’exemple, admettons que vous avez comme objectif, par un bel après-midi d’automne, de ramasser les feuilles sur votre terrain. Il est 13 h et vous commencez votre travail. Lorsque vous vous approchez des pots de fleurs flétries qui longent votre terrain, vous vous dites que ce serait une bonne idée de les vider et de les entreposer à l’intérieur de la maison pour éviter que le gel les fasse craquer cet hiver. Vous vous attelez donc à la tâche. Quand vous arrivez près de la remise, vous remarquez que son bois est grandement endommagé par les intempéries et qu’elle ne passera pas un autre hiver. Vous vous rendez donc dans un magasin pour acheter la peinture nécessaire et vous commencez à peindre la cabane. Il est 17 h et vous devez arrêter votre travail, car vous avez un rendez-vous. Où en êtes-vous à la fin d’un après-midi pareil? Trois cycles ont été ouverts (le ramassage des feuilles, le vidage des pots de fleurs et la peinture de la remise) mais aucun n’a été complété. Pour être efficace, il est important de ne pas vous interrompre en plein milieu d’un travail et de le terminer avant d’en commencer un autre.

Les handicapés de fin de cycle sont les personnes qui commencent un cycle, qui en achèvent le déroulement, mais qui, à la fin, recommencent. Ce sont des perfectionnistes, qui répéteront le cycle entier, parfois même plusieurs fois, pour s’assurer d’une meilleure qualité.

Le problème avec les tâches non terminées est que le cerveau serait incapable de stocker plus de huit cycles non terminés à la fois, sinon c’est la surcharge et la confusion. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus du ramassage des feuilles d’automne, vous vous retrouvez à 17 h avec trois cycles non terminés. Pour peu qu’il y ait déjà d’autres cycles non terminés déjà stockés dans votre cerveau (problème avec un collègue de travail, budget qui ne balance pas, emprunt qui commence à peser lourd, problème de santé), vous n’êtes pas loin de l’éparpillement ou du chaos. Ce n’est que si vous fermez ces cycles, si vous prenez des décisions ou passez à l’action que vous pourrez augmenter votre efficacité et retrouver un sentiment de sérénité.

Mais comment appliquer cette loi avec les grands projets ou les grands cycles? La réponse est simple : il s’agit de découper votre projet en petits cycles. Par exemple, si vous désirez vaquer au grand ménage de la maison, vous pourriez commencer par le garage (premier cycle), poursuivre ensuite à la cuisine (deuxième cycle), puis continuer au salon (troisième cycle), etc.

Ainsi, pour améliorer votre efficacité, la loi des cycles vous invite d’abord à identifier à quelle étape du cycle vous éprouvez de la difficulté et, par la suite, à appliquer la consigne suivante: commencez un cycle lorsque c’est le temps de le faire, occupez-vous d’un seul cycle à la fois et terminez-le!

Citation du mois
«La procrastination est un voleur de temps.», Edward Young.