Avril 2008

Cette année, la Semaine des Secrétaires se déroulera du 21 au 25 avril et la Journée des Secrétaires, le 23 avril. Bonne fête donc à toutes les secrétaires et adjointes! Bonne fête aussi aux hommes qui se joignent à la profession.

En cette occasion, nous aimerions rendre hommage aux secrétaires et présenter aux patrons 6 principes pour respecter le temps de leurs adjointes. Les voici:

1. Rencontrez votre adjointe régulièrement pour discuter des horaires, priorités respectives et dossiers en cours. Plus votre adjointe sera au courant des dossiers, plus elle pourra vous aider et vous alléger de certaines tâches. Vous sauverez ainsi un nombre important d’heures par semaine puisqu’elle pourra elle-même donner les informations aux gens qui appellent ou qui se présentent en personne. Également, lorsque vous vous absentez pour une journée, quelques jours ou plusieurs jours pour les vacances, prenez du temps pour l’informer des choses qui peuvent survenir pendant votre absence.
2. Procurez à votre adjointe les outils et équipements dont elle a besoin pour bien accomplir son travail: logiciels, fournitures de bureau, équipements, etc. Permettez-lui également de mettre à jour ses compétences par de la formation, du coaching ou tout autre moyen.
3. Déléguez à votre adjointe des tâches stimulantes et significatives. Encouragez-la à vous suggérer des façons d’améliorer, d’éliminer ou de réduire des procédures, tâches et rapports.
   Selon notre formateur en gestion du personnel, M. Robert Internoscia, seulement 10% des gestionnaires qu’il rencontre lors de formations délèguent efficacement. Est-ce vraiment si complexe de déléguer? «Bien sûr que non, nous dit-il, mais deux conditions sont essentielles pour réussir la délégation. La première : avoir le courage de donner l’autorité qui va avec la responsabilité. Rien ne sert de déléguer si l’employé doit continuellement venir chercher la permission d’agir. La deuxième condition: cesser d’avoir peur. La peur de perdre le contrôle, de se sentir inutile, que le travail ne soit pas aussi bien fait, etc. Pourtant, si les gestionnaires savaient à quel point les employés ne sont pas utilisés à leur plein potentiel et sont, par le fait même, découragés et démotivés, ils songeraient à déléguer beaucoup plus souvent. Du même coup, ils se sentiraient libérés puisqu’ils pourraient travailler sur leurs objectifs.»
4. Ne soyez pas perfectionniste lorsque vous supervisez votre adjointe. N’oubliez pas que de passer du temps inutilement sur une tâche empêchera votre adjointe de se consacrer à des tâches plus importantes.
5. Communiquez. Faites de votre adjointe un membre à part entière de votre équipe. Prenez le temps de lui communiquer votre mission, vos valeurs et vos objectifs. Vous gagnerez à coup sûr une alliée impliquée et motivée.
6. Et surtout, soyez un exemple d’une bonne gestion du temps. Planifiez votre journée. Accumulez les questions non urgentes au lieu d’interrompre votre adjointe fréquemment. Fixez des échéanciers réalistes sur toutes les tâches. Respectez votre temps de même que celui de votre adjointe.

Citation du mois
«Ce que nous prenons l’habitude de faire, nous le faisons plus facilement – non que la nature des tâches ait changé, mais notre capacité à les accomplir s’est accrue.» Ralph Waldo Emmerson