Aidez vos employés à s’adapter au changement – La fin d’une étape (Partie 1 de 3)

Septembre 2017

Vous aimeriez aider vos employés à s’adapter au changement? Faisons d’abord la différence entre changement et transition. Le changement est situationnel, concret et objectif : un nouveau site, un nouveau PDG, la réorganisation des rôles de l’équipe, la nouvelle technologie en sont des exemples. En revanche, la transition est subjective et psychologique. C’est un processus à trois phases, une réorientation intérieure que les employés traversent au fur et à mesure qu’ils acceptent les détails de la nouvelle situation que le changement entraîne.

Il ne peut y avoir de changement réussi sans que les employés passent au travers du processus de transition. C’est pourquoi le rôle du gestionnaire consiste à aider ses employés à passer au travers de cette période de transition qui comporte trois phases : la fin d’une étape, la zone neutre et le nouveau départ. Nous verrons dans ce bulletin la première étape, soit la fin d’une étape. Les deux autres phases de transition suivront dans les prochains bulletins.

La fin d’une étape
La fin d’une étape, c’est le moment où quelque chose prend fin et où les employés font face aux pertes que le changement amène. À cette étape, les employés refusent la réalité, agissent comme si de rien n’était, se plaignent, ne veulent pas aller dans la nouvelle direction. Pour aider vos employés à franchir cette étape, sept stratégies s’offrent à vous :

    1. Aidez vos employés à passer au travers des étapes du deuil. Vos employés vivront toutes sortes d’émotions face aux pertes qu’ils subissent : colère, anxiété, tristesse, confusion… Encouragez-les à faire le deuil de ce qu’ils perdent et à gérer leurs émotions puisque cela les aidera à aller de l’avant et à accepter la situation.
    2. Compensez les pertes. Souvent, les efforts des gestionnaires pour faciliter la transition échouent parce que les personnes affectées n’éprouvent que de la peine. Bien sûr, l’organisation peut gagner, mais pour les employés, le changement peut représenter une grande perte. Leur parler uniquement de leurs émotions ne vous amènera nulle part… il faut trouver un moyen d’agir. La question à vous poser est la suivante : « Que puis-je leur donner, en échange de ce qui leur a été retiré de façon à rétablir l’équilibre : statut, territoire, adhésion, reconnaissance, rôles? » Si les employés pensent que le changement leur a enlevé un sentiment de contrôle, pouvez-vous trouver un moyen pour leur redonner ce sentiment?
    3. Donnez des informations aux employés et faites-le encore et encore! Souvent, les gestionnaires cessent de communiquer parce qu’ils ont déjà parlé du changement aux employés. Cependant, il est important de continuer à communiquer parce que l’information menaçante est absorbée remarquablement lentement. Ainsi, trouvez différentes façons de parler du changement aux employés et utilisez différents médias : grandes réunions, rencontres individuelles, courriels, une histoire sur le site web de l’entreprise, etc. Une autre raison pour laquelle les gestionnaires cessent de communiquer est qu’ils n’ont aucune autre information à transmettre. Cependant, mieux vaut dire aux employés que vous n’avez pas d’informations additionnelles que de ne rien dire du tout sinon ils deviendront de plus en plus effrayés et irrités.
    4. Définissez ce qui est terminé et ce qui ne l’est pas. Communiquez aux employés ce qui est terminé et ce qui ne l’est pas. Sinon, trois réactions sont possibles de la part des employés : ils n’oseront pas arrêter de faire quelque chose par eux-mêmes, ils prendront leur propre décision sur ce qu’ils peuvent garder et se débarrasser, ou ils rejetteront tout ce qui a été fait par le passé et jetteront le bébé avec l’eau du bain. Alors, pensez à tous les aspects du changement et dites précisément aux employés ce qui change et ce qui ne change pas dans leur travail.
    5. Soulignez la fin. Ne parlez pas de ce qui est terminé, mais créez plutôt des actions ou des activités qui frappent l’imagination. Par exemple, un gestionnaire a constaté, à son arrivée dans l’entreprise, que toutes les opérations étaient couvertes par des règles. Il a voulu passer à une culture dans laquelle il y aurait seulement quelques grands principes universellement compris par l’ensemble des employés. Pour transmettre son point de vue, il a choisi l’action au lieu de la parole, en empilant sur la table de conférence d’un comité de direction tous les livres de règles qui formaient une pile de près de 2 pieds de hauteur. Ensuite, il les a jetés par terre et a montré aux participants de la réunion une seule feuille de papier dans laquelle les principes de l’entreprise étaient inscrits. « Voilà nos nouvelles règles », a-t-il dit.
    6. Traitez le passé avec respect. N’attaquez pas l’ancienne façon de faire les choses. Les employés s’identifient au passé et cela ne fait qu’augmenter leur résistance au changement. Reconnaissez plutôt à quel point leur contribution a été essentielle pour amener l’entreprise là où elle se situe actuellement, à l’aube d’un développement important. Honorez le passé pour ce qui a été accompli!
    7. Laissez les gens garder une partie du passé avec eux. Les fins se produisent plus facilement lorsque les gens peuvent conserver un peu de leur passé avec eux. Voici un exemple. Lors d’une fusion, une entreprise a constaté que les employés vivaient de l’anxiété au sujet de leur nouveau rôle dans l’organisation. Pour que les employés gardent un peu de leur passé avec eux, l’organisation a fait construire un « Mur de la renommée » dans la passerelle de verre qui reliait les deux bâtiments principaux des entreprises fusionnées. On y retrouvait des articles parus dans les médias, des prix, des photos prises au cours des années, des caquettes, des tasses, des T-shirts. Comme les employés traversaient cette passerelle quotidiennement, ils s’arrêtaient, se souvenaient et appréciaient leur histoire.

«Une des plus importantes raisons pour laquelle le changement échoue dans les organisations est que personne n’a pensé aux fins d’étape et à leur impact sur les gens», souligne William Bridges, auteur du livre Managing Transitions. Nous oublions que si la première tâche de la gestion du changement est de voir comment arriver au résultat désiré, la première tâche de la gestion de la transition est de convaincre les employés de quitter la maison.

Sur ce, je vous souhaite une bonne continuité et au plaisir de vous retrouver en octobre pour le prochain bulletin.

Suggestion de lecture
Bridges, William, Managing Transitions, DaCapo Lifelong Books, 2016