Aidez vos employés à s’adapter au changement – La fin d’une étape (Partie 1 de 3)

Septembre 2017

Vous aimeriez aider vos employés à s’adapter au changement? Faisons d’abord la différence entre changement et transition. Le changement est situationnel, concret et objectif : un nouveau site, un nouveau PDG, la réorganisation des rôles de l’équipe, la nouvelle technologie en sont des exemples. En revanche, la transition est subjective et psychologique. C’est un processus à trois phases, une réorientation intérieure que les employés traversent au fur et à mesure qu’ils acceptent les détails de la nouvelle situation que le changement entraîne.

Il ne peut y avoir de changement réussi sans que les employés passent au travers du processus de transition. C’est pourquoi le rôle du gestionnaire consiste à aider ses employés à passer au travers de cette période de transition qui comporte trois phases : la fin d’une étape, la zone neutre et le nouveau départ. Nous verrons dans ce bulletin la première étape, soit la fin d’une étape. Les deux autres phases de transition suivront dans les prochains bulletins.

La fin d’une étape
La fin d’une étape, c’est le moment où quelque chose prend fin et où les employés font face aux pertes que le changement amène. À cette étape, les employés refusent la réalité, agissent comme si de rien n’était, se plaignent, ne veulent pas aller dans la nouvelle direction. Pour aider vos employés à franchir cette étape, sept stratégies s’offrent à vous :

    1. Aidez vos employés à passer au travers des étapes du deuil. Vos employés vivront toutes sortes d’émotions face aux pertes qu’ils subissent : colère, anxiété, tristesse, confusion… Encouragez-les à faire le deuil de ce qu’ils perdent et à gérer leurs émotions puisque cela les aidera à aller de l’avant et à accepter la situation.
    2. Compensez les pertes. Souvent, les efforts des gestionnaires pour faciliter la transition échouent parce que les personnes affectées n’éprouvent que de la peine. Bien sûr, l’organisation peut gagner, mais pour les employés, le changement peut représenter une grande perte. Leur parler uniquement de leurs émotions ne vous amènera nulle part… il faut trouver un moyen d’agir. La question à vous poser est la suivante : « Que puis-je leur donner, en échange de ce qui leur a été retiré de façon à rétablir l’équilibre : statut, territoire, adhésion, reconnaissance, rôles? » Si les employés pensent que le changement leur a enlevé un sentiment de contrôle, pouvez-vous trouver un moyen pour leur redonner ce sentiment?
    3. Donnez des informations aux employés et faites-le encore et encore! Souvent, les gestionnaires cessent de communiquer parce qu’ils ont déjà parlé du changement aux employés. Cependant, il est important de continuer à communiquer parce que l’information menaçante est absorbée remarquablement lentement. Ainsi, trouvez différentes façons de parler du changement aux employés et utilisez différents médias : grandes réunions, rencontres individuelles, courriels, une histoire sur le site web de l’entreprise, etc. Une autre raison pour laquelle les gestionnaires cessent de communiquer est qu’ils n’ont aucune autre information à transmettre. Cependant, mieux vaut dire aux employés que vous n’avez pas d’informations additionnelles que de ne rien dire du tout sinon ils deviendront de plus en plus effrayés et irrités.
    4. Définissez ce qui est terminé et ce qui ne l’est pas. Communiquez aux employés ce qui est terminé et ce qui ne l’est pas. Sinon, trois réactions sont possibles de la part des employés : ils n’oseront pas arrêter de faire quelque chose par eux-mêmes, ils prendront leur propre décision sur ce qu’ils peuvent garder et se débarrasser, ou ils rejetteront tout ce qui a été fait par le passé et jetteront le bébé avec l’eau du bain. Alors, pensez à tous les aspects du changement et dites précisément aux employés ce qui change et ce qui ne change pas dans leur travail.
    5. Soulignez la fin. Ne parlez pas de ce qui est terminé, mais créez plutôt des actions ou des activités qui frappent l’imagination. Par exemple, un gestionnaire a constaté, à son arrivée dans l’entreprise, que toutes les opérations étaient couvertes par des règles. Il a voulu passer à une culture dans laquelle il y aurait seulement quelques grands principes universellement compris par l’ensemble des employés. Pour transmettre son point de vue, il a choisi l’action au lieu de la parole, en empilant sur la table de conférence d’un comité de direction tous les livres de règles qui formaient une pile de près de 2 pieds de hauteur. Ensuite, il les a jetés par terre et a montré aux participants de la réunion une seule feuille de papier dans laquelle les principes de l’entreprise étaient inscrits. « Voilà nos nouvelles règles », a-t-il dit.
    6. Traitez le passé avec respect. N’attaquez pas l’ancienne façon de faire les choses. Les employés s’identifient au passé et cela ne fait qu’augmenter leur résistance au changement. Reconnaissez plutôt à quel point leur contribution a été essentielle pour amener l’entreprise là où elle se situe actuellement, à l’aube d’un développement important. Honorez le passé pour ce qui a été accompli!
    7. Laissez les gens garder une partie du passé avec eux. Les fins se produisent plus facilement lorsque les gens peuvent conserver un peu de leur passé avec eux. Voici un exemple. Lors d’une fusion, une entreprise a constaté que les employés vivaient de l’anxiété au sujet de leur nouveau rôle dans l’organisation. Pour que les employés gardent un peu de leur passé avec eux, l’organisation a fait construire un « Mur de la renommée » dans la passerelle de verre qui reliait les deux bâtiments principaux des entreprises fusionnées. On y retrouvait des articles parus dans les médias, des prix, des photos prises au cours des années, des caquettes, des tasses, des T-shirts. Comme les employés traversaient cette passerelle quotidiennement, ils s’arrêtaient, se souvenaient et appréciaient leur histoire.

«Une des plus importantes raisons pour laquelle le changement échoue dans les organisations est que personne n’a pensé aux fins d’étape et à leur impact sur les gens», souligne William Bridges, auteur du livre Managing Transitions. Nous oublions que si la première tâche de la gestion du changement est de voir comment arriver au résultat désiré, la première tâche de la gestion de la transition est de convaincre les employés de quitter la maison.

Sur ce, je vous souhaite une bonne continuité et au plaisir de vous retrouver en octobre pour le prochain bulletin.

Suggestion de lecture
Bridges, William, Managing Transitions, DaCapo Lifelong Books, 2016

 

Développer votre résilience… avec le modèle PERMA

Août 2017

63931604 - hand searching online on white background with text: resilienceLa résilience est notre capacité à rebondir face aux difficultés. Certaines personnes la possèdent plus que d’autres. Heureusement, elle se développe!

Prenons, par exemple, Yannick et Pierre, deux diplômés universitaires qui ont été licenciés par leur entreprise il y a 18 mois. Les deux étaient tristes, indécis et anxieux au sujet de leur avenir. Cependant, pour Yannick, cette situation était transitoire. Après deux semaines, il s’est dit : « Ce n’est pas de ma faute, c’est l’économie qui ralentit actuellement. Je suis bien dans ce que je fais, et il y aura sûrement un marché pour mes compétences ». Il a mis à jour son curriculum vitae et l’a envoyé à une douzaine d’entreprises qui l’ont rejeté. Il l’a ensuite fait parvenir à six entreprises dans une autre ville et a finalement obtenu un poste. Pierre, par contre, était désespéré : « J’ai été congédié parce que je ne peux pas fonctionner sous pression, pensa-t-il. Je ne suis pas doué pour les finances. L’économie prendra des années à se redresser ». Même si le marché s’est amélioré, il n’a pas cherché un autre emploi; Il est retourné vivre avec ses parents.

Yannick et Pierre se situent aux deux extrêmes quant à leurs réactions. Les Yannick de ce monde rebondissent après une brève période de malaise. Dans un délai d’un an, ils ont grandi grâce à leur expérience. Au contraire, les Pierre passent de la tristesse à la détresse à une peur paralysante du futur et voient leur carrière bloquée.

Pourtant, l’échec est une partie presque inévitable du travail, et ce sont des gens comme Yannick qui arrivent au sommet et que les organisations doivent recruter et conserver afin de réussir. Mais peut-on distinguer les Yannick des Pierre dans la vie? Aussi, est-ce qu’un Pierre peut devenir un Yannick? La capacité de résilience peut-elle être enseignée?

La réponse à ces trois questions est « oui ». Le psychologue américain Martin Seligman a passé les 30 dernières années à étudier la résilience afin de comprendre pourquoi certaines personnes se remettent d’un revers et pourquoi d’autres éprouvent un sentiment d’impuissance. Avec son équipe de l’Université de Pennsylvanie, il a créé le programme de résilience Penn. Ensemble, ils donnent une formation en matière de résilience pour réduire le nombre d’employés qui ont du mal à affronter l’adversité et pour augmenter le nombre de ceux qui s’épanouissent.

Son programme de résilience se base sur son modèle PERMA. Martin Seligman a passé de nombreuses années à développer une théorie du bonheur. Il voulait identifier des blocs de bien-être. Il a élaboré un modèle de bien-être à cinq dimensions appelé le modèle PERMA. Ensemble, ces cinq dimensions forment le fondement solide sur lequel nous pouvons construire une vie heureuse et florissante :

P : émotions positives (« positive emotion »)
E : engagement (« engagement »)
R : relations (« relationships »)
M : sens (« meaning »)
A : accomplissement (« accomplishment »)

Ainsi, son programme de résilience parle de l’importance :

  • de l’optimisme et des pensées réalistes pour engendrer des émotions positives;
  • de l’utilisation de nos forces pour être engagé et concentré à 100 % dans le moment présent;
  • de relations interpersonnelles de qualité pour bénéficier d’un réseau de soutien dans les difficultés;
  • du sens donné à son travail en contribuant au bien-être des autres;
  • de l’accomplissement et de buts à atteindre pour être motivé au travail.

Sur ce, je vous souhaite une belle fin d’été et au plaisir de vous retrouver en septembre pour le prochain bulletin.

Citation du mois
« Nos habitudes de pensée ne sont pas permanentes. Une des découvertes les plus importantes en psychologie dans les 20 dernières années est que les individus peuvent choisir leur façon de penser. » – Martin Seligman

Optimiser votre énergie au travail – Partie 4 : Les pauses

Juin 2017

Nous aimerions aborder, dans ce bulletin, la partie 4 de notre série sur « Optimiser votre énergie au travail », qui traite de l’importance d’incorporer des pauses dans notre travail pour être heureux et performant. Comme les vacances arrivent à grands pas, nous trouvons que le sujet est bien à propos. La partie 1 de notre série traitait du sommeil, la partie 2 de l’alimentation et la partie 3 de l’exercice physique.

Mais qu’entend-on par pauses ? On parle de toute activité qui permet une récupération de notre énergie après un effort : sommeil, sieste, activité physique, vacances, courts moments de repos de 15 minutes, etc.

Malheureusement, la nécessité de récupérer est souvent considérée comme une preuve de faiblesse plutôt que comme partie intégrante de la performance soutenue. Le résultat est que nous ne donnons presque aucune attention à renouveler nos réserves d’énergie. Pourtant un nombre croissant de recherches démontre que le renouvellement stratégique de notre énergie augmente la productivité, le rendement au travail et, bien sûr, la santé.

Lorsque nous vivons des vies où nous dépensons plus d’énergie que nous en récupérons, cela a pour conséquence de nous brûler, de nous épuiser, de nous atrophier, de nous faire perdre notre passion et de nous rendre malade. Travailler plus d’heures ne se traduit pas par un travail ou une productivité de qualité supérieure, surtout si cela implique de sauter des repas, de perdre du sommeil ou de laisser des jours de vacances inutilisés. C’est en fait tout le contraire.

Voici quelques idées pour que les pauses fassent partie intégrante de notre vie.

Prenez une pause de 15 minutes après chaque tranche de travail de 90 minutes
En fait, nous sommes au sommet de notre forme lorsque nous bougeons rythmiquement entre les dépenses et le renouvellement de l’énergie. Chaque système dans notre corps suit un rythme : nous respirons et expirons, notre cœur bat et se repose, nos muscles se contractent et se détendent. C’est la même chose avec nos tâches : travailler par tranches de 90 minutes, puis prendre le temps de nous ravitailler avec de courtes pauses de 15 minutes, nous permet d’imiter les rythmes naturels du corps, ce qui permet une performance optimale. Cela peut être des tranches de temps différentes, comme prendre une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes (voir notre bulletin sur la technique Pomodoro). La durée de la pause est moins importante que la qualité. Le but est de nous désengager du travail que nous sommes en train d’accomplir.

Une étude a démontré que les employés qui prennent des pauses intermittentes tout au long de la journée ont une meilleure concentration de 28 % et un niveau de santé et de bien-être supérieur de 30 % comparativement aux employés qui ne prennent pas de pauses.

Deux types de pauses s’offrent à vous :

  • Des pauses actives : monter et descendre des marches, faire de l’exercice, marcher, etc.
  • Des pauses passives : écouter de la musique, lire un roman, faire la sieste, méditer, etc.

Prenez du temps libre le soir ou les fins de semaine
Tous les petits moments de temps libre semblent avoir des effets très positifs sur la performance et le bien-être. Deux professeurs de l’Université Harvard ont entrepris un projet avec des consultants du groupe Boston Consulting. Les consultants ont été invités à décrocher de tout travail un soir par semaine – pas un jour, mais un soir.

Étonnamment, l’expérience a rencontré une résistance considérable des consultants eux-mêmes. La notion de ne pas prendre leurs appels téléphoniques, de ne pas consulter leurs courriels et de ne pas être disponibles pour leurs clients, même un soir par semaine, suscitait des inquiétudes et de l’anxiété. Mais six mois plus tard, les consultants qui ont réussi à décrocher du travail un soir par semaine ont déclaré une plus grande satisfaction au travail, une communication plus ouverte, un meilleur équilibre travail/vie personnelle et une plus grande probabilité qu’ils resteraient dans l’entreprise comparativement aux consultants qui n’ont pas pris de moment de repos au cours de la semaine.

Prenez toutes vos vacances
Tout comme nous produisons mieux avec plusieurs courtes pauses tout au long de la journée et avec des moments libres au cours de la semaine, nous sommes plus productifs également lorsque nous prenons régulièrement des vacances.

En effet, les employés qui prennent fréquemment des vacances sont plus productifs et plus heureux que les vacanciers qui en prennent peu. Une étude faite par le cabinet comptable Ernst & Young en 2006 a même démontré que plus les employés prenaient de vacances plus ils étaient productifs. Plus précisément, il a été constaté que, pour chaque période de 10 heures de vacances supplémentaires, les notes de performance de fin d’année des superviseurs s’étaient améliorées de 8 %. Les vacanciers fréquents étaient également beaucoup moins susceptibles de quitter l’entreprise.

Ainsi, utilisez toutes les vacances qui vous sont allouées dans votre entreprise et essayez de ne pas travailler pendant vos vacances. Laissez votre ordinateur portable à la maison. Ne consultez pas votre téléphone ou votre courrier électronique. Si vous devez travailler, désignez une heure ou deux le matin pour vous y consacrer, et passez le reste de la journée à vous détendre et à vous renouveler.

En résumé, que l’on parle de courtes pauses au cours de la journée à des intervalles de 90 minutes, de temps libre le soir ou les fins de semaine, ou de vacances plus fréquentes et plus régulières, les études prouvent incontestablement que notre santé, notre productivité et notre bien-être sont renforcés par le mouvement rythmique entre le travail et le repos.

Sur ce, je vous souhaite de très agréables vacances et au plaisir de vous retrouver en août pour le prochain bulletin.

Les méthodes de travail augmentent la productivité

Mai 2017

20405262 - vector colorful life cycleEn 2016, l’Université de Bologne en Italie a réalisé une étude, intitulée « Managing the Workload : an Experiment on Individual Decision Making and Performance », pour démontrer l’importance d’adopter des méthodes de travail pour les tâches à accomplir si nous désirons être performants.

L’étude consistait à faire passer un examen d’admission de 45 minutes à l’université à des étudiants. Ceux-ci savaient qu’ils pouvaient empocher une somme d’argent importante si leur note finale était bonne. Cet examen était composé de 17 questions et les étudiants étaient répartis en trois groupes. Le 1er groupe d’étudiants ne recevait aucune consigne quant à la façon de répondre aux questions. Le 2e groupe s’est vu demander de répondre aux questions à raison de 2 minutes et demie par question. Le 3e groupe devait répondre aux questions dans l’ordre qu’elles étaient présentées, soit les questions de logique d’abord, de compréhension verbale par la suite et de mathématique en dernier.

Quels ont été les résultats de l’étude?

  1. Les étudiants les plus performants ont été ceux qui possédaient déjà une méthode de travail pour répondre aux questions et qui ont été libres de l’appliquer. Leur donner une technique de travail à laquelle ils n’étaient pas habitués nuisait à leur performance.

  2. Les méthodes de travail proposées (2 minutes et demie par question ou répondre aux questions dans un ordre prédéfini) se sont avérées utiles pour les étudiants qui n’avaient pas de méthode de travail pour répondre aux questions. Leur donner une technique de travail a augmenté leur performance à l’examen.

Ainsi, lorsque nous déléguons une tâche, mieux vaut ne donner aucune méthode de travail aux collaborateurs qui sont déjà organisés et les laisser agir à leur guise si nous voulons maximiser leur performance. À l’inverse, pour les collaborateurs qui se demandent comment aborder la réalisation d’une tâche ou d’un projet, mieux vaut s’entendre sur une méthode de travail précise puisque cela les rendra plus productifs.

Dans notre formation « La gestion du temps et des priorités » et nos différents bulletins sur la productivité, vous trouverez une panoplie de méthodes de travail sur la gestion des priorités, des projets, du temps, de la paperasse, des interruptions, des courriels et autres. Essayez ces différentes méthodes pendant quelques jours, analysez les résultats obtenus et adoptez celles qui vous rendent plus efficace!

Sur ce, je vous souhaite un joyeux printemps et au plaisir de vous retrouver en juin pour le prochain bulletin.

L’importance de nommer vos émotions

Mars 2017

businesswoman talking and letters coming out of her mouthLes émotions au travail sont importantes pour notre performance. Quand nous sommes à notre meilleur, nous nous sentons positif, heureux, confiant, calme, concentré, enthousiaste, ouvert, optimiste. C’est à ce moment-là que nous sommes le plus productif et que nous nous entendons le mieux avec les autres.

À l’inverse, lorsque nous sommes à notre pire, nous vivons des émotions opposées. Nous nous sentons négatif, malheureux, impatient, irritable, pessimiste, indécis. Ces émotions négatives drainent notre énergie, causent des frictions dans nos relations et nous empêchent de penser clairement et objectivement.

Toute la journée, en fonction de ce qui se passe autour de nous, nous nous déplaçons le long du spectre entre notre meilleur et notre pire.

Que faire lorsque ces émotions négatives surgissent pour les empêcher de nuire à notre bien-être et à notre performance? Voici quelques pistes de solution.

  1. Prendre conscience de nos émotions
    Bien que notre état émotionnel influence profondément la qualité de notre travail, beaucoup d’entre nous ne sont pas conscients de ce que nous ressentons à un moment donné. En fait, seulement 36 % des individus seraient en mesure de cerner leurs émotions au moment précis où elles se manifestent en eux. Pourquoi? Parce que nous n’avons pas appris à prendre conscience de ce qui se passe dans notre corps au moment précis où nous vivons une émotion.

    Ce qu’il faut réaliser est que chaque état émotionnel a une manifestation physique. Par exemple, si vous ressentez de la tristesse, vous allez remarquer que cette tristesse se manifeste à un endroit précis dans votre corps. Serait-ce l’estomac, le plexus solaire? Peu importe. L’important est d’observer où se loge l’émotion dans votre corps puisque vous ne pouvez pas maîtriser une émotion que vous n’avez pas remarquée.

    Il s’agit simplement d’observer et non de changer cette manifestation physique, telle une curiosité sympathique. Cela vous permettra de prendre du recul et de choisir ce que vous ferez face à cette émotion une fois que vous l’aurez remarquée.

  1. Nommer l’émotion
    Les études le démontrent hors de tout doute. Nommer l’émotion que vous vivez, de vive voix ou par écrit, comme « Je suis triste », « J’ai peur », « Je suis en colère », a le pouvoir de vous calmer et de diminuer le fardeau créé par l’émotion.

    Le psychologue Dan Siegel a résumé cette approche par « Name it to Tame it » ou « Nommer pour calmer ». Il démontre que, lorsque le cerveau rationnel nomme l’émotion avec des mots, cela calme la tempête du cerveau émotionnel. Si vous preniez un scan de votre cerveau au moment où vous nommez l’émotion que vous vivez, vous verriez clairement le cerveau émotionnel se calmer par des neurotransmetteurs qui arrivent du cerveau rationnel. Regardez la vidéo suivante du Dr Siegel qui explique merveilleusement bien le rôle des deux parties du cerveau dans la gestion des émotions : https://www.youtube.com/watch?v=ZcDLzppD4Jc.

  1. Nommer l’émotion en mentionnant également sa manifestation physique
    Une autre étude a été menée par Mark Williams, professeur en psychologie à l’Université Oxford, où celui-ci demandait aux gens de nommer non seulement l’émotion vécue face à un événement mais également sa manifestation physique, comme « Je suis triste et je le sens dans mon plexus solaire ».

    Il a constaté que les gens étaient beaucoup plus positifs lorsqu’ils arrivaient à trouver des solutions pour résoudre le problème. En effet, leur position d’observateur de l’émotion vécue et de sa manifestation physique leur avait permis de moins ruminer et de moins ressasser le problème. Ils étaient moins envahis par des pensées et des images négatives et voyaient l’émotion sous un angle plus positif.

  1. Comment te sens-tu?
    Cependant, en tant qu’être humain, il est normal que nous vivions des occasions où les émotions négatives s’élèvent en nous en dehors de notre conscience. L’impact se manifestera vraisemblablement dans le ton de notre voix, nos gestes ou le choix de nos mots. Dans ce cas, pourquoi ne pas demander à nos collègues de nous aider et de nous dire, chaque fois qu’ils sentent que nous pourrions ressentir des émotions négatives, « Comment te sens-tu? ». Vous verrez que c’est généralement tout ce dont nous avons besoin pour remarquer nos émotions négatives et les gérer plus gracieusement.

Sur ce, je vous souhaite un joyeux printemps et au plaisir de vous retrouver en avril pour le prochain bulletin.

 

La technique Pomodoro

Février 2017

Avez-vous de la difficulté à vous concentrer sur une tâche sans vous laisser distraire par vos propres interruptions ou celles des autres?

Si oui, la technique Pomodoro est pour vous! Cette technique consiste à travailler sur une tâche par intervalles de 25 minutes à la fois, sans interruption, suivie d’une pause de 5 minutes.

La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps qui a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980 pour ses études universitaires. Depuis, l’efficacité de cette technique a fait ses preuves dans le monde du travail. Pomodoro veut dire « tomate » en italien. La raison de ce nom est qu’il est nécessaire d’utiliser un minuteur pour pratiquer cette technique et que celui utilisé par Francesco Cirillo avait l’air d’une tomate.

L’efficacité de la méthode vient du fait qu’elle vous permet d’appliquer les principes d’une bonne gestion du temps, c’est-à-dire, vous concentrer sur une seule tâche à la fois (au lieu de faire du multitâche), gérer les interruptions pendant que vous travaillez sur cette tâche et prendre des pauses régulièrement pour refaire le plein d’énergie et continuer à être productif.

Voici en quoi consistent les cinq étapes de cette méthode.

  1. Décidez de la tâche à effectuer. Prenez la tâche la plus importante sur votre liste de choses à faire pour la journée dans votre agenda. Si vous n’utilisez pas un système de gestion des priorités, prenez simplement une feuille de papier et un crayon, écrivez les tâches que vous désirez réaliser aujourd’hui et choisissez la plus importante.
  1. Réglez le minuteur à 25 minutes. Enclenchez maintenant un minuteur pendant 25 minutes. Plusieurs applications de la technique Pomodoro sont disponibles gratuitement sur Internet tant pour les téléphones intelligents que pour les ordinateurs de bureau. Personnellement, j’ai installé sur mon IPhone l’application Pomodoro One.
  1. Concentrez-vous sur la tâche pendant 25 minutes. Immergez-vous complètement dans la tâche pendant 25 minutes. Vous ne devez, en aucun cas, être dérangé. Si vous réalisez soudainement que vous avez autre chose à faire bientôt, notez-le simplement sur une feuille de papier. Déconnectez-vous d’Internet, fermez votre cellulaire, filtrez vos appels. Avertissez les gens susceptibles de vous interrompre que vous ne devez pas être dérangé au cours des 25 prochaines minutes.

    Vous arrêterez de travailler sur la tâche uniquement lorsque vous entendrez la sonnerie de votre minuteur. Mettez alors un X à côté de la tâche comme quoi elle est terminée. Chaque période de travail de 25 minutes s’appelle un « Pomodoro » ou une « Tomate ».

  1. Prenez une courte pause de 5 minutes. Après avoir travaillé sur votre tâche pendant 25 minutes, prenez une pause d’exactement 5 minutes. Éloignez-vous de votre bureau, ne pensez pas au travail et faites une activité ne nécessitant aucune concentration comme regarder par la fenêtre, faire une mini-promenade, nettoyer quelque chose, aller aux toilettes, vous étirer, faire des respirations, méditer. 

     
    L’idéal serait de ne pas être en contact avec un écran étant donné qu’il est très probable que vous ayez passé les 25 minutes précédentes devant votre ordinateur. Privilégiez l’activité physique, la méditation et la respiration pendant ces périodes de repos puisque cela améliore la concentration et la productivité.

    Pendant la pause, ne pensez pas au Pomodoro que vous venez de terminer ou au prochain Pomodoro sur lequel vous travaillerez après votre 5 minutes de pause. Votre cerveau a besoin de relaxer et de faire le point sur ce que vous venez de terminer.

    Au retour de votre pause, vous déciderez si vous continuez à travailler sur la tâche ou si vous en commencez une nouvelle. Une tâche peut comporter plusieurs Pomodoros; ainsi, vous pourriez continuer à travailler sur la tâche déjà entamée si d’autres activités plus urgentes ne se sont pas présentées. Sinon, vous prendrez la deuxième tâche la plus importante sur votre liste de choses à faire et vous commencerez cette nouvelle tâche. Que faire si cette deuxième activité dure moins de 25 minutes? Vous continuerez simplement votre Pomodoro avec une autre activité tant et aussi longtemps que vos 25 minutes ne se sont pas écoulées. C’est donc dire que si vous avez plusieurs petites tâches à accomplir, vous les regroupez à l’intérieur d’un seul Pomodoro.

  1. Après 4 cycles de 25 minutes, prenez une pause de 15-30 minutes. Lorsque vous aurez complété 4 Pomodoros de 25 minutes (au total 100 minutes de travail avec 15 minutes de pause), vous pourrez alors prendre une pause plus longue. Cette pause est idéale pour vous consacrer à des activités de routine, telles que lire vos courriels, nettoyer votre bureau, faire du classement ou autres. Vous pourriez simplement prendre une pause pour refaire le plein d’énergie avant d’entreprendre une nouvelle tâche.

Voilà pour les cinq étapes de la technique. Quant aux applications que vous trouverez sur Internet pour cette technique, vous remarquerez qu’elles sont toutes programmées avec 25 minutes de travail suivies d’une pause de 5 minutes et d’une plus longue pause variant de 15 à 30 minutes après 4 Pomodoros. Si cela vous convient davantage, vous pourriez programmer d’autres ratios tels que 60 minutes de concentration pour 15 minutes de pause (60/15), 90 minutes de concentration pour 15 minutes de pause (90/15), 40 minutes de concentration pour 5 minutes de pause (40/5), 15 minutes de concentration pour 2 minutes de pause (15/2) ou tout autre ratio. Essayez d’abord les ratios programmés (25/5) pendant une semaine. Vous constaterez vos préférences que vous pourrez programmer par la suite.

Le but de la technique Pomodoro est de permettre à votre cerveau d’être frais, concentré et productif. Essayez-la! Vous verrez qu’elle est facile à utiliser et que des résultats sont atteints dès la première ou deuxième journée d’utilisation. Pour plus d’informations sur le sujet, voici :

Sur ce, je vous souhaite une belle continuité et au plaisir de vous retrouver en mars pour le prochain bulletin.

 

Comment se fixer des objectifs : 10 conseils

Janvier 2017

43743954 - 3d man reaching goal planLe début de l’année est le moment idéal pour fixer vos objectifs pour la nouvelle année. Voici 10 conseils qui vous aideront à formuler vos objectifs et qui maximiseront, par ricochet, votre capacité à les atteindre.

  1. Mettez vos objectifs par écrit. Dans notre agenda 2017, joint au présent bulletin, deux feuilles entières sont réservées à l’écriture de vos objectifs. Ce que vous ne notez pas ne sera pas réalisé. Écrivez donc noir sur blanc vos objectifs.
  1. Pensez à plusieurs domaines. Inscrivez autant vos objectifs professionnels que personnels pour atteindre l’équilibre de vie souhaité. Professionnellement, élaborez autant d’objectifs de rendement que d’objectifs d’amélioration. N’oubliez pas les objectifs reliés au développement de vos compétences pour constamment vous perfectionner.
  1. Établissez vos objectifs sur une courte période. Le monde des affaires change tellement rapidement qu’il est préférable de planifier sur une plus courte période. Par conséquent, au lieu de fixer des objectifs annuels, établissez des objectifs trimestriels ou semestriels, pour être ainsi plus flexible face aux changements.
  1. N’ayez pas trop d’objectifs. Si vous vous fixez trop d’objectifs, vous manquerez de temps et d’énergie pour tous les réaliser. Limitez-vous donc à 4-6 objectifs pour l’ensemble de votre vie professionnelle et personnelle.
  1. Ayez des objectifs réalistes. Vous devez vous assurer de bénéficier de toutes les ressources nécessaires, incluant le temps, l’argent et les compétences, pour atteindre chacun de vos objectifs. Également, vous devez être suffisamment motivé à réaliser vos objectifs afin de ne pas reculer face aux difficultés rencontrées.
  1. Donnez-vous des moyens pour mesurer vos objectifs. Tout objectif doit être mesurable, sinon comment allez-vous savoir si vous l’avez atteint? Un objectif peut se mesurer quantitativement comme « Augmenter la base de données à 300 noms » ou qualitativement comme « Avoir terminé la présentation visuelle de la conférence ».
  1. Fixez une date d’échéance pour chaque objectif. Fixer une date d’échéance crée un sentiment d’urgence et vous aide à élaborer un plan d’action. « Augmenter la base de données à 300 noms au 30 mars 2017 » et « Avoir terminé la présentation visuelle de la conférence le 14 février 2017 » sont des exemples.
  1. Élaborez un plan d’action pour atteindre chacun de vos objectifs. Fixer un objectif, c’est bien, mais la seule façon de le réaliser est de passer à l’action. Quelles sont les actions que vous poserez pour atteindre chacun de vos objectifs?
    Si votre objectif comporte plusieurs étapes, servez-vous de la fiche « Plan d’action » que vous avez à la fin de notre agenda 2017 pour énumérer toutes les étapes nécessaires à sa réalisation. Par exemple, si vous désirez créer un site web, l’énumération des différentes étapes vous permettra d’avancer à petits pas vers votre objectif et vous stimulera.
    En effet, il a été démontré que le cerveau libère de la dopamine, un neurotransmetteur qui vous procure du plaisir, de l’enthousiasme et de la satisfaction chaque fois que vous terminez une étape vers l’atteinte de votre objectif.
  1. Consultez vos objectifs chaque semaine. Vos objectifs doivent être consultés au moins une fois par semaine sinon vous les oublierez dans le flot quotidien de vos activités. Vous pourrez ainsi planifier sur quels objectifs vous travaillerez au cours de la semaine.
  1. Servez-vous d’un agenda. Pour réaliser un objectif, il faut obligatoirement inscrire les actions, non pas sur une liste de choses à faire, mais bien à votre agenda, au jour et à l’heure où vous les accomplirez.

En établissant votre plan de match pour la nouvelle année, jetez d’abord un coup d’œil dans votre rétroviseur pour faire le bilan de l’an dernier. Relisez les objectifs que vous vous étiez fixés? Les avez-vous réalisés? Si oui, grâce auxquels des 10 conseils énumérés dans ce bulletin? Sinon, pourquoi? Cette analyse vous permettra d’être mieux outillé pour planifier vos objectifs pour 2017.

Sur ce, je vous souhaite une belle continuité et au plaisir de vous retrouver en février pour le prochain bulletin.