Octobre 2006

Souvent, nous rencontrons des patrons qui nous disent ne pas avoir de temps de rencontrer leur adjointe pour échanger sur les différents dossiers. Souvent également, nous rencontrons des adjointes qui nous tiennent le même discours. Elles nous mentionnent que tout ce qu’elles peuvent obtenir de leur patron est une rencontre entre deux portes ou si elles réussissent à avoir une rencontre avec leur patron, celle-ci est ponctuée de maintes interruptions téléphoniques et de nombreuses visites imprévues de collaborateurs.

Pourtant, il n’y a pas de meilleur temps investi entre le patron et son adjointe, pour l’efficacité de leur tandem, que le temps alloué à des rencontres régulières pour faire le point sur différents dossiers. Pourquoi? Parce que ces rencontres permettent aux adjointes de jouer véritablement leur rôle de collaboratrice en s’occupant de toutes les tâches administratives dont elles peuvent s’acquitter tout en permettant aux patrons de consacrer leur temps à des activités à véritable haut rendement.

Pour que ces rencontres soient efficaces toutefois, elles doivent être tenues régulièrement et ne pas être ponctuées d’interruptions téléphoniques et de visites imprévues. Ainsi, une rencontre d’une heure à chaque semaine, tenue préférablement avant la planification de la semaine, et une rencontre de quelques minutes à tous les jours, tenue préférablement avant la planification de la journée, suffisent. Beaucoup de tandems «patron/adjointe» nous disent prendre une heure chaque semaine pour planifier la semaine et/ou 10-15 minutes au début de la journée pour planifier la journée.

Ainsi, si vous êtes patron et aimeriez implanter de telles rencontres, décidez du meilleur moment où votre adjointe et vous pourriez vous rencontrer à toutes les semaines et à tous les jours et bloquez ces moments de rencontres dans votre agenda. Faites en sorte que ces rencontres se tiennent généralement au même moment chaque semaine et chaque jour; il vous sera ainsi plus facile d’acquérir l’habitude de ces rencontres.

Si vous êtes adjointe et aimeriez implanter de telles rencontres, allez voir votre patron et affirmez votre besoin de le rencontrer de façon à pouvoir jouer efficacement votre rôle. Et vendez-lui l’idée en lui démontrant tous les avantages à la tenue régulière de ces rencontres.

Une rencontre hebdomadaire et quotidienne «patron/adjointe» consiste normalement à faire le point sur:

• les dossiers en cours et les nouveaux projets (l’adjointe a ainsi en main toutes les informations nécessaires pour faire le suivi rapide des dossiers)
• l’agenda et les déplacements du patron (l’adjointe peut ainsi tenir à jour l’agenda et rejoindre le patron en cas d’urgence)
• les méthodes d’organisation que l’adjointe a implantées pour une nouvelle affaire (pour informer le patron, lui demander son appui ou obtenir son approbation)
• la stratégie de l’entreprise et/ou du service, ses orientations, ses objectifs (pour que l’adjointe puisse voir clairement le sens à son travail et faciliter la prise de décisions dans les dossiers)
• les attentes respectives du patron et de l’adjointe (la seule façon de rencontrer les attentes de l’autre est de se parler régulièrement à ce sujet)
• le service à la clientèle (pour que le patron et l’adjointe puissent être au courant des derniers développements en termes de relations avec leur clientèle pour toujours viser l’excellence du service).

Et vous vous apercevrez que ces rencontres permettent non seulement au patron et à l’adjointe de sauver du temps dans leur travail et d’être plus efficace, mais qu’elles contribuent également à développer cette fameuse complicité qu’on observe si souvent chez certains tandems et qui ne peut être obtenue que par une rencontre où les deux partagent les différentes informations et leurs attentes souvent autour d’un café.

Et si vous n’arrivez pas à organiser de telles rencontres pour vous parler, envoyez-vous des courriers électroniques ou téléphonez-vous. L’important est de favoriser la communication.

Citation du mois
«Devenons le changement que nous souhaitons voir dans le monde.», Mahatma Gandhi.