Août 2010

Voici six étapes pour mettre en place un système de classement simple et fonctionnel.

1. Déterminer si le dossier est ACTIF ou INACTIF
   La première étape pour rendre plus efficace votre système de classement consiste à regarder le titre de tous vos dossiers (ne regardez pas à l’intérieur de vos dossiers pour l’instant) et à identifier chaque dossier comme étant ACTIF ou INACTIF.
   
   Un dossier ACTIF est un dossier que vous utilisez tous les jours, plusieurs fois par semaine ou plusieurs fois par année. Un dossier INACTIF est un dossier que vous consultez rarement.

   Les dossiers ACTIFS que vous utilisez tous les jours ou plusieurs fois par semaine doivent être placés près de vous, dans un tiroir de votre bureau ou dans un classeur, de façon que vous n’ayez pas à vous lever pour vous les procurer. Les dossiers ACTIFS que vous utilisez plusieurs fois par année doivent se trouver aussi dans votre bureau. Par contre, comme vous ne les utilisez pas tous les jours, il est correct que vous deviez vous lever pour vous les procurer. Quant aux dossiers INACTIFS, ils sont généralement gardés en dehors de votre bureau.

   À la fin de cette première étape, vous aurez donc divisé vos dossiers en dossiers ACTIFS et en dossiers INACTIFS.

2. Établir les grandes catégories et sous-catégories de votre système de classement
   Une fois que vous avez classé vos dossiers en ACTIFS ou INACTIFS, la prochaine étape consiste à déterminer les grandes catégories et sous-catégories de votre système de classement.
   
   Une façon de trouver les grandes catégories de votre système de classement est de les faire correspondre à vos grandes responsabilités au travail ou aux principales activités de l’entreprise. Par exemple, pour un formateur, une catégorie pourrait s’intituler «Formations» et une sous-catégorie, «Gestion du temps».

   Passez ainsi au travers des dossiers actifs et inactifs que vous avez répertoriés à l’étape 1 ci-dessus et décidez de vos catégories et de vos sous-catégories. Choisissez des noms significatifs pour vous et pour tous ceux qui utilisent le système.

3. Élaguer vos dossiers
   Vous devez maintenant regarder à l’intérieur de chacun des dossiers que vous avez triés aux étapes 1 et 2, et déterminer ce que vous conserverez et ce que vous jetterez.
   
   Vous vous rendrez compte que vous devez ouvrir de nouveaux dossiers et en éliminer d’autres. Ne perdez pas de temps à marquer les étiquettes tout de suite, mais attendez pour cela d’avoir terminé une grande partie de votre classement.
4. Mettre votre système de classement par écrit
   Un système de classement mis sur papier vous aide à avoir une vue d’ensemble. Il permet aussi à tout employé de retracer rapidement un dossier en consultant le document imprimé.
   
   Lorsque vous mettez le tout par écrit, on devrait retrouver les catégories et les sous catégories de votre système de classement.
5. Bâtir physiquement votre système
   Maintenant que vous avez mis par écrit votre système de classement, vous êtes prêt à passer à l’action et à bâtir physiquement votre système. Nous vous suggérons d’utiliser :
   • un système alphabétique de A à Z pour classer vos dossiers; ce système est simple et vous permettra de retrouver un papier facilement;
   • des chemises de classement en carton; n’utilisez pas de système de couleurs, car le niveau de complexité que cela engendre n’en vaut pas vraiment la peine;
   • des dossiers suspendus de type Pendaflex si vos classeurs nécessitent ce genre de dossiers. Mettez alors autant de dossiers suspendus que vous avez de chemises. Cela gardera ainsi votre classeur plus propre.
     Si vos classeurs ne nécessitent pas de dossiers suspendus, il n’est pas nécessaire d’en utiliser. Adossez simplement les chemises de carton les unes contre les autres; elles seront retenues par la plaque coulissante située au fond du tiroir;
   • une étiqueteuse automatique pour créer vos étiquettes. Des dossiers bien étiquetés s’imposent au regard quand vous les posez sur une table de conférence. Vous les repérez du premier coup d’œil quand vous ouvrez votre mallette. De plus, quand vous consultez votre classeur, vous avez pratiquement sous les yeux un index imprimé de tous les dossiers rangés par ordre alphabétique. Étiquetez les chemises et non les supports suspendus. Vous pourrez ainsi apporter vos chemises aux réunions ou les emporter avec vous en voyage sans avoir à transporter les supports;
   • des classeurs de bonne qualité; rien n’est plus désagréable que des billes qui coincent quand on essaie d’ouvrir le tiroir d’un classeur de mauvaise qualité. Remplissez vos tiroirs à moins des trois quarts. Si vos tiroirs sont trop pleins, vous hésiterez à y insérer de nouveaux dossiers et vous serez porté à laisser des dossiers s’empiler.
6. Créer une étiquette efficacement
   Pour marquer une étiquette, inscrivez la catégorie et la sous-catégorie en lettres larges et bien visibles comme, par exemple, «FORMATIONS – Gestion du temps».
   
   Mettez finalement une étiquette sur le tiroir du classeur de façon à identifier chaque tiroir. Si vous avez quatre tiroirs de classeurs, le premier tiroir pourrait s’intituler «A à E», le deuxième, «F à L», etc.

Il est certain que mettre en place un système de classement prend du temps, mais cela vous permettra d’économiser beaucoup d’heures par la suite en vous évitant de chercher des papiers mal classés.

Citation du mois
«Nous sommes capables de défier les lois de la pesanteur, mais nous sommes souvent submergés par la paperasse.» Wernher von Braun