Organisez vos dossiers virtuels

Septembre 2010

De nos jours, ranger ses dossiers virtuels est tout aussi important que de faire de l’ordre sur sa table de travail, puisque la très grande partie de notre travail se fait à l’ordinateur. Voici donc quelques conseils pour classer vos dossiers électroniques et pour être ainsi en mesure de retrouver tout document virtuel rapidement.

    1. Sur votre bureau de travail virtuel, c’est-à-dire sur l’écran que vous voyez quand vous allumez votre ordinateur, gardez uniquement les icônes de dossiers et les raccourcis de programmes que vous utilisez fréquemment. Supprimez tous ceux dont vous vous servez rarement ou que vous n’employez jamais. Pour retrouver un document rapidement, votre bureau ne doit pas être encombré.
    2. Organisez votre bureau de travail virtuel de façon que les icônes qui apparaissent à l’écran soient ordonnés et fonctionnels. Vous pouvez décider vous-même de la façon dont vous placerez les icônes sur votre bureau. Pour cela :
      1. Cliquez, avec le bouton droit de votre souris, dans un endroit libre de votre bureau de travail virtuel et enlevez le crochet «réorganiser automatiquement les icônes».
      2. Ensuite, organisez votre bureau de travail virtuel. Par exemple, vous pourriez
        regrouper au centre de l’écran les raccourcis que vous utilisez le plus fréquemment, placer la corbeille en bas à droite et aligner le reste des icônes à gauche et à droite de l’écran, de haut en bas, les icônes du bas étant ceux que vous utilisez le moins souvent.
    3. Pour classer vos dossiers électroniques, utilisez le même système de classement que celui qui sert à ranger vos documents papier. Ainsi, les mêmes catégories et sous-catégories se retrouveront dans vos dossiers virtuels et vos dossiers papier.
    4. Prenez le temps de classer vos documents au moment même où vous les créez, les recevez ou les téléchargez. Résistez à la tentation de les déposer temporairement sur votre bureau virtuel. L’habitude de «ne toucher un papier qu’une seule fois» ne s’applique pas uniquement aux documents papier mais également aux documents électroniques.
    5. Si nécessaire, renommez les dossiers que vous recevez de manière qu’ils correspondent aux noms que vous leur avez donnés. Assurez-vous également de détruire les versions précédentes lorsque vous recevez des copies révisées ou des versions finales de documents.
    6. Allégez vos dossiers électroniques au moins une fois par année ou prenez l’habitude d’élaguer un dossier dès que vous avez un moment de libre (par exemple, lorsqu’on vous met en attente au téléphone). En mettant régulièrement de l’ordre dans vos dossiers virtuels, vous pourrez vous débarrasser de ceux qui ne présentent plus aucun intérêt.

Si vous classez vos documents virtuels en gardant à l’esprit les points mentionnés ci dessus, vous ne perdrez plus de temps à retrouver ce dont vous avez besoin pour travailler.