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L’art d’atteindre des objectifs

Mai 2010

Vous avez des objectifs organisationnels, professionnels et/ou personnels à réaliser? Voici une méthode très puissante en cinq étapes qui vous permettra d’atteindre rapidement les objectifs que vous vous fixez.

  1. Utilisez la méthode SMART. Pour réaliser un objectif, il faut que celui-ci soit clairement défini et qu’il rencontre les critères SMART que voici :
    • S pour spécifique: un objectif doit viser une cible spécifique, telle que faire le ménage de votre bureau, augmenter les ventes, diminuer les coûts, écrire un livre, etc.
    • M pour mesurable: un objectif doit être mesurable quantitativement ou qualitativement pour vous donner les moyens de mesurer l’atteinte de l’objectif. Ainsi, «augmenter les ventes de 10%» est un exemple d’objectif mesurable quantitativement, et «écrire un livre» est un exemple d’objectif mesurable qualitativement.
    • A pour atteignable: vous devez croire qu’il est possible d’atteindre l’objectif et que vous possédez toutes les qualités et les compétences nécessaires à l’atteinte de votre objectif.
    • R pour réaliste: souvent, les gens n’atteignent pas leurs objectifs parce que ceux-ci ne sont pas réalistes. Par exemple, si votre objectif est de vous entraîner 30 minutes par jour, cinq jours par semaine, et que vous ne disposez que d’une heure et demie par semaine pour faire de l’exercice, votre objectif manque de réalisme.
    • T pour temporel: un objectif doit avoir une date d’échéance.

      Lorsque vous vous êtes assuré que votre objectif est SMART, il faut ensuite le rédiger en suivant la démarche suivante :
    • Préciser le verbe d’action.
    • Qualifier ce qui est livrable.
    • Spécifier l’échéance.

Ainsi, une personne qui aurait comme objectif de faire le ménage de son bureau pourrait l’écrire comme suit: «Avoir fait (verbe d’action) le ménage de mon bureau (livrable) d’ici le 24 juin 2010» (échéance).

  1. Passez à l’action. Aucun objectif ne peut être atteint si des actions concrètes ne sont pas réalisées.

    L’idée ici est de pouvoir identifier chaque jour au moins une action, aussi minime soit-elle, pour atteindre votre objectif. Jack Canfield, dans son livre «The success principles», suggère, quant à lui, de poser cinq actions par jour pour atteindre un objectif. Il mentionne qu’il existe deux types d’actions que l’on peut prendre: d’abord, des actions évidentes comme, par exemple, acheter des classeurs s’il vous manque de l’espace de rangement pour faire le ménage de votre bureau; ensuite, des actions inspirantes qui ne semblent pas avoir de rapport évident avec la réalisation de votre objectif mais que votre intuition ne cesse de vous rappeler.

  2. Montrez-vous réceptif au feedback. Le but ici est de vous mettre à l’écoute de votre propre feedback et de celui des autres pour évaluer si vous progressez vers l’atteinte de votre objectif et apporter des ajustements s’il y a lieu.

    Votre propre feedback consiste à vous demander si vous êtes satisfait de la tournure que prennent les choses par rapport à l’atteinte de votre objectif.


    Le feedback des autres consiste à écouter les commentaires qu’ils peuvent vous apporter par rapport à l’atteinte de votre objectif. Souvent, vous n’avez même pas à demander aux autres leur avis puisqu’ils vous le donnent spontanément. Trois attitudes sont à éviter lorsque les autres vous donnent un feedback: devenir agressif envers eux, vous décourager et faire la sourde oreille. La bonne attitude à adopter consiste d’abord à vous mettre à l’écoute et, ensuite, à décider si vous tiendrez compte ou non de leurs commentaires.

  3. Rédigez une affirmation. Pour atteindre un objectif, il faut utiliser les deux hémisphères du cerveau, le gauche et le droit.

    L’hémisphère gauche (le conscient) est l’univers du rationnel, de la logique, de l’analyse. Vous avez utilisé principalement l’hémisphère gauche avec les trois étapes ci-dessus de l’art d’atteindre des objectifs.

    Les quatrième et cinquième étapes (l’affirmation et la visualisation) visent à faire participer l’hémisphère droit. L’hémisphère droit (votre subconscient) est l’univers de la créativité, de l’intuition, du ressenti. Le cerveau droit a besoin d’images et d’émotions pour vous aider à atteindre votre objectif.

    Ainsi, pour chaque objectif, il faut rédiger une affirmation. Voici les caractéristiques d’une affirmation:

    • Elle est personnelle.
    • Elle est rédigée au présent.
    • Elle est rédigée avec un mot qui traduit une émotion.
    • Elle est visuelle et suscite des images.
    • Elle est positive et la phrase ne contient pas de «ne pas».
    • Elle est brève.

Toujours dans l’exemple où une personne a pour objectif de faire le ménage de son bureau, l’affirmation pourrait se lire ainsi: «Je (personnelle) travaille (rédigée au présent) avec beaucoup de bonheur (émotion) dans un bureau en ordre et débarrassé de tout papier» (visuelle).

  1. Visualisez. Pour procurer des images et des émotions à votre cerveau droit, il est important également de visualiser. La visualisation est une technique bien connue des personnes qui connaissent du succès. Elle consiste à vous imaginer en train de réaliser votre objectif. Ainsi, dans l’exemple où votre objectif est de travailler dans un bureau en ordre et débarrassé de tout papier, la visualisation consiste à vous imaginer travailler dans un tel bureau. Stephen Covey, dans son livre «Les gens qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent», mentionne qu’il y a toujours deux créations pour atteindre un objectif. La première création est celle que l’on imagine d‘abord dans son esprit (la visualisation) et la deuxième création est la réalisation concrète de l’objectif en tant que telle.

    Un autre moyen de visualiser est de placer des images, des photos, des dessins de votre objectif dans votre environnement, comme sur le bureau de votre ordinateur, dans un cahier, sur le mur, etc.


    Ces quelques techniques ne demandent que quelques minutes par jour. Tout ce que vous avez à faire, idéalement en vous levant le matin, est de visualiser l’atteinte de chacun de vos objectifs et de répéter vos affirmations. Vous n’aurez ensuite qu’à poser, au cours de la journée, au moins une action qui vous amènera vers l’atteinte de vos objectifs.

Citation du mois

«Les pas ne conduisent pas seulement vers le but; chaque pas est un but.» Alain.
«Les rêves donnent du travail.» Paulo Cuelho.

Gardez votre cerveau en santé

Avril 2010

Wooden chessboard with pieces arranged for a game on a wooden table near a window
Source de l’image : Jetpack AI

Il n’y a pas de meilleure stratégie en gestion du temps que de prendre soin de soi. Cependant, quand on parle de prendre soin de soi, les gens ont tendance à penser en général à l’aspect physique. Mais l’aspect intellectuel est tout aussi important. Voici donc quelques suggestions pour prendre soin de votre cerveau.

  1. Faites de l’exercice physique. Pour fonctionner à plein régime, les neurones de notre cerveau ont besoin d’oxygène. L’activité physique est un excellent moyen d’assurer un apport adéquat d’oxygène. De plus, il a été démontré scientifiquement que l’exercice physique aide à construire de nouvelles cellules cérébrales, favorise l’apprentissage, augmente la mémoire et protège contre les maladies neurodégénératives.

    Adoptez donc un mode de vie où vous êtes actif physiquement. On considère généralement qu’un programme d’entraînement physique d’un adulte en bonne santé devrait être constitué de 30 minutes d’exercices aérobiques modérés (avec sueurs au front mais sans perdre la capacité de tenir une conversation) 5 jours par semaine ou de 20 minutes d’exercices aérobiques intenses 3 jours par semaine.
  2. Alimentez votre cerveau sainement. Les cellules de notre cerveau, comme celles de notre corps, se renouvellent sans arrêt avec les aliments que nous mangeons. Mais qu’est-ce qu’une alimentation saine pour le cerveau? L’impact le plus fort d’une saine alimentation pour le cerveau proviendrait de l’acide gras essentiel oméga-3, appelé l’ADH. On l’appelle «essentiel» parce que le corps ne peut le fabriquer lui-même et qu’il doit donc aller le chercher en consommant certains aliments. Ce sont principalement dans les poissons gras tels le saumon, la sardine, le maquereau, le hareng, le thon, que l’on retrouverait l’ADH de l’oméga-3.

    L’ADH permettrait, lorsqu’il est présent en quantité suffisante dans le cerveau, d’améliorer les capacités d’apprentissage, de mémoire et de concentration. L’Organisation mondiale de la Santé recommande de 0,3g à 0,5g par jour pour un adulte. Par exemple, on peut obtenir 0,65g d’oméga-3 ADH en consommant 35g de saumon ou 1/3 boîte de thon blanc ou ½ boîte de saumon.
  3. Évitez le stress chronique. Un stress ponctuel peut être bénéfique pour le cerveau mais lorsqu’il devient chronique, c’est-à-dire, qu’il dure et qu’il persiste, il occasionne un ralentissement cérébral. Sonia J. Lupien, directrice du Centre d’études sur le stress humain à l’Hôpital Douglas, mentionne que les conclusions de 15 études analysées vont toutes dans le même sens. «Peu importe l’âge, un trop grand stress a un effet sur la mémoire, ce qui nuit à la capacité d’apprentissage et d’adaptation.»

    Donc, pour éviter le stress chronique dans votre vie, il est important d’identifier vos sources de stress et d’essayer de les minimiser. Également, comme il est impossible d’éliminer complètement tous les stress de votre vie, la façon dont vous y faites face devient très importante pour diminuer la réaction interne du corps face au stress. La méditation, la respiration profonde, le massage et l’exercice physique sont des exemples de techniques de diminution du stress qui sont efficaces pour bien des gens.
  4. Apprenez constamment. Le cerveau décline quand on l’utilise moins. Un cerveau qui décline devient moins souple, moins réactif, traite moins bien l’information et s’adapte mal aux changements.

    Il est facile de mettre votre cerveau au défi et de préserver vos facultés intellectuelles. L’idée, c’est de faire vivre une nouvelle expérience à votre cerveau et de lui faire faire de l’exercice chaque jour. Par exemple, vous pouvez choisir une activité simple comme composer les numéros de téléphone avec votre main moins dominante ou modifier votre routine en prenant un chemin différent pour aller au magasin. Également, vous pouvez choisir une activité plus complexe comme vous occuper d’un nouveau projet au travail, suivre un cours, jouer à des jeux qui exercent votre cerveau (échecs, jeux de chiffres et de lettres, casse-tête et mots croisés), apprendre à jouer d’un instrument de musique, lire un livre, aller au cinéma, assister à des activités culturelles (pièces de théâtre, musées, concerts, galeries d’art).
  5. Multipliez les activités sociales. Le maintien des liens sociaux aide à garder notre cerveau en forme. La recherche démontre que le cerveau des gens qui ont régulièrement des contacts sociaux avec d’autres personnes fonctionne mieux que celui des gens qui n’en ont pas. En effet, lorsque vous conversez avec d’autres personnes, cela vous oblige à pratiquer des activités intellectuelles telles qu’écouter, reformuler, exprimer, etc.

    Voici donc quelques façons de multiplier vos activités sociales : entretenir de vieilles amitiés et en créer de nouvelles, accepter les invitations et en envoyer quelques-unes à son tour, tirer le maximum d’occasions de socialiser chaque jour en parlant avec un chauffeur de taxi ou en engageant la conversation dans l’ascenseur, faire du bénévolat, voyager, aider les autres en posant spontanément un geste de gentillesse. Vous pouvez aussi combiner l’interaction sociale à une activité physique (jogging, marche) ou à une activité mentale (pièce de théâtre, cinéma).

Ainsi, pour garder votre cerveau en santé, pensez à ces cinq mots-clés : oxygène, oméga-3, diminution du stress chronique, apprendre et socialiser.

Citation du mois

«Un cerveau bien soigné ne se fatigue jamais.» Jules Renard.

Aiguisez vos compétences décisionnelles

Mars 2010

On a parfois de la difficulté à prendre une décision. Quelquefois on est trop lent à se décider et on perd du temps. D’autres fois, on agit sur l’inspiration du moment, sans trop réfléchir, et on se retrouve ensuite dans l’obligation de réparer des erreurs qui peuvent être coûteuses. Cependant la pire chose que l’on puisse faire par rapport à une prise de décision, c’est d’éviter de prendre une décision. Napoléon Hill, auteur du livre «Réfléchissez et devenez riche», a réalisé une étude auprès de gens à succès et il a découvert que tous, sans exception, étaient des personnes qui ne retardaient pas sans cesse le moment de leur prise de décisions. Alors si l’indécision vous guette plus souvent qu’à votre tour, voici quelques moyens susceptibles de vous tirer d’embarras.

  • Imaginez les pires conséquences de votre future décision et demandez-vous si vous pourriez les supporter. Si la réponse est «oui», allez-y! On ne peut pas chaque fois être certain à 100%. Le général américain George Patton, célèbre par ses victoires au cours de la Seconde Guerre mondiale, avait coutume de dire que si l’on atteint 80% de certitude, il ne faut pas hésiter une seconde.
  • Prenez rapidement les décisions mineures. Ainsi dosez votre temps selon l’importance de la décision. Par exemple, limitez le temps que vous prendrez à décider du menu de la fête de Noël, mais prévoyez le temps nécessaire pour choisir une nouvelle gamme de produits pour l’entreprise.
  • Inspirez-vous de la méthode de Benjamin Franklin, éminent inventeur, politicien et philosophe du XIIIe siècle. Pliez une feuille de papier en deux. D’un côté, notez toutes vos raisons de prendre une décision et, de l’autre, toutes les raisons qui s’y opposent. Comparez ensuite les deux colonnes. En principe, le choix à effectuer vous apparaîtra clairement.
  • Mettez la décision de côté pendant un certain temps. Si vous vous enlisez dans votre processus de prise de décision et que la lenteur de votre progrès vous frustre, il est souvent plus rapide à long terme de mettre le problème de côté pour un certain temps. Travaillez sur d’autres activités pendant quelques heures ou quelques jours et ensuite revenez au problème. Le changement de rythme revitalisera votre pensée. Toutefois ne remettez à plus tard qu’une seule fois, sinon vous serez tenté de procrastiner.
  • Tenez une séance de remue-méninges. Lorsque les décisions requièrent un processus de résolution de problèmes, n’hésitez pas à consulter les gens concernés pour trouver des solutions.
  • Ne consultez que les personnes dont les opinions sont essentielles à la prise de décision. Avoir trop de personnes engagées dans le processus décisionnel ralentit celui-ci.
  • Déléguez. Certaines décisions gagneront à être prises par les gens qui sont directement visés sur une base quotidienne. N’hésitez donc pas à déléguer.
  • Utilisez la technique «pile ou face». Si vous hésitez toujours sur la décision à prendre par rapport à une situation, Mark McCormack suggère, dans son livre «What they don’t teach you at Harvard Business School», de ne pas s’acharner à travailler sur sa liste de «pour et contre» mais plutôt d’utiliser la technique «pile ou face». Cette technique consiste à lancer une pièce de monnaie en l’air en pariant sur le résultat : par exemple, «pile», vous le faites; «face», vous ne le faites pas. L’important ici n’est pas tant le résultat obtenu (pile ou face) que les sentiments que vous ressentez à l’instant où la pièce de monnaie se trouve en l’air. Faites-en l’expérience et demandez-vous par la suite ce que vous espériez à ce moment-là: que la pièce tombe sur «pile» ou plutôt sur «face»? L’auteur affirme que ce sont bien souvent les sentiments ressentis par rapport à une situation qui nous aident à prendre la bonne décision.
  • Prenez une décision par jour. Si vous souffrez d’indécision, donnez-vous un petit devoir, soit celui de prendre une décision par jour et d’analyser par la suite si celle-ci a été profitable. Vous vous apercevrez que beaucoup de choix ont été profitables et vous gagnerez ainsi en confiance dans la prise de décisions.
  • N’ayez pas peur de prendre des décisions: nous apprenons de nos erreurs. La littérature nous fait découvrir plusieurs personnes qui ont fait de mauvais choix dans leur parcours. Pourtant elles sont presque toujours arrivées à leurs fins. Aussi ne perdez pas de temps sur les décisions passées. Au lieu de dire «Si seulement j’avais fait telle ou telle chose…», dites «La prochaine fois, je…». L’important est de tirer une leçon d’une mauvaise décision et de passer à autre chose.
  • Prenez plus de trois secondes… pour une juste prise de décision. Dans son livre «Gagner en efficacité», le docteur Patrick M. Georges suggère de répondre moins vite aux questions importantes que l’on vous pose. Il mentionne que, si l’on prend moins de trois secondes entre la question et la réponse, c’est une erreur assurée. «On est plus intelligent, dit-il, lorsqu’on laisse suffisamment de temps entre la question et la réponse.» Il conseille donc de se donner du temps de réflexion pour se décider, ce qui minimise ainsi les risques d’erreur.
  • Prenez toujours vos décisions à court terme en gardant à l’esprit vos objectifs à long terme. Ne vous précipitez pas pour prendre une décision qui résoudrait uniquement le problème à court terme mais qui, à long terme, vous créerait d’autres problèmes.

Il y a certes plusieurs causes à l’indécision : le manque d’informations, la peur de se tromper, l’abondance de choix, l’intolérance à l’incertitude, etc. Il est tout à fait normal que vous puissiez faire face à l’indécision passagère, le temps de prendre une décision réfléchie. Toutefois, si après mûre réflexion l’indécision vous guette toujours, les quelques conseils ci-dessus pourront vous aider à aiguiser vos compétences décisionnelles.

Citation du mois
«Ne crains pas d’avancer lentement, crains seulement de t’arrêter.» Sagesse chinoise.

Faites de votre perfectionnisme un allié

Février 2010

Les perfectionnistes sont des personnes qui ont tendance à vouloir tout faire avec un souci exagéré de la perfection. Le perfectionnisme n’est pas nécessairement un défaut lorsque ce souci de la perfection est limité à l’exécution des tâches qui s’avèrent importantes pour son entreprise ou pour sa carrière. Cependant cela devient un défaut lorsque cette propension à la perfection concerne également des tâches secondaires. En fait, on fait preuve de perfectionnisme lorsque l’on accorde plus de temps qu’il ne faut à une tâche.

On peut trouver plusieurs raisons pour justifier le perfectionnisme. On peut entretenir la croyance que tout ce qui mérite d’être fait mérite d’être bien fait. On peut relier son estime de soi à ce que l’on fait plutôt qu’à ce que l’on est. On peut vouloir plaire. On peut nourrir des attentes irréalistes pour soi-même et pour les autres. On peut vouloir répondre aux demandes des gens qui nous entourent. Quelle que soit la raison, il est important de freiner cette tendance au perfectionnisme pour éviter de nuire à l’atteinte de ses propres objectifs et de ceux de l’organisation. Voici donc quelques idées en ce sens :

  1. Habituez-vous à accorder à chaque tâche un temps d’exécution proportionnel à son importance. Ne fournissez beaucoup d’efforts sur un travail que si celui-ci est en lien direct avec les priorités de l’entreprise ou vos propres priorités.

    N’oubliez pas! La loi de Pareto mentionne que 20 % de vos activités rapportent 80% des résultats et que 80% de vos activités ne rapportent que 20% des résultats. Soyez donc vigilant pour ne pas être perfectionniste dans ce 80 % d’activités qui ne rapportent que 20% des résultats; faites plutôt de votre mieux dans le temps qui vous est attribué. Ensuite investissez le plus de temps possible dans ce 20% d’activités qui donnent des résultats.

  2. Avant de commencer un travail, décidez d’avance du temps que vous allez y allouer avec une heure de début et une heure de fin. Gardez une horloge dans votre champ de vision et entraînez-vous à respecter ce temps.

  3. Avant de viser la perfection dans un travail et pour savoir si les améliorations que vous aimeriez apporter produiront vraiment de meilleurs résultats, habituez-vous à vous poser la question suivante : «Quel serait l’impact sur la compagnie ou sur ma carrière si je soumettais ce travail tel qu’il est actuellement?»
    • Si la réponse est «Il n’y aurait aucun impact», ce serait contre productif de consacrer du temps supplémentaire pour améliorer ce travail, puisque cela vous enlèverait du temps pour accomplir d’autres tâches.
    • Si la réponse est «Cela aurait un impact négatif», alors peaufinez le travail. Certains dossiers ont besoin d’être parfaits.

  4. Gardez à l’esprit que 80% d’un travail est normalement complété dans les premiers 20% des heures passées sur ce travail. À titre d’exemple, admettons que vous désirez écrire un rapport et que vous estimez à cinq heures le temps total pour le rédiger. La loi de Pareto suggère que votre rapport sera presque achevé après une heure de travail. Le reste des quatre heures serait partagé entre la mise en page, la révision de textes, la reliure, etc. Il peut être important pour vous de travailler pendant quatre heures additionnelles si le rapport est adressé à des clients et qu’il en va de la réputation de votre entreprise. Toutefois, ces mêmes quatre heures pourraient ne rien ajouter à la qualité du rapport si celui-ci était destiné à l’interne pour des fins de discussion.

  5. Pensez à vos clients. Souvent on s’apprête à rendre un travail parfait alors que le client ne désire pas ce niveau de perfection. Si votre client est un client interne, demandez-lui à quoi il s’attend comme résultat final et tenez-vous-en à ce niveau de qualité. Si le client est un client externe, concentrez-vous sur le 20% qui fera la différence.

Le perfectionnisme n’est pas une habitude facile à déloger. Cependant, pour vous aider, pensez aux nombreux avantages que vous procurera le fait de vous en libérer : plus de temps, moins de stress, un plus grand équilibre de vie et de meilleures communications interpersonnelles.

Citation du mois
«Il est aussi noble de tendre à l’équilibre qu’à la perfection; car c’est une perfection que de garder l’équilibre.» Jean Grenier.

L’efficacité versus l’efficience

Janvier 2010

Il existe deux concepts bien importants en gestion du temps, soit ceux de l’efficacité et de l’efficience. L’explication la plus usuelle est que l’efficacité consiste à travailler sur les bonnes activités, alors que l’efficience consiste à travailler de la meilleure façon possible sur les activités. Ainsi, une personne qui gère bien son temps se montre à la fois efficace et efficiente. Cependant, la plupart des gens ont tendance à accorder beaucoup d’importance à l’efficacité et à minimiser l’importance de l’efficience. Pourtant, les deux aspects sont essentiels dans l’organisation de votre travail. Voici pourquoi.

L’efficacité met l’accent sur le futur. Elle vous stimule pour créer votre mission, établir des objectifs en ligne avec votre mission et concevoir des plans d’action à long terme en vue d’atteindre vos objectifs. Elle vous aide également à identifier vos forces et, par conséquent, les activités essentielles de votre travail sur lesquelles vous devez vous concentrer pour permettre à l’organisation ainsi qu’à vous-même de progresser. Bref, l’efficacité vous encourage à déterminer vos priorités.

Quant à l’efficience, elle insiste plutôt sur l’ici et maintenant. Elle vous dispose à analyser une priorité, un projet ou un travail de façon qu’il soit réalisé dans un minimum de temps, d’efforts et de coût. C’est ainsi que vous penserez à des moyens de simplifier une activité, de la combiner avec une autre, de travailler sans interruptions; de vaincre la procrastination, le perfectionnisme, l’inertie, l’indécision ou autre obstacle. Bref, l’efficience vous permet de vous poser la question «comment faire plus avec moins».

En fait, l’efficacité et l’efficience travaillent en tandem; l’une est inutile sans l’autre. D’un côté, sans efficacité, le travail manque de direction et de priorités. Vous êtes occupé, bien sûr, mais vous n’agissez pas sur le 20% d’activités qui rapportent 80 % des résultats. D’un autre côté, sans efficience, vous savez exactement où vous voulez aller, mais vous vivez de la frustration à l’idée de ne pas progresser assez rapidement vers l’atteinte de vos résultats.

Ainsi, un employé efficace est un employé qui établit des objectifs, conçoit des plans d’action, organise son travail et effectue des suivis pour s’assurer que ses actions contribuent à l’atteinte de ses objectifs professionnels et des objectifs de l’organisation. Un employé efficient est un employé qui, lorsque vient le temps d’agir et de travailler, se concentre pour exécuter son travail sans interruptions, pertes de temps, indécision, perfectionnisme et efforts perdus.

Même si l’efficacité et l’efficience sont importantes, l’efficacité doit venir en premier, puisqu’il ne sert à rien de trouver la meilleure façon de travailler sur une activité si celle-ci n’est pas prioritaire et ne contribue pas de façon significative aux objectifs. Toutefois, cela ne diminue aucunement le rôle de l’efficience, car cette dernière vous permet de gagner du temps et de réduire vos efforts pour accomplir les tâches nécessaires. Il est indispensable de ne jamais sacrifier l’efficacité à l’efficience.

Citation du mois
«Il importe davantage de faire la bonne chose que de bien faire les choses.», Peter Drucker

Maîtriser sa colère

Octobre 2009

Woman meditating cross-legged on office chair with shoes off and eyes closed
Source de l’image : Jetpack AI

La théorie sur l’intelligence émotionnelle nous démontre que si nous voulons réussir au travail, il est de toute première importance que nous puissions gérer nos émotions. En effet, lorsque nous ne maîtrisons pas positivement nos émotions, non seulement notre productivité et notre bienêtre s’en ressentent, mais ce sont toutes nos relations avec les autres qui sont perturbées.

La colère est une émotion que l’on éprouve souvent dans le milieu du travail. En effet, nous sommes tous différents, et nous avons des besoins et des points de vue opposés qui peuvent être source de conflits. C’est ainsi que nous éprouvons, tour à tour, de l’impatience, de la frustration, de l’agacement; cela est inévitable. L’important est de ne pas nier ces émotions de façon à pouvoir régler le problème efficacement.

Voici donc une démarche en trois temps pour maîtriser la colère :

  1. Arrêtez et respirez profondément. Cela n’est pas une bonne idée de laisser exploser sa colère. Cela fait des dégâts et cela n’est pas bon pour l’image. Ainsi, lorsque vous sentez la colère vous envahir, arrêtez, respirez profondément ou sortez. Cela vous permettra de vous calmer. L’important est de ne pas réagir tant et aussi longtemps que vous n’aurez pas retrouvé votre calme.
  2. Concentrez-vous sur vos besoins. C’est souvent sur les défaillances de l’autre que nous avons tendance à nous concentrer lorsque nous vivons une émotion de colère. Cela n’est pas efficace puisque nous n’entrons pas alors dans un processus de résolution de problèmes. Lorsque vous vivez de la colère, l’important est de vous concentrer sur vos besoins et sur ce que vous aimeriez recevoir de l’autre personne. Vous aurez ainsi beaucoup plus de chances que vos besoins soient satisfaits si vous êtes en mesure de les identifier clairement.
  3. Communiquez à l’autre ce que vous avez besoin. Lorsque vous retrouvez votre calme et que vous n’éprouvez plus de colère, allez voir la personne et exprimez-lui vos besoins de la façon suivante :
    • Décrivez les faits qui ont déclenché votre colère sans blâmer et sans juger l’autre. Par exemple, au lieu de dire: «Tu ne livres jamais tes rapports à temps.», dites: «J’ai remarqué que, pour les deux derniers mois, j’ai reçu ton rapport le 27 du mois au lieu du 25.»
    • Expliquez à la personne l’impact que cela a sur vous. Par exemple: «Je suis assez préoccupé par cette situation parce que, lorsque je reçois le rapport, je suis alors obligé de travailler à la course pour livrer le travail à temps.»
    • Exprimez clairement à l’autre personne votre besoin. Par exemple: «C’est pourquoi j’aimerais recevoir le rapport le 25 de chaque mois. Est-ce possible pour toi de rencontrer cette échéance?»
    • Vous attendez par la suite que la personne vous propose une solution; sinon, vous en discutez ensemble jusqu’à ce que vous arriviez à résoudre le problème.

La colère, malgré le malaise qui l’accompagne, est une merveilleuse conseillère parce qu’elle vous permet de corriger les situations au travail qui ne font pas votre affaire. L’important est de faire en sorte que la colère ne vous emporte pas et que vous soyez en possession de tous vos moyens.

Citations du mois

«Lorsque quelqu’un te met en colère, sache que c’est ton jugement qui te met en colère.» – Épictète

Écrire des courriels

Septembre 2009

Source de l’image : Pexels.com

Dans ce bulletin, nous aborderons la notion de l’écriture des courriels. Voici donc quelques suggestions qui vous aideront à rédiger des courriels le plus efficacement possible.

  • Ne traitez qu’un seul sujet par courriel. D’une part, ce sera plus facile de classer le courriel et de le retrouver par la suite. D’autre part, vous courez la chance de recevoir une réponse plus rapide à votre courriel. En effet, si vous posez deux questions dans votre courriel sur deux sujets différents, la personne aura généralement tendance à répondre uniquement lorsqu’elle sera en mesure de répondre à ces deux questions.

 

  • Utilisez un titre dans l’objet qui résume bien votre message et qui capte l’attention. Le but du titre est double: faire en sorte que le lecteur saisisse l’intention du courriel à la seule lecture du titre et le motiver à lire votre message.

 

  • Soyez bref. Rédigez de courtes phrases (au maximum 20 mots) et de courts paragraphes. Ne dépassez pas 25 lignes de texte; ainsi, en ouvrant le courriel, le lecteur verra la totalité du message à l’écran.

 

  • Adoptez une présentation claire. Séparez les paragraphes par des espaces. Divisez les longs messages en insérant des titres pour identifier les différentes parties du texte. Numérotez les différents points. N’utilisez pas d’abréviations.

 

  • Évitez d’écrire la totalité de votre texte en lettres majuscules. Non seulement cela est-il interprété comme si on criait, mais cela rend la lecture encore plus difficile.

 

  • Si vous devez inclure une pièce jointe, faites-le avant même d’écrire le courriel. Vous vous assurerez ainsi de ne pas oublier de joindre le document.

 

  • Commencez le message par le nom de votre interlocuteur et terminez par une formule de politesse. De cette manière, vous saurez que vous respectez les règles de courtoisie relatives au courrier électronique.

 

  • Inscrivez ce qu’il y a de plus important dans le premier paragraphe. Ainsi, le lecteur saura, dès le début, la raison du courriel.

 

  • Ayez les intérêts du lecteur à l’esprit. Prenez soin d’indiquer clairement au lecteur ce que vous attendez de lui à la suite du courriel en lui donnant une date d’échéance, s’il y a lieu.

 

  • Indiquez si votre courriel est urgent. Cependant, utilisez cette mention avec mesure.

 

  • Ne demandez pas un accusé de réception. Cela est généralement une perte de temps et peut être considéré, par le lecteur, comme une intrusion dans sa vie privée.

 

  • Relisez vos courriels avant de les envoyer. Vous pourrez ainsi corriger les fautes de frappe, de français et de ponctuation qui s’y seront glissées.

 

  • Votre signature ne devrait pas inclure plus de six à huit lignes. Inscrivez votre nom et votre fonction de même que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse du site web de votre entreprise.

 

  • N’envoyez de copies conformes que lorsque cela s’avère nécessaire. Soyez conscient que les gens au travail reçoivent une multitude de courriels. En vous demandant si les informations contenues dans le courriel seront utiles pour les autres personnes, vous contribuerez ainsi à diminuer le flot de courriels.

 

  • Préparez des modèles pour les réponses aux réclamations les plus courantes. Ainsi, vous n’aurez pas à composer un courriel chaque fois que vous recevrez le même type de demandes.

 

  • N’envoyez un courriel que si ce message est indispensable. Par exemple, il est inutile d’envoyer un courriel à une personne que vous verrez un peu plus tard au courant de la journée. Regroupez plutôt vos questions pour pouvoir les traiter en une seule fois lors de votre rencontre.

Les courriels constituent de nos jours le plus important outil de communication utilisé dans les bureaux. Avec ces quelques conseils bien en main, vous vous donnerez des moyens pour les écrire avec efficacité.

Bien gérer vos courriels

Août 2009

Certaines personnes peuvent traiter leurs courriels 10, 20 ou 30 fois au cours de la journée. Il est certain que cette habitude est à éviter, puisque cela vous enlève beaucoup de temps pour travailler sur vos priorités. Voici donc quelques suggestions pour gérer vos courriels avec efficacité.

  1. Ne traitez vos courriels que trois ou quatre fois par jour, tout au plus. Certes, les courriels remplacent de plus en plus le téléphone et exigent généralement une réponse rapide. Cependant, les courriels ne possèdent pas le caractère instantané du téléphone et les interlocuteurs ne s’attendent généralement pas à une réponse immédiate. Ainsi, répondre à ses courriels quelques fois par jour devrait suffire, à moins que la réussite de votre entreprise ne dépende d’une prompte réponse aux courriels. Je vous conseille donc de vous occuper de vos courriels durant les périodes suivantes : tôt le matin, avant le dîner et à la fin de la journée. Ainsi, vous traiterez l’ensemble de vos courriels trois fois par jour.

    Toutefois, ne démarrez pas votre journée en vous occupant de vos courriels. Commencez plutôt votre journée par une tâche prioritaire, car les courriels peuvent facilement vous distraire des tâches les plus essentielles. Ainsi, travaillez d’abord à celles-ci. Une fois que vous aurez achevé une tâche essentielle (ou qu’elle sera assez avancée), vous pourrez dépouiller vos courriels.
  2. Déterminez des limites de temps. Allouez-vous suffisamment de temps au cours de la journée pour lire les courriels que vous recevez. Par exemple, vous pourriez décider de consacrer 20 minutes chaque fois que vous triez vos courriels.
  3. Videz votre boîte de réception. Pour gérer efficacement vos courriels, vous devez vider votre boîte de réception à la fin de votre journée de travail. Vous pouvez le faire en ne manipulant un courriel qu’une seule fois et en prenant immédiatement une décision pour chaque courriel lu. Cinq possibilités de décisions s’offrent à vous après que vous ayez pris connaissance du message d’un courriel :
    • supprimer un courriel que vous jugez inutile;
    • classer un courriel que vous désirez conserver;
    • transférer un courriel dont vous n’avez pas à vous occuper et qui concerne quelqu’un d’autre;
    • répondre à un courriel qui ne vous occupera que pendant quelques minutes, ou
    • planifier un moment dans votre agenda pour un courriel plus long à traiter et dont vous vous occuperez plus tard; en attendant, placer ce courriel dans un dossier de votre messagerie électronique intitulé, par exemple, «Action» ou «À faire».

      La plupart des gens se servent de leur boîte de réception pour stocker les courriels à propos desquels ils n’ont pas arrêté de décision. Chaque fois qu’ils ouvrent leur boîte de réception, ils doivent donc en réévaluer le contenu de fond en comble. Avec le volume faramineux de courriels que nous recevons de nos jours, cette façon d’agir apparaît inefficace. Assurez-vous donc de prendre une décision pour chaque courriel que vous recevez et vous viderez par le fait même votre boîte de réception.
  4. Désactivez la sonnerie ou le système visuel indiquant que vous avez de nouveaux messages. Lorsque vous n’êtes pas dans une période où vous traitez vos courriels, enlevez la sonnerie ou le système visuel qui vous indique l’arrivée d’un nouveau courriel. Sinon, vous serez constamment interrompu lorsque vous travaillerez sur autre chose.

Vous devez user de discipline pour éviter de vérifier vos courriels à tout moment et pour ne manipuler un courriel qu’une seule fois. Cependant, vous découvrirez rapidement que cette règle comporte de nombreux avantages: vous gagnerez du temps, vous pourrez travailler davantage sur vos priorités et vous vivrez moins de stress parce que vous adopterez un mode moins réactif.

La technique de «l’arrêt de la pensée»

Mai 2009

Une technique très efficace à utiliser pour interrompre les pensées négatives et les transformer en pensées positives est celle de «l’arrêt de la pensée». Cette technique consiste à bloquer vos pensées négatives, dès qu’elles apparaissent à votre esprit, en disant simplement à haute voix ou intérieurement: «stop», «arrête» ou «annule».

Par exemple, admettons que vous vous retrouvez avec trois tâches à accomplir dans des délais irréalistes. Vous pourriez alors vous répéter mentalement des phrases telles que: «Oh non! Je ne serai jamais capable de réaliser ces trois tâches à temps. Je serai obligé de travailler tous les soirs.» ou «Je vais rater la partie de hockey de mon fils.» ou «J’aurais intérêt à oublier le voyage que j’ai planifié en fin de semaine.» Et ainsi de suite. C’est à ce moment-là que la technique de «l’arrêt de la pensée» peut être utilisée pour arrêter ce flot de pensées négatives qui envahit votre esprit.

Dès lors, vous pourriez vous demander comment envisager la situation plus positivement. C’est ainsi que vous pourriez voir l’accomplissement de ces trois tâches comme un défi intéressant à relever, comme une possibilité de mettre en pratique les compétences nouvellement acquises ou comme une façon d’impressionner votre patron ou encore comme une occasion de vous affirmer et de négocier avec lui. Cette façon positive de penser fera en sorte que vous trouverez des solutions à proposer, telles que prolonger les délais, obtenir de l’aide, laisser de côté pour l’instant des tâches moins importantes ou demander à votre patron de vous aider à donner priorité à ces tâches.

Au départ, vous utiliserez peut-être la technique de «l’arrêt de la pensée» 50 fois par jour, mais avec la pratique vous verrez que vous l’utiliserez de moins en moins, puisque vous aurez pris l’habitude de maîtriser vos pensées.

La maîtrise de ses pensées est à la disposition de tout le monde pour lutter contre les pensées négatives. Il faut cependant y travailler assidûment, puisque pour bon nombre d’entre nous les pensées négatives surgissent beaucoup plus facilement à l’esprit que les pensées positives. Toutefois le jeu en vaut la chandelle, car vous atteindrez vos résultats avec beaucoup plus de sérénité!

Citation du mois
«La seule chose au monde que vous puissiez maîtriser est ce que vous pensez et ce que vous ressentez au moment présent; mais cela suffit, car il n’y a rien d’autre que vous ayez besoin de maîtriser sur cette terre.» James W. Newman

Les petits tracas quotidiens

Mars 2009

Smiling businesswoman at desk with icons for alarm clock, traffic, dirty dishes, shopping, backpack, and overdue bills
Source de l’image : Jetpack AI

Les recherches sur le stress révèlent que les petites contrariétés quotidiennes, telles que la perte d’un portefeuille ou le fait d’être pris dans un embouteillage, peuvent s’avérer aussi nocives pour la santé que peuvent l’être les grands bouleversements de la vie tels que le divorce, la retraite ou la perte d’un emploi. Évidemment, cela dépend à quelle fréquence surviennent ces petits problèmes dans votre vie et de leur importance. Cela dépend également de votre niveau de stress; en effet, nous sommes beaucoup moins tolérants à l’égard des désagréments lorsque nous sommes déjà sous pression.

Trois petits tracas quotidiens seraient particulièrement susceptibles d’engendrer de la tension dans nos vies: égarer ou perdre des objets, se préoccuper exagérément de l’apparence physique et vouloir accomplir trop de choses en même temps. Les principes de gestion du temps et des priorités ainsi que d’organisation personnelle ne pourront pas balayer les inquiétudes reliées à l’apparence physique mais ils auront certainement un impact sur les deux autres soucis.

Toutefois, indépendamment de l’efficacité avec laquelle vous gérez votre temps et organisez votre environnement, des tracas surviendront toujours dans vos vies. Les experts en gestion du stress nous suggèrent de nous réserver des «zones tampon» pour contrebalancer les moments de tension. Ces «zones tampon» seraient particulièrement bénéfiques lorsqu’elles comprennent des activités avec des personnes chères, comme passer du temps en famille et échanger avec des amis. Les spécialistes parlent aussi de repos et de sommeil, de rire également. Ne l’oublions pas, ils nous rappellent que ce ne sont pas les petits tracas qui constituent une source de stress mais bien notre propre réaction par rapport à ceux-ci.

Pour vérifier si les petits tracas ont été une source de stress pour vous cette semaine, passez au travers de la liste suivante et cochez les événements que vous avez vécus.

  • Vous avez égaré ou perdu un objet.
  • Vous avez passé au moins 15 minutes à chercher cet objet.
  • Vous vous êtes préoccupé exagérément de votre apparence physique.
  • Vous avez eu trop de tâches à assumer.
  • Vous vous êtes inquiété de votre poids santé.
  • Vous avez été mécontent de la façon dont une personne a exécuté son travail.
  • Vous avez vécu un désaccord avec une personne.
  • Vous avez été pris dans un embouteillage.
  • Vous avez vécu du mécontentement face à la qualité d’un travail que vous avez effectué.
  • Vous avez manqué de temps pour prendre votre petit déjeuner un matin.
  • Vous avez été obligé d’inciter quelqu’un à condenser l’expression de sa pensée.
  • Vous avez été irrité de devoir attendre quelqu’un.
  • Vous avez dû faire la queue devant le photocopieur, à la cafétéria ou simplement pour parler à quelqu’un.
  • Vous avez été mis longuement en attente au téléphone.
  • Vous n’avez pas su mettre fin à une conversation, téléphonique ou non, qui s’éternisait.
  • Vous avez dû répondre souvent au téléphone ou à des visiteurs à des moments inopportuns.
  • Vous avez été dans l’obligation d’assister à une réunion, alors que vous n’aviez pas le temps.
  • Vous avez dû suspendre une tâche, que vous étiez impatient d’entreprendre, parce que vous attendiez la réponse de quelqu’un.
  • Vous avez eu à réaliser un travail urgent, avec une échéance irréaliste.
  • Vous avez dû changer de priorités plusieurs fois au cours de la journée, à cause de travaux plus urgents.
  • Vous avez été confronté à un oubli qui vous a causé de l’embarras.
  • Vous avez dit « oui » à quelqu’un, mais vous l’avez plus tard regretté.
  • Vous avez eu à accomplir une tâche désagréable.

Si vous avez coché plus de 10 affirmations, vous pourriez vivre des troubles reliés au stress, tels que l’insomnie, les ulcères ou des palpitations cardiaques. Rappelez-vous: c’est votre réaction face à ces événements qui cause des dommages. Considérez-les dans leur juste perspective. Par exemple, lorsque vous êtes pris dans un embouteillage et que vous arrivez en retard au bureau, demandez-vous quel en est l’impact sur votre carrière, votre avenir et votre vie. Finalement, n’oubliez pas de vous réserver du temps pour les «zones tampon». Vous ressourcer et prendre soin de vous compenseront les moments de tension.