Octobre 2006

Souvent, nous rencontrons des patrons qui nous disent ne pas avoir de temps de rencontrer leur adjointe pour échanger sur les différents dossiers. Souvent également, nous rencontrons des adjointes qui nous tiennent le même discours. Elles nous mentionnent que tout ce qu’elles peuvent obtenir de leur patron est une rencontre entre deux portes ou si elles réussissent à avoir une rencontre avec leur patron, celle-ci est ponctuée de maintes interruptions téléphoniques et de nombreuses visites imprévues de collaborateurs.

Pourtant, il n’y a pas de meilleur temps investi entre le patron et son adjointe, pour l’efficacité de leur tandem, que le temps alloué à des rencontres régulières pour faire le point sur différents dossiers. Pourquoi? Parce que ces rencontres permettent aux adjointes de jouer véritablement leur rôle de collaboratrice en s’occupant de toutes les tâches administratives dont elles peuvent s’acquitter tout en permettant aux patrons de consacrer leur temps à des activités à véritable haut rendement.

Pour que ces rencontres soient efficaces toutefois, elles doivent être tenues régulièrement et ne pas être ponctuées d’interruptions téléphoniques et de visites imprévues. Ainsi, une rencontre d’une heure à chaque semaine, tenue préférablement avant la planification de la semaine, et une rencontre de quelques minutes à tous les jours, tenue préférablement avant la planification de la journée, suffisent. Beaucoup de tandems «patron/adjointe» nous disent prendre une heure chaque semaine pour planifier la semaine et/ou 10-15 minutes au début de la journée pour planifier la journée.

Ainsi, si vous êtes patron et aimeriez implanter de telles rencontres, décidez du meilleur moment où votre adjointe et vous pourriez vous rencontrer à toutes les semaines et à tous les jours et bloquez ces moments de rencontres dans votre agenda. Faites en sorte que ces rencontres se tiennent généralement au même moment chaque semaine et chaque jour; il vous sera ainsi plus facile d’acquérir l’habitude de ces rencontres.

Si vous êtes adjointe et aimeriez implanter de telles rencontres, allez voir votre patron et affirmez votre besoin de le rencontrer de façon à pouvoir jouer efficacement votre rôle. Et vendez-lui l’idée en lui démontrant tous les avantages à la tenue régulière de ces rencontres.

Une rencontre hebdomadaire et quotidienne «patron/adjointe» consiste normalement à faire le point sur:

• les dossiers en cours et les nouveaux projets (l’adjointe a ainsi en main toutes les informations nécessaires pour faire le suivi rapide des dossiers)
• l’agenda et les déplacements du patron (l’adjointe peut ainsi tenir à jour l’agenda et rejoindre le patron en cas d’urgence)
• les méthodes d’organisation que l’adjointe a implantées pour une nouvelle affaire (pour informer le patron, lui demander son appui ou obtenir son approbation)
• la stratégie de l’entreprise et/ou du service, ses orientations, ses objectifs (pour que l’adjointe puisse voir clairement le sens à son travail et faciliter la prise de décisions dans les dossiers)
• les attentes respectives du patron et de l’adjointe (la seule façon de rencontrer les attentes de l’autre est de se parler régulièrement à ce sujet)
• le service à la clientèle (pour que le patron et l’adjointe puissent être au courant des derniers développements en termes de relations avec leur clientèle pour toujours viser l’excellence du service).

Et vous vous apercevrez que ces rencontres permettent non seulement au patron et à l’adjointe de sauver du temps dans leur travail et d’être plus efficace, mais qu’elles contribuent également à développer cette fameuse complicité qu’on observe si souvent chez certains tandems et qui ne peut être obtenue que par une rencontre où les deux partagent les différentes informations et leurs attentes souvent autour d’un café.

Et si vous n’arrivez pas à organiser de telles rencontres pour vous parler, envoyez-vous des courriers électroniques ou téléphonez-vous. L’important est de favoriser la communication.

Citation du mois
«Devenons le changement que nous souhaitons voir dans le monde.», Mahatma Gandhi.

Septembre 2006

Voici une histoire vraie qui démontre toute l’importance de faire une liste de choses à faire pour la journée pour être efficace.

En 1930, David Schwartz, président d’une compagnie d’acier américaine, avait des problèmes de gestion de temps. Il fit alors venir un consultant qui lui donna le conseil suivant pour être efficace dans la gestion de son temps : « Ne jamais quitter le bureau sans avoir fait une liste de choses à faire pour le lendemain ». Pour l’aider à dresser sa liste de choses à faire, le consultant lui donna les directives suivantes :

• Avant de quitter le bureau le soir, dresser une liste de choses à faire pour le lendemain.

• Prioriser ensuite les activités qui sont sur la liste : 1 pour l’activité la plus importante et 2 pour la suivante, etc…

• Le lendemain, commencer l’activité 1 le plus tôt possible dans la journée et ne pas lâcher cette tâche tant et aussi longtemps qu’elle n’est pas terminée.

• Lorsque cette tâche est terminée, le plus tôt possible par la suite, faire la même chose avec l’activité 2.

• Et ainsi de suite, jusqu’à ce que les tâches sur la liste soient terminées. Et peu importe, dit le consultant, si toutes les activités sur la liste n’ont pas toutes été complétées à la fin de la journée puisque, selon cette méthode, l’activité la plus importante aura au moins été faites.

David Schwartz a voulu faire un chèque au consultant pour ce conseil et le consultant lui a répondu : « Ne vous préoccupez pas de ça pour l’instant; vous n’avez qu’à m’envoyer un chèque un peu plus tard par la poste pour le montant que croyez que mon conseil vaut. »

Et le consultant, trois mois après, a reçu un chèque de savez-vous combien?…25 000$!!!! Et ce n’est qu’un exemple parmi d’autres qui démontre tout l’impact d’une liste de choses à faire pour la journée.

Cependant, il y a une qualité essentielle qu’il faut posséder pour que cette liste ait tout son impact sur la productivité : la discipline. On pourrait définir la discipline comme étant la capacité qu’a un individu à respecter les promesses qu’il se fait.

Si les gens ont de la difficulté à respecter les promesses qu’ils se font par rapport à leur liste de choses à faire, c’est que, bien souvent, il y a beaucoup trop de tâches à accomplir sur leur liste. Une bonne approche serait de ne planifier que la moitié du temps de disponible, soit, par exemple, 4 heures sur une journée de 8 heures. De cette façon, il y aurait du temps pour s’occuper autant des tâches à accomplir sur la liste que des imprévus qui ne manqueront pas de survenir.

Une autre raison pour laquelle les gens ont de la difficulté à respecter leurs promesses tient au fait que dresser une liste quotidienne de choses à faire peut représenter un changement d’habitudes. Et on sait combien il est difficile pour l’être humain de modifier ses habitudes. Il faut donc savoir que pour changer une habitude, cela prend entre 7 et 21 jours, dépendamment de l’habitude à changer. Donc, ne prenez pas de chances…si pour vous, faire une liste de choses à faire pour la journée est une nouvelle habitude, faites cette liste pendant 21 jours. Au bout de 21 jours, cela ne sera plus un effort pour vous et tout comme David Schwartz, vous pourrez en retirer tous les bénéfices…à beaucoup moins cher!!!

Citation du mois
« Les choses qui importent le plus ne doivent jamais être à la merci des choses qui importent le moins », Goëthe