Archives de Catégorie: Gestion du temps

Gérez vos interruptions

Novembre 2008

Une étude récente a révélé que les gens au travail sont interrompus en moyenne toutes les 11 minutes. Si vous subissez de tels arrêts, il vous sera évidemment difficile de vous montrer efficace. Voici donc quelques suggestions pour vous aider à gérer ces interruptions lorsque vous aurez besoin de vous concentrer.

  1. Fermez la porte de votre bureau ou choisissez un endroit tranquille pour travailler, par exemple un bureau inoccupé, une salle de réunion ou même la cafétéria (sauf à l’heure du dîner).
  2. Placez sur votre porte, votre paravent ou votre surface de travail une affiche sur laquelle on lira un texte tel que : «S.V.P. ne pas déranger», «De retour à 14 h», «Heure de concentration», etc.

  3. Filtrez vos appels téléphoniques et abstenez-vous de prendre vos courriels.
  4. Pensez à utiliser un système d’horaire flexible. Par exemple, si vous arrivez au bureau avant vos collègues de travail et avant que le téléphone ne commence à sonner, vous pourrez travailler sans interruptions.
  5. Dîner plus tôt ou plus tard qu’aux heures habituelles. Ainsi, vous ferez face à moins
    d’interruptions, puisque la majorité des gens seront partis manger.
  6. Si les stratégies mentionnées ci-dessus ne fonctionnent pas, demandez à un de vos collègues de prendre vos appels téléphoniques pendant une heure. Lorsque l’heure est terminée, occupez-vous des appels à votre tour pour permettre à l’autre personne de travailler sans être dérangée.
  7. Si votre bureau se situe dans une aire ouverte, aménagez-le de façon qu’il soit le plus privé possible en ajoutant des paravents ou des plantes. Placez également votre bureau pour éviter de faire face aux allées et venues des gens. Ainsi, vous ne capterez pas du regard les personnes qui circulent et celles-ci seront moins tentées d’entrer dans votre bureau.
  8. Surveillez les moments où vous avez tendance à vous interrompre vous-même pour régler une situation non urgente. Le fait de diminuer vos moments d’interruptions vous permettra de travailler et de demeurer concentré sur vos priorités. Toutefois, il faut prêter attention à ce que ces stratégies ne nuisent pas à votre service à la clientèle. Ainsi, si vous occupez un poste de service à la clientèle et que vous vous apprêtez à travailler sur vos priorités pour quelques heures, il est important que quelqu’un soit disponible dans votre service pour accueillir les clients, tant externes et qu’internes.

Citation du mois
«Quand une interruption survient, évaluez rapidement son degré d’importance pour l’atteinte de vos objectifs.» Nancy Stephens

Quinze trucs pour augmenter votre productivité au téléphone

Septembre 2008

Le temps passé au téléphone peut vous faire économiser beaucoup de temps mais il peut aussi vous en faire perdre beaucoup si vous ne gérez pas votre temps d’appel avec efficacité. Voici donc quinze trucs pour maximiser votre temps au téléphone.

  • Ayez toujours un but. S’il y a plusieurs points dont vous aimeriez discuter au cours de l’appel, mettez-les par écrit avant de faire votre appel, de façon à ne rien oublier. En effet, les statistiques démontrent que l’on perdrait deux heures par semaine à rappeler une deuxième fois une personne à qui on a oublié de dire quelque chose la première fois. Également, commencez toujours à discuter des points les plus importants en premier. Ainsi, si la conversation téléphonique devait s’écourter, vous vous serez acquitté de vos priorités.
  • Regroupez vos appels. Ne faites pas vos appels de façon sporadique tout au long de la journée. Au contraire, concentrez vos appels durant certaines périodes seulement, telles que de 9h00 à 9h30, 11h30 à 12h00 et 15h30 à 16h00.
  • Faites vos appels prioritaires tôt le matin. Vous verrez que vous aurez beaucoup plus de succès à rejoindre les gens tôt le matin puisque bon nombre d’entre eux passent au bureau avant de se rendre à leurs réunions ou à leurs rendez-vous. Et si vous n’êtes pas en mesure de rejoindre votre interlocuteur, vous constaterez que vous recevrez un retour d’appel rapidement puisque les appels sont souvent retournés selon leur ordre d’arrivée.
  • Prenez des notes pendant l’appel. Si l’appel nécessite une action de votre part, notez-la immédiatement par écrit lorsque vous êtes au téléphone. Vous vous assurez ainsi de ne rien oublier.
  • Munissez-vous d’un casque d’écoute. Si vous avez à prendre des notes régulièrement lorsque vous êtes au téléphone, un casque d’écoute vaut vraiment l’investissement. C’est ainsi que vous serez capable de faire plusieurs choses à la fois, telles qu’écrire, taper un texte et/ou vous lever pour aller chercher un dossier dans vos classeurs. Vous serez aussi beaucoup plus à l’aise et vous vous éviterez des tensions musculaires.
  • Ne vous laissez pas interrompre en tout temps. Ne vous sentez pas obligé de répondre au téléphone en tout temps, à moins que vous occupiez un poste de service à la clientèle. Sinon, vous ne réussirez jamais à faire tout ce que vous avez à faire et à travailler sur vos priorités. Répondez uniquement si vous n’êtes pas en train de travailler sur une tâche importante. Mais aussitôt la tâche importante terminée, retournez vos appels de façon à donner un bon service à vos clients internes et externes.
  • Laissez des messages complets. Quand vous laissez un message dans la boîte vocale de la personne que vous tentez de joindre, laissez l’objet de votre appel. Si vous n’êtes pas à votre bureau au moment où la personne retourne votre appel, elle sera quand même en mesure de donner des éléments de réponses à votre message. Également, pour augmenter les chances de parler à votre interlocuteur de vive voix, mentionnez-lui les moments où il peut vous rejoindre.
  • Déléguez. Si votre adjointe ou un autre de vos collaborateurs prend vos appels alors que vous n’êtes pas disponible, demandez-leur d’offrir de l’aide à l’interlocuteur. De cette façon, l’interlocuteur sera satisfait puisqu’il aura obtenu l’information qu’il cherchait et quant à vous, vous n’aurez pas à retourner l’appel. De façon générale, essayez de déléguer vos appels lorsque cela est possible.
  • Faites prendre des messages complets. Former vos collaborateurs à prendre des messages complets, c’est-à-dire, le nom de la personne et de l’organisation, le numéro de téléphone ainsi que le poste téléphonique, la raison de l’appel et le meilleur moment pour retourner l’appel. En prenant soin de noter le poste téléphonique, cela vous permettra d’accéder plus rapidement à la personne lorsque l’entreprise fonctionne par boîtes vocales. Et en connaissant la raison de l’appel, vous pourrez mieux vous préparer et être ainsi plus efficace.
  • Considérez d’utiliser le courriel ou le télécopieur. Demandez-vous toujours si l’appel est nécessaire. Souvent, l’envoi d’un courriel ou d’une télécopie est plus approprié. Le message est souvent plus court et va droit au but sans compter que cela n’interrompt pas l’autre personne.
  • Accumulez vos questions. Lorsque vous communiquez plusieurs fois par jour avec une personne, demandez-vous si vous ne pouvez pas accumuler vos questions et ne communiquer qu’une seule fois avec la personne au cours de la journée. Vous éviterez ainsi de vous interrompre dans votre travail et d’interrompre l’autre personne.
  • Fixez des rendez-vous téléphoniques. Si cela est possible, planifiez un rendez-vous téléphonique au lieu d’une rencontre. Vous économisez ainsi votre temps de déplacement.
  • Faites vos appels debout. Si vous trouvez que vous parlez trop longtemps au téléphone, essayez de faire vos appels debout. Vous remarquerez que vos appels ont tendance à être plus courts si vous ne vous asseyez qu’une fois l’appel terminé.
  • Profitez des moments d’attente. Gardez-vous de petites tâches sur lesquelles vous pourrez travailler si jamais on vous met en attente.
  • Concluez poliment. Lorsque vous sentez que le but de l’appel a été atteint, résumez ce que vous avez compris de la situation à votre interlocuteur et mentionnez la prochaine étape s’il y a lieu: «Avant de te quitter, Pierrette, si je comprends bien…» Ainsi, après l’appel, chaque personne saura les prochaines étapes à franchir pour donner suite à la conversation.

Comment ne plus perdre de temps à vous demander où vous avez placé les choses

 Août 2008

Souvent les gens ne sont pas capables de se souvenir où ils ont placé leurs choses simplement parce qu’ils sont distraits. La distraction est simplement un manque d’attention. Si votre pensée est absente lorsque vous faites quelque chose, il n’est pas étonnant que vous ne puissiez vous souvenir de ce que vous avez fait. Ainsi, les gens ne se souviennent plus où ils ont mis leurs clefs simplement parce qu’ils étaient préoccupés par d’autres pensées au même moment. Ou ils ne peuvent se rappeler où ils ont classé leur lettre simplement parce qu’ils tenaient au même moment une conversation avec une personne. Vous devez réaliser que votre pensée ne peut pas porter son attention sur deux choses à la fois. Ainsi, si vous désirez vous guérir de votre distraction, voici cinq suggestions:

  1. Soyez organisé. Planifiez votre journée à l’avance et ne courez pas après trois directions à la fois. Prenez l’habitude d’écrire, de garder une liste de choses à faire pour la journée et de planifier du temps pour les tâches importantes.
  2. Pensez à ce que vous faites au moment où vous le faites. Par exemple, concentrez-vous sur le document que vous êtes en train de classer. Dites-vous à haute voix ce que vous êtes en train de faire; votre pensée se souviendra ainsi du son de votre voix. Ainsi, vous pourriez dire: «Je classe les papiers d’assurance avec les documents légaux.»
  3. Assurez-vous que ce que vous faites a du sens. Par exemple, vous pourriez vous dire: «Je mets mes lunettes de sécurité dans le tiroir du bas du bureau puisque c’est à cet endroit que sont rangés tous les équipements de sécurité.»
  4. Rappelez-vous par la suite ce que vous avez fait. La répétition augmente la puissance de votre mémoire.
  5. Ne soyez pas négatif. Ne faites pas des remarques désobligeantes et peu flatteuses à votre égard du genre «Je ne suis jamais capable de me souvenir de quoi que ce soit» ou «J’oublie toujours». Dites-vous plutôt que la puissance de votre mémoire s’améliorera. Une attitude positive attire des résultats positifs.

Citation du mois
«Observer attentivement, c’est se rappeler distinctement.» Edgar Allan Poe.

Vous désirez des vacances relaxantes! Alors, planifiez!

Juin 2008

Sans la planification, les vacances pourraient être plus épuisantes que le travail. Qui n’a pas vécu un jour la course de mettre les bagages dans l’auto avant la noirceur ou de parcourir son quota de kilométrage quotidien avant de chercher sans grand succès un hôtel aux dernières heures de la journée. Et pourtant, la dernière chose que l’on a besoin en vacances, c’est bien de courir. Voici donc quelques suggestions pour vous assurer que vos prochaines vacances soient relaxantes, reposantes et dépourvues de stress.

  1. Planifiez d’avance. Bloquez au moins six mois à l’avance dans votre agenda le moment de vos vacances. Ouvrez-vous une chemise pour noter les places que vous aimeriez visiter, les activités que vous aimeriez faire et les vêtements à apporter. Faites vos réservations d’avion et d’hôtel et sélectionnez les excursions que vous aimeriez faire.
  2. Utilisez des listes de contrôle. Faites une liste de contrôle de toutes les choses que vous avez à faire avant de quitter la maison, telles qu’annuler la livraison des journaux quotidiens, prévoir le ramassage du courrier, ajuster le thermostat, fermer les robinets de la laveuse. Faites également une liste de contrôle de toutes les choses que vous avez à faire au travail, telles qu’assigner des tâches, aviser certaines personnes de votre absence, informer de la localisation de vos dossiers. Faites finalement une liste de contrôle de toutes les choses que vous aimeriez apporter dans vos bagages, incluant les effets personnels, la lecture, les vêtements, le passeport, les médicaments et l’argent en devise étrangère.
  3. Ne partez pas pour les vacances avant que toutes vos activités soient bien organisées. Vous profiterez beaucoup plus de vos vacances si vous avez bien organisé vos activités avant de quitter. Débarrassez-vous de votre travail en retard autant à la maison qu’au travail. Organisez vos dossiers et faites une liste des priorités que vous devrez vous occuper dès votre retour. Bloquez la première journée de votre retour pour vous occuper du travail qui se sera accumulé pendant vos vacances. Ne planifiez aucune rencontre pour le jour de votre retour; mentionnez à votre patron et à vos collègues que vous serez disponible uniquement le lendemain de votre retour officiel des vacances.
  4. Ne surchargez pas vos vacances d’activités. Laissez-vous de la place pour vous adonner à des activités spontanées et pour relaxer. Ceci est particulièrement important si vous planifiez d’explorer un pays étranger ou de visiter un parc d’attractions, tel que Disneyland. Et si vous faites des excursions ou des visites, arrangez-vous pour les faire le matin, là où les journées sont plus fraîches, la foule moins grande et votre énergie à son meilleur.
  5. Faites de votre trajet une partie de vos vacances. Si vous conduisez, ne le percevez pas uniquement comme un moyen de vous rendre à destination. Sinon, vous vous retrouverez vite à vouloir trop faire de kilométrage dans une journée et à vous fatiguer inutilement. Au contraire, planifiez de visiter les monuments et les curiosités des villes qui se situent sur votre route. Arrêtez également de conduire tôt dans la journée pour pouvoir admirer les paysages de la région et profiter des divertissements et des activités sportives qu’offre votre lieu de séjour. Ne vous fixez pas d’échéances lorsque vous êtes en vacances.
  6. Souvenez-vous que vos vacances sont pour vous. Ne vous précipitez pas à voyager avec des amis ou des connaissances à moins que vos goûts, habitudes et tempéraments soient semblables. Testez votre compatibilité à voyager avec ces personnes en prenant d’abord des mini-vacances avec elles, comme une longue fin de semaine. Essayez de ne partager qu’une partie de vos vacances avec les autres (mis à part votre famille immédiate). Ne gâchez pas vos vacances en faisant des choses que les autres veulent faire si cela ne vous tente pas. Les vacances sont bien souvent le seul moment dans l’année où vous avez vraiment l’opportunité de relaxer.
  7. Ne remettez pas vos vacances. Nous sommes souvent portés à remettre nos vacances pour les prendre à un moment où nous serons moins occupés. Pourtant, il semble que nous serons toujours occupés. Ne remettez donc pas vos vacances. Planifiez-les et tenez-vous-y. C’est lorsque nous sommes bien occupés que nous avons le plus besoin de vacances!
  8. Ne contactez pas le bureau. Pour que les vacances soient un vrai repos, il faut une
    coupure totale avec le bureau. Fermez donc votre cellulaire et votre BlackBerry; vous ne serez ainsi pas tenté de prendre vos messages téléphoniques et de répondre à vos courriels pendant vos vacances.

Citation du mois
«Je ne donnerais pas mes heures de loisir pour tout l’or du monde.» Mirabeau.

Comment arrêter de courir et ralentir le rythme de la vie

Mai 2008

À l’occasion de la «Semaine antistress» qui se déroule du 5 au 11 mai 2008, nous avons pensé vous offrir dans ce bulletin des moyens pour arrêter de courir et pour ralentir le rythme de la vie. Ainsi, pour ne pas être constamment à la course et voir un peu plus le temps s’écouler, voici quelques suggestions.

  1. Modérez votre comportement de Type A. De nos jours, environ 80% des gens adoptent un comportement de Type A, c’est-à-dire, qu’ils sont toujours pressés et dans un état d’urgence. Si tel est votre cas, modifiez votre comportement en résistant à la tentation de vous battre constamment contre la montre, de faire deux choses à la fois, de passer à un feu jaune, etc. Faites plutôt un effort conscient pour marcher plus lentement, conduire plus lentement, parler plus lentement et écouter plus longtemps. Une personne qui vague à ses activités quotidiennes d’une façon posée n’est pas moins efficace qu’une personne de Type A. Au contraire, à long terme, elle est souvent plus efficace puisqu’elle est moins épuisée.
  2. Commencez votre journée lentement. Si vous vous levez de bonne heure et commencez votre journée lentement, il est certain que ce rythme posé se reflétera sur vous le reste de la journée. Au contraire, si vous commencez votre journée en vous dépêchant à faire une multitude de choses, ce rythme frénétique vous accompagnera tout au long de la journée. Pour vous aider à débuter votre journée lentement, planifiez la veille au soir pour le lendemain matin. Par exemple, mettez la table pour le petit déjeuner, faites le lunch des enfants pour l’école, écrivez la note au professeur.
  3. Pratiquez la patience. Laissez la sécheuse faire son cycle complet, résistez à la tentation d’ouvrir le four à micro-ondes avant que la sonnerie se fasse entendre, laissez vos enfants finir leurs phrases avant de répondre à leurs questions, prenez les escaliers au lieu de prendre les ascenseurs, empruntez la route la plus longue mais la plus panoramique, restez quelques minutes assis dans votre auto avant d’entrer à la maison.
  4. Vivez votre vie dans le moment présent au lieu d’être constamment à la poursuite d’objectifs. Dans ce monde de performance, nous avons tendance à nous projeter dans le futur et à chercher constamment à atteindre des objectifs au lieu d’apprécier ce que nous avons déjà accompli. Ne soyez pas obsédé par les objectifs; prenez le temps de vivre dans le présent. Les enfants ont bien compris ce principe puisque la vie semble passer plus lentement pour eux. Cela peut être dû au fait qu’ils ont un schème de référence plus court puisqu’ils ont vécu une plus courte période de temps. Mais cela peut être dû au fait que les enfants ne sont pas préoccupés par le futur et qu’ils vivent le moment présent. Soyez donc plus comme un enfant. Utilisez les objectifs comme un outil, mais n’en faites pas une façon de vivre.
  5. N’essayez pas de tout faire dans une journée. Il y a un mythe qui circule en gestion du temps à savoir qu’une bonne utilisation du temps consiste à faire le plus de choses possibles au cours de la journée. Cela est faux. Accomplir trop de choses dans une journée peut vous mettre simplement dans un mode d’urgence où vous vous pressez d’une tâche à l’autre pour tout faire entrer dans l’horaire. Au lieu de vous battre contre la montre, reconnaissez que vous ne pouvez pas tout faire immédiatement. Étalez le travail à faire sur toute la semaine et acceptez le fait que certaines activités ne pourront simplement pas être faites au cours de la semaine. Si tel est le cas, arrangez-vous pour que cela soit les activités les moins importantes.
  6. Prévoyez de consacrer du temps à vos activités privilégiées. Si vous êtes de ces personnes qui courez toute la journée et qui, en plus, avez l’impression que rien d’important ne se fait, identifiez les activités qui sont importantes pour vous et décidez d’y consacrer du temps.
  7. Choisissez votre rythme de vie. Il y a des situations dans la vie qui exigeront de vous que vous procédiez à toute vitesse alors que d’autres exigeront que vous procédiez avec lenteur. Votre rythme de vie est donc une question d’équilibre; il s’agit de décider à quelle vitesse vous désirez aller, dans tel ou tel contexte. Si aujourd’hui, vous avez envie d’aller vite, vous allez vite; si vous avez envie d’aller lentement, vous allez lentement. Mais attention, allez lentement ne veut pas dire «aller au ralenti»; cela veut dire agir efficacement en restant calme et lent à l’intérieur.

Citation du mois
«Pour vous soulager rapidement du stress, essayez la lenteur.» Lily Tomlin, actrice américaine.

Patrons et patronnes…respectez le temps de votre adjointe

Avril 2008

Cette année, la Semaine des Secrétaires se déroulera du 21 au 25 avril et la Journée des Secrétaires, le 23 avril. Bonne fête donc à toutes les secrétaires et adjointes! Bonne fête aussi aux hommes qui se joignent à la profession.

En cette occasion, nous aimerions rendre hommage aux secrétaires et présenter aux patrons 6 principes pour respecter le temps de leurs adjointes. Les voici:

  1. Rencontrez votre adjointe régulièrement pour discuter des horaires, priorités respectives et dossiers en cours. Plus votre adjointe sera au courant des dossiers, plus elle pourra vous aider et vous alléger de certaines tâches. Vous sauverez ainsi un nombre important d’heures par semaine puisqu’elle pourra elle-même donner les informations aux gens qui appellent ou qui se présentent en personne. Également, lorsque vous vous absentez pour une journée, quelques jours ou plusieurs jours pour les vacances, prenez du temps pour l’informer des choses qui peuvent survenir pendant votre absence.
  2. Procurez à votre adjointe les outils et équipements dont elle a besoin pour bien accomplir son travail: logiciels, fournitures de bureau, équipements, etc. Permettez-lui également de mettre à jour ses compétences par de la formation, du coaching ou tout autre moyen.
  3. Déléguez à votre adjointe des tâches stimulantes et significatives. Encouragez-la à vous suggérer des façons d’améliorer, d’éliminer ou de réduire des procédures, tâches et rapports.
    Selon notre formateur en gestion du personnel, M. Robert Internoscia, seulement 10% des gestionnaires qu’il rencontre lors de formations délèguent efficacement. Est-ce vraiment si complexe de déléguer? «Bien sûr que non, nous dit-il, mais deux conditions sont essentielles pour réussir la délégation. La première : avoir le courage de donner l’autorité qui va avec la responsabilité. Rien ne sert de déléguer si l’employé doit continuellement venir chercher la permission d’agir. La deuxième condition: cesser d’avoir peur. La peur de perdre le contrôle, de se sentir inutile, que le travail ne soit pas aussi bien fait, etc. Pourtant, si les gestionnaires savaient à quel point les employés ne sont pas utilisés à leur plein potentiel et sont, par le fait même, découragés et démotivés, ils songeraient à déléguer beaucoup plus souvent. Du même coup, ils se sentiraient libérés puisqu’ils pourraient travailler sur leurs objectifs.»
  4. Ne soyez pas perfectionniste lorsque vous supervisez votre adjointe. N’oubliez pas que de passer du temps inutilement sur une tâche empêchera votre adjointe de se consacrer à des tâches plus importantes.
  5. Communiquez. Faites de votre adjointe un membre à part entière de votre équipe. Prenez le temps de lui communiquer votre mission, vos valeurs et vos objectifs. Vous gagnerez à coup sûr une alliée impliquée et motivée.
  6. Et surtout, soyez un exemple d’une bonne gestion du temps. Planifiez votre journée. Accumulez les questions non urgentes au lieu d’interrompre votre adjointe fréquemment. Fixez des échéanciers réalistes sur toutes les tâches. Respectez votre temps de même que celui de votre adjointe.

Citation du mois
«Ce que nous prenons l’habitude de faire, nous le faisons plus facilement – non que la nature des tâches ait changé, mais notre capacité à les accomplir s’est accrue.» Ralph Waldo Emmerson

L’importance de la ponctualité

Mars 2008

Avez-vous de la difficulté à être ponctuel au travail de même que dans vos rendez-vous, réunions et engagements? Si oui, cela est un signe certain d’une mauvaise gestion du temps. Voici quelques suggestions vous permettant d’être à l’heure en tout temps.

 

  1. D’abord, prenez la décision d’arriver à l’heure à compter de maintenant. Dans bien des cas, le simple fait d’arriver en retard n’est qu’un manque d’engagement de votre part.
  2. Ensuite, notez le rendez-vous à votre agenda en indiquant l’heure à laquelle vous devrez quitter le bureau ou la maison pour arriver à l’heure à votre rendez-vous. Et, pour ne pas être à la course, planifiez d’arriver 5-10 minutes à l’avance.
  3. Si vous avez un long trajet à faire en auto ou en transport en commun, allouez-vous toujours un peu plus de temps que prévu de façon à pouvoir faire face aux imprévus.
  4. Si vous avez encore quelques minutes à votre disposition avant de quitter le bureau ou la maison pour vous rendre à votre rencontre, ne vous laissez pas attraper par le syndrome «d’une dernière chose à faire avant de partir». Les choses à faire prennent souvent plus de temps que vous pensez. Quittez plutôt le bureau ou la maison immédiatement et utilisez le temps ainsi gagné lorsque vous arriverez d’avance à votre rendez-vous.
  5. Si vous avez des rencontres tôt le matin et que vous n’êtes pas une personne du matin, peut-être aurez-vous besoin de vous mettre au lit un peu plus tôt la veille pour vous assurer d’être à l’heure à votre rendez-vous. Et n’oubliez pas de mettre votre cadran.

Peut-être trouverez-vous difficile d’être ponctuel en tout temps. Mais la ponctualité n’est qu’une question d’habitude. Il s’agit de la pratiquer à tous les jours pour que le fait d’arriver à l’heure vous vienne tout naturellement au bout d’un certain temps. Combien de temps cela vous prendra-t-il pour changer l’habitude d’arriver en retard par l’habitude d’arriver à l’heure? Selon l’auteur du livre «Psycho-Cybernetics», Maxwell Maltz, cela prend 21 jours pour acquérir toute habitude. Ainsi, rassemblez toute la volonté que vous avez à votre disposition, puisez dans la liste de suggestions ci-dessus et persistez jusqu’au moment où le fait d’arriver à l’heure devienne une habitude.

Et vous remarquerez que cela présente bien des avantages d’arriver à l’heure. Vous aurez le sentiment de mieux gérer votre temps, les personnes avec qui vous avez des engagements sentiront que vous leur manifestez du respect et vous serez un exemple pour votre entourage. La citation du conférencier Ed Foreman dans son livre sur les «Kennedy» est ici bien à propos: «Dans la plupart des organisations, vous pouvez avancer en faisant trois choses: vous présenter, vous présenter à l’heure, vous présenter à l’heure prêt à travailler.»

Citation du mois
«Rien ne sert de courir, il faut partir à point.» Jean de La Fontaine

Les 6 clés de la productivité

Février 2008

Dans notre bulletin d’août 2007, nous vous mentionnions que faire de l’ordre dans ses classeurs, son bureau et son ordinateur constituait le premier pas pour quiconque désirait être plus productif. Dans notre bulletin de janvier 2008, nous vous mentionnions que le deuxième pas pour augmenter sa productivité consistait à se débarrasser de son travail en retard.

Si vous désirez faire un pas de plus sur ce chemin de la productivité, voici 6 clés qui vous y guideront au jour le jour:

  1. Avant de quitter le bureau, faites toujours une liste de choses à faire pour le lendemain. Faites cette liste dans votre agenda ou sur une fiche que vous garderez sur vous ou près de vous. Ne mettez pas trop d’activités sur cette liste et laissez-vous de la place pour les imprévus.
  2. Consacrez toujours la première heure de la journée à vos tâches prioritaires. Trop souvent, les gens commencent leur journée par des tâches faciles et routinières se gardant ainsi les tâches importantes et souvent plus complexes à la fin de la journée. Cela n’est pas très productif puisque les gens sont majoritairement plus en forme le matin. Consacrez donc la toute première heure de votre journée à travailler sur la tâche la plus importante de votre liste de choses à faire.
  3. Quand vous vous concentrez sur une tâche, laissez votre boîte vocale prendre le relais. Si vous n’êtes pas dans un poste de service à la clientèle, vous pouvez vous permettre d’utiliser cette stratégie. Ainsi, lorsque vous travaillez sur une tâche prioritaire, mentionnez dans votre message d’accueil téléphonique, à quel moment vous serez en mesure de rappeler l’interlocuteur. Et, aussitôt votre tâche prioritaire terminée, prenez vos messages pour pouvoir retourner les appels rapidement.
  4. Quand vous vous concentrez sur une tâche, gérez les interruptions de vos collègues. Selon un sondage mené en 2005 auprès de 800 employés par la firme-conseil en productivité IBT (Institute for Business Technology), chaque employé consacrerait 6,3 heures par semaine à gérer des interruptions du style «As-tu deux minutes?». Ainsi, lorsque vous travaillez sur une tâche prioritaire, apprenez à gérer les interruptions de vos collègues en leur offrant de les rencontrer plus tard. Vous remarquerez qu’il est beaucoup plus facile de s’affirmer dans de telles situations lorsque vos priorités pour la journée sont clairement établies (point 1 ci-dessus).
  5. Ne laissez pas les courriels vous envahir. Il est vrai qu’on ne peut plus se passer des courriels mais le problème survient lorsqu’on vérifie constamment ses messages et que cela nous empêche de se concentrer sur une tâche. Que faire alors? D’abord, désactivez le signal sonore ou visuel qui vous avise de l’arrivée d’un courriel. Ensuite, faites preuve de retenue et ne prenez vos courriels qu’à heures fixes, trois ou quatre fois par jour, par exemple.
  6. Ne faites pas tout. Souvent, on se retrouve à faire le travail de quelqu’un d’autre alors que nos propres dossiers ne sont pas encore réglés. Apprenez alors à dire non; vous vous en porterez beaucoup mieux puisque vous travaillerez à la réalisation de votre mission et de vos objectifs dans l’organisation. Aussi, pour les gens qui peuvent déléguer, apprenez à ne pas tout faire vous-même. Vous serez surpris de constater à quel point d’autres personnes sont capables de faire le travail aussi bien que vous et, en prime, vous vous retrouverez avec plus de temps pour vous adonner à ce qui est important pour vous.

Appliquez ces 6 clés et vous vous retrouverez non seulement avec plus de résultats mais également avec moins de stress.

Citation du mois
«Le résultat le plus précieux de toute éducation est peut-être cette capacité à vous imposer de faire les choses que vous devez faire, quand il est nécessaire de les faire, que cela vous plaise ou non.» Thomas Huxley.

Abolissez l’urgence de Noël

Décembre 2007

Vous retrouvez-vous, à quelques semaines de Noël, avec plein d’activités à faire à la dernière minute concernant vos célébrations du temps des fêtes? Si vous aimeriez vous prendre un peu plus d’avance et ne plus être dans l’urgence, il est certain qu’il est un peu tard cette année mais voici quelques suggestions pour l’an prochain.

  1. Fixez-vous des échéanciers à la fin de cette année pour vos projets de Noël prochain
    Par exemple, inscrivez immédiatement dans votre agenda les dates où vous prévoyez faire les activités suivantes l’an prochain: envoyer vos cartes de Noël, faire votre magasinage, décorer votre maison, monter votre sapin de Noël, etc.
  2. Créez-vous une liste «Idées»
    Créez-vous une liste «Idées» pour les membres de la famille et les amis à qui vous désirez offrir un cadeau. Cette liste vous servira, tout au long de l’année, à noter les idées au fur et à mesure que vous les observerez.
  3. Achetez vos cadeaux de Noël tout au long de l’année
    Pourquoi ne pas acheter les articles au moment où ils sont en solde? Ces articles seront assurément beaucoup plus chers en décembre.
  4. Organisez vos achats
    Assurez-vous d’indiquer sur la facture le nom des articles achetés de même que le nom des personnes à qui vous offrez le cadeau. Ceci vous pour permettra d’échanger le cadeau, s’il y a lieu. Gardez les factures dans une enveloppe.
  5. Planifiez l’emballage de vos cadeaux
    N’attendez pas à la dernière minute pour emballer vos cadeaux. N’oubliez pas d’indiquer le nom de la personne sur le cadeau. Et si vous avez acheté le cadeau assez tôt dans l’année, prenez soin de mettre une note sur le cadeau pour que vous puissiez vous souvenir de ce qu’il y a à l’intérieur.
  6. Tirez avantage de la technologie pour l’envoi de vos cartes de Noël
    Mettez votre liste de cartes de Noël dans une base de données et faites imprimer les étiquettes allant sur l’enveloppe.

Sur ce, nous vous souhaitons un très Joyeux Noël et une très belle Année 2008!

Citation du mois
«Le temps, c’est quand on va d’un Noël à l’autre» Paul Villeneuve, chroniqueur québécois.

La loi de Parkinson…et la gestion de la paperasse

Août 2007

La loi de Parkinson en gestion du temps dit que nous avons tendance à accumuler du papier sur notre bureau jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’espace disponible. C’est ainsi que nous pouvons nous retrouver facilement avec une surface de travail envahie de paperasse et avec les pertes de temps qui s’en suivent: brassage de piles à chaque matin, recherche sans fin de papiers sur le bureau, distraction et autres. Certaines études disent même que nous pourrions perdre jusqu’à 30 minutes par jour avec un bureau encombré de papier.

Le retour des vacances est souvent l’occasion idéale pour faire le ménage de son bureau et partir l’année du bon pied. Si vous désirez faire le ménage de votre bureau, voici quelques consignes :

  1. Faites d’abord le ménage de vos classeurs. Retirez chaque dossier et passez-le au peigne fin. Débarrassez-vous de tout papier que vous jugez inutile. Vous vous assurerez ainsi de ne pas ramasser de papier inutilement et de faire de la place pour les papiers qui se trouvent actuellement sur votre bureau et qui auraient besoin d’être classés. Il est recommandé de faire le ménage de vos classeurs à chaque année. Beaucoup d’entreprises réservent une journée par année à cette fin.
  2. Faites ensuite le ménage de votre bureau. Prenez chaque papier qui se trouve sur votre bureau et décidez de l’action à poser pour chaque papier. Il y a cinq actions que vous pouvez poser par rapport à un papier:
    • le jeter/recycler;
    • le classer (si vous manquez de classeurs, n’hésitez pas à en acheter);
    • le déléguer ou le transmettre à quelqu’un d’autre;
    • régler la question immédiatement (peut-être avez-vous une lettre à écrire concernant le papier ou un téléphone à faire);
    • assurer un suivi plus tard (c’est le cas d’une tâche que vous ne voulez pas faire maintenant mais plus tard; dans ce cas, inscrivez la tâche à accomplir dans votre agenda, à la date où vous désirez la faire et entre temps, allez classer le papier).
  3. Avec les étapes 1 et 2 accomplies, vous vous retrouvez avec des classeurs élagués et une surface de travail libre de tout papier. Aucun papier ne traîne; il y a une place pour chaque papier et chaque papier est à sa place. Le défi maintenant est de garder cette surface de travail propre et libre de tout papier au jour le jour. Vous réussirez à le faire en appliquant le principe suivant: «Ne touchez à un papier qu’une seule fois!» Cela veut dire qu’à chaque fois que vous avez un papier entre les mains, votre défi est de le traiter immédiatement en posant l’une des cinq actions mentionnées plus haut, soit: jeter/recycler, classer, déléguer/ transmettre, régler la question immédiatement ou assurer un suivi plus tard. Tout ce que cela demande est que vous vous réserviez un peu de temps chaque jour pour traiter la paperasse.

Il se peut que vous ayez tellement de papiers qui traînent sur votre bureau actuellement que quelques heures ne suffiront pas à faire le ménage de vos papiers. Vous devez alors décider de comment vous allez vous y prendre. Certaines personnes profitent d’un temps relativement tranquille dans l’année pour y consacrer quelques jours. D’autres personnes préfèrent le faire immédiatement quitte à entrer au bureau une fin de semaine et se débarrasser une fois pour toutes de la paperasse qui traîne. D’autres décident d’y consacrer une heure par jour jusqu’au moment où le tout soit réglé. L’important est de se doter d’une stratégie pour faire le ménage, de s’y tenir et d’attaquer un dossier à la fois. Bien sûr, quant à être dans le ménage de la paperasse, vous procéderez également au ménage du papier électronique en passant au travers des mêmes trois étapes. Bon courage et bonne chance!

Citation du mois
«Vous ne pouvez pas tout posséder; où le mettriez-vous?» Steven Wright

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