Faites de votre perfectionnisme un allié

Février 2010

Les perfectionnistes sont des personnes qui ont tendance à vouloir tout faire avec un souci exagéré de la perfection. Le perfectionnisme n’est pas nécessairement un défaut lorsque ce souci de la perfection est limité à l’exécution des tâches qui s’avèrent importantes pour son entreprise ou pour sa carrière. Cependant cela devient un défaut lorsque cette propension à la perfection concerne également des tâches secondaires. En fait, on fait preuve de perfectionnisme lorsque l’on accorde plus de temps qu’il ne faut à une tâche.

On peut trouver plusieurs raisons pour justifier le perfectionnisme. On peut entretenir la croyance que tout ce qui mérite d’être fait mérite d’être bien fait. On peut relier son estime de soi à ce que l’on fait plutôt qu’à ce que l’on est. On peut vouloir plaire. On peut nourrir des attentes irréalistes pour soi-même et pour les autres. On peut vouloir répondre aux demandes des gens qui nous entourent. Quelle que soit la raison, il est important de freiner cette tendance au perfectionnisme pour éviter de nuire à l’atteinte de ses propres objectifs et de ceux de l’organisation. Voici donc quelques idées en ce sens :

  1. Habituez-vous à accorder à chaque tâche un temps d’exécution proportionnel à son importance. Ne fournissez beaucoup d’efforts sur un travail que si celui-ci est en lien direct avec les priorités de l’entreprise ou vos propres priorités.

    N’oubliez pas! La loi de Pareto mentionne que 20 % de vos activités rapportent 80% des résultats et que 80% de vos activités ne rapportent que 20% des résultats. Soyez donc vigilant pour ne pas être perfectionniste dans ce 80 % d’activités qui ne rapportent que 20% des résultats; faites plutôt de votre mieux dans le temps qui vous est attribué. Ensuite investissez le plus de temps possible dans ce 20% d’activités qui donnent des résultats.

  2. Avant de commencer un travail, décidez d’avance du temps que vous allez y allouer avec une heure de début et une heure de fin. Gardez une horloge dans votre champ de vision et entraînez-vous à respecter ce temps.

  3. Avant de viser la perfection dans un travail et pour savoir si les améliorations que vous aimeriez apporter produiront vraiment de meilleurs résultats, habituez-vous à vous poser la question suivante : «Quel serait l’impact sur la compagnie ou sur ma carrière si je soumettais ce travail tel qu’il est actuellement?»
    • Si la réponse est «Il n’y aurait aucun impact», ce serait contre productif de consacrer du temps supplémentaire pour améliorer ce travail, puisque cela vous enlèverait du temps pour accomplir d’autres tâches.
    • Si la réponse est «Cela aurait un impact négatif», alors peaufinez le travail. Certains dossiers ont besoin d’être parfaits.

  4. Gardez à l’esprit que 80% d’un travail est normalement complété dans les premiers 20% des heures passées sur ce travail. À titre d’exemple, admettons que vous désirez écrire un rapport et que vous estimez à cinq heures le temps total pour le rédiger. La loi de Pareto suggère que votre rapport sera presque achevé après une heure de travail. Le reste des quatre heures serait partagé entre la mise en page, la révision de textes, la reliure, etc. Il peut être important pour vous de travailler pendant quatre heures additionnelles si le rapport est adressé à des clients et qu’il en va de la réputation de votre entreprise. Toutefois, ces mêmes quatre heures pourraient ne rien ajouter à la qualité du rapport si celui-ci était destiné à l’interne pour des fins de discussion.

  5. Pensez à vos clients. Souvent on s’apprête à rendre un travail parfait alors que le client ne désire pas ce niveau de perfection. Si votre client est un client interne, demandez-lui à quoi il s’attend comme résultat final et tenez-vous-en à ce niveau de qualité. Si le client est un client externe, concentrez-vous sur le 20% qui fera la différence.

Le perfectionnisme n’est pas une habitude facile à déloger. Cependant, pour vous aider, pensez aux nombreux avantages que vous procurera le fait de vous en libérer : plus de temps, moins de stress, un plus grand équilibre de vie et de meilleures communications interpersonnelles.

Citation du mois
«Il est aussi noble de tendre à l’équilibre qu’à la perfection; car c’est une perfection que de garder l’équilibre.» Jean Grenier.

L’efficacité versus l’efficience

Janvier 2010

Il existe deux concepts bien importants en gestion du temps, soit ceux de l’efficacité et de l’efficience. L’explication la plus usuelle est que l’efficacité consiste à travailler sur les bonnes activités, alors que l’efficience consiste à travailler de la meilleure façon possible sur les activités. Ainsi, une personne qui gère bien son temps se montre à la fois efficace et efficiente. Cependant, la plupart des gens ont tendance à accorder beaucoup d’importance à l’efficacité et à minimiser l’importance de l’efficience. Pourtant, les deux aspects sont essentiels dans l’organisation de votre travail. Voici pourquoi.

L’efficacité met l’accent sur le futur. Elle vous stimule pour créer votre mission, établir des objectifs en ligne avec votre mission et concevoir des plans d’action à long terme en vue d’atteindre vos objectifs. Elle vous aide également à identifier vos forces et, par conséquent, les activités essentielles de votre travail sur lesquelles vous devez vous concentrer pour permettre à l’organisation ainsi qu’à vous-même de progresser. Bref, l’efficacité vous encourage à déterminer vos priorités.

Quant à l’efficience, elle insiste plutôt sur l’ici et maintenant. Elle vous dispose à analyser une priorité, un projet ou un travail de façon qu’il soit réalisé dans un minimum de temps, d’efforts et de coût. C’est ainsi que vous penserez à des moyens de simplifier une activité, de la combiner avec une autre, de travailler sans interruptions; de vaincre la procrastination, le perfectionnisme, l’inertie, l’indécision ou autre obstacle. Bref, l’efficience vous permet de vous poser la question «comment faire plus avec moins».

En fait, l’efficacité et l’efficience travaillent en tandem; l’une est inutile sans l’autre. D’un côté, sans efficacité, le travail manque de direction et de priorités. Vous êtes occupé, bien sûr, mais vous n’agissez pas sur le 20% d’activités qui rapportent 80 % des résultats. D’un autre côté, sans efficience, vous savez exactement où vous voulez aller, mais vous vivez de la frustration à l’idée de ne pas progresser assez rapidement vers l’atteinte de vos résultats.

Ainsi, un employé efficace est un employé qui établit des objectifs, conçoit des plans d’action, organise son travail et effectue des suivis pour s’assurer que ses actions contribuent à l’atteinte de ses objectifs professionnels et des objectifs de l’organisation. Un employé efficient est un employé qui, lorsque vient le temps d’agir et de travailler, se concentre pour exécuter son travail sans interruptions, pertes de temps, indécision, perfectionnisme et efforts perdus.

Même si l’efficacité et l’efficience sont importantes, l’efficacité doit venir en premier, puisqu’il ne sert à rien de trouver la meilleure façon de travailler sur une activité si celle-ci n’est pas prioritaire et ne contribue pas de façon significative aux objectifs. Toutefois, cela ne diminue aucunement le rôle de l’efficience, car cette dernière vous permet de gagner du temps et de réduire vos efforts pour accomplir les tâches nécessaires. Il est indispensable de ne jamais sacrifier l’efficacité à l’efficience.

Citation du mois
«Il importe davantage de faire la bonne chose que de bien faire les choses.», Peter Drucker

La technique du «Un jour à la fois»

Décembre 2009

Le mois de décembre est le mois idéal pour réfléchir à l’année écoulée, pour regarder ce qui a bien fonctionné, pour décider des nouvelles occasions à saisir, pour adopter de nouvelles habitudes, bref, pour prendre des résolutions du Nouvel An.

Toutefois je ne vous apprends rien en vous mentionnant que, à la fin janvier, un grand nombre des résolutions que nous prenons tombent à l’eau. En effet, selon certaines études, 70% des gens briseraient leurs résolutions du Nouvel An dès la fin du premier mois et seulement 7% des gens réussiraient à tenir leurs résolutions au cours de l’année.

Il existe cependant une technique assez puissante pour appliquer une résolution ou atteindre un objectif: la technique du «un jour à la fois». Par exemple, si votre résolution est de marcher ou de faire du jogging tous les matins, ou de perdre cinq livres en vous abstenant de manger du dessert, ou encore de vous limiter à trois tasses de café par jour, vous pouvez le faire… un jour à la fois. En effet, abandonner les desserts, réduire votre consommation de café ou vous priver de toute autre chose que vous aimez est tout simplement trop écrasant si cela exige toute une vie d’abnégation. Toutefois si vous vous dites simplement que vous le ferez un jour à la fois, cela devient soudainement plus facile. Tout le monde peut décider de faire du jogging pour une matinée seulement. Tout le monde peut arrêter de manger des desserts pendant une journée seulement. Le lendemain devient alors un nouvel engagement pour réaliser ce changement, ce jour-là aussi. Finalement, au fil du temps, vous vous apercevez que de mauvaises habitudes ont été brisées, que de nouvelles habitudes ont été prises un jour à la fois… que de nouveaux objectifs ont été atteints un jour à la fois.

Néanmoins, il faut aussi avoir une raison pour changer une habitude ou atteindre un objectif puisque c’est cette raison qui vous motivera à agir un jour à la fois. Par exemple, je me souviens très clairement du jour où j’ai décidé d’arrêter de manger de la viande et de devenir végétarienne. Une forte raison sous-tendait cette décision : les tests médicaux que je venais de passer démontraient que mon niveau de cholestérol était assez élevé et je ne voulais pas recourir à des médicaments pour le faire diminuer. Les médecins m’ont mentionné que j’avais de bonnes chances de contrôler mon taux de cholestérol par ma seule alimentation. C’est ce que j’ai entrepris un jour à la fois. Non seulement je ne consommais plus de viande pour diminuer le gras dans mon alimentation, mais j’éliminais presque tous les gras. Bien sûr, cela m’a demandé de la volonté de manger moins gras, mais lorsque je voyais mon taux de cholestérol diminuer, cela me motivait à aller plus loin. Le petit succès que j’avais obtenu m’encourageait à continuer. Comme le dit le vieil adage, «le succès engendre le succès». Aujourd’hui, après 24 ans de ce régime, je suis toujours végétarienne, je consomme toujours le minimum de gras dans mon alimentation et je ne prends toujours pas de médicaments pour contrôler mon niveau de cholestérol.

J’ai suivi le même processus lorsque j’ai cessé de fumer. Je répétais toujours la même affirmation: «Aujourd’hui, j’arrête de fumer.» Quand les gens me demandaient si j’avais renoncé à fumer, je leur répondais: «Non, cela est trop difficile d’arrêter de fumer, mais, aujourd’hui, je ne fume pas.» Ce n’est que six mois après avoir cessé de fumer que je me suis sentie assez confiante pour dire: «J’ai arrêté de fumer.» D’autres personnes pourraient continuer à dire indéfiniment: «Aujourd’hui, j’arrête de fumer». L’important est de vous servir de la technique d’un jour à la fois, tant et aussi longtemps que vous en aurez besoin. Ce qui m’a toujours étonnée dans cette décision d’arrêter de fumer, c’est comment la raison pour renoncer à la cigarette m’est apparue. En fait, je me rendais chez le dentiste en bicyclette pour un nettoyage de dents avec un paquet de cigarettes à la main. Je me suis surprise à penser en enfourchant ma bicyclette: «Il est important pour moi d’avoir de belles dents blanches». C’est à ce moment que j’ai employé la première fois la technique du «Un jour à la fois». Aujourd’hui, 20 ans après, je ne fume toujours plus.

Ainsi, pour vos résolutions du Nouvel An, si vous désirez vous débarrasser d’une mauvaise habitude, développer une bonne habitude ou atteindre un objectif qui semble écrasant, essayez la technique «Un jour à la fois». Et n’oubliez pas la raison qui vous incite à prendre cette nouvelle résolution : c’est ce qui vous motivera à agir.

Sur ce, je vous souhaite de merveilleux moments pour la période des fêtes, et une bonne et heureuse année 2010.

Citation du mois
«Ce qu’il y a de bien, avec le futur, c’est qu’il n’arrive qu’un jour à la fois», Abraham Lincoln.

La reconnaissance : un puissant outil de motivation

Novembre 2009

Une étude récente démontre que 46 % des employés qui quittent un emploi le font par manque de reconnaissance; 61 % des personnes de ce groupe mentionnent que leur patron n’accorde aucune importance aux facteurs humains et un autre 65 % des gens affirment n’avoir reçu aucune marque de reconnaissance pour le travail accompli au cours des douze derniers mois.

Ainsi, que vous soyez gestionnaire, professeur, adjointe, chargé de projet, coach ou autre, votre efficacité dépend beaucoup de votre capacité à témoigner de la reconnaissance aux gens qui vous entourent. L’aspect le plus difficile en ce qui concerne la reconnaissance est de se souvenir d’en exprimer au moment opportun. Tant que l’expression de la reconnaissance ne devient pas une habitude, nous l’oublions trop souvent. Voici donc quelques suggestions pour arriver à le faire couramment.

  • Rencontrez vos employés tous les mois. Notre formateur et consultant en gestion, Robert Internoscia, suggère aux gestionnaires de rencontrer chaque employé 10 minutes par mois. Le but de ces rencontres est de transmettre les dernières nouvelles aux employés et de leur démontrer de la reconnaissance pour le travail accompli. Au lieu de rencontres individuelles, Robert mentionne que les gestionnaires pourraient également opter pour une réunion d’équipe. Les gens apprécient toujours recevoir des félicitations ou des remerciements en public.

  • Soyez précis dans vos félicitations. Lorsque vous félicitez une personne, soyez le plus précis possible en lui expliquant en quoi ses actions et ses comportements sont louables. Dites quelque chose comme: «J’aime bien la façon dont vous vous occupez du dossier d’Untel. Merci pour votre bon travail.»

  • Ne tardez pas pour féliciter. L’efficacité de la reconnaissance est inversement proportionnelle au temps qui s’écoule entre l’action louable et la reconnaissance. Ainsi, plus vous attendez, moins cette reconnaissance aura d’impact.

  • Remerciez et/ou félicitez deux personnes par jour. N’oubliez pas de penser à ces gens fiables qui vous entourent et dont on fait bien souvent peu de cas. Vous avez sûrement des collaborateurs qui exécutent toujours un bon travail, qui respectent toujours les échéances, qui sont toujours là et qui, pourtant, sont rarement récompensés. Faites-vous un point d’honneur de repérer ces personnes et de les remercier pour leur excellent travail.

  • Transformez les temps morts en périodes de reconnaissance. Par exemple, vous marchez en direction de votre bureau à la sortie d’une réunion avec l’un de vos collaborateurs. Profitez de ces deux minutes de relation pour lui adresser un compliment sur ce que vous avez aimé de lui au cours de la réunion.

  • Appelez les gens par leur nom chaque fois que vous leur adressez la parole. Les gens aiment entendre le son de leur nom et sentent ainsi que la communication est personnalisée.

  • Dites «s’il vous plaît» et «merci». Si vous ne voulez pas avoir l’air trop autoritaire, prenez l’habitude de prononcer ces simples mots. Ce sont des mots magiques!

  • Donnez une carte d’anniversaire. Si vous prenez soin d’inscrire dans cette carte les exploits de la personne au cours de la dernière année, cela sera, à coup sûr, une carte qu’elle n’oubliera pas de sitôt!

Le besoin de reconnaissance chez une personne au travail n’est pas égoïste ou superficiel. Au contraire, cela indique un désir profondément humain de voir sa valeur reconnue. Cela ne coûte rien. Il faut simplement y mettre l’effort et le temps.

Citation du mois
«Il n’y a guère au monde un plus bel excès que celui de la reconnaissance.», Jean de La
Bruyère.

Maîtriser sa colère

Octobre 2009

La théorie sur l’intelligence émotionnelle nous démontre que si nous voulons réussir au travail, il est de toute première importance que nous puissions gérer nos émotions. En effet, lorsque nous ne maîtrisons pas positivement nos émotions, non seulement notre productivité et notre bienêtre s’en ressentent, mais ce sont toutes nos relations avec les autres qui sont perturbées.

La colère est une émotion que l’on éprouve souvent dans le milieu du travail. En effet, nous sommes tous différents, et nous avons des besoins et des points de vue opposés qui peuvent être source de conflits. C’est ainsi que nous éprouvons, tour à tour, de l’impatience, de la frustration, de l’agacement; cela est inévitable. L’important est de ne pas nier ces émotions de façon à pouvoir régler le problème efficacement.

Voici donc une démarche en trois temps pour maîtriser la colère :

  1. Arrêtez et respirez profondément. Cela n’est pas une bonne idée de laisser exploser sa colère. Cela fait des dégâts et cela n’est pas bon pour l’image. Ainsi, lorsque vous sentez la colère vous envahir, arrêtez, respirez profondément ou sortez. Cela vous permettra de vous calmer. L’important est de ne pas réagir tant et aussi longtemps que vous n’aurez pas retrouvé votre calme.
  2. Concentrez-vous sur vos besoins. C’est souvent sur les défaillances de l’autre que nous avons tendance à nous concentrer lorsque nous vivons une émotion de colère. Cela n’est pas efficace puisque nous n’entrons pas alors dans un processus de résolution de problèmes. Lorsque vous vivez de la colère, l’important est de vous concentrer sur vos besoins et sur ce que vous aimeriez recevoir de l’autre personne. Vous aurez ainsi beaucoup plus de chances que vos besoins soient satisfaits si vous êtes en mesure de les identifier clairement.
  3. Communiquez à l’autre ce que vous avez besoin. Lorsque vous retrouvez votre calme et que vous n’éprouvez plus de colère, allez voir la personne et exprimez-lui vos besoins de la façon suivante :
    • Décrivez les faits qui ont déclenché votre colère sans blâmer et sans juger l’autre. Par exemple, au lieu de dire: «Tu ne livres jamais tes rapports à temps.», dites: «J’ai remarqué que, pour les deux derniers mois, j’ai reçu ton rapport le 27 du mois au lieu du 25.»
    • Expliquez à la personne l’impact que cela a sur vous. Par exemple: «Je suis assez préoccupé par cette situation parce que, lorsque je reçois le rapport, je suis alors obligé de travailler à la course pour livrer le travail à temps.»
    • Exprimez clairement à l’autre personne votre besoin. Par exemple: «C’est pourquoi j’aimerais recevoir le rapport le 25 de chaque mois. Est-ce possible pour toi de rencontrer cette échéance?»
    • Vous attendez par la suite que la personne vous propose une solution; sinon, vous en discutez ensemble jusqu’à ce que vous arriviez à résoudre le problème.

La colère, malgré le malaise qui l’accompagne, est une merveilleuse conseillère parce qu’elle vous permet de corriger les situations au travail qui ne font pas votre affaire. L’important est de faire en sorte que la colère ne vous emporte pas et que vous soyez en possession de tous vos moyens.

Citations du mois
«Lorsque quelqu’un te met en colère, sache que c’est ton jugement qui te met en colère.»,
Épictète

Écrire des courriels

Septembre 2009

Dans notre bulletin du mois d’août, nous traitions de la façon de gérer les courriels reçus dans votre boîte de réception.

Dans ce bulletin, nous aborderons la notion de l’écriture des courriels. Voici donc quelques suggestions qui vous aideront à rédiger des courriels le plus efficacement possible.

  • Ne traitez qu’un seul sujet par courriel. D’une part, ce sera plus facile de classer le courriel et de le retrouver par la suite. D’autre part, vous courez la chance de recevoir une réponse plus rapide à votre courriel. En effet, si vous posez deux questions dans votre courriel sur deux sujets différents, la personne aura généralement tendance à répondre uniquement lorsqu’elle sera en mesure de répondre à ces deux questions.

  • Utilisez un titre dans l’objet qui résume bien votre message et qui capte l’attention. Le but du titre est double: faire en sorte que le lecteur saisisse l’intention du courriel à la seule lecture du titre et le motiver à lire votre message.

  • Soyez bref. Rédigez de courtes phrases (au maximum 20 mots) et de courts paragraphes. Ne dépassez pas 25 lignes de texte; ainsi, en ouvrant le courriel, le lecteur verra la totalité du message à l’écran.

  • Adoptez une présentation claire. Séparez les paragraphes par des espaces. Divisez les longs messages en insérant des titres pour identifier les différentes parties du texte. Numérotez les différents points. N’utilisez pas d’abréviations.

  • Évitez d’écrire la totalité de votre texte en lettres majuscules. Non seulement cela est-il interprété comme si on criait, mais cela rend la lecture encore plus difficile.

  • Si vous devez inclure une pièce jointe, faites-le avant même d’écrire le courriel. Vous vous assurerez ainsi de ne pas oublier de joindre le document.

  • Commencez le message par le nom de votre interlocuteur et terminez par une formule de politesse. De cette manière, vous saurez que vous respectez les règles de courtoisie relatives au courrier électronique.

  • Inscrivez ce qu’il y a de plus important dans le premier paragraphe. Ainsi, le lecteur saura, dès le début, la raison du courriel.

  • Ayez les intérêts du lecteur à l’esprit. Prenez soin d’indiquer clairement au lecteur ce que vous attendez de lui à la suite du courriel en lui donnant une date d’échéance, s’il y a lieu.

  • Indiquez si votre courriel est urgent. Cependant, utilisez cette mention avec mesure.

  • Ne demandez pas un accusé de réception. Cela est généralement une perte de temps et peut être considéré, par le lecteur, comme une intrusion dans sa vie privée.

  • Relisez vos courriels avant de les envoyer. Vous pourrez ainsi corriger les fautes de frappe, de français et de ponctuation qui s’y seront glissées.

  • Votre signature ne devrait pas inclure plus de six à huit lignes. Inscrivez votre nom et votre fonction de même que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse du site web de votre entreprise.

  • N’envoyez de copies conformes que lorsque cela s’avère nécessaire. Soyez conscient que les gens au travail reçoivent une multitude de courriels. En vous demandant si les informations contenues dans le courriel seront utiles pour les autres personnes, vous contribuerez ainsi à diminuer le flot de courriels.

  • Préparez des modèles pour les réponses aux réclamations les plus courantes. Ainsi, vous n’aurez pas à composer un courriel chaque fois que vous recevrez le même type de demandes.

  • N’envoyez un courriel que si ce message est indispensable. Par exemple, il est inutile d’envoyer un courriel à une personne que vous verrez un peu plus tard au courant de la journée. Regroupez plutôt vos questions pour pouvoir les traiter en une seule fois lors de votre rencontre.

Les courriels constituent de nos jours le plus important outil de communication utilisé dans les bureaux. Avec ces quelques conseils bien en main, vous vous donnerez des moyens pour les écrire avec efficacité.

Bien gérer vos courriels

Août 2009

Certaines personnes peuvent traiter leurs courriels 10, 20 ou 30 fois au cours de la journée. Il est certain que cette habitude est à éviter, puisque cela vous enlève beaucoup de temps pour travailler sur vos priorités. Voici donc quelques suggestions pour gérer vos courriels avec efficacité.

  1. Ne traitez vos courriels que trois ou quatre fois par jour, tout au plus. Certes, les courriels remplacent de plus en plus le téléphone et exigent généralement une réponse rapide. Cependant, les courriels ne possèdent pas le caractère instantané du téléphone et les interlocuteurs ne s’attendent généralement pas à une réponse immédiate. Ainsi, répondre à ses courriels quelques fois par jour devrait suffire, à moins que la réussite de votre entreprise ne dépende d’une prompte réponse aux courriels. Je vous conseille donc de vous occuper de vos courriels durant les périodes suivantes : tôt le matin, avant le dîner et à la fin de la journée. Ainsi, vous traiterez l’ensemble de vos courriels trois fois par jour.

    Toutefois, ne démarrez pas votre journée en vous occupant de vos courriels. Commencez plutôt votre journée par une tâche prioritaire, car les courriels peuvent facilement vous distraire des tâches les plus essentielles. Ainsi, travaillez d’abord à celles-ci. Une fois que vous aurez achevé une tâche essentielle (ou qu’elle sera assez avancée), vous pourrez dépouiller vos courriels.
  2. Déterminez des limites de temps. Allouez-vous suffisamment de temps au cours de la journée pour lire les courriels que vous recevez. Par exemple, vous pourriez décider de consacrer 20 minutes chaque fois que vous triez vos courriels.
  3. Videz votre boîte de réception. Pour gérer efficacement vos courriels, vous devez vider votre boîte de réception à la fin de votre journée de travail. Vous pouvez le faire en ne manipulant un courriel qu’une seule fois et en prenant immédiatement une décision pour chaque courriel lu. Cinq possibilités de décisions s’offrent à vous après que vous ayez pris connaissance du message d’un courriel :
    • supprimer un courriel que vous jugez inutile;
    • classer un courriel que vous désirez conserver;
    • transférer un courriel dont vous n’avez pas à vous occuper et qui concerne quelqu’un d’autre;
    • répondre à un courriel qui ne vous occupera que pendant quelques minutes, ou
    • planifier un moment dans votre agenda pour un courriel plus long à traiter et dont vous vous occuperez plus tard; en attendant, placer ce courriel dans un dossier de votre messagerie électronique intitulé, par exemple, «Action» ou «À faire».

      La plupart des gens se servent de leur boîte de réception pour stocker les courriels à propos desquels ils n’ont pas arrêté de décision. Chaque fois qu’ils ouvrent leur boîte de réception, ils doivent donc en réévaluer le contenu de fond en comble. Avec le volume faramineux de courriels que nous recevons de nos jours, cette façon d’agir apparaît inefficace. Assurez-vous donc de prendre une décision pour chaque courriel que vous recevez et vous viderez par le fait même votre boîte de réception.
  4. Désactivez la sonnerie ou le système visuel indiquant que vous avez de nouveaux messages. Lorsque vous n’êtes pas dans une période où vous traitez vos courriels, enlevez la sonnerie ou le système visuel qui vous indique l’arrivée d’un nouveau courriel. Sinon, vous serez constamment interrompu lorsque vous travaillerez sur autre chose.

Vous devez user de discipline pour éviter de vérifier vos courriels à tout moment et pour ne manipuler un courriel qu’une seule fois. Cependant, vous découvrirez rapidement que cette règle comporte de nombreux avantages: vous gagnerez du temps, vous pourrez travailler davantage sur vos priorités et vous vivrez moins de stress parce que vous adopterez un mode moins réactif.

Préparez le retour de vos vacances

Juin/Juillet 2009

Lorsque je suis revenue de vacances l’an dernier, j’ai mis la main sur un article de La Presse (1) qui parlait de la difficulté à retourner au travail après les vacances. Cet article, tiré lui-même de la revue Psychology Today, donnait des conseils pour que le retour au travail se passe de manière moins abrupte. Voici donc l’essentiel de cet article, qui présente des moyens de faciliter la transition entre les vacances et le retour au travail.

  1. Planifiez votre retour. Dressez une liste des tâches prioritaires à effectuer au travail et à la maison. N’oubliez pas de prévoir une activité agréable, tel un barbecue avec des amis, pour vivre au moins une note positive malgré la mélancolie provoquée par la fin des vacances.
  2. Laissez au réfrigérateur, au congélateur ou dans le garde-manger le nécessaire à la préparation de repas simples pendant deux jours. Vous pourrez ainsi vous limiter à acheter du lait et du jus d’orange le soir de votre retour. Quoi de plus irritant que de constater qu’il ne reste plus de café le premier matin de votre retour au travail!
  3. Souhaitez-vous la bienvenue. Achetez-vous un livre que vous avez envie de lire et laissez-le sur la table de chevet comme si vous vous offriez un cadeau. Placez un sel de bain relaxant et des serviettes propres près du bain. Ainsi, le moment venu, vous ne les chercherez pas et vous n’aurez qu’à remplir la baignoire.
  4. Faites retenir le courrier et demandez une reprise seulement le lendemain de votre arrivée. Changez également votre message vocal au bureau, par exemple en indiquant la date de votre retour, pour éviter d’avoir une foule de messages à écouter. Nous pouvons facilement nous sentir assaillis quand le train-train quotidien nous tombe dessus d’un seul coup après quelques semaines de vacances.
  5. Ménagez-vous une zone tampon. Revenez le vendredi plutôt que le dimanche. Cela vous permettra de retourner progressivement à la routine durant la fin de semaine.
  6. Pensez aux aspects positifs du quotidien. Préparez une liste d’activités des plus agréables que vous appréciez dans votre quotidien. Pensez aux petits plaisirs qui vous ont manqué pendant les vacances : le jardinage, la dégustation d’un café avec un ami, la promenade du dimanche, le jogging, la méditation.
  7. Ne vous étonnez pas trop de retrouver le stress que vous avez quitté. Selon une étude, le personnel de bureau montrerait des signes de stress dès la quatrième journée après les vacances et, trois semaines plus tard, son niveau de stress serait semblable à ce qu’il était avant le départ.
  8. Comprenez la psychologie des vacances. Nous avons souvent l’impression que les vacances finissent trop rapidement. C’est une réaction normale. Les premières journées de vacances semblent plus longues parce que nous sommes confrontés à une foule de nouveautés, alors que les dernières passent plus rapidement parce que nous nous sommes installés dans une routine.

Bien appliquées, ces quelques suggestions favoriseront votre retour à la réalité du travail et vous éviteront les désagréments qui accompagnent trop souvent cette période de l’année.

Je vous souhaite donc de très agréables vacances et ce sera avec grand plaisir que je vous retrouverai en août pour le prochain bulletin.

Louise Manuri

(1) « La psychologie du retour de vacances », La Presse, 9 août 2008

Citation du mois
«Si j’étais médecin, je prescrirais des vacances à tous les patients qui considèrent que leur travail est important.», Bertrand Russell, mathématicien et philosophe anglais (1872-1970)

La technique de «l’arrêt de la pensée»

Mai 2009

Une technique très efficace à utiliser pour interrompre les pensées négatives et les transformer en pensées positives est celle de «l’arrêt de la pensée». Cette technique consiste à bloquer vos pensées négatives, dès qu’elles apparaissent à votre esprit, en disant simplement à haute voix ou intérieurement: «stop», «arrête» ou «annule».

Par exemple, admettons que vous vous retrouvez avec trois tâches à accomplir dans des délais irréalistes. Vous pourriez alors vous répéter mentalement des phrases telles que: «Oh non! Je ne serai jamais capable de réaliser ces trois tâches à temps. Je serai obligé de travailler tous les soirs.» ou «Je vais rater la partie de hockey de mon fils.» ou «J’aurais intérêt à oublier le voyage que j’ai planifié en fin de semaine.» Et ainsi de suite. C’est à ce moment-là que la technique de «l’arrêt de la pensée» peut être utilisée pour arrêter ce flot de pensées négatives qui envahit votre esprit.

Dès lors, vous pourriez vous demander comment envisager la situation plus positivement. C’est ainsi que vous pourriez voir l’accomplissement de ces trois tâches comme un défi intéressant à relever, comme une possibilité de mettre en pratique les compétences nouvellement acquises ou comme une façon d’impressionner votre patron ou encore comme une occasion de vous affirmer et de négocier avec lui. Cette façon positive de penser fera en sorte que vous trouverez des solutions à proposer, telles que prolonger les délais, obtenir de l’aide, laisser de côté pour l’instant des tâches moins importantes ou demander à votre patron de vous aider à donner priorité à ces tâches.

Au départ, vous utiliserez peut-être la technique de «l’arrêt de la pensée» 50 fois par jour, mais avec la pratique vous verrez que vous l’utiliserez de moins en moins, puisque vous aurez pris l’habitude de maîtriser vos pensées.

La maîtrise de ses pensées est à la disposition de tout le monde pour lutter contre les pensées négatives. Il faut cependant y travailler assidûment, puisque pour bon nombre d’entre nous les pensées négatives surgissent beaucoup plus facilement à l’esprit que les pensées positives. Toutefois le jeu en vaut la chandelle, car vous atteindrez vos résultats avec beaucoup plus de sérénité!

Citation du mois
«La seule chose au monde que vous puissiez maîtriser est ce que vous pensez et ce que vous ressentez au moment présent; mais cela suffit, car il n’y a rien d’autre que vous ayez besoin de maîtriser sur cette terre.» James W. Newman

Améliorez vos rendez-vous

Avril 2009

Voici quelques idées susceptibles de vous faire gagner du temps et d’améliorer la qualité de vos échanges avec les autres lorsque vous êtes en rendez-vous.

  • Au début de la semaine ou dès le commencement de la journée, vérifiez ou faites vérifier vos rendez-vous pour vous assurer, avant de vous y rendre, que votre interlocuteur est toujours disponible pour vous recevoir.
  • N’interrompez pas la personne lorsque vous confirmez votre rendez-vous. Laissez plutôt un message à son adjointe ou dans sa boîte vocale pour confirmer votre présence à l’heure convenue.
  • Avant la rencontre, fixez des limites de temps pour vos rendez-vous, en demandant, par exemple: «Est-ce qu’une demi-heure serait suffisant?»
  • Quand vous notez un rendez-vous à votre agenda, écrivez immédiatement le numéro de téléphone à côté du nom de votre interlocuteur, au cas où vous devriez appeler cette personne pour changer un élément de votre rencontre.
  • Notez également à votre agenda, à côté de l’endroit où vous avez noté le nom et le numéro de téléphone de votre interlocuteur, tous les points que vous aimeriez discuter lors de votre entretien. Pour ce faire, vous pourriez vous servir d’un «post it» et y ajouter les idées au fur et à mesure qu’elles vous viennent à l’esprit.
  • Faites en sorte d’arriver à l’heure prévue ou avisez votre interlocuteur dans l’éventualité d’un retard de quelques minutes.
  • Quand vous arrivez à votre rendez-vous, demandez à la réceptionniste de vous indiquer combien de temps vous devrez attendre. Ceci vous permettra de mieux gérer votre temps d’attente, par exemple en lisant, en faisant des appels, en rangeant de la paperasse, etc.
  • Au début du rendez-vous, rappelez à votre interlocuteur l’objet de la rencontre et sa durée.
  • Soyez entièrement disponible tout le long de l’entretien (adjointe avisée, porte fermée, téléphones filtrés).
  • Au cours de l’entretien, prenez des notes et n’hésitez pas à demander à votre interlocuteur de clarifier tout point que vous jugeriez obscur.
  • Pendant toute la rencontre, exprimez clairement vos propos. Testez également votre compréhension du message de votre interlocuteur en reformulant et en résumant son point de vue.
  • À la fin du rendez-vous, précisez à votre interlocuteur les conclusions que vous tirez de l’entretien et demandez-lui de vous exprimer les siennes.
  • Après le rendez-vous, notez à votre agenda les actions que vous poserez pour donner suite au rendez-vous.

Finalement, un rendez-vous ne devrait avoir lieu que si la situation ne peut être clarifiée par téléphone, par courriel ou par télécopieur. Par conséquent, si une personne vous appelle pour obtenir un rendez-vous, essayez de régler le problème immédiatement. Cela pourrait vous éviter de passer un temps considérable en rencontre.