Les petits tracas quotidiens

Mars 2009

Les recherches sur le stress révèlent que les petites contrariétés quotidiennes, telles que la perte d’un portefeuille ou le fait d’être pris dans un embouteillage, peuvent s’avérer aussi nocives pour la santé que peuvent l’être les grands bouleversements de la vie tels que le divorce, la retraite ou la perte d’un emploi. Évidemment, cela dépend à quelle fréquence surviennent ces petits problèmes dans votre vie et de leur importance. Cela dépend également de votre niveau de stress; en effet, nous sommes beaucoup moins tolérants à l’égard des désagréments lorsque nous sommes déjà sous pression.

Trois petits tracas quotidiens seraient particulièrement susceptibles d’engendrer de la tension dans nos vies: égarer ou perdre des objets, se préoccuper exagérément de l’apparence physique et vouloir accomplir trop de choses en même temps. Les principes de gestion du temps et des priorités ainsi que d’organisation personnelle ne pourront pas balayer les inquiétudes reliées à l’apparence physique mais ils auront certainement un impact sur les deux autres soucis.

Toutefois, indépendamment de l’efficacité avec laquelle vous gérez votre temps et organisez votre environnement, des tracas surviendront toujours dans vos vies. Les experts en gestion du stress nous suggèrent de nous réserver des «zones tampon» pour contrebalancer les moments de tension. Ces «zones tampon» seraient particulièrement bénéfiques lorsqu’elles comprennent des activités avec des personnes chères, comme passer du temps en famille et échanger avec des amis. Les spécialistes parlent aussi de repos et de sommeil, de rire également. Ne l’oublions pas, ils nous rappellent que ce ne sont pas les petits tracas qui constituent une source de stress mais bien notre propre réaction par rapport à ceux-ci.

Pour vérifier si les petits tracas ont été une source de stress pour vous cette semaine, passez au travers de la liste suivante et cochez les événements que vous avez vécus.

  • Vous avez égaré ou perdu un objet.
  • Vous avez passé au moins 15 minutes à chercher cet objet.
  • Vous vous êtes préoccupé exagérément de votre apparence physique.
  • Vous avez eu trop de tâches à assumer.
  • Vous vous êtes inquiété de votre poids santé.
  • Vous avez été mécontent de la façon dont une personne a exécuté son travail.
  • Vous avez vécu un désaccord avec une personne.
  • Vous avez été pris dans un embouteillage.
  • Vous avez vécu du mécontentement face à la qualité d’un travail que vous avez effectué.
  • Vous avez manqué de temps pour prendre votre petit déjeuner un matin.
  • Vous avez été obligé d’inciter quelqu’un à condenser l’expression de sa pensée.
  • Vous avez été irrité de devoir attendre quelqu’un.
  • Vous avez dû faire la queue devant le photocopieur, à la cafétéria ou simplement pour parler à quelqu’un.
  • Vous avez été mis longuement en attente au téléphone.
  • Vous n’avez pas su mettre fin à une conversation, téléphonique ou non, qui s’éternisait.
  • Vous avez dû répondre souvent au téléphone ou à des visiteurs à des moments inopportuns.
  • Vous avez été dans l’obligation d’assister à une réunion, alors que vous n’aviez pas le temps.
  • Vous avez dû suspendre une tâche, que vous étiez impatient d’entreprendre, parce que vous attendiez la réponse de quelqu’un.
  • Vous avez eu à réaliser un travail urgent, avec une échéance irréaliste.
  • Vous avez dû changer de priorités plusieurs fois au cours de la journée, à cause de travaux plus urgents.
  • Vous avez été confronté à un oubli qui vous a causé de l’embarras.
  • Vous avez dit « oui » à quelqu’un, mais vous l’avez plus tard regretté.
  • Vous avez eu à accomplir une tâche désagréable.

Si vous avez coché plus de 10 affirmations, vous pourriez vivre des troubles reliés au stress, tels que l’insomnie, les ulcères ou des palpitations cardiaques. Rappelez-vous: c’est votre réaction face à ces événements qui cause des dommages. Considérez-les dans leur juste perspective. Par exemple, lorsque vous êtes pris dans un embouteillage et que vous arrivez en retard au bureau, demandez-vous quel en est l’impact sur votre carrière, votre avenir et votre vie. Finalement, n’oubliez pas de vous réserver du temps pour les «zones tampon». Vous ressourcer et prendre soin de vous compenseront les moments de tension.

Souvenez-vous du nom des gens

Février 2009

Le nom d’une personne est sa marque d’identification dans le monde et aussi ce qu’elle possède de plus intime. C’est pourquoi lorsque vous appelez une personne par son nom, cela produit un effet particulièrement positif chez elle. Pourtant, il n’est pas toujours facile de se souvenir des noms. Voici quelques suggestions pour vous aider à vous rappeler plus facilement des noms de vos clients, de vos relations importantes et de toutes les personnes que vous côtoyez au quotidien.

  1. Écoutez attentivement la personne lorsqu’elle se présente à vous et qu’elle se nomme. Accordez toute votre attention à la sonorité de son nom. C’est une règle importante, puisque vous ne pourrez jamais vous souvenir d’un nom que vous n’avez préalablement pas entendu.
  2. Dites immédiatement le nom de la personne à haute voix: «Enchanté, madame Tremblay», «Bonjour, monsieur Turcotte». II est plus facile de se souvenir du nom d’une personne s’il est mentionné tout de suite au début d’une conversation.
  3. Renseignez-vous sur l’orthographe ou la prononciation du nom. Si vous avez le moindre doute sur l’orthographe d’un nom ou sur la façon de le prononcer, n’hésitez pas à demander qu’on vous l’épelle (Auriez-vous la gentillesse de m’épeler votre nom, s’il vous plaît?) ou qu’on vous confirme que vous le prononcez correctement. C’est là une manière naturelle de manifester votre intérêt envers la personne, et la répétition du nom vous aidera à l’ancrer plus fortement dans votre mémoire.
  4. Répétez le nom dans la conversation. Arrangez-vous pour prononcer à quelques reprises le nom de vos nouvelles connaissances. Une fois de plus, la répétition s’avère une aide précieuse à la mémoire et augmentera vos chances de vous souvenir du nom des gens.
  5. Répétez le nom intérieurement. Profitez d’éventuelles petites pauses dans la conversation pour répéter mentalement le nom de la personne.
  6. Terminez la conversation en mentionnant le nom de la personne. En disant au revoir, prenez soin d’appeler par son nom la personne à qui vous vous adressez. Il est certes plus facile de se souvenir d’un nom s’il est indiqué au début d’une conversation, mais c’est également aisé de se le remémorer s’il est mentionné à la fin d’une conversation.
  7. Notez le nom de la personne. Après la conversation, notez le nom de la personne dans un agenda, un organisateur personnel, un répertoire téléphonique ou autre. Inscrivez la date, l’endroit et le sujet de la conversation. Lors d’un échange ultérieur, ces informations vous aideront à vous souvenir du nom de la personne.

À certains moments, il vous arrivera cependant d’éprouver de la difficulté à vous souvenir des noms. N’hésitez pas, dans ces situations, à utiliser une phrase telle que: «Je suis désolé, je me souviens très bien de vous, mais votre nom semble m’avoir échappé.» Ensuite, après que la personne vous a rafraîchi la mémoire, ayez recours aux suggestions présentées ci-dessus pour ne plus oublier son nom la prochaine fois.

Ces différents conseils vous permettront non seulement de vous souvenir des noms, mais ils vous aideront également à échanger avec vos semblables sur une base beaucoup plus harmonieuse. Il n’est pas rare d’entendre les gens dire qu’ils se sentent considérés comme des numéros. En appelant les personnes par leur nom, vous leur prouvez qu’ils sont pour vous des êtres humains.

Citation du mois
«Souvenez-vous que le nom d’une personne est pour elle le mot le plus agréable au monde et le plus important qui soit.» Dale Carnegie.

Trucs de productivité – Partie 9

Janvier 2009

Commencez votre journée du bon pied!
La façon dont vous passez votre première heure de travail détermine bien souvent votre niveau de productivité pour la journée. Voici donc quelques suggestions pour commencer votre journée du bon pied.

  1. Avant de quitter le bureau, planifiez votre journée du lendemain et déterminez les priorités sur lesquelles vous travaillerez durant votre première heure de travail. Veillez à laisser votre bureau en ordre.
  2. Prenez une bonne nuit de sommeil, de façon à avoir l’esprit dispos le lendemain. Ne sacrifiez jamais votre sommeil pour accomplir plus de travail. C’est pendant le sommeil que nos cellules se régénèrent et que notre mémoire à long terme se forme.
  3. Ne restez pas au lit une fois éveillé. Au contraire, levez-vous et profitez de ce moment de liberté pour faire de l’exercice, par exemple une marche rapide, pour vous aider à démarrer votre journée.
  4. Une fois rendu au bureau, jetez un coup d’œil aux priorités que vous avez planifiées la veille pour votre première heure de travail et mettez-vous immédiatement à la tâche. Si des urgences sont arrivées entre temps, refaites votre planification et consacrez-vous à vos nouvelles priorités.
  5. Ne répondez pas à vos courriels et à vos messages téléphoniques avant d’avoir complété votre première heure de travail. Cette première heure de la journée doit être consacrée à des activités prioritaires plutôt qu’à des tâches de routine ou administratives.

Comment choisir vos priorités de la journée
Si vous éprouvez de la difficulté à discerner vos plus grandes priorités de la journée, posez-vous la question suivante: «Si je devais partir en vacances demain soir et que je n’avais le temps de m’occuper que d’une seule chose, qu’est-ce que je ferais?» Il y a de fortes chances que les activités qui vous viennent alors à l’esprit soient vos plus grandes priorités.

La loi du 20/80 dans la délégation
Si vous êtes gestionnaire et que vous pouvez déléguer des tâches à vos collaborateurs, posez-vous la question suivante lorsque vous planifiez votre journée: «Un de mes collaborateurs serait-il capable d’exécuter la tâche aussi bien que moi à 80 %?» Si oui, confiez-lui cette tâche. Vous pourrez ainsi consacrer votre temps et votre énergie à des tâches que vous seul êtes en mesure d’accomplir.

Citation du mois
«Un bon plan résolument mis en œuvre tout de suite vaut mieux qu’un plan parfait exécuté la semaine prochaine.» Général George S. Patton.

Respectez vos résolutions de la nouvelle année

Décembre 2008

Le début d’une nouvelle année représente souvent un moment propice pour jeter un regard sur les bienfaits que vous procure la vie et sur les résolutions que vous aimeriez prendre pour atteindre vos objectifs.

Toutefois, de nombreuses études ont démontré que les résolutions prises au début d’une nouvelle année s’estompent rapidement. Par exemple, dans son livre paru en 2006 et intitulé «This year I will», M.J. Ryan mentionne que seulement 7% des gens réussissent à tenir leurs résolutions. Pourtant, il est possible de le faire! Il s’agit simplement de choisir des résolutions qui vous motivent et de les transformer en objectifs précis.

Voici donc sept conseils pour transformer vos résolutions en objectifs:

  1. Prenez des résolutions précises et non vagues et nébuleuses. Des résolutions telles qu’écrire un livre, faire le ménage du sous-sol, manger cinq fruits ou légumes par jour, prendre congé les fins de semaine, épargner 500 $, se lever quand le réveil sonne, etc. sont des exemples d’objectifs précis puisqu’ils sont observables ou quantifiables.
  2. Écrivez vos résolutions. Le fait d’écrire vos résolutions permettra à votre cerveau de se mettre immédiatement au travail pour réaliser vos objectifs. Souvent, les gens qui écrivent leurs objectifs le font sur une petite carte qu’ils apportent partout avec eux et qu’ils lisent tous les jours.
  3. Décidez d’un échéancier et d’un plan d’action pour chaque objectif. Un échéancier vous donnera un sentiment d’urgence et un plan d’action vous aidera à mesurer vos progrès. De plus, si vous êtes prêt à prendre une résolution maintenant, pourquoi attendre le début de l’année? Commencez immédiatement; vous gagnez du pouvoir en agissant sans attendre!
  4. Soyez réaliste. Tenez compte des ressources dont vous disposez, incluant le temps et l’argent, et décidez des résolutions que vous pouvez vous fixer en fonction de vos
    ressources disponibles.
  5. Planifiez du temps à votre agenda pour travailler sur vos résolutions. Servez-vous de votre agenda pour planifier les activités nécessaires à l’atteinte de vos objectifs.
  6. Demeurez motivé. N’hésitez pas à parler à un ami ou à un être cher lorsque la motivation vous fait défaut.
  7. Persévérez. Souvent, les résolutions représentent de nouvelles habitudes. Comme cela peut prendre entre 7 et 21 jours pour acquérir une nouvelle habitude, assurez-vous de ne pas abandonner votre résolution et de persévérer pendant 21 jours.

Nous vous souhaitons un très joyeux temps des fêtes!

Citation du mois
«Il faut tenir à une résolution parce qu’elle est bonne, et non parce qu’on l’a prise.» François de La Rochefoucauld.

Gérez vos interruptions

Novembre 2008

Une étude récente a révélé que les gens au travail sont interrompus en moyenne toutes les 11 minutes. Si vous subissez de tels arrêts, il vous sera évidemment difficile de vous montrer efficace. Voici donc quelques suggestions pour vous aider à gérer ces interruptions lorsque vous aurez besoin de vous concentrer.

  1. Fermez la porte de votre bureau ou choisissez un endroit tranquille pour travailler, par exemple un bureau inoccupé, une salle de réunion ou même la cafétéria (sauf à l’heure du dîner).
  2. Placez sur votre porte, votre paravent ou votre surface de travail une affiche sur laquelle on lira un texte tel que : «S.V.P. ne pas déranger», «De retour à 14 h», «Heure de concentration», etc.

  3. Filtrez vos appels téléphoniques et abstenez-vous de prendre vos courriels.
  4. Pensez à utiliser un système d’horaire flexible. Par exemple, si vous arrivez au bureau avant vos collègues de travail et avant que le téléphone ne commence à sonner, vous pourrez travailler sans interruptions.
  5. Dîner plus tôt ou plus tard qu’aux heures habituelles. Ainsi, vous ferez face à moins
    d’interruptions, puisque la majorité des gens seront partis manger.
  6. Si les stratégies mentionnées ci-dessus ne fonctionnent pas, demandez à un de vos collègues de prendre vos appels téléphoniques pendant une heure. Lorsque l’heure est terminée, occupez-vous des appels à votre tour pour permettre à l’autre personne de travailler sans être dérangée.
  7. Si votre bureau se situe dans une aire ouverte, aménagez-le de façon qu’il soit le plus privé possible en ajoutant des paravents ou des plantes. Placez également votre bureau pour éviter de faire face aux allées et venues des gens. Ainsi, vous ne capterez pas du regard les personnes qui circulent et celles-ci seront moins tentées d’entrer dans votre bureau.
  8. Surveillez les moments où vous avez tendance à vous interrompre vous-même pour régler une situation non urgente. Le fait de diminuer vos moments d’interruptions vous permettra de travailler et de demeurer concentré sur vos priorités. Toutefois, il faut prêter attention à ce que ces stratégies ne nuisent pas à votre service à la clientèle. Ainsi, si vous occupez un poste de service à la clientèle et que vous vous apprêtez à travailler sur vos priorités pour quelques heures, il est important que quelqu’un soit disponible dans votre service pour accueillir les clients, tant externes et qu’internes.

Citation du mois
«Quand une interruption survient, évaluez rapidement son degré d’importance pour l’atteinte de vos objectifs.» Nancy Stephens

Trucs de productivité – Partie 8

Octobre 2008

Utilisez la technique « pile ou face » dans vos décisions
Si vous hésitez sur la décision à prendre par rapport à une situation, Mark McCormack suggère, dans son livre «What they don’t teach you at Harvard Business School», de ne pas s’acharner à travailler sur sa liste de «pour et contre» mais plutôt d’utiliser la technique «pile ou face». Cette technique consiste à lancer une pièce de monnaie en l’air en pariant sur le résultat : par exemple, «pile», vous le faites; «face», vous ne le faites pas. L’important ici n’est pas tant le résultat obtenu (pile ou face) que les sentiments que vous ressentez à l’instant où la pièce de monnaie se trouve en l’air. Faites-en l’expérience et demandez-vous par la suite ce que vous espériez à ce moment-là : que la pièce tombe sur «pile» ou plutôt sur «face»? L’auteur affirme que ce sont bien souvent les sentiments ressentis par rapport à une situation qui nous aident à prendre la bonne décision.

Demeurez motivé
Quand vous quittez le bureau en fin de journée, concentrez-vous sur tout ce que vous avez accompli au cours de la journée plutôt que sur toutes les tâches qu’il vous reste à réaliser.

Sortez pour dîner
Notre horloge biologique s’appuie sur une exposition à la lumière pour bien fonctionner. C’est pourquoi un dîner à l’extérieur est beaucoup plus bénéfique à notre bien-être et à notre productivité qu’un repas pris à la cafétéria.

Écrivez des messages électroniques précis
Prêtez attention à la précision de vos messages électroniques lorsque vous les rédigez. Par exemple, ne dites pas «aujourd’hui» ou «demain», puisque vous ignorez à quel moment votre destinataire recevra ou lira votre message. Dites plutôt : «demain, mardi» ou «demain, mardi, 14 octobre». En spécifiant le jour et/ou la date, vous vous assurez ainsi de ne créer aucune ambiguïté.

Notez immédiatement les informations relatives à vos suivis
Lorsque vous inscrivez une date de suivi à votre agenda, prenez l’habitude de noter immédiatement le numéro de téléphone de la personne auprès de qui vous effectuerez le suivi. Inscrivez également l’information dont vous aurez besoin au cours de l’appel. Cela prend moins de temps de noter immédiatement ces informations que de les rechercher plus tard au moment du suivi.

Organisez-vous avant de conduire
Avant de prendre la route, assurez-vous que votre automobile est en bonne condition, que le plein d’essence est fait et que l’itinéraire a été planifié. Écoutez les nouvelles sur la circulation. Apportez tout le matériel nécessaire à votre voyage : cartes routières, monnaie pour les parcomètres, documents de travail prioritaires pour vous occuper si vous subissez des moments d’attente en cours de route, cellulaire et ordinateur portable. Finalement, allouez-vous plus de temps que nécessaire pour vous rendre à destination; si vous arrivez tôt, vous pourrez toujours travailler sur vos dossiers.

Citation du mois
«L’ancêtre de toute action est une pensée.», Ralph Waldo Emerson

Quinze trucs pour augmenter votre productivité au téléphone

Septembre 2008

Le temps passé au téléphone peut vous faire économiser beaucoup de temps mais il peut aussi vous en faire perdre beaucoup si vous ne gérez pas votre temps d’appel avec efficacité. Voici donc quinze trucs pour maximiser votre temps au téléphone.

  • Ayez toujours un but. S’il y a plusieurs points dont vous aimeriez discuter au cours de l’appel, mettez-les par écrit avant de faire votre appel, de façon à ne rien oublier. En effet, les statistiques démontrent que l’on perdrait deux heures par semaine à rappeler une deuxième fois une personne à qui on a oublié de dire quelque chose la première fois. Également, commencez toujours à discuter des points les plus importants en premier. Ainsi, si la conversation téléphonique devait s’écourter, vous vous serez acquitté de vos priorités.
  • Regroupez vos appels. Ne faites pas vos appels de façon sporadique tout au long de la journée. Au contraire, concentrez vos appels durant certaines périodes seulement, telles que de 9h00 à 9h30, 11h30 à 12h00 et 15h30 à 16h00.
  • Faites vos appels prioritaires tôt le matin. Vous verrez que vous aurez beaucoup plus de succès à rejoindre les gens tôt le matin puisque bon nombre d’entre eux passent au bureau avant de se rendre à leurs réunions ou à leurs rendez-vous. Et si vous n’êtes pas en mesure de rejoindre votre interlocuteur, vous constaterez que vous recevrez un retour d’appel rapidement puisque les appels sont souvent retournés selon leur ordre d’arrivée.
  • Prenez des notes pendant l’appel. Si l’appel nécessite une action de votre part, notez-la immédiatement par écrit lorsque vous êtes au téléphone. Vous vous assurez ainsi de ne rien oublier.
  • Munissez-vous d’un casque d’écoute. Si vous avez à prendre des notes régulièrement lorsque vous êtes au téléphone, un casque d’écoute vaut vraiment l’investissement. C’est ainsi que vous serez capable de faire plusieurs choses à la fois, telles qu’écrire, taper un texte et/ou vous lever pour aller chercher un dossier dans vos classeurs. Vous serez aussi beaucoup plus à l’aise et vous vous éviterez des tensions musculaires.
  • Ne vous laissez pas interrompre en tout temps. Ne vous sentez pas obligé de répondre au téléphone en tout temps, à moins que vous occupiez un poste de service à la clientèle. Sinon, vous ne réussirez jamais à faire tout ce que vous avez à faire et à travailler sur vos priorités. Répondez uniquement si vous n’êtes pas en train de travailler sur une tâche importante. Mais aussitôt la tâche importante terminée, retournez vos appels de façon à donner un bon service à vos clients internes et externes.
  • Laissez des messages complets. Quand vous laissez un message dans la boîte vocale de la personne que vous tentez de joindre, laissez l’objet de votre appel. Si vous n’êtes pas à votre bureau au moment où la personne retourne votre appel, elle sera quand même en mesure de donner des éléments de réponses à votre message. Également, pour augmenter les chances de parler à votre interlocuteur de vive voix, mentionnez-lui les moments où il peut vous rejoindre.
  • Déléguez. Si votre adjointe ou un autre de vos collaborateurs prend vos appels alors que vous n’êtes pas disponible, demandez-leur d’offrir de l’aide à l’interlocuteur. De cette façon, l’interlocuteur sera satisfait puisqu’il aura obtenu l’information qu’il cherchait et quant à vous, vous n’aurez pas à retourner l’appel. De façon générale, essayez de déléguer vos appels lorsque cela est possible.
  • Faites prendre des messages complets. Former vos collaborateurs à prendre des messages complets, c’est-à-dire, le nom de la personne et de l’organisation, le numéro de téléphone ainsi que le poste téléphonique, la raison de l’appel et le meilleur moment pour retourner l’appel. En prenant soin de noter le poste téléphonique, cela vous permettra d’accéder plus rapidement à la personne lorsque l’entreprise fonctionne par boîtes vocales. Et en connaissant la raison de l’appel, vous pourrez mieux vous préparer et être ainsi plus efficace.
  • Considérez d’utiliser le courriel ou le télécopieur. Demandez-vous toujours si l’appel est nécessaire. Souvent, l’envoi d’un courriel ou d’une télécopie est plus approprié. Le message est souvent plus court et va droit au but sans compter que cela n’interrompt pas l’autre personne.
  • Accumulez vos questions. Lorsque vous communiquez plusieurs fois par jour avec une personne, demandez-vous si vous ne pouvez pas accumuler vos questions et ne communiquer qu’une seule fois avec la personne au cours de la journée. Vous éviterez ainsi de vous interrompre dans votre travail et d’interrompre l’autre personne.
  • Fixez des rendez-vous téléphoniques. Si cela est possible, planifiez un rendez-vous téléphonique au lieu d’une rencontre. Vous économisez ainsi votre temps de déplacement.
  • Faites vos appels debout. Si vous trouvez que vous parlez trop longtemps au téléphone, essayez de faire vos appels debout. Vous remarquerez que vos appels ont tendance à être plus courts si vous ne vous asseyez qu’une fois l’appel terminé.
  • Profitez des moments d’attente. Gardez-vous de petites tâches sur lesquelles vous pourrez travailler si jamais on vous met en attente.
  • Concluez poliment. Lorsque vous sentez que le but de l’appel a été atteint, résumez ce que vous avez compris de la situation à votre interlocuteur et mentionnez la prochaine étape s’il y a lieu: «Avant de te quitter, Pierrette, si je comprends bien…» Ainsi, après l’appel, chaque personne saura les prochaines étapes à franchir pour donner suite à la conversation.

Comment ne plus perdre de temps à vous demander où vous avez placé les choses

 Août 2008

Souvent les gens ne sont pas capables de se souvenir où ils ont placé leurs choses simplement parce qu’ils sont distraits. La distraction est simplement un manque d’attention. Si votre pensée est absente lorsque vous faites quelque chose, il n’est pas étonnant que vous ne puissiez vous souvenir de ce que vous avez fait. Ainsi, les gens ne se souviennent plus où ils ont mis leurs clefs simplement parce qu’ils étaient préoccupés par d’autres pensées au même moment. Ou ils ne peuvent se rappeler où ils ont classé leur lettre simplement parce qu’ils tenaient au même moment une conversation avec une personne. Vous devez réaliser que votre pensée ne peut pas porter son attention sur deux choses à la fois. Ainsi, si vous désirez vous guérir de votre distraction, voici cinq suggestions:

  1. Soyez organisé. Planifiez votre journée à l’avance et ne courez pas après trois directions à la fois. Prenez l’habitude d’écrire, de garder une liste de choses à faire pour la journée et de planifier du temps pour les tâches importantes.
  2. Pensez à ce que vous faites au moment où vous le faites. Par exemple, concentrez-vous sur le document que vous êtes en train de classer. Dites-vous à haute voix ce que vous êtes en train de faire; votre pensée se souviendra ainsi du son de votre voix. Ainsi, vous pourriez dire: «Je classe les papiers d’assurance avec les documents légaux.»
  3. Assurez-vous que ce que vous faites a du sens. Par exemple, vous pourriez vous dire: «Je mets mes lunettes de sécurité dans le tiroir du bas du bureau puisque c’est à cet endroit que sont rangés tous les équipements de sécurité.»
  4. Rappelez-vous par la suite ce que vous avez fait. La répétition augmente la puissance de votre mémoire.
  5. Ne soyez pas négatif. Ne faites pas des remarques désobligeantes et peu flatteuses à votre égard du genre «Je ne suis jamais capable de me souvenir de quoi que ce soit» ou «J’oublie toujours». Dites-vous plutôt que la puissance de votre mémoire s’améliorera. Une attitude positive attire des résultats positifs.

Citation du mois
«Observer attentivement, c’est se rappeler distinctement.» Edgar Allan Poe.

Vous désirez des vacances relaxantes! Alors, planifiez!

Juin 2008

Sans la planification, les vacances pourraient être plus épuisantes que le travail. Qui n’a pas vécu un jour la course de mettre les bagages dans l’auto avant la noirceur ou de parcourir son quota de kilométrage quotidien avant de chercher sans grand succès un hôtel aux dernières heures de la journée. Et pourtant, la dernière chose que l’on a besoin en vacances, c’est bien de courir. Voici donc quelques suggestions pour vous assurer que vos prochaines vacances soient relaxantes, reposantes et dépourvues de stress.

  1. Planifiez d’avance. Bloquez au moins six mois à l’avance dans votre agenda le moment de vos vacances. Ouvrez-vous une chemise pour noter les places que vous aimeriez visiter, les activités que vous aimeriez faire et les vêtements à apporter. Faites vos réservations d’avion et d’hôtel et sélectionnez les excursions que vous aimeriez faire.
  2. Utilisez des listes de contrôle. Faites une liste de contrôle de toutes les choses que vous avez à faire avant de quitter la maison, telles qu’annuler la livraison des journaux quotidiens, prévoir le ramassage du courrier, ajuster le thermostat, fermer les robinets de la laveuse. Faites également une liste de contrôle de toutes les choses que vous avez à faire au travail, telles qu’assigner des tâches, aviser certaines personnes de votre absence, informer de la localisation de vos dossiers. Faites finalement une liste de contrôle de toutes les choses que vous aimeriez apporter dans vos bagages, incluant les effets personnels, la lecture, les vêtements, le passeport, les médicaments et l’argent en devise étrangère.
  3. Ne partez pas pour les vacances avant que toutes vos activités soient bien organisées. Vous profiterez beaucoup plus de vos vacances si vous avez bien organisé vos activités avant de quitter. Débarrassez-vous de votre travail en retard autant à la maison qu’au travail. Organisez vos dossiers et faites une liste des priorités que vous devrez vous occuper dès votre retour. Bloquez la première journée de votre retour pour vous occuper du travail qui se sera accumulé pendant vos vacances. Ne planifiez aucune rencontre pour le jour de votre retour; mentionnez à votre patron et à vos collègues que vous serez disponible uniquement le lendemain de votre retour officiel des vacances.
  4. Ne surchargez pas vos vacances d’activités. Laissez-vous de la place pour vous adonner à des activités spontanées et pour relaxer. Ceci est particulièrement important si vous planifiez d’explorer un pays étranger ou de visiter un parc d’attractions, tel que Disneyland. Et si vous faites des excursions ou des visites, arrangez-vous pour les faire le matin, là où les journées sont plus fraîches, la foule moins grande et votre énergie à son meilleur.
  5. Faites de votre trajet une partie de vos vacances. Si vous conduisez, ne le percevez pas uniquement comme un moyen de vous rendre à destination. Sinon, vous vous retrouverez vite à vouloir trop faire de kilométrage dans une journée et à vous fatiguer inutilement. Au contraire, planifiez de visiter les monuments et les curiosités des villes qui se situent sur votre route. Arrêtez également de conduire tôt dans la journée pour pouvoir admirer les paysages de la région et profiter des divertissements et des activités sportives qu’offre votre lieu de séjour. Ne vous fixez pas d’échéances lorsque vous êtes en vacances.
  6. Souvenez-vous que vos vacances sont pour vous. Ne vous précipitez pas à voyager avec des amis ou des connaissances à moins que vos goûts, habitudes et tempéraments soient semblables. Testez votre compatibilité à voyager avec ces personnes en prenant d’abord des mini-vacances avec elles, comme une longue fin de semaine. Essayez de ne partager qu’une partie de vos vacances avec les autres (mis à part votre famille immédiate). Ne gâchez pas vos vacances en faisant des choses que les autres veulent faire si cela ne vous tente pas. Les vacances sont bien souvent le seul moment dans l’année où vous avez vraiment l’opportunité de relaxer.
  7. Ne remettez pas vos vacances. Nous sommes souvent portés à remettre nos vacances pour les prendre à un moment où nous serons moins occupés. Pourtant, il semble que nous serons toujours occupés. Ne remettez donc pas vos vacances. Planifiez-les et tenez-vous-y. C’est lorsque nous sommes bien occupés que nous avons le plus besoin de vacances!
  8. Ne contactez pas le bureau. Pour que les vacances soient un vrai repos, il faut une
    coupure totale avec le bureau. Fermez donc votre cellulaire et votre BlackBerry; vous ne serez ainsi pas tenté de prendre vos messages téléphoniques et de répondre à vos courriels pendant vos vacances.

Citation du mois
«Je ne donnerais pas mes heures de loisir pour tout l’or du monde.» Mirabeau.

Comment arrêter de courir et ralentir le rythme de la vie

Mai 2008

À l’occasion de la «Semaine antistress» qui se déroule du 5 au 11 mai 2008, nous avons pensé vous offrir dans ce bulletin des moyens pour arrêter de courir et pour ralentir le rythme de la vie. Ainsi, pour ne pas être constamment à la course et voir un peu plus le temps s’écouler, voici quelques suggestions.

  1. Modérez votre comportement de Type A. De nos jours, environ 80% des gens adoptent un comportement de Type A, c’est-à-dire, qu’ils sont toujours pressés et dans un état d’urgence. Si tel est votre cas, modifiez votre comportement en résistant à la tentation de vous battre constamment contre la montre, de faire deux choses à la fois, de passer à un feu jaune, etc. Faites plutôt un effort conscient pour marcher plus lentement, conduire plus lentement, parler plus lentement et écouter plus longtemps. Une personne qui vague à ses activités quotidiennes d’une façon posée n’est pas moins efficace qu’une personne de Type A. Au contraire, à long terme, elle est souvent plus efficace puisqu’elle est moins épuisée.
  2. Commencez votre journée lentement. Si vous vous levez de bonne heure et commencez votre journée lentement, il est certain que ce rythme posé se reflétera sur vous le reste de la journée. Au contraire, si vous commencez votre journée en vous dépêchant à faire une multitude de choses, ce rythme frénétique vous accompagnera tout au long de la journée. Pour vous aider à débuter votre journée lentement, planifiez la veille au soir pour le lendemain matin. Par exemple, mettez la table pour le petit déjeuner, faites le lunch des enfants pour l’école, écrivez la note au professeur.
  3. Pratiquez la patience. Laissez la sécheuse faire son cycle complet, résistez à la tentation d’ouvrir le four à micro-ondes avant que la sonnerie se fasse entendre, laissez vos enfants finir leurs phrases avant de répondre à leurs questions, prenez les escaliers au lieu de prendre les ascenseurs, empruntez la route la plus longue mais la plus panoramique, restez quelques minutes assis dans votre auto avant d’entrer à la maison.
  4. Vivez votre vie dans le moment présent au lieu d’être constamment à la poursuite d’objectifs. Dans ce monde de performance, nous avons tendance à nous projeter dans le futur et à chercher constamment à atteindre des objectifs au lieu d’apprécier ce que nous avons déjà accompli. Ne soyez pas obsédé par les objectifs; prenez le temps de vivre dans le présent. Les enfants ont bien compris ce principe puisque la vie semble passer plus lentement pour eux. Cela peut être dû au fait qu’ils ont un schème de référence plus court puisqu’ils ont vécu une plus courte période de temps. Mais cela peut être dû au fait que les enfants ne sont pas préoccupés par le futur et qu’ils vivent le moment présent. Soyez donc plus comme un enfant. Utilisez les objectifs comme un outil, mais n’en faites pas une façon de vivre.
  5. N’essayez pas de tout faire dans une journée. Il y a un mythe qui circule en gestion du temps à savoir qu’une bonne utilisation du temps consiste à faire le plus de choses possibles au cours de la journée. Cela est faux. Accomplir trop de choses dans une journée peut vous mettre simplement dans un mode d’urgence où vous vous pressez d’une tâche à l’autre pour tout faire entrer dans l’horaire. Au lieu de vous battre contre la montre, reconnaissez que vous ne pouvez pas tout faire immédiatement. Étalez le travail à faire sur toute la semaine et acceptez le fait que certaines activités ne pourront simplement pas être faites au cours de la semaine. Si tel est le cas, arrangez-vous pour que cela soit les activités les moins importantes.
  6. Prévoyez de consacrer du temps à vos activités privilégiées. Si vous êtes de ces personnes qui courez toute la journée et qui, en plus, avez l’impression que rien d’important ne se fait, identifiez les activités qui sont importantes pour vous et décidez d’y consacrer du temps.
  7. Choisissez votre rythme de vie. Il y a des situations dans la vie qui exigeront de vous que vous procédiez à toute vitesse alors que d’autres exigeront que vous procédiez avec lenteur. Votre rythme de vie est donc une question d’équilibre; il s’agit de décider à quelle vitesse vous désirez aller, dans tel ou tel contexte. Si aujourd’hui, vous avez envie d’aller vite, vous allez vite; si vous avez envie d’aller lentement, vous allez lentement. Mais attention, allez lentement ne veut pas dire «aller au ralenti»; cela veut dire agir efficacement en restant calme et lent à l’intérieur.

Citation du mois
«Pour vous soulager rapidement du stress, essayez la lenteur.» Lily Tomlin, actrice américaine.