Que désirez-vous accomplir cette année?

Janvier 2011

Le début d’une nouvelle année est le moment idéal pour dresser le bilan de l’année écoulée et pour décider de ce que nous aimerions réaliser au cours de la prochaine année. Les rêves représentent une partie importante de notre identité et cela peut s’avérer très stimulant, une fois l’an, de structurer nos objectifs de façon bien personnelle afin de concrétiser nos rêves au travail. Voici donc une démarche susceptible de vous aider en ce sens.

  1. Décidez de votre avenir au travail. À quoi rêvez-vous? Au moins sept personnes sur dix répondent: «Avoir du temps.» C’est une bonne réponse. Toutefois que feriez-vous de ce temps? Admettons que je puisse vous donner deux heures de plus par semaine. En profiteriez-vous pour mettre de l’avant un projet, prendre plus de responsabilités, lancer un nouveau produit, développer un marché? Voilà la question à se poser, car la réponse vous donnera accès à vos rêves. Dans ce processus, n’oubliez pas non plus vos talents. Avez-vous fait fructifier les vôtres?
  2. Écrivez. À la première page de votre agenda, vous devriez retrouver un endroit pour noter vos objectifs professionnels et personnels pour la nouvelle année. Si vous ne consignez pas vos rêves, vous les perdrez de vue dans la frénésie des activités quotidiennes. N’inscrivez pas plus de huit objectifs, sinon le danger d’éparpillement vous guette.
  3. Partagez. Il est important de parler de vos rêves à plus de gens possible. Vous ne savez jamais qui pourrait vous aider et dans quelles circonstances. Souvent, dans les formations que je donne, les participants expriment leurs objectifs. Il n’est pas rare de découvrir, dans la salle, une personne capable d’aider l’autre à atteindre ses aspirations : soit parce qu’elle connaît une personne ressource; soit parce qu’elle possède elle-même une expertise pertinente. N’hésitez donc pas à confier vos rêves aux personnes de votre entourage.
  4. Agissez. Pour réaliser vos aspirations, il faut aussi passer à l’action. Votre agenda vous sera ici, encore une fois, d’une aide bien précieuse. Il s’agit simplement de noter chaque semaine l’objectif sur lequel vous travaillerez. Ainsi vos activités quotidiennes ne prendront pas toute la place. Jack Canfield, l’auteur à succès du livre Bouillons de poulet pour l’âme, vendu dans le monde entier, attribue sa réussite au fait de poser chaque jour une action pour atteindre ses rêves.
  5. Profitez de votre inspiration. Si l’inspiration s’empare de vous, saisissez-la et mettez-vous au travail sans plus attendre. Sinon vous risquez, plus tard, que l’idée ne vous emballe plus. Tout le monde a des idées et les idées restent. Toutefois l’inspiration, elle, passe.
  6. Fractionnez vos grands projets. Il peut être difficile de garder votre inspiration dans les grands projets. En effet, si vous travaillez d’arrache-pied pendant des mois sans jamais afficher de résultats concrets, cela peut paraître décourageant. Prenez l’habitude de fractionner vos projets. Ainsi, si un projet dure douze semaines, découpez-le en douze projets d’une semaine. Le fait de finir une phase et d’entreprendre la suivante vous donnera un élan et vous aidera à garder votre inspiration.
  7. N’attendez pas que tout soit parfait. Souvent nous concevons un projet et nous ne le terminons pas parce que nous attendons la solution parfaite. Pourtant vous possédez autant de chances aujourd’hui de prendre une bonne décision que vous en aurez demain. Pour vous sortir de l’impasse, posez-vous la question suivante: «Qu’est-ce qui serait mieux que rien?» Ensuite lancez-vous! Les décisions qui traînent en longueur minent le moral.

Personnellement, tous les ans, c’est avec une grande joie que j’accomplis ce rituel pour commencer la nouvelle année. À chaque fois, je suis ravie du chemin accompli!

Sur ce, je vous souhaite un excellent mois de janvier et au plaisir de vous retrouver le mois prochain.

Citation du mois
«Les rêves donnent du travail.» Paulo Cuelho.

La gratitude rend heureux!

Décembre 2010

Savez-vous que vous pouvez augmenter votre sentiment général de bonheur de 25% si vous exprimez régulièrement de la gratitude par rapport aux nombreux bienfaits de votre vie?

C’est du moins ce que révèle le Dr Emmons, éminent psychologue américain reconnu mondialement pour ses recherches sur la gratitude. En 2003, il a effectué une étude auprès de plusieurs centaines de personnes qu’il a divisées en trois groupes. Au premier groupe d’individus il a demandé d’écrire chaque jour cinq choses pour lesquelles ils étaient reconnaissants. Au deuxième groupe il a demandé d’énumérer cinq événements qui leur étaient arrivés au cours de la journée et au troisième groupe il a demandé d’indiquer cinq situations qui les avaient ennuyés pendant la journée. Les résultats ont été sans équivoque. Le groupe de gens qui manifestaient de la gratitude apparaissaient nettement plus heureux et plus optimistes par rapport à leur avenir. Mieux encore : ces personnes signalaient moins de soucis de santé et prenaient davantage soin d’elles-mêmes, notamment par la pratique d’activités sportives.

Les psychologues mentionnent qu’il est important que l’exercice de la gratitude soit fait de façon consciente (penser aux bienfaits de sa vie ou les écrire), sinon nous avons tendance à prendre les choses pour acquis. Le bonheur ressenti par rapport aux bienfaits de la vie se compare à ce qui se passe quand nous entrons dans une pièce qui sent le bon pain frais. Au début, nous détectons rapidement les senteurs très agréables, mais, au fur et à mesure que le temps passe, l’odeur du pain frais disparaît complètement de notre conscience. En fait, le seul moyen de déceler encore cet arôme est de sortir de la pièce et d’y revenir de nouveau.

Le même concept s’applique au bonheur de manière exactement identique. Tout le monde a dans sa vie une raison d’être heureux. Il peut s’agir d’un partenaire amoureux, d’une bonne santé, d’enfants formidables, d’un travail satisfaisant, d’amis proches, de passe-temps intéressants, d’un chez-soi, d’un album signé de Céline Dion, etc. Cependant, au fur et à mesure que le temps passe, nous nous habituons à ce que nous possédons et, tout comme l’odeur du pain frais, ces formidables privilèges disparaissent de notre conscience.

Les psychologues nous invitent fortement à faire de la gratitude un exercice quotidien pour reconnaître et savourer les beautés de notre vie. Voici quelques idées pouvant vous y aider.

  1. Prenez cinq minutes chaque jour. L’exercice de la gratitude n’a pas besoin d’être long. L’important est que vous preniez l’habitude de le pratiquer quotidiennement. Vous pouvez le faire le matin, au lit, juste avant de vous lever, en prenant une douche, en faisant votre marche quotidienne ou vos exercices, en revenant du bureau à la fin de la journée, au moment d’aller au lit ou à tout autre moment.
  2. Posez-vous la question «De quoi suis-je le plus reconnaissant aujourd’hui?» L’important est de trouver des choses pour lesquelles vous ressentez sincèrement de la gratitude et qui suscitent en vous des émotions positives de reconnaissance. Pensez aux domaines importants de votre vie : votre santé physique, votre vitalité, vos finances, votre travail, votre conjoint, vos enfants, votre famille, vos amis. Vous constaterez que certaines réponses demeureront les mêmes de jour en jour alors que d’autres varieront en fonction de ce que vous aurez vécu récemment.

    Pour ma part, j’aime particulièrement les cinq questions proposées par le motivateur américain, Anthony Robbins. Les voici :

    • De quoi suis-je le plus reconnaissant aujourd’hui?
    • De quoi suis-je le plus fière aujourd’hui?
    • Qu’est-ce qui me rend le plus heureux aujourd’hui?
    • Qu’est-ce qui m’excite le plus aujourd’hui?
    • Quelles sont les personnes que j’aime, qui m’aiment et qui m’entourent?

  3. Créez un journal de la gratitude. L’exercice de la gratitude peut être fait mentalement, bien sûr, mais les personnes qui aiment écrire apprécieront créer un journal de la gratitude. Elles pourront ainsi décrire sur papier les bienfaits de leur vie quotidienne.
  4. Imaginez que vous perdez les choses précieuses de votre vie. Comme nous avons tendance à prendre pour acquis ce qu’il y a de précieux dans nos vies, cet exercice consiste d’abord à imaginer que vous perdez ces acquis (comme vos relations les plus importantes; votre capacité à marcher, à entendre; votre maison, etc.) et à imaginer par la suite que vous retrouvez un à un tous ces acquis. L’idée est de vraiment ressentir de la gratitude pour ce que nous prenons pour acquis dans nos vies.
  5. Voyez le côté positif de chaque situation. Ressentir de la gratitude ne veut pas dire que tout est merveilleux dans notre vie et que nous ne rencontrons aucun problème. Cela signifie simplement que nous sommes reconnaissants des bénédictions reçues. Lorsque vous vivez une situation triste, difficile ou stressante, rappelez-vous qu’il existe un côté positif à toute chose et concentrez-vous sur cet aspect positif.
  6. Dites «Merci!» Il peut s’agir de «Mercis» que vous lancez à la vie elle-même pour ce que vous recevez ou de « Mercis » que vous adressez à une personne qui a posé un geste gentil à votre égard. Dans ce dernier cas, prenez le temps de conscientiser les efforts que cela a demandé à la personne qui vous a démontré cette gentillesse. Cela vous permettra de vraiment ressentir votre remerciement.

Selon les psychologues, la gratitude est l’une des émotions qui augmente le plus notre qualité de vie. En effet, la gratitude permet de ressentir des émotions positives de reconnaissance, d’appréciation et d’émerveillement qui nous donnent vraiment l’impression d’être privilégiés.

Cependant, pour qu’elle soit bénéfique, la gratitude doit respecter trois éléments. Elle doit être faite consciemment, identifier les raisons pour lesquelles nous sommes reconnaissants et être accompagnée d’un «Merci!» pour tous ces bienfaits de la vie.

Je vous souhaite que chaque journée de cette nouvelle année soit une ode à la gratitude!

Citation du mois
«La gratitude est la mère de toutes les vertus.» Ciceron.

Soignez la qualité des relations avec vos clients

Novembre 2010

Soigner la qualité des relations avec ses clients est tellement important que, si un client ne reçoit pas cette qualité de relation, les probabilités sont fortes qu’il cesse de faire affaire avec l’entreprise. En effet, des études révèlent que 68% des clients qui quittent une organisation le font parce que le personnel s’est montré indifférent, impoli ou irrespectueux envers eux.

Dès lors, on gagnerait à s’interroger sur les gestes à poser pour soigner la qualité des relations avec ses clients. Voici donc, à titre d’exemples, quelques comportements adéquats à adopter dans vos contacts directs avec la clientèle.

  • Empressez-vous d’accueillir et de saluer un client dès qu’il entre chez vous. Accueillir le client dès le moment où il entre chez vous s’avère si important que, dans les commerces de détail, un client salué à son arrivée achète en moyenne trois fois plus qu’un client qui est ignoré. Quant à l’accueil au téléphone, empressez-vous d’accueillir le client en répondant avant la troisième sonnerie.

  • Démontrez du plaisir à servir le client. Le client aime savoir que vous éprouvez du plaisir à le servir. Affichez donc votre plus beau sourire. Même au téléphone, un sourire s’entend!

  • Montrez au client que vous le reconnaissez. Si ce n’est pas sa première visite, indiquez au client que vous vous rappelez de lui. Appelez-le par son nom, si vous vous en souvenez. Au téléphone, montrez au client que vous reconnaissez sa voix.

  • Soyez ponctuel. Le temps est précieux pour tout le monde de nos jours. Mettez donc tout en œuvre pour respecter le temps de votre client. Ainsi, si vous avez rendez-vous avec un client, arrivez à l’heure. Si vous ouvrez vos portes à 9h, soyez présent. Ne terminez pas avant l’heure si vous fermez vos portes à 18h.

  • Accordez toute votre attention au client. Ne servez pas un autre client lorsque vous êtes occupé avec un client au téléphone ou en personne. Ne travaillez pas non plus sur un autre dossier. Concentrez-vous à 100 % sur le client que vous êtes en train de servir. Le client aime sentir qu’il n’est pas un numéro.

  • Soyez chaleureux. Le client aime les rapports humains chaleureux. Être chaleureux, c’est plus qu’être poli. C’est agir de façon à faire partie des beaux souvenirs que le client gardera de vous et de l’organisation.

  • Soyez patient. Vous pouvez parfois trouver certains clients difficiles à satisfaire. Assurez-vous, à ce moment-là, de ne pas manifester de l’impatience, car votre langage non verbal pourrait vous trahir. Au contraire, gardez votre calme et concentrez-vous plutôt sur le profil de personnalité du client, de manière à bien le servir. Par exemple, vous pourriez trouver difficile de servir un client qui demande beaucoup de détails et qui pose de nombreuses questions. Cependant un employé qui a l’habitude d’un contact direct avec le client doit être capable de reconnaître les profils de personnalité des clients et de s’y adapter.

  • Soignez votre départ. L’accueil du client est important certes, mais le départ du client l’est tout autant. Prenez donc soin, lorsque vous prenez congé du client, de le saluer en souriant et de le raccompagner vers la sortie si cela est possible. Lorsque vous quittez un client au téléphone, prêtez attention à ne pas raccrocher avant le client.

  • Laissez un message dans votre boîte vocale. Mentionnez aux clients votre disponibilité quotidienne. Ils sauront ainsi à quel moment vous rejoindre. Si vos bureaux sont fermés pour un congé férié ou pour toute autre raison, préparez un message qui le précise.

  • Répondez rapidement à vos appels et à vos courriels. Le client n’aime pas attendre lorsqu’il veut obtenir un renseignement. Faites donc tout votre possible pour rester accessible et être rejoint à l’intérieur d’un délai raisonnable.

  • Spécifiez les délais. Le client n’aime pas le flou entourant les délais. Ainsi, spécifiez
    toujours au client le délai requis pour recevoir un travail, un produit. Par exemple, informez-le ainsi: «Vous recevrez notre offre de service d’ici 48 heures.» Évitez les formulations imprécises du genre «dès que possible».

  • Respectez votre parole et vos promesses. Respectez ce que vous dites et ce que vous promettez au client, sinon vous risquez de perdre des clients. Si vous êtes dans l’impossibilité de donner au client ce que vous lui avez promis, communiquez avec lui pour parvenir à de nouveaux arrangements.

Pour soigner la qualité des relations avec vos clients, il est important de reconnaître que vous ne rencontrez pas uniquement un client mais aussi un être humain qui a besoin d’être traité avec respect et courtoisie.

Citation du mois
«Le client évalue la qualité du service qu’il reçoit en fonction de la qualité du rapport humain que le fournisseur entretient avec lui.» Yvan Dubuc.

La loi des cycles

Octobre 2010

Il existe une loi fort intéressante en gestion du temps pour augmenter son efficacité au travail, soit la loi des cycles. Celle-ci suggère d’envisager toute tâche à accomplir non pas comme une simple action à entreprendre mais comme un cycle comportant un début, un déroulement et une fin.

En quoi cette notion de cycle permettra-t-elle d’augmenter votre efficacité au travail? En réalité, elle vous aide à établir une distinction entre les individus en fonction de la phase du cycle dans laquelle ils éprouvent de la difficulté en termes de productivité. Ainsi, on observerait des handicapés de début de cycle, des handicapés de déroulement de cycle et des handicapés de fin de cycle.

Les handicapés de début de cycle sont les individus qui ne démarrent pas leurs tâches ou leurs projets. Ils procrastinent sans cesse, c’est-à-dire qu’ils reportent toujours à plus tard les activités auxquelles ils devraient se consacrer maintenant. Ou encore, ils sont perfectionnistes et désirent entreprendre un cycle uniquement s’ils sont parfaitement prêts, équipés, documentés, mais… ils ne le sont jamais. Il leur manque toujours un document, un outil, et les conditions idéales ne sont jamais réunies. Bien sûr, il existe des moments opportuns pour mettre en œuvre une action, mais fixer une date lointaine ne sert souvent qu’à reporter une action que l’on n’a pas le courage d’engager. Pour être efficace, il est important de commencer une tâche et d’éviter la procrastination.

Les handicapés de déroulement de cycle sont les individus qui commencent leur cycle, mais qui se perdent à en entamer d’autres. À titre d’exemple, admettons que vous avez comme objectif, par un bel après-midi d’automne, de ramasser les feuilles sur votre terrain. Il est 13 h et vous commencez votre travail. Lorsque vous vous approchez des pots de fleurs flétries qui longent votre terrain, vous vous dites que ce serait une bonne idée de les vider et de les entreposer à l’intérieur de la maison pour éviter que le gel les fasse craquer cet hiver. Vous vous attelez donc à la tâche. Quand vous arrivez près de la remise, vous remarquez que son bois est grandement endommagé par les intempéries et qu’elle ne passera pas un autre hiver. Vous vous rendez donc dans un magasin pour acheter la peinture nécessaire et vous commencez à peindre la cabane. Il est 17 h et vous devez arrêter votre travail, car vous avez un rendez-vous. Où en êtes-vous à la fin d’un après-midi pareil? Trois cycles ont été ouverts (le ramassage des feuilles, le vidage des pots de fleurs et la peinture de la remise) mais aucun n’a été complété. Pour être efficace, il est important de ne pas vous interrompre en plein milieu d’un travail et de le terminer avant d’en commencer un autre.

Les handicapés de fin de cycle sont les personnes qui commencent un cycle, qui en achèvent le déroulement, mais qui, à la fin, recommencent. Ce sont des perfectionnistes, qui répéteront le cycle entier, parfois même plusieurs fois, pour s’assurer d’une meilleure qualité.

Le problème avec les tâches non terminées est que le cerveau serait incapable de stocker plus de huit cycles non terminés à la fois, sinon c’est la surcharge et la confusion. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus du ramassage des feuilles d’automne, vous vous retrouvez à 17 h avec trois cycles non terminés. Pour peu qu’il y ait déjà d’autres cycles non terminés déjà stockés dans votre cerveau (problème avec un collègue de travail, budget qui ne balance pas, emprunt qui commence à peser lourd, problème de santé), vous n’êtes pas loin de l’éparpillement ou du chaos. Ce n’est que si vous fermez ces cycles, si vous prenez des décisions ou passez à l’action que vous pourrez augmenter votre efficacité et retrouver un sentiment de sérénité.

Mais comment appliquer cette loi avec les grands projets ou les grands cycles? La réponse est simple : il s’agit de découper votre projet en petits cycles. Par exemple, si vous désirez vaquer au grand ménage de la maison, vous pourriez commencer par le garage (premier cycle), poursuivre ensuite à la cuisine (deuxième cycle), puis continuer au salon (troisième cycle), etc.

Ainsi, pour améliorer votre efficacité, la loi des cycles vous invite d’abord à identifier à quelle étape du cycle vous éprouvez de la difficulté et, par la suite, à appliquer la consigne suivante: commencez un cycle lorsque c’est le temps de le faire, occupez-vous d’un seul cycle à la fois et terminez-le!

Citation du mois
«La procrastination est un voleur de temps.», Edward Young.

Organisez vos dossiers virtuels

Septembre 2010

De nos jours, ranger ses dossiers virtuels est tout aussi important que de faire de l’ordre sur sa table de travail, puisque la très grande partie de notre travail se fait à l’ordinateur. Voici donc quelques conseils pour classer vos dossiers électroniques et pour être ainsi en mesure de retrouver tout document virtuel rapidement.

    1. Sur votre bureau de travail virtuel, c’est-à-dire sur l’écran que vous voyez quand vous allumez votre ordinateur, gardez uniquement les icônes de dossiers et les raccourcis de programmes que vous utilisez fréquemment. Supprimez tous ceux dont vous vous servez rarement ou que vous n’employez jamais. Pour retrouver un document rapidement, votre bureau ne doit pas être encombré.

    2. Organisez votre bureau de travail virtuel de façon que les icônes qui apparaissent à l’écran soient ordonnés et fonctionnels. Vous pouvez décider vous-même de la façon dont vous placerez les icônes sur votre bureau. Pour cela :
      1. Cliquez, avec le bouton droit de votre souris, dans un endroit libre de votre bureau de travail virtuel et enlevez le crochet «réorganiser automatiquement les icônes».
      2. Ensuite, organisez votre bureau de travail virtuel. Par exemple, vous pourriez
        regrouper au centre de l’écran les raccourcis que vous utilisez le plus fréquemment, placer la corbeille en bas à droite et aligner le reste des icônes à gauche et à droite de l’écran, de haut en bas, les icônes du bas étant ceux que vous utilisez le moins souvent.

    3. Pour classer vos dossiers électroniques, utilisez le même système de classement que celui qui sert à ranger vos documents papier. Ainsi, les mêmes catégories et sous-catégories se retrouveront dans vos dossiers virtuels et vos dossiers papier.

    4. Prenez le temps de classer vos documents au moment même où vous les créez, les recevez ou les téléchargez. Résistez à la tentation de les déposer temporairement sur votre bureau virtuel. L’habitude de «ne toucher un papier qu’une seule fois» ne s’applique pas uniquement aux documents papier mais également aux documents électroniques.

    5. Si nécessaire, renommez les dossiers que vous recevez de manière qu’ils correspondent aux noms que vous leur avez donnés. Assurez-vous également de détruire les versions précédentes lorsque vous recevez des copies révisées ou des versions finales de documents.

    6. Allégez vos dossiers électroniques au moins une fois par année ou prenez l’habitude d’élaguer un dossier dès que vous avez un moment de libre (par exemple, lorsqu’on vous met en attente au téléphone). En mettant régulièrement de l’ordre dans vos dossiers virtuels, vous pourrez vous débarrasser de ceux qui ne présentent plus aucun intérêt.

Si vous classez vos documents virtuels en gardant à l’esprit les points mentionnés ci dessus, vous ne perdrez plus de temps à retrouver ce dont vous avez besoin pour travailler.

Mettre en place un système de classement efficace

Août 2010

Voici six étapes pour mettre en place un système de classement simple et fonctionnel.

  1. Déterminer si le dossier est ACTIF ou INACTIF
    La première étape pour rendre plus efficace votre système de classement consiste à regarder le titre de tous vos dossiers (ne regardez pas à l’intérieur de vos dossiers pour l’instant) et à identifier chaque dossier comme étant ACTIF ou INACTIF.

    Un dossier ACTIF est un dossier que vous utilisez tous les jours, plusieurs fois par semaine ou plusieurs fois par année. Un dossier INACTIF est un dossier que vous consultez rarement.

    Les dossiers ACTIFS que vous utilisez tous les jours ou plusieurs fois par semaine doivent être placés près de vous, dans un tiroir de votre bureau ou dans un classeur, de façon que vous n’ayez pas à vous lever pour vous les procurer. Les dossiers ACTIFS que vous utilisez plusieurs fois par année doivent se trouver aussi dans votre bureau. Par contre, comme vous ne les utilisez pas tous les jours, il est correct que vous deviez vous lever pour vous les procurer. Quant aux dossiers INACTIFS, ils sont généralement gardés en dehors de votre bureau.

    À la fin de cette première étape, vous aurez donc divisé vos dossiers en dossiers ACTIFS et en dossiers INACTIFS.

  2. Établir les grandes catégories et sous-catégories de votre système de classement
    Une fois que vous avez classé vos dossiers en ACTIFS ou INACTIFS, la prochaine étape consiste à déterminer les grandes catégories et sous-catégories de votre système de classement.

    Une façon de trouver les grandes catégories de votre système de classement est de les faire correspondre à vos grandes responsabilités au travail ou aux principales activités de l’entreprise. Par exemple, pour un formateur, une catégorie pourrait s’intituler «Formations» et une sous-catégorie, «Gestion du temps».

    Passez ainsi au travers des dossiers actifs et inactifs que vous avez répertoriés à l’étape 1 ci-dessus et décidez de vos catégories et de vos sous-catégories. Choisissez des noms significatifs pour vous et pour tous ceux qui utilisent le système.

  3. Élaguer vos dossiers
    Vous devez maintenant regarder à l’intérieur de chacun des dossiers que vous avez triés aux étapes 1 et 2, et déterminer ce que vous conserverez et ce que vous jetterez.

    Vous vous rendrez compte que vous devez ouvrir de nouveaux dossiers et en éliminer d’autres. Ne perdez pas de temps à marquer les étiquettes tout de suite, mais attendez pour cela d’avoir terminé une grande partie de votre classement.

  4. Mettre votre système de classement par écrit
    Un système de classement mis sur papier vous aide à avoir une vue d’ensemble. Il permet aussi à tout employé de retracer rapidement un dossier en consultant le document imprimé.

    Lorsque vous mettez le tout par écrit, on devrait retrouver les catégories et les sous catégories de votre système de classement.

  5. Bâtir physiquement votre système
    Maintenant que vous avez mis par écrit votre système de classement, vous êtes prêt à passer à l’action et à bâtir physiquement votre système. Nous vous suggérons d’utiliser :

    • un système alphabétique de A à Z pour classer vos dossiers; ce système est simple et vous permettra de retrouver un papier facilement;
    • des chemises de classement en carton; n’utilisez pas de système de couleurs, car le niveau de complexité que cela engendre n’en vaut pas vraiment la peine;
    • des dossiers suspendus de type Pendaflex si vos classeurs nécessitent ce genre de dossiers. Mettez alors autant de dossiers suspendus que vous avez de chemises. Cela gardera ainsi votre classeur plus propre.
      Si vos classeurs ne nécessitent pas de dossiers suspendus, il n’est pas nécessaire d’en utiliser. Adossez simplement les chemises de carton les unes contre les autres; elles seront retenues par la plaque coulissante située au fond du tiroir;
    • une étiqueteuse automatique pour créer vos étiquettes. Des dossiers bien étiquetés s’imposent au regard quand vous les posez sur une table de conférence. Vous les repérez du premier coup d’œil quand vous ouvrez votre mallette. De plus, quand vous consultez votre classeur, vous avez pratiquement sous les yeux un index imprimé de tous les dossiers rangés par ordre alphabétique. Étiquetez les chemises et non les supports suspendus. Vous pourrez ainsi apporter vos chemises aux réunions ou les emporter avec vous en voyage sans avoir à transporter les supports;
    • des classeurs de bonne qualité; rien n’est plus désagréable que des billes qui coincent quand on essaie d’ouvrir le tiroir d’un classeur de mauvaise qualité. Remplissez vos tiroirs à moins des trois quarts. Si vos tiroirs sont trop pleins, vous hésiterez à y insérer de nouveaux dossiers et vous serez porté à laisser des dossiers s’empiler.

  6. Créer une étiquette efficacement
    Pour marquer une étiquette, inscrivez la catégorie et la sous-catégorie en lettres larges et bien visibles comme, par exemple, «FORMATIONS – Gestion du temps».

    Mettez finalement une étiquette sur le tiroir du classeur de façon à identifier chaque tiroir. Si vous avez quatre tiroirs de classeurs, le premier tiroir pourrait s’intituler «A à E», le deuxième, «F à L», etc.

Il est certain que mettre en place un système de classement prend du temps, mais cela vous permettra d’économiser beaucoup d’heures par la suite en vous évitant de chercher des papiers mal classés.

Citation du mois
«Nous sommes capables de défier les lois de la pesanteur, mais nous sommes souvent submergés par la paperasse.» Wernher von Braun

Gardez le contrôle sur vos outils technologiques

Juin/Juillet 2010

Les outils technologiques contrôlent-ils votre vie? Par exemple, le matin, votre première préoccupation est-elle de vérifier vos courriels, avant même de vous habiller ou de vous brosser les dents? Vous promenez-vous sur la plage avec votre BlackBerry? Gardez-vous votre cellulaire allumé pendant les réunions? Vous promenez-vous toujours avec un écouteur à l’oreille pour recevoir sur-le-champ les appels sur votre cellulaire? Si oui, peut-être que la technologie contrôle votre vie à votre place.

Pour vous assurer de maintenir le contrôle de votre vie et de votre travail tout en bénéficiant des nombreux avantages des outils technologiques, je vous suggère fortement de développer des lignes directrices ou des politiques personnelles quant à l’utilisation judicieuse de la technologie. Bien sûr, ces lignes directrices varieront d’une personne à l’autre et vous les choisirez en fonction de votre profession, de l’entreprise pour laquelle vous travaillez, des circonstances et de vos valeurs. Voici cependant quelques exemples de lignes directrices dont vous pourrez vous inspirer :

  • Éteindre les outils technologiques les week-ends et à 20 h les soirs de semaine.
  • Fermer les outils technologiques pendant les réunions, les repas, les rendez-vous, les rencontres sociales et les sorties en famille.
  • Éviter de prendre ses courriels plus de quatre fois par jour en semaine.
  • S’abstenir de répondre à des courriels liés à l’entreprise les fins de semaine.
  • Pendant les vacances, cessez totalement l’utilisation des outils technologiques.

    Selon un sondage d’Expedia.ca publié en 2008, 46 % des Québécois affirment que les outils technologiques utilisés au cours des vacances nuisent à leur détente.

    Cependant, pour certaines personnes (18 % d’entre elles, selon le même sondage), ce sont justement les outils technologiques qui leur permettent de prendre des vacances, puisqu’elles peuvent garder le contact avec le bureau durant les projets importants. Dans ce cas, ne prenez vos messages qu’une fois par jour à la fin de la journée.

Vous remarquerez que l’élaboration de vos lignes directrices ne vous assurera pas uniquement le contrôle de votre vie et de votre travail. Elle vous permettra également de devenir plus productif, de vivre moins de stress et d’améliorer vos relations.

Sur ce, je vous souhaite un bel été et de très agréables vacances, et ce sera avec grand plaisir que je vous retrouverai dès la mi-août pour le prochain bulletin.

Citation du mois
«Serons-nous capables de choisir les éléments de la technologie qui améliorent la qualité de vie et d’éviter ceux qui la détériorent?» David Baltimore.

L’art d’atteindre des objectifs

Mai 2010

Vous avez des objectifs organisationnels, professionnels et/ou personnels à réaliser? Voici une méthode très puissante en cinq étapes qui vous permettra d’atteindre rapidement les objectifs que vous vous fixez.

    1. Utilisez la méthode SMART. Pour réaliser un objectif, il faut que celui-ci soit clairement défini et qu’il rencontre les critères SMART que voici :
      • S pour spécifique: un objectif doit viser une cible spécifique, telle que faire le
        ménage de votre bureau, augmenter les ventes, diminuer les coûts, écrire un livre, etc.
      • M pour mesurable: un objectif doit être mesurable quantitativement ou qualitativement pour vous donner les moyens de mesurer l’atteinte de l’objectif. Ainsi, «augmenter les ventes de 10%» est un exemple d’objectif mesurable quantitativement, et «écrire un livre» est un exemple d’objectif mesurable qualitativement.
      • A pour atteignable: vous devez croire qu’il est possible d’atteindre l’objectif et que vous possédez toutes les qualités et les compétences nécessaires à l’atteinte de votre objectif.
      • R pour réaliste: souvent, les gens n’atteignent pas leurs objectifs parce que ceux-ci ne sont pas réalistes. Par exemple, si votre objectif est de vous entraîner 30 minutes par jour, cinq jours par semaine, et que vous ne disposez que d’une heure et demie par semaine pour faire de l’exercice, votre objectif manque de réalisme.
      • T pour temporel: un objectif doit avoir une date d’échéance.
        Lorsque vous vous êtes assuré que votre objectif est SMART, il faut ensuite le rédiger en suivant la démarche suivante :
      • Préciser le verbe d’action.
      • Qualifier ce qui est livrable.
      • Spécifier l’échéance.

Ainsi, une personne qui aurait comme objectif de faire le ménage de son bureau pourrait l’écrire comme suit: «Avoir fait (verbe d’action) le ménage de mon bureau (livrable) d’ici le 24 juin 2010» (échéance).

    1. Passez à l’action. Aucun objectif ne peut être atteint si des actions concrètes ne sont pas réalisées.

      L’idée ici est de pouvoir identifier chaque jour au moins une action, aussi minime soit-elle, pour atteindre votre objectif. Jack Canfield, dans son livre «The success principles», suggère, quant à lui, de poser cinq actions par jour pour atteindre un objectif. Il mentionne qu’il existe deux types d’actions que l’on peut prendre: d’abord, des actions évidentes comme, par exemple, acheter des classeurs s’il vous manque de l’espace de rangement pour faire le ménage de votre bureau; ensuite, des actions inspirantes qui ne semblent pas avoir de rapport évident avec la réalisation de votre objectif mais que votre intuition ne cesse de vous rappeler.

    2. Montrez-vous réceptif au feedback. Le but ici est de vous mettre à l’écoute de votre propre feedback et de celui des autres pour évaluer si vous progressez vers l’atteinte de votre objectif et apporter des ajustements s’il y a lieu.

      Votre propre feedback consiste à vous demander si vous êtes satisfait de la tournure que prennent les choses par rapport à l’atteinte de votre objectif.

      Le feedback des autres consiste à écouter les commentaires qu’ils peuvent vous apporter par rapport à l’atteinte de votre objectif. Souvent, vous n’avez même pas à demander aux autres leur avis puisqu’ils vous le donnent spontanément. Trois attitudes sont à éviter lorsque les autres vous donnent un feedback: devenir agressif envers eux, vous décourager et faire la sourde oreille. La bonne attitude à adopter consiste d’abord à vous mettre à l’écoute et, ensuite, à décider si vous tiendrez compte ou non de leurs commentaires.

    3. Rédigez une affirmation. Pour atteindre un objectif, il faut utiliser les deux hémisphères du cerveau, le gauche et le droit.

      L’hémisphère gauche (le conscient) est l’univers du rationnel, de la logique, de l’analyse. Vous avez utilisé principalement l’hémisphère gauche avec les trois étapes ci-dessus de l’art d’atteindre des objectifs.

      Les quatrième et cinquième étapes (l’affirmation et la visualisation) visent à faire participer l’hémisphère droit. L’hémisphère droit (votre subconscient) est l’univers de la créativité, de l’intuition, du ressenti. Le cerveau droit a besoin d’images et d’émotions pour vous aider à atteindre votre objectif.

      Ainsi, pour chaque objectif, il faut rédiger une affirmation. Voici les caractéristiques d’une affirmation:

      • Elle est personnelle.
      • Elle est rédigée au présent.
      • Elle est rédigée avec un mot qui traduit une émotion.
      • Elle est visuelle et suscite des images.
      • Elle est positive et la phrase ne contient pas de «ne pas».
      • Elle est brève.

Toujours dans l’exemple où une personne a pour objectif de faire le ménage de son bureau, l’affirmation pourrait se lire ainsi: «Je (personnelle) travaille (rédigée au présent) avec beaucoup de bonheur (émotion) dans un bureau en ordre et débarrassé de tout papier» (visuelle).

  1. Visualisez. Pour procurer des images et des émotions à votre cerveau droit, il est important également de visualiser. La visualisation est une technique bien connue des personnes qui connaissent du succès. Elle consiste à vous imaginer en train de réaliser votre objectif. Ainsi, dans l’exemple où votre objectif est de travailler dans un bureau en ordre et débarrassé de tout papier, la visualisation consiste à vous imaginer travailler dans un tel bureau. Stephen Covey, dans son livre «Les gens qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent», mentionne qu’il y a toujours deux créations pour atteindre un objectif. La première création est celle que l’on imagine d‘abord dans son esprit (la visualisation) et la deuxième création est la réalisation concrète de l’objectif en tant que telle

    Un autre moyen de visualiser est de placer des images, des photos, des dessins de votre objectif dans votre environnement, comme sur le bureau de votre ordinateur, dans un cahier, sur le mur, etc.

    Ces quelques techniques ne demandent que quelques minutes par jour. Tout ce que vous avez à faire, idéalement en vous levant le matin, est de visualiser l’atteinte de chacun de vos objectifs et de répéter vos affirmations. Vous n’aurez ensuite qu’à poser, au cours de la journée, au moins une action qui vous amènera vers l’atteinte de vos objectifs.

Citation du mois

«Les pas ne conduisent pas seulement vers le but; chaque pas est un but.» Alain.

Gardez votre cerveau en santé

Avril 2010

Il n’y a pas de meilleure stratégie en gestion du temps que de prendre soin de soi. Cependant, quand on parle de prendre soin de soi, les gens ont tendance à penser en général à l’aspect physique. Mais l’aspect intellectuel est tout aussi important. Voici donc quelques suggestions pour prendre soin de votre cerveau.

  1. Faites de l’exercice physique. Pour fonctionner à plein régime, les neurones de notre cerveau ont besoin d’oxygène. L’activité physique est un excellent moyen d’assurer un apport adéquat d’oxygène. De plus, il a été démontré scientifiquement que l’exercice physique aide à construire de nouvelles cellules cérébrales, favorise l’apprentissage, augmente la mémoire et protège contre les maladies neurodégénératives.

    Adoptez donc un mode de vie où vous êtes actif physiquement. On considère généralement qu’un programme d’entraînement physique d’un adulte en bonne santé devrait être constitué de 30 minutes d’exercices aérobiques modérés (avec sueurs au front mais sans perdre la capacité de tenir une conversation) 5 jours par semaine ou de 20 minutes d’exercices aérobiques intenses 3 jours par semaine.

  2. Alimentez votre cerveau sainement. Les cellules de notre cerveau, comme celles de notre corps, se renouvellent sans arrêt avec les aliments que nous mangeons. Mais qu’est-ce qu’une alimentation saine pour le cerveau? L’impact le plus fort d’une saine alimentation pour le cerveau proviendrait de l’acide gras essentiel oméga-3, appelé l’ADH. On l’appelle «essentiel» parce que le corps ne peut le fabriquer lui-même et qu’il doit donc aller le chercher en consommant certains aliments. Ce sont principalement dans les poissons gras tels le saumon, la sardine, le maquereau, le hareng, le thon, que l’on retrouverait l’ADH de l’oméga-3.

    L’ADH permettrait, lorsqu’il est présent en quantité suffisante dans le cerveau, d’améliorer les capacités d’apprentissage, de mémoire et de concentration. L’Organisation mondiale de la Santé recommande de 0,3g à 0,5g par jour pour un adulte. Par exemple, on peut obtenir 0,65g d’oméga-3 ADH en consommant 35g de saumon ou 1/3 boîte de thon blanc ou ½ boîte de saumon.

  3. Évitez le stress chronique. Un stress ponctuel peut être bénéfique pour le cerveau mais lorsqu’il devient chronique, c’est-à-dire, qu’il dure et qu’il persiste, il occasionne un ralentissement cérébral. Sonia J. Lupien, directrice du Centre d’études sur le stress humain à l’Hôpital Douglas, mentionne que les conclusions de 15 études analysées vont toutes dans le même sens. «Peu importe l’âge, un trop grand stress a un effet sur la mémoire, ce qui nuit à la capacité d’apprentissage et d’adaptation.»

    Donc, pour éviter le stress chronique dans votre vie, il est important d’identifier vos sources de stress et d’essayer de les minimiser. Également, comme il est impossible d’éliminer complètement tous les stress de votre vie, la façon dont vous y faites face devient très importante pour diminuer la réaction interne du corps face au stress. La méditation, la respiration profonde, le massage et l’exercice physique sont des exemples de techniques de diminution du stress qui sont efficaces pour bien des gens.

  4. Apprenez constamment. Le cerveau décline quand on l’utilise moins. Un cerveau qui décline devient moins souple, moins réactif, traite moins bien l’information et s’adapte mal aux changements.

    Il est facile de mettre votre cerveau au défi et de préserver vos facultés intellectuelles. L’idée, c’est de faire vivre une nouvelle expérience à votre cerveau et de lui faire faire de l’exercice chaque jour. Par exemple, vous pouvez choisir une activité simple comme composer les numéros de téléphone avec votre main moins dominante ou modifier votre routine en prenant un chemin différent pour aller au magasin. Également, vous pouvez choisir une activité plus complexe comme vous occuper d’un nouveau projet au travail, suivre un cours, jouer à des jeux qui exercent votre cerveau (échecs, jeux de chiffres et de lettres, casse-tête et mots croisés), apprendre à jouer d’un instrument de musique, lire un livre, aller au cinéma, assister à des activités culturelles (pièces de théâtre, musées, concerts, galeries d’art).

  5. Multipliez les activités sociales. Le maintien des liens sociaux aide à garder notre cerveau en forme. La recherche démontre que le cerveau des gens qui ont régulièrement des contacts sociaux avec d’autres personnes fonctionne mieux que celui des gens qui n’en ont pas. En effet, lorsque vous conversez avec d’autres personnes, cela vous oblige à pratiquer des activités intellectuelles telles qu’écouter, reformuler, exprimer, etc.

    Voici donc quelques façons de multiplier vos activités sociales : entretenir de vieilles amitiés et en créer de nouvelles, accepter les invitations et en envoyer quelques-unes à son tour, tirer le maximum d’occasions de socialiser chaque jour en parlant avec un chauffeur de taxi ou en engageant la conversation dans l’ascenseur, faire du bénévolat, voyager, aider les autres en posant spontanément un geste de gentillesse. Vous pouvez aussi combiner l’interaction sociale à une activité physique (jogging, marche) ou à une activité mentale (pièce de théâtre, cinéma).

Ainsi, pour garder votre cerveau en santé, pensez à ces cinq mots-clés : oxygène, oméga-3, diminution du stress chronique, apprendre et socialiser.

Citation du mois
«Un cerveau bien soigné ne se fatigue jamais.» Jules Renard.

Aiguisez vos compétences décisionnelles

Mars 2010

On a parfois de la difficulté à prendre une décision. Quelquefois on est trop lent à se décider et on perd du temps. D’autres fois, on agit sur l’inspiration du moment, sans trop réfléchir, et on se retrouve ensuite dans l’obligation de réparer des erreurs qui peuvent être coûteuses. Cependant la pire chose que l’on puisse faire par rapport à une prise de décision, c’est d’éviter de prendre une décision. Napoléon Hill, auteur du livre «Réfléchissez et devenez riche», a réalisé une étude auprès de gens à succès et il a découvert que tous, sans exception, étaient des personnes qui ne retardaient pas sans cesse le moment de leur prise de décisions. Alors si l’indécision vous guette plus souvent qu’à votre tour, voici quelques moyens susceptibles de vous tirer d’embarras.

  • Imaginez les pires conséquences de votre future décision et demandez-vous si vous pourriez les supporter. Si la réponse est «oui», allez-y! On ne peut pas chaque fois être certain à 100%. Le général américain George Patton, célèbre par ses victoires au cours de la Seconde Guerre mondiale, avait coutume de dire que si l’on atteint 80% de certitude, il ne faut pas hésiter une seconde.

  • Prenez rapidement les décisions mineures. Ainsi dosez votre temps selon l’importance de la décision. Par exemple, limitez le temps que vous prendrez à décider du menu de la fête de Noël, mais prévoyez le temps nécessaire pour choisir une nouvelle gamme de produits pour l’entreprise.

  • Inspirez-vous de la méthode de Benjamin Franklin, éminent inventeur, politicien et
    philosophe du XIIIe siècle. Pliez une feuille de papier en deux. D’un côté, notez toutes vos raisons de prendre une décision et, de l’autre, toutes les raisons qui s’y opposent. Comparez ensuite les deux colonnes. En principe, le choix à effectuer vous apparaîtra clairement.

  • Mettez la décision de côté pendant un certain temps. Si vous vous enlisez dans votre processus de prise de décision et que la lenteur de votre progrès vous frustre, il est souvent plus rapide à long terme de mettre le problème de côté pour un certain temps. Travaillez sur d’autres activités pendant quelques heures ou quelques jours et ensuite revenez au problème. Le changement de rythme revitalisera votre pensée. Toutefois ne remettez à plus tard qu’une seule fois, sinon vous serez tenté de procrastiner.

  • Tenez une séance de remue-méninges. Lorsque les décisions requièrent un processus de résolution de problèmes, n’hésitez pas à consulter les gens concernés pour trouver des solutions.

  • Ne consultez que les personnes dont les opinions sont essentielles à la prise de décision. Avoir trop de personnes engagées dans le processus décisionnel ralentit celui-ci.

  • Déléguez. Certaines décisions gagneront à être prises par les gens qui sont directement visés sur une base quotidienne. N’hésitez donc pas à déléguer.

  • Utilisez la technique «pile ou face». Si vous hésitez toujours sur la décision à prendre par rapport à une situation, Mark McCormack suggère, dans son livre «What they don’t teach you at Harvard Business School», de ne pas s’acharner à travailler sur sa liste de «pour et contre» mais plutôt d’utiliser la technique «pile ou face». Cette technique consiste à lancer une pièce de monnaie en l’air en pariant sur le résultat : par exemple, «pile», vous le faites; «face», vous ne le faites pas. L’important ici n’est pas tant le résultat obtenu (pile ou face) que les sentiments que vous ressentez à l’instant où la pièce de monnaie se trouve en l’air. Faites-en l’expérience et demandez-vous par la suite ce que vous espériez à ce moment-là: que la pièce tombe sur «pile» ou plutôt sur «face»? L’auteur affirme que ce sont bien souvent les sentiments ressentis par rapport à une situation qui nous aident à prendre la bonne décision.

  • Prenez une décision par jour. Si vous souffrez d’indécision, donnez-vous un petit devoir, soit celui de prendre une décision par jour et d’analyser par la suite si celle-ci a été profitable. Vous vous apercevrez que beaucoup de choix ont été profitables et vous gagnerez ainsi en confiance dans la prise de décisions.

  • N’ayez pas peur de prendre des décisions: nous apprenons de nos erreurs. La littérature nous fait découvrir plusieurs personnes qui ont fait de mauvais choix dans leur parcours. Pourtant elles sont presque toujours arrivées à leurs fins. Aussi ne perdez pas de temps sur les décisions passées. Au lieu de dire «Si seulement j’avais fait telle ou telle chose…», dites «La prochaine fois, je…». L’important est de tirer une leçon d’une mauvaise décision et de passer à autre chose.

  • Prenez plus de trois secondes… pour une juste prise de décision. Dans son livre «Gagner en efficacité», le docteur Patrick M. Georges suggère de répondre moins vite aux questions importantes que l’on vous pose. Il mentionne que, si l’on prend moins de trois secondes entre la question et la réponse, c’est une erreur assurée. «On est plus intelligent, dit-il, lorsqu’on laisse suffisamment de temps entre la question et la réponse.» Il conseille donc de se donner du temps de réflexion pour se décider, ce qui minimise ainsi les risques d’erreur.

  • Prenez toujours vos décisions à court terme en gardant à l’esprit vos objectifs à long terme. Ne vous précipitez pas pour prendre une décision qui résoudrait uniquement le problème à court terme mais qui, à long terme, vous créerait d’autres problèmes.

Il y a certes plusieurs causes à l’indécision : le manque d’informations, la peur de se tromper, l’abondance de choix, l’intolérance à l’incertitude, etc. Il est tout à fait normal que vous puissiez faire face à l’indécision passagère, le temps de prendre une décision réfléchie. Toutefois, si après mûre réflexion l’indécision vous guette toujours, les quelques conseils ci-dessus pourront vous aider à aiguiser vos compétences décisionnelles.

Citation du mois
«Ne crains pas d’avancer lentement, crains seulement de t’arrêter.» Sagesse chinoise.