Mai 2012

Savez-vous que chaque individu au travail recevrait en moyenne 48 courriels par jour et que le temps moyen pour traiter un courriel serait de 5 minutes? C’est ce que conclut Christina Cavanagh dans son livre Managing your e-mail. Ainsi, les employés consacreraient 4 heures par jour à leurs courriels et cette situation serait loin de s’améliorer. En effet, dans leur livre The Hamster Revolution, les auteurs mentionnent que l’augmentation du nombre de courriels serait de l’ordre de 14,6 % par année.

Devant une telle abondance de courriels, il nous apparaît important de vous donner des stratégies pour diminuer le plus possible le temps de gestion de vos courriels. En voici quelques-unes en ce sens.

1. Désactiver la sonnerie ou le système visuel qui vous indique la réception de nouveaux messages
Selon Jonathan Whalan, dans son livre E-mail@work, 79 % des gens répondraient à leurs courriels au fur et à mesure qu’ils arrivent. Cette habitude s’avère inefficace pour deux raisons. D’abord, vous changez de priorités chaque fois que vous consultez et traitez un courriel. Il faut bien se l’avouer : la plupart du temps, tout ce qui arrive dans votre boîte de réception n’est quand même pas plus important et plus urgent que les activités que vous aviez planifiées comme priorités. Ensuite, chaque fois que vous délaissez un dossier pour aller traiter un courriel, vous perdez trois minutes pour retrouver votre niveau de concentration. Par exemple, si vous avez traité aujourd’hui 20 courriels au fur et à mesure de leur arrivée, vous avez perdu 60 minutes à retrouver cette concentration.

2. Décider des moments de la journée où vous traiterez vos courriels
Il est plus efficace d’adopter une routine et de consulter vos courriels à des moments prédéterminés au cours de la journée. Cela peut être quatre fois par jour, deux fois par jour ou toutes les heures. À vous de juger! La fréquence à laquelle vous traiterez vos courriels dépend de votre fonction et de votre type d’entreprise. L’important est de
regrouper les courriels pour les traiter en bloc. Vous économiserez ainsi les trois minutes nécessaires pour retrouve votre niveau de concentration chaque fois que vous traitez un courriel dès son arrivée.

3. Vider votre boîte de réception
Pour gérer efficacement vos courriels, vous devez vider votre boîte de réception chaque fois que vous traitez vos courriels en bloc. Vous y parviendrez en n’ouvrant un courriel qu’une seule fois et en prenant immédiatement une décision pour chaque courriel lu. Après avoir pris connaissance du message d’un courriel, cinq possibilités de décision s’offrent à vous :
• Supprimer
Selon Christina Cavanagh, dans son livre Managing your e-mail, la moitié des 48 courriels reçus chaque jour seraient complètement inutiles. Prenez donc le temps de vous désabonner des infolettres que vous jugez inutiles; informez les gens que vous préférez ne plus recevoir au travail des chaînes de lettres, de farces ou toute autre information jugée superflue.
• Répondre
Répondez à tout courriel dont le temps de réponse vous demandera 10 minutes ou moins. Une fois votre réponse expédiée, prenez le temps de classer immédiatement le courriel, si vous avez besoin de le conserver.
• Transférer
Lorsque vous transférez un courriel, prenez soin de mentionner clairement au destinataire la raison pour laquelle vous lui acheminez ce courriel. Cela sera ainsi plus clair pour le destinataire et vous évitera de recevoir un deuxième courriel qui exigerait de plus amples explications.
• Classer
Quelquefois la seule action à accomplir après avoir lu un courriel consiste à le classer. Prêtez attention à ce genre de courriel et classez-le dès la fin de la lecture.
• Transformer un courriel en tâche
Admettons que vous recevez un courriel de votre gestionnaire vous demandant un rapport qui nécessitera une heure de travail. C’est ce genre de courriel qui est le plus susceptible de se retrouver dans votre boîte de réception, tant et aussi longtemps que n’aurez pas réalisé ce travail. Cela est inefficace, puisque vous perdrez du temps à lire et à relire le courriel chaque fois que vous le verrez dans votre boîte de réception.
Sans compter que vous l’aurez constamment à l’esprit, jusqu’au moment où vous vous en occuperez. Mieux vaut inscrire à votre agenda le moment où vous effectuerez la tâche et classer le courriel en attendant.

4. Créer des règles de messagerie
Établir des règles de messagerie consiste à concevoir une méthode pour trier les courriels dès leur arrivée. Pour ma part, j’ai créé des règles de messagerie pour chacun de mes collaborateurs : Robert, Colette, Maria, Marie, Roseline, etc. J’ai aussi créé une règle de messagerie intitulée Lecture et je fais dévier dans ce dossier toutes les infolettres que je désire lire. Ainsi, si je reçois un courriel de Maria, celui-ci ne reste pas dans ma boîte de réception mais est plutôt placé dans le dossier de Maria. Cela n’enlève pas la nécessité de lire et de traiter les courriels de Maria. Toutefois, cela fait économiser beaucoup de temps, puisque les courriels sont déjà classés selon les règles de messagerie au lieu d’être laissés pêle-mêle dans votre boîte de réception.

5. Utiliser l’option « Courrier indésirable »
Vous pouvez faire dévier les courriels que vous ne désirez plus recevoir en utilisant l’option « Courrier indésirable ». Cependant vous pouvez appliquer cette option uniquement lorsque vous recevez le courriel de l’expéditeur en question. Ainsi, dès que vous aurez activé l’option « Courrier indésirable », tous les messages venant de cet expéditeur seront alors automatiquement dirigés vers cette boîte.

En suivant ces cinq consignes d’une gestion efficace des courriels, non seulement vous gagnerez du temps mais vous vivrez aussi moins de stress, puisque vous adopterez un mode moins réactif.

Sur ce, je vous souhaite un beau mois de mai et au plaisir de vous retrouver pour le prochain bulletin.

Juin 2011

La procrastination est la tendance à remettre à plus tard une tâche prioritaire que l’on sait devoir accomplir maintenant. Pourquoi est-ce si important de s’en sortir? Parce que de plus en plus de gens la vivent comme un véritable problème personnel. Ainsi, selon une étude réalisée en 2010 par le Dr Piers Steel auprès de 4000 personnes, 95% des gens avouent procrastiner à l’occasion et 25% d’entre eux (soit une personne sur quatre) indiquent que cela est une tendance nette et chronique, comparativement à 4% en 1970.

Mais pourquoi procrastinons-nous? De la vaisselle sale qui déborde dans l’évier à la remise d’un rapport important, nous procrastinons pour plusieurs raisons: la tâche est ennuyeuse et déplaisante, la tâche est longue et difficile, nous avons encore plusieurs semaines devant nous avant l’échéance ou nous avons tout simplement peur de nous tromper. Cependant la raison principale pour laquelle nous procrastinons, c’est par désir du plaisir immédiat. Nous aimons nous sentir bien ici, maintenant et nous fuyons toutes les situations stressantes en les remettant à plus tard. C’est le cerveau qui fonctionne de cette façon.

Cependant il est important de combattre la procrastination, puisque cela comporte des répercussions importantes sur notre vie professionnelle et personnelle en nous rendant moins performant et moins heureux. Voici donc trois stratégies qui vous aideront à ne plus remettre à plus tard.

1. Cultivez l’habitude du «Fais-le tout de suite!».
   L’idée ici est de changer l’habitude de «Remettre à plus tard» par l’habitude du «Fais-le tout de suite!». Pour réussir à cultiver cette habitude devant les tâches sur lesquelles vous procrastinez, il suffit de formuler une intention d’action, c’est-à-dire de décider à l’avance à quel moment et à quel endroit vous effectuerez cette tâche. Il faut être très explicite, par exemple: «Après ma pause-café, j’écrirai l’introduction de ce rapport à mon bureau.»

   Cependant, pour cultiver l’habitude du «Fais-le tout de suite!», le psychologue Timothy Pychyl mentionne, dans son livre The Procrastinator’s Digest, qu’il est important également de formuler à l’avance une deuxième intention, qu’il appelle une intention «Si… alors». Cette intention vise à ce que nous puissions bien utiliser notre intelligence émotionnelle lorsque le moment arrive d’accomplir la tâche. Voici à quoi ressemble la formulation de cette intention «Si… alors»: «Si je ressens une émotion négative face à l’action que je dois poser, alors j’y ferai face, c’est-à-dire que je ne mettrai pas la tâche de côté, que je n’arrêterai pas et que je ne fuirai pas.»

   Ainsi, pour reprendre l’exemple du rapport que vous aimeriez entamer après votre pause-café, l’intention d’action et de «Si… alors» se lirait comme suit: «Après ma pause-café, j’écrirai l’introduction de ce rapport à mon bureau. Si je ressens une émotion négative face à l’écriture de ce rapport, alors j’y ferai face, je ne mettrai pas la tâche de côté, je n’arrêterai pas et je ne fuirai pas.»

2. Éliminez les distractions. Outre l’importance de nous engager formellement dans nos projets en formulant une intention d’action et de «Si… alors», il est important d’éliminer les tentations et les distractions pour éviter de procrastiner. Pensez donc à fermer votre logiciel de messagerie pour ne pas être distrait par les courriels et à éteindre votre téléphone pendant que vous travaillez sur une tâche devant laquelle vous avez l’habitude de procrastiner. De cette façon, en éliminant les éventuelles interruptions, vous vous donnerez la chance de terminer la tâche et de ne plus la remettre à plus tard.
3. Récompensez-vous. Le problème avec les procrastinateurs, c’est qu’ils n’ont pas tendance à se récompenser après avoir achevé une tâche. Pourtant une récompense offerte nous permet de nous acharner jusqu’à l’achèvement d’une tâche. Il peut s’agir d’un petit compliment que nous nous adressons intérieurement, d’un café, d’un bavardage avec une connaissance ou de toute autre activité agréable. L’important est d’identifier ce qui vous procure du plaisir, de prendre le temps de vous féliciter et de célébrer votre victoire.

Ainsi, pour sortir de la procrastination, appliquez ces trois stratégies: formulez une intention d’action et de «Si… alors», éliminez les distractions et récompensez-vous. Les résultats sont garantis!

Sur ce, je vous souhaite un merveilleux été et de très agréables vacances, et ce sera avec grand plaisir que je vous retrouverai dès la mi-août pour le prochain bulletin.

Citation du mois
«N’attendez plus; le moment «idéal» ne se présentera jamais. Commencez là où vous êtes, et travaillez avec tous les outils qui vous tomberont sous la main. De meilleurs outils apparaîtront chemin faisant.», Napoleon Hill

Avril 2011

Il existe une loi importante en gestion du temps que l’on appelle la loi des rythmes biologiques. Cette loi nous invite à travailler sur nos priorités lorsque notre énergie se trouve à son maximum. En effet, c’est à ce moment-là que nous atteignons notre plus haute performance.

Êtes-vous «Alouette» ou «Hibou»?
À quel moment de la journée votre énergie se déploie-t-elle au maximum? Cela dépend si vous êtes du type «Alouette» ou du type «Hibou». Les «Alouettes» sont des gens du matin ou des «lève-tôt, couche-tôt» qui sont en pleine effervescence vers le milieu de l’avant-midi et qui accouchent de leurs œuvres les plus créatives vers midi. Ils ont tendance à se lever avant 6h (sans réveille-matin) et à se coucher vers 21h. Les «Hiboux», quant à eux, sont des gens du soir ou des «couche-tard, lève-tard» qui sont plus alertes autour de 18h et qui produiraient leurs meilleurs travaux dans la soirée. Ils ont tendance à se réveiller vers 10h (avec un réveille-matin) et vont rarement au lit avant 3h.

L’idée avec les rythmes biologiques est de découvrir si votre type penche plutôt du côté «Alouette» ou du côté «Hibou». En effet, selon John Medina, dans son livre «Brain Rules» (2008), 10% d’entre nous seraient des «Alouettes»; 20%, des «Hiboux»; le reste, soit 70% des individus, se retrouveraient quelque part entre les deux. Ces rythmes sont génétiquement déterminés et seraient détectables dès l’enfance.

Prenez-vous des pauses?
La loi des rythmes biologiques soutient également que nous avons besoin de nous réserver des pauses régulièrement pour que notre énergie demeure maximale. Nous faisons référence ici aux rythmes dits «ultradiens» des rythmes biologiques.

Ainsi, au bout d’une heure et demie de travail, il a été démontré que notre efficacité décroît. Il est alors nécessaire de prendre une pause de 10 à 20 minutes. Celle-ci, loin de vous retarder dans votre travail, rechargera vos batteries et augmentera l’efficacité de votre action. Vous pourriez, par exemple, vous étirer, sortir et aspirer quelques bouffées d’air frais, déguster une collation, fermer les yeux et respirer profondément, réaliser un travail qui vous demande moins de concentration, comme le classement, le dépouillement du courrier, etc. Quand vos 10 à 20 minutes de pause sont terminées, vous constaterez que vous ressentez un regain d’énergie et que vous pourrez de nouveau vous concentrer sur un travail pour une période n’excédant pas une heure et demie.

Ne tenez pas de réunions à 15h
Dans son livre «Brain Rules», John Medina affirme que, lorsque 15 h arrive, autant les «Alouettes» que les «Hiboux» connaissent une baisse d’énergie. Par conséquent, il s’avère essentiel de ne planifier aucune réunion importante à cette heure ni aucune autre activité qui exige de la concentration.

L’auteur mentionne également que c’est le temps idéal pour profiter d’une sieste puisque c’est ce dont le cerveau a le plus besoin à ce moment-là. Cependant, comme il apparaît difficile de s’offrir une sieste en milieu organisationnel, John Medina suggère de minimiser les effets de la baisse de performance du cerveau à 15h en évitant les réunions importantes ou tout travail délicat. Il suggère plutôt de vous concentrer sur des activités de routine qui ne requièrent qu’un minimum d’énergie.

Par ailleurs, pour les personnes qui peuvent se permettre une sieste, sachez que plusieurs études ont démontré qu’elle augmente la productivité. De plus, une recherche menée à la NASA a établi qu’une sieste de 26 minutes améliorait la performance des pilotes de 34%.

En conclusion, pour respecter vos rythmes biologiques, suivez les trois stratégies suivantes: travaillez sur vos priorités le matin si vous êtes une «Alouette» ou l’après-midi si vous êtes un «Hibou», prenez des pauses après chaque heure et demie de travail et ne tenez aucune réunion à 15h.

En outre, si vous désirez organiser une réunion pour un projet important et que vous ne connaissez pas les rythmes biologiques des membres de votre équipe, évitez le soir pour les «Alouettes» et le matin pour les «Hiboux». Privilégiez plutôt un moment au milieu de la journée de travail, au courant de l’après-midi mais non à 15h.

Sur ce, je vous souhaite un beau printemps ensoleillé et au plaisir de vous retrouver le mois prochain.

Octobre 2010

Il existe une loi fort intéressante en gestion du temps pour augmenter son efficacité au travail, soit la loi des cycles. Celle-ci suggère d’envisager toute tâche à accomplir non pas comme une simple action à entreprendre mais comme un cycle comportant un début, un déroulement et une fin.

En quoi cette notion de cycle permettra-t-elle d’augmenter votre efficacité au travail? En réalité, elle vous aide à établir une distinction entre les individus en fonction de la phase du cycle dans laquelle ils éprouvent de la difficulté en termes de productivité. Ainsi, on observerait des handicapés de début de cycle, des handicapés de déroulement de cycle et des handicapés de fin de cycle.

Les handicapés de début de cycle sont les individus qui ne démarrent pas leurs tâches ou leurs projets. Ils procrastinent sans cesse, c’est-à-dire qu’ils reportent toujours à plus tard les activités auxquelles ils devraient se consacrer maintenant. Ou encore, ils sont perfectionnistes et désirent entreprendre un cycle uniquement s’ils sont parfaitement prêts, équipés, documentés, mais… ils ne le sont jamais. Il leur manque toujours un document, un outil, et les conditions idéales ne sont jamais réunies. Bien sûr, il existe des moments opportuns pour mettre en œuvre une action, mais fixer une date lointaine ne sert souvent qu’à reporter une action que l’on n’a pas le courage d’engager. Pour être efficace, il est important de commencer une tâche et d’éviter la procrastination.

Les handicapés de déroulement de cycle sont les individus qui commencent leur cycle, mais qui se perdent à en entamer d’autres. À titre d’exemple, admettons que vous avez comme objectif, par un bel après-midi d’automne, de ramasser les feuilles sur votre terrain. Il est 13 h et vous commencez votre travail. Lorsque vous vous approchez des pots de fleurs flétries qui longent votre terrain, vous vous dites que ce serait une bonne idée de les vider et de les entreposer à l’intérieur de la maison pour éviter que le gel les fasse craquer cet hiver. Vous vous attelez donc à la tâche. Quand vous arrivez près de la remise, vous remarquez que son bois est grandement endommagé par les intempéries et qu’elle ne passera pas un autre hiver. Vous vous rendez donc dans un magasin pour acheter la peinture nécessaire et vous commencez à peindre la cabane. Il est 17 h et vous devez arrêter votre travail, car vous avez un rendez-vous. Où en êtes-vous à la fin d’un après-midi pareil? Trois cycles ont été ouverts (le ramassage des feuilles, le vidage des pots de fleurs et la peinture de la remise) mais aucun n’a été complété. Pour être efficace, il est important de ne pas vous interrompre en plein milieu d’un travail et de le terminer avant d’en commencer un autre.

Les handicapés de fin de cycle sont les personnes qui commencent un cycle, qui en achèvent le déroulement, mais qui, à la fin, recommencent. Ce sont des perfectionnistes, qui répéteront le cycle entier, parfois même plusieurs fois, pour s’assurer d’une meilleure qualité.

Le problème avec les tâches non terminées est que le cerveau serait incapable de stocker plus de huit cycles non terminés à la fois, sinon c’est la surcharge et la confusion. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus du ramassage des feuilles d’automne, vous vous retrouvez à 17 h avec trois cycles non terminés. Pour peu qu’il y ait déjà d’autres cycles non terminés déjà stockés dans votre cerveau (problème avec un collègue de travail, budget qui ne balance pas, emprunt qui commence à peser lourd, problème de santé), vous n’êtes pas loin de l’éparpillement ou du chaos. Ce n’est que si vous fermez ces cycles, si vous prenez des décisions ou passez à l’action que vous pourrez augmenter votre efficacité et retrouver un sentiment de sérénité.

Mais comment appliquer cette loi avec les grands projets ou les grands cycles? La réponse est simple : il s’agit de découper votre projet en petits cycles. Par exemple, si vous désirez vaquer au grand ménage de la maison, vous pourriez commencer par le garage (premier cycle), poursuivre ensuite à la cuisine (deuxième cycle), puis continuer au salon (troisième cycle), etc.

Ainsi, pour améliorer votre efficacité, la loi des cycles vous invite d’abord à identifier à quelle étape du cycle vous éprouvez de la difficulté et, par la suite, à appliquer la consigne suivante: commencez un cycle lorsque c’est le temps de le faire, occupez-vous d’un seul cycle à la fois et terminez-le!

Citation du mois
«La procrastination est un voleur de temps.», Edward Young.

Septembre 2010

De nos jours, ranger ses dossiers virtuels est tout aussi important que de faire de l’ordre sur sa table de travail, puisque la très grande partie de notre travail se fait à l’ordinateur. Voici donc quelques conseils pour classer vos dossiers électroniques et pour être ainsi en mesure de retrouver tout document virtuel rapidement.

1. 1. Sur votre bureau de travail virtuel, c’est-à-dire sur l’écran que vous voyez quand vous allumez votre ordinateur, gardez uniquement les icônes de dossiers et les raccourcis de programmes que vous utilisez fréquemment. Supprimez tous ceux dont vous vous servez rarement ou que vous n’employez jamais. Pour retrouver un document rapidement, votre bureau ne doit pas être encombré.
   2. Organisez votre bureau de travail virtuel de façon que les icônes qui apparaissent à l’écran soient ordonnés et fonctionnels. Vous pouvez décider vous-même de la façon dont vous placerez les icônes sur votre bureau. Pour cela :
      1. Cliquez, avec le bouton droit de votre souris, dans un endroit libre de votre bureau de travail virtuel et enlevez le crochet «réorganiser automatiquement les icônes».
      2. Ensuite, organisez votre bureau de travail virtuel. Par exemple, vous pourriez
         regrouper au centre de l’écran les raccourcis que vous utilisez le plus fréquemment, placer la corbeille en bas à droite et aligner le reste des icônes à gauche et à droite de l’écran, de haut en bas, les icônes du bas étant ceux que vous utilisez le moins souvent.
   3. Pour classer vos dossiers électroniques, utilisez le même système de classement que celui qui sert à ranger vos documents papier. Ainsi, les mêmes catégories et sous-catégories se retrouveront dans vos dossiers virtuels et vos dossiers papier.
   4. Prenez le temps de classer vos documents au moment même où vous les créez, les recevez ou les téléchargez. Résistez à la tentation de les déposer temporairement sur votre bureau virtuel. L’habitude de «ne toucher un papier qu’une seule fois» ne s’applique pas uniquement aux documents papier mais également aux documents électroniques.
   5. Si nécessaire, renommez les dossiers que vous recevez de manière qu’ils correspondent aux noms que vous leur avez donnés. Assurez-vous également de détruire les versions précédentes lorsque vous recevez des copies révisées ou des versions finales de documents.
   6. Allégez vos dossiers électroniques au moins une fois par année ou prenez l’habitude d’élaguer un dossier dès que vous avez un moment de libre (par exemple, lorsqu’on vous met en attente au téléphone). En mettant régulièrement de l’ordre dans vos dossiers virtuels, vous pourrez vous débarrasser de ceux qui ne présentent plus aucun intérêt.

Si vous classez vos documents virtuels en gardant à l’esprit les points mentionnés ci dessus, vous ne perdrez plus de temps à retrouver ce dont vous avez besoin pour travailler.

Août 2010

Voici six étapes pour mettre en place un système de classement simple et fonctionnel.

1. Déterminer si le dossier est ACTIF ou INACTIF
   La première étape pour rendre plus efficace votre système de classement consiste à regarder le titre de tous vos dossiers (ne regardez pas à l’intérieur de vos dossiers pour l’instant) et à identifier chaque dossier comme étant ACTIF ou INACTIF.
   
   Un dossier ACTIF est un dossier que vous utilisez tous les jours, plusieurs fois par semaine ou plusieurs fois par année. Un dossier INACTIF est un dossier que vous consultez rarement.

   Les dossiers ACTIFS que vous utilisez tous les jours ou plusieurs fois par semaine doivent être placés près de vous, dans un tiroir de votre bureau ou dans un classeur, de façon que vous n’ayez pas à vous lever pour vous les procurer. Les dossiers ACTIFS que vous utilisez plusieurs fois par année doivent se trouver aussi dans votre bureau. Par contre, comme vous ne les utilisez pas tous les jours, il est correct que vous deviez vous lever pour vous les procurer. Quant aux dossiers INACTIFS, ils sont généralement gardés en dehors de votre bureau.

   À la fin de cette première étape, vous aurez donc divisé vos dossiers en dossiers ACTIFS et en dossiers INACTIFS.

2. Établir les grandes catégories et sous-catégories de votre système de classement
   Une fois que vous avez classé vos dossiers en ACTIFS ou INACTIFS, la prochaine étape consiste à déterminer les grandes catégories et sous-catégories de votre système de classement.
   
   Une façon de trouver les grandes catégories de votre système de classement est de les faire correspondre à vos grandes responsabilités au travail ou aux principales activités de l’entreprise. Par exemple, pour un formateur, une catégorie pourrait s’intituler «Formations» et une sous-catégorie, «Gestion du temps».

   Passez ainsi au travers des dossiers actifs et inactifs que vous avez répertoriés à l’étape 1 ci-dessus et décidez de vos catégories et de vos sous-catégories. Choisissez des noms significatifs pour vous et pour tous ceux qui utilisent le système.

3. Élaguer vos dossiers
   Vous devez maintenant regarder à l’intérieur de chacun des dossiers que vous avez triés aux étapes 1 et 2, et déterminer ce que vous conserverez et ce que vous jetterez.
   
   Vous vous rendrez compte que vous devez ouvrir de nouveaux dossiers et en éliminer d’autres. Ne perdez pas de temps à marquer les étiquettes tout de suite, mais attendez pour cela d’avoir terminé une grande partie de votre classement.
4. Mettre votre système de classement par écrit
   Un système de classement mis sur papier vous aide à avoir une vue d’ensemble. Il permet aussi à tout employé de retracer rapidement un dossier en consultant le document imprimé.
   
   Lorsque vous mettez le tout par écrit, on devrait retrouver les catégories et les sous catégories de votre système de classement.
5. Bâtir physiquement votre système
   Maintenant que vous avez mis par écrit votre système de classement, vous êtes prêt à passer à l’action et à bâtir physiquement votre système. Nous vous suggérons d’utiliser :
   • un système alphabétique de A à Z pour classer vos dossiers; ce système est simple et vous permettra de retrouver un papier facilement;
   • des chemises de classement en carton; n’utilisez pas de système de couleurs, car le niveau de complexité que cela engendre n’en vaut pas vraiment la peine;
   • des dossiers suspendus de type Pendaflex si vos classeurs nécessitent ce genre de dossiers. Mettez alors autant de dossiers suspendus que vous avez de chemises. Cela gardera ainsi votre classeur plus propre.
     Si vos classeurs ne nécessitent pas de dossiers suspendus, il n’est pas nécessaire d’en utiliser. Adossez simplement les chemises de carton les unes contre les autres; elles seront retenues par la plaque coulissante située au fond du tiroir;
   • une étiqueteuse automatique pour créer vos étiquettes. Des dossiers bien étiquetés s’imposent au regard quand vous les posez sur une table de conférence. Vous les repérez du premier coup d’œil quand vous ouvrez votre mallette. De plus, quand vous consultez votre classeur, vous avez pratiquement sous les yeux un index imprimé de tous les dossiers rangés par ordre alphabétique. Étiquetez les chemises et non les supports suspendus. Vous pourrez ainsi apporter vos chemises aux réunions ou les emporter avec vous en voyage sans avoir à transporter les supports;
   • des classeurs de bonne qualité; rien n’est plus désagréable que des billes qui coincent quand on essaie d’ouvrir le tiroir d’un classeur de mauvaise qualité. Remplissez vos tiroirs à moins des trois quarts. Si vos tiroirs sont trop pleins, vous hésiterez à y insérer de nouveaux dossiers et vous serez porté à laisser des dossiers s’empiler.
6. Créer une étiquette efficacement
   Pour marquer une étiquette, inscrivez la catégorie et la sous-catégorie en lettres larges et bien visibles comme, par exemple, «FORMATIONS – Gestion du temps».
   
   Mettez finalement une étiquette sur le tiroir du classeur de façon à identifier chaque tiroir. Si vous avez quatre tiroirs de classeurs, le premier tiroir pourrait s’intituler «A à E», le deuxième, «F à L», etc.

Il est certain que mettre en place un système de classement prend du temps, mais cela vous permettra d’économiser beaucoup d’heures par la suite en vous évitant de chercher des papiers mal classés.

Citation du mois
«Nous sommes capables de défier les lois de la pesanteur, mais nous sommes souvent submergés par la paperasse.» Wernher von Braun

Février 2010

Les perfectionnistes sont des personnes qui ont tendance à vouloir tout faire avec un souci exagéré de la perfection. Le perfectionnisme n’est pas nécessairement un défaut lorsque ce souci de la perfection est limité à l’exécution des tâches qui s’avèrent importantes pour son entreprise ou pour sa carrière. Cependant cela devient un défaut lorsque cette propension à la perfection concerne également des tâches secondaires. En fait, on fait preuve de perfectionnisme lorsque l’on accorde plus de temps qu’il ne faut à une tâche.

On peut trouver plusieurs raisons pour justifier le perfectionnisme. On peut entretenir la croyance que tout ce qui mérite d’être fait mérite d’être bien fait. On peut relier son estime de soi à ce que l’on fait plutôt qu’à ce que l’on est. On peut vouloir plaire. On peut nourrir des attentes irréalistes pour soi-même et pour les autres. On peut vouloir répondre aux demandes des gens qui nous entourent. Quelle que soit la raison, il est important de freiner cette tendance au perfectionnisme pour éviter de nuire à l’atteinte de ses propres objectifs et de ceux de l’organisation. Voici donc quelques idées en ce sens :

1. Habituez-vous à accorder à chaque tâche un temps d’exécution proportionnel à son importance. Ne fournissez beaucoup d’efforts sur un travail que si celui-ci est en lien direct avec les priorités de l’entreprise ou vos propres priorités.
   
   N’oubliez pas! La loi de Pareto mentionne que 20 % de vos activités rapportent 80% des résultats et que 80% de vos activités ne rapportent que 20% des résultats. Soyez donc vigilant pour ne pas être perfectionniste dans ce 80 % d’activités qui ne rapportent que 20% des résultats; faites plutôt de votre mieux dans le temps qui vous est attribué. Ensuite investissez le plus de temps possible dans ce 20% d’activités qui donnent des résultats.
2. Avant de commencer un travail, décidez d’avance du temps que vous allez y allouer avec une heure de début et une heure de fin. Gardez une horloge dans votre champ de vision et entraînez-vous à respecter ce temps.
3. Avant de viser la perfection dans un travail et pour savoir si les améliorations que vous aimeriez apporter produiront vraiment de meilleurs résultats, habituez-vous à vous poser la question suivante : «Quel serait l’impact sur la compagnie ou sur ma carrière si je soumettais ce travail tel qu’il est actuellement?»
   • Si la réponse est «Il n’y aurait aucun impact», ce serait contre productif de consacrer du temps supplémentaire pour améliorer ce travail, puisque cela vous enlèverait du temps pour accomplir d’autres tâches.
   • Si la réponse est «Cela aurait un impact négatif», alors peaufinez le travail. Certains dossiers ont besoin d’être parfaits.

4. Gardez à l’esprit que 80% d’un travail est normalement complété dans les premiers 20% des heures passées sur ce travail. À titre d’exemple, admettons que vous désirez écrire un rapport et que vous estimez à cinq heures le temps total pour le rédiger. La loi de Pareto suggère que votre rapport sera presque achevé après une heure de travail. Le reste des quatre heures serait partagé entre la mise en page, la révision de textes, la reliure, etc. Il peut être important pour vous de travailler pendant quatre heures additionnelles si le rapport est adressé à des clients et qu’il en va de la réputation de votre entreprise. Toutefois, ces mêmes quatre heures pourraient ne rien ajouter à la qualité du rapport si celui-ci était destiné à l’interne pour des fins de discussion.
5. Pensez à vos clients. Souvent on s’apprête à rendre un travail parfait alors que le client ne désire pas ce niveau de perfection. Si votre client est un client interne, demandez-lui à quoi il s’attend comme résultat final et tenez-vous-en à ce niveau de qualité. Si le client est un client externe, concentrez-vous sur le 20% qui fera la différence.

Le perfectionnisme n’est pas une habitude facile à déloger. Cependant, pour vous aider, pensez aux nombreux avantages que vous procurera le fait de vous en libérer : plus de temps, moins de stress, un plus grand équilibre de vie et de meilleures communications interpersonnelles.

Citation du mois
«Il est aussi noble de tendre à l’équilibre qu’à la perfection; car c’est une perfection que de garder l’équilibre.» Jean Grenier.

Janvier 2010

Il existe deux concepts bien importants en gestion du temps, soit ceux de l’efficacité et de l’efficience. L’explication la plus usuelle est que l’efficacité consiste à travailler sur les bonnes activités, alors que l’efficience consiste à travailler de la meilleure façon possible sur les activités. Ainsi, une personne qui gère bien son temps se montre à la fois efficace et efficiente. Cependant, la plupart des gens ont tendance à accorder beaucoup d’importance à l’efficacité et à minimiser l’importance de l’efficience. Pourtant, les deux aspects sont essentiels dans l’organisation de votre travail. Voici pourquoi.

L’efficacité met l’accent sur le futur. Elle vous stimule pour créer votre mission, établir des objectifs en ligne avec votre mission et concevoir des plans d’action à long terme en vue d’atteindre vos objectifs. Elle vous aide également à identifier vos forces et, par conséquent, les activités essentielles de votre travail sur lesquelles vous devez vous concentrer pour permettre à l’organisation ainsi qu’à vous-même de progresser. Bref, l’efficacité vous encourage à déterminer vos priorités.

Quant à l’efficience, elle insiste plutôt sur l’ici et maintenant. Elle vous dispose à analyser une priorité, un projet ou un travail de façon qu’il soit réalisé dans un minimum de temps, d’efforts et de coût. C’est ainsi que vous penserez à des moyens de simplifier une activité, de la combiner avec une autre, de travailler sans interruptions; de vaincre la procrastination, le perfectionnisme, l’inertie, l’indécision ou autre obstacle. Bref, l’efficience vous permet de vous poser la question «comment faire plus avec moins».

En fait, l’efficacité et l’efficience travaillent en tandem; l’une est inutile sans l’autre. D’un côté, sans efficacité, le travail manque de direction et de priorités. Vous êtes occupé, bien sûr, mais vous n’agissez pas sur le 20% d’activités qui rapportent 80 % des résultats. D’un autre côté, sans efficience, vous savez exactement où vous voulez aller, mais vous vivez de la frustration à l’idée de ne pas progresser assez rapidement vers l’atteinte de vos résultats.

Ainsi, un employé efficace est un employé qui établit des objectifs, conçoit des plans d’action, organise son travail et effectue des suivis pour s’assurer que ses actions contribuent à l’atteinte de ses objectifs professionnels et des objectifs de l’organisation. Un employé efficient est un employé qui, lorsque vient le temps d’agir et de travailler, se concentre pour exécuter son travail sans interruptions, pertes de temps, indécision, perfectionnisme et efforts perdus.

Même si l’efficacité et l’efficience sont importantes, l’efficacité doit venir en premier, puisqu’il ne sert à rien de trouver la meilleure façon de travailler sur une activité si celle-ci n’est pas prioritaire et ne contribue pas de façon significative aux objectifs. Toutefois, cela ne diminue aucunement le rôle de l’efficience, car cette dernière vous permet de gagner du temps et de réduire vos efforts pour accomplir les tâches nécessaires. Il est indispensable de ne jamais sacrifier l’efficacité à l’efficience.

Citation du mois
«Il importe davantage de faire la bonne chose que de bien faire les choses.», Peter Drucker

Août 2009

Certaines personnes peuvent traiter leurs courriels 10, 20 ou 30 fois au cours de la journée. Il est certain que cette habitude est à éviter, puisque cela vous enlève beaucoup de temps pour travailler sur vos priorités. Voici donc quelques suggestions pour gérer vos courriels avec efficacité.

1. Ne traitez vos courriels que trois ou quatre fois par jour, tout au plus. Certes, les courriels remplacent de plus en plus le téléphone et exigent généralement une réponse rapide. Cependant, les courriels ne possèdent pas le caractère instantané du téléphone et les interlocuteurs ne s’attendent généralement pas à une réponse immédiate. Ainsi, répondre à ses courriels quelques fois par jour devrait suffire, à moins que la réussite de votre entreprise ne dépende d’une prompte réponse aux courriels. Je vous conseille donc de vous occuper de vos courriels durant les périodes suivantes : tôt le matin, avant le dîner et à la fin de la journée. Ainsi, vous traiterez l’ensemble de vos courriels trois fois par jour.
   
   Toutefois, ne démarrez pas votre journée en vous occupant de vos courriels. Commencez plutôt votre journée par une tâche prioritaire, car les courriels peuvent facilement vous distraire des tâches les plus essentielles. Ainsi, travaillez d’abord à celles-ci. Une fois que vous aurez achevé une tâche essentielle (ou qu’elle sera assez avancée), vous pourrez dépouiller vos courriels.
2. Déterminez des limites de temps. Allouez-vous suffisamment de temps au cours de la journée pour lire les courriels que vous recevez. Par exemple, vous pourriez décider de consacrer 20 minutes chaque fois que vous triez vos courriels.
3. Videz votre boîte de réception. Pour gérer efficacement vos courriels, vous devez vider votre boîte de réception à la fin de votre journée de travail. Vous pouvez le faire en ne manipulant un courriel qu’une seule fois et en prenant immédiatement une décision pour chaque courriel lu. Cinq possibilités de décisions s’offrent à vous après que vous ayez pris connaissance du message d’un courriel :
   • supprimer un courriel que vous jugez inutile;
   • classer un courriel que vous désirez conserver;
   • transférer un courriel dont vous n’avez pas à vous occuper et qui concerne quelqu’un d’autre;
   • répondre à un courriel qui ne vous occupera que pendant quelques minutes, ou
   • planifier un moment dans votre agenda pour un courriel plus long à traiter et dont vous vous occuperez plus tard; en attendant, placer ce courriel dans un dossier de votre messagerie électronique intitulé, par exemple, «Action» ou «À faire».
     
     La plupart des gens se servent de leur boîte de réception pour stocker les courriels à propos desquels ils n’ont pas arrêté de décision. Chaque fois qu’ils ouvrent leur boîte de réception, ils doivent donc en réévaluer le contenu de fond en comble. Avec le volume faramineux de courriels que nous recevons de nos jours, cette façon d’agir apparaît inefficace. Assurez-vous donc de prendre une décision pour chaque courriel que vous recevez et vous viderez par le fait même votre boîte de réception.
4. Désactivez la sonnerie ou le système visuel indiquant que vous avez de nouveaux messages. Lorsque vous n’êtes pas dans une période où vous traitez vos courriels, enlevez la sonnerie ou le système visuel qui vous indique l’arrivée d’un nouveau courriel. Sinon, vous serez constamment interrompu lorsque vous travaillerez sur autre chose.

Vous devez user de discipline pour éviter de vérifier vos courriels à tout moment et pour ne manipuler un courriel qu’une seule fois. Cependant, vous découvrirez rapidement que cette règle comporte de nombreux avantages: vous gagnerez du temps, vous pourrez travailler davantage sur vos priorités et vous vivrez moins de stress parce que vous adopterez un mode moins réactif.