Avril 2008

Cette année, la Semaine des Secrétaires se déroulera du 21 au 25 avril et la Journée des Secrétaires, le 23 avril. Bonne fête donc à toutes les secrétaires et adjointes! Bonne fête aussi aux hommes qui se joignent à la profession.

En cette occasion, nous aimerions rendre hommage aux secrétaires et présenter aux patrons 6 principes pour respecter le temps de leurs adjointes. Les voici:

1. Rencontrez votre adjointe régulièrement pour discuter des horaires, priorités respectives et dossiers en cours. Plus votre adjointe sera au courant des dossiers, plus elle pourra vous aider et vous alléger de certaines tâches. Vous sauverez ainsi un nombre important d’heures par semaine puisqu’elle pourra elle-même donner les informations aux gens qui appellent ou qui se présentent en personne. Également, lorsque vous vous absentez pour une journée, quelques jours ou plusieurs jours pour les vacances, prenez du temps pour l’informer des choses qui peuvent survenir pendant votre absence.
2. Procurez à votre adjointe les outils et équipements dont elle a besoin pour bien accomplir son travail: logiciels, fournitures de bureau, équipements, etc. Permettez-lui également de mettre à jour ses compétences par de la formation, du coaching ou tout autre moyen.
3. Déléguez à votre adjointe des tâches stimulantes et significatives. Encouragez-la à vous suggérer des façons d’améliorer, d’éliminer ou de réduire des procédures, tâches et rapports.
   Selon notre formateur en gestion du personnel, M. Robert Internoscia, seulement 10% des gestionnaires qu’il rencontre lors de formations délèguent efficacement. Est-ce vraiment si complexe de déléguer? «Bien sûr que non, nous dit-il, mais deux conditions sont essentielles pour réussir la délégation. La première : avoir le courage de donner l’autorité qui va avec la responsabilité. Rien ne sert de déléguer si l’employé doit continuellement venir chercher la permission d’agir. La deuxième condition: cesser d’avoir peur. La peur de perdre le contrôle, de se sentir inutile, que le travail ne soit pas aussi bien fait, etc. Pourtant, si les gestionnaires savaient à quel point les employés ne sont pas utilisés à leur plein potentiel et sont, par le fait même, découragés et démotivés, ils songeraient à déléguer beaucoup plus souvent. Du même coup, ils se sentiraient libérés puisqu’ils pourraient travailler sur leurs objectifs.»
4. Ne soyez pas perfectionniste lorsque vous supervisez votre adjointe. N’oubliez pas que de passer du temps inutilement sur une tâche empêchera votre adjointe de se consacrer à des tâches plus importantes.
5. Communiquez. Faites de votre adjointe un membre à part entière de votre équipe. Prenez le temps de lui communiquer votre mission, vos valeurs et vos objectifs. Vous gagnerez à coup sûr une alliée impliquée et motivée.
6. Et surtout, soyez un exemple d’une bonne gestion du temps. Planifiez votre journée. Accumulez les questions non urgentes au lieu d’interrompre votre adjointe fréquemment. Fixez des échéanciers réalistes sur toutes les tâches. Respectez votre temps de même que celui de votre adjointe.

Citation du mois
«Ce que nous prenons l’habitude de faire, nous le faisons plus facilement – non que la nature des tâches ait changé, mais notre capacité à les accomplir s’est accrue.» Ralph Waldo Emmerson

Mars 2008

Avez-vous de la difficulté à être ponctuel au travail de même que dans vos rendez-vous, réunions et engagements? Si oui, cela est un signe certain d’une mauvaise gestion du temps. Voici quelques suggestions vous permettant d’être à l’heure en tout temps.

1. D’abord, prenez la décision d’arriver à l’heure à compter de maintenant. Dans bien des cas, le simple fait d’arriver en retard n’est qu’un manque d’engagement de votre part.
2. Ensuite, notez le rendez-vous à votre agenda en indiquant l’heure à laquelle vous devrez quitter le bureau ou la maison pour arriver à l’heure à votre rendez-vous. Et, pour ne pas être à la course, planifiez d’arriver 5-10 minutes à l’avance.
3. Si vous avez un long trajet à faire en auto ou en transport en commun, allouez-vous toujours un peu plus de temps que prévu de façon à pouvoir faire face aux imprévus.
4. Si vous avez encore quelques minutes à votre disposition avant de quitter le bureau ou la maison pour vous rendre à votre rencontre, ne vous laissez pas attraper par le syndrome «d’une dernière chose à faire avant de partir». Les choses à faire prennent souvent plus de temps que vous pensez. Quittez plutôt le bureau ou la maison immédiatement et utilisez le temps ainsi gagné lorsque vous arriverez d’avance à votre rendez-vous.
5. Si vous avez des rencontres tôt le matin et que vous n’êtes pas une personne du matin, peut-être aurez-vous besoin de vous mettre au lit un peu plus tôt la veille pour vous assurer d’être à l’heure à votre rendez-vous. Et n’oubliez pas de mettre votre cadran.

Peut-être trouverez-vous difficile d’être ponctuel en tout temps. Mais la ponctualité n’est qu’une question d’habitude. Il s’agit de la pratiquer à tous les jours pour que le fait d’arriver à l’heure vous vienne tout naturellement au bout d’un certain temps. Combien de temps cela vous prendra-t-il pour changer l’habitude d’arriver en retard par l’habitude d’arriver à l’heure? Selon l’auteur du livre «Psycho-Cybernetics», Maxwell Maltz, cela prend 21 jours pour acquérir toute habitude. Ainsi, rassemblez toute la volonté que vous avez à votre disposition, puisez dans la liste de suggestions ci-dessus et persistez jusqu’au moment où le fait d’arriver à l’heure devienne une habitude.

Et vous remarquerez que cela présente bien des avantages d’arriver à l’heure. Vous aurez le sentiment de mieux gérer votre temps, les personnes avec qui vous avez des engagements sentiront que vous leur manifestez du respect et vous serez un exemple pour votre entourage. La citation du conférencier Ed Foreman dans son livre sur les «Kennedy» est ici bien à propos: «Dans la plupart des organisations, vous pouvez avancer en faisant trois choses: vous présenter, vous présenter à l’heure, vous présenter à l’heure prêt à travailler.»

Citation du mois
«Rien ne sert de courir, il faut partir à point.» Jean de La Fontaine

Décembre 2007

Vous retrouvez-vous, à quelques semaines de Noël, avec plein d’activités à faire à la dernière minute concernant vos célébrations du temps des fêtes? Si vous aimeriez vous prendre un peu plus d’avance et ne plus être dans l’urgence, il est certain qu’il est un peu tard cette année mais voici quelques suggestions pour l’an prochain.

1. Fixez-vous des échéanciers à la fin de cette année pour vos projets de Noël prochain
   Par exemple, inscrivez immédiatement dans votre agenda les dates où vous prévoyez faire les activités suivantes l’an prochain: envoyer vos cartes de Noël, faire votre magasinage, décorer votre maison, monter votre sapin de Noël, etc.
2. Créez-vous une liste «Idées»
   Créez-vous une liste «Idées» pour les membres de la famille et les amis à qui vous désirez offrir un cadeau. Cette liste vous servira, tout au long de l’année, à noter les idées au fur et à mesure que vous les observerez.
3. Achetez vos cadeaux de Noël tout au long de l’année
   Pourquoi ne pas acheter les articles au moment où ils sont en solde? Ces articles seront assurément beaucoup plus chers en décembre.
4. Organisez vos achats
   Assurez-vous d’indiquer sur la facture le nom des articles achetés de même que le nom des personnes à qui vous offrez le cadeau. Ceci vous pour permettra d’échanger le cadeau, s’il y a lieu. Gardez les factures dans une enveloppe.
5. Planifiez l’emballage de vos cadeaux
   N’attendez pas à la dernière minute pour emballer vos cadeaux. N’oubliez pas d’indiquer le nom de la personne sur le cadeau. Et si vous avez acheté le cadeau assez tôt dans l’année, prenez soin de mettre une note sur le cadeau pour que vous puissiez vous souvenir de ce qu’il y a à l’intérieur.
6. Tirez avantage de la technologie pour l’envoi de vos cartes de Noël
   Mettez votre liste de cartes de Noël dans une base de données et faites imprimer les étiquettes allant sur l’enveloppe.

Sur ce, nous vous souhaitons un très Joyeux Noël et une très belle Année 2008!

Citation du mois
«Le temps, c’est quand on va d’un Noël à l’autre» Paul Villeneuve, chroniqueur québécois.

Août 2007

La loi de Parkinson en gestion du temps dit que nous avons tendance à accumuler du papier sur notre bureau jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’espace disponible. C’est ainsi que nous pouvons nous retrouver facilement avec une surface de travail envahie de paperasse et avec les pertes de temps qui s’en suivent: brassage de piles à chaque matin, recherche sans fin de papiers sur le bureau, distraction et autres. Certaines études disent même que nous pourrions perdre jusqu’à 30 minutes par jour avec un bureau encombré de papier.

Le retour des vacances est souvent l’occasion idéale pour faire le ménage de son bureau et partir l’année du bon pied. Si vous désirez faire le ménage de votre bureau, voici quelques consignes :

1. Faites d’abord le ménage de vos classeurs. Retirez chaque dossier et passez-le au peigne fin. Débarrassez-vous de tout papier que vous jugez inutile. Vous vous assurerez ainsi de ne pas ramasser de papier inutilement et de faire de la place pour les papiers qui se trouvent actuellement sur votre bureau et qui auraient besoin d’être classés. Il est recommandé de faire le ménage de vos classeurs à chaque année. Beaucoup d’entreprises réservent une journée par année à cette fin.
2. Faites ensuite le ménage de votre bureau. Prenez chaque papier qui se trouve sur votre bureau et décidez de l’action à poser pour chaque papier. Il y a cinq actions que vous pouvez poser par rapport à un papier:
   • le jeter/recycler;
   • le classer (si vous manquez de classeurs, n’hésitez pas à en acheter);
   • le déléguer ou le transmettre à quelqu’un d’autre;
   • régler la question immédiatement (peut-être avez-vous une lettre à écrire concernant le papier ou un téléphone à faire);
   • assurer un suivi plus tard (c’est le cas d’une tâche que vous ne voulez pas faire maintenant mais plus tard; dans ce cas, inscrivez la tâche à accomplir dans votre agenda, à la date où vous désirez la faire et entre temps, allez classer le papier).
3. Avec les étapes 1 et 2 accomplies, vous vous retrouvez avec des classeurs élagués et une surface de travail libre de tout papier. Aucun papier ne traîne; il y a une place pour chaque papier et chaque papier est à sa place. Le défi maintenant est de garder cette surface de travail propre et libre de tout papier au jour le jour. Vous réussirez à le faire en appliquant le principe suivant: «Ne touchez à un papier qu’une seule fois!» Cela veut dire qu’à chaque fois que vous avez un papier entre les mains, votre défi est de le traiter immédiatement en posant l’une des cinq actions mentionnées plus haut, soit: jeter/recycler, classer, déléguer/ transmettre, régler la question immédiatement ou assurer un suivi plus tard. Tout ce que cela demande est que vous vous réserviez un peu de temps chaque jour pour traiter la paperasse.

Il se peut que vous ayez tellement de papiers qui traînent sur votre bureau actuellement que quelques heures ne suffiront pas à faire le ménage de vos papiers. Vous devez alors décider de comment vous allez vous y prendre. Certaines personnes profitent d’un temps relativement tranquille dans l’année pour y consacrer quelques jours. D’autres personnes préfèrent le faire immédiatement quitte à entrer au bureau une fin de semaine et se débarrasser une fois pour toutes de la paperasse qui traîne. D’autres décident d’y consacrer une heure par jour jusqu’au moment où le tout soit réglé. L’important est de se doter d’une stratégie pour faire le ménage, de s’y tenir et d’attaquer un dossier à la fois. Bien sûr, quant à être dans le ménage de la paperasse, vous procéderez également au ménage du papier électronique en passant au travers des mêmes trois étapes. Bon courage et bonne chance!

Citation du mois
«Vous ne pouvez pas tout posséder; où le mettriez-vous?» Steven Wright

Lire la suite →