Octobre 2016

Michael Lewis, journaliste à la revue Vanity Fair, a passé six mois à la Maison-Blanche avec Barack Obama en 2012 pour connaître ses trucs d’efficacité. Il a publié un article par la suite pour nous présenter un portrait détaillé de la façon dont ce président moderne gère son travail. Ryan Lizza du New Yorker a fait de même avec les centaines de pages de notes de la Maison-Blanche qu’il a pu consulter. Une fois tissées ensemble, elles ont donné une image de ce à quoi pouvait ressembler le flux de travail présidentiel. Voici quelques conseils de productivité particulièrement utiles de ce président dont nous pouvons tous tirer parti.

1. Commencer sa journée la veille au soir
La journée de Barack Obama commence la veille au soir. Ainsi quand il se réveille à 7 h le matin, il a déjà commencé à travailler sur ses priorités la veille.

Donc, à 22 h, après que sa famille se soit retirée pour la nuit, il se penche sur ses tâches prioritaires pendant trois heures, jusqu’à 1 h. Ces heures lui fournissent ainsi ce qu’il ne trouve nullement au cours de la journée : du temps ininterrompu de travail. L’absence d’interruptions lui permet d’entrer profondément dans la tâche à accomplir et de réaliser le meilleur travail possible. Parmi ses tâches nocturnes, il règle les petits détails laissés en suspens au cours de la journée et regarde les documents que son personnel lui a demandé de passer en revue.

2. Faire de l’exercice
Barack Obama s’assure de faire suffisamment d’exercice. Chaque matin, de 7 h 30 à 8 h 30, il s’entraîne dans son centre de conditionnement physique personnel, situé au 3e étage de sa résidence, à faire du cardio un jour et de la musculation le lendemain. Sa logique : le reste de son temps sera plus productif s’il s’entraîne. « Vous devez faire de l’exercice physique, dit-il à Vanity Fair, sinon, à un certain point, vous vous écroulerez. » Aussi, de temps à autre, il joue une partie de basketball avec des amis qui ont tous une solide expérience de ce jeu.

3. Protéger son temps personnel
Barack Obama a trois moments dans son agenda qui sont incontestablement sacrés : sa séance d’entraînement du matin, son souper avec ses filles et le temps qu’il consacre à son travail quand sa famille s’endort à 22 h. Chaque bloc de temps sert un rôle différent pour Barack Obama : l’exercice physique garde son corps en bonne santé, le travail du soir l’aide à rattraper le retard sur ses priorités et le souper est le temps particulièrement sacré qu’il dédie à ses filles.

4. Limiter la fatigue reliée à la prise de décisions
Prendre des décisions, grandes et petites, ça fatigue! « Le simple fait de prendre une décision affaiblit notre capacité à prendre des décisions plus tard. Les psychologues appellent ce phénomène la fatigue décisionnelle », dit-il.

C’est pourquoi Barack Obama a décidé d’en réduire le nombre. «Je ne veux pas prendre de décisions sur ce que je vais manger ou ce que je vais porter comme vêtements, dit-il à Michael Lewis, parce que j’ai beaucoup d’autres décisions à prendre.»

Il ajoute : «Vous devez concentrer votre énergie reliée à la prise de décisions. Vous devez systématiser, établir des routines, des habitudes pour réduire le nombre de décisions à prendre. C’est ainsi que j’ai décidé de ne porter que des complets gris ou bleus.»

Cette pratique de systématisation ne s’applique pas uniquement à sa garde-robe, mais aussi aux notes qui se rendent à sa table de travail pour une prise de décisions. Il préfère qu’elles soient accompagnées dans le bas de trois cases à cocher : d’accord, en désaccord, pour discussion.

Quoique la décision puisse être complexe, créer les trois cases au bas de la note est efficace puisque cela accélère la rétroaction.

5. Être confiant
Inspirez-vous de cette citation de Barack Obama lorsque vous ferez face à une restructuration, à un lancement de produits ou à une décision dont vous n’êtes pas complètement certain : «Il n’y a rien qui arrive à mon bureau qui soit facile à résoudre. Sinon quelqu’un d’autre avant moi aurait déjà réglé le problème. C’est ainsi que vous vous retrouvez à jouer avec des probabilités puisque toute décision que vous prendrez aura alors une probabilité de 30 % à 40 % qu’elle ne fonctionne pas. Vous devez en être conscient et vous sentir confortable avec la façon dont vous prendrez vos décisions. Vous ne pouvez pas vous permettre d’être paralysé par le fait que cela pourrait ne pas fonctionner. En plus de cela, après que vous avez pris votre décision, vous devez feindre une certitude totale à ce sujet. Les gens que vous dirigez ne veulent pas penser en termes de probabilités.»

Barack Obama aura occupé pendant huit ans un des postes les plus complexes au monde. Nous pouvons tous nous en inspirer pour réaliser notre travail avec brio.

Sur ce, je vous souhaite une bonne continuité et au plaisir de vous retrouver en novembre pour le prochain bulletin!

Septembre 2016

Quelles sont les techniques de gestion du temps qui ont le plus d’impact sur votre productivité? C’est ce qu’a voulu vérifier l’auteur Kevin Kruse en 2015 dans son livre 15 Secrets Successful People Know about Time Management. Il a interviewé 7 billionnaires, 239 entrepreneurs à succès, 13 athlètes olympiques et 29 étudiants qui n’obtiennent que des A dans leurs travaux et leurs examens.

Bien sûr, il n’y a personne qui gère son temps de la même façon. Cependant l’auteur a identifié des thèmes communs, utilisés par l’ensemble de ces individus, et en a dégagé 15 techniques. Voici les habitudes que ces gens ont acquises.

1. Ils se concentrent sur les minutes. Ils sont conscients que le temps est leur ressource la plus précieuse et se concentrent sur les 1 440 minutes qu’ils ont à leur disposition chaque jour pour atteindre leurs objectifs.

2. Ils se fixent des priorités chaque jour. Chaque matin, ils consacrent deux heures à leurs priorités.

3. Ils utilisent un agenda. Ils ne font pas de listes de choses à faire. Ils programment plutôt toutes leurs activités à l’agenda.

4. Ils ne procrastinent pas. Ils connaissent leurs priorités de la semaine et s’assurent de ne pas les remettre à plus tard.

5. Ils prennent leur repas du soir à la maison. Ils ne s’épuisent pas au travail sachant qu’il y a et qu’il y aura toujours des choses à faire lorsqu’ils quitteront le bureau le soir. Ils planifient ainsi soigneusement leurs priorités personnelles et quittent le bureau sans culpabilité.

6. Ils utilisent un cahier de notes. Ils mettent tout par écrit pour libérer leur cerveau.

7. Ils traitent leurs courriels trois fois par jour au maximum. Ils s’assurent ainsi de consacrer le temps nécessaire à leurs priorités.

8. Ils évitent à tout prix les réunions. S’ils ont à tenir des réunions, ils le font debout et dans un court laps de temps.

9. Ils disent non à presque tout. Ils disent non à tout ce qui ne se rapproche pas de leurs objectifs.

10. Ils appliquent la loi du 20/80. 20 % des activités rapportent 80 % des résultats. Ils se concentrent ainsi sur ces activités et délaissent les autres.

11. Ils délèguent ou sous-traitent la plupart de leurs activités. Ils ont identifié leur unique talent, l’utilisent et délèguent tout le reste.

12. Ils ont des thèmes pour chaque journée de la semaine. Ils regroupent leurs activités. Par exemple, ils pourraient s’occuper du marketing le mardi et de l’administration le mercredi.

13. Ils ne touchent aux papiers et aux objets qu’une seule fois. Si une tâche demande moins de 10 minutes à accomplir, ils la font immédiatement.

14. Ils ont un rituel matinal. Ils se lèvent tôt et investissent les 60 premières minutes de leur journée à renouveler leur énergie physique, mentale et spirituelle.

15. Ils ne pensent pas au temps mais à leur énergie. Pour maximiser leur productivité, ils maximisent leur énergie. Ils se concentrent donc sur leur sommeil, une saine alimentation, l’exercice et de courtes pauses tout au long de la journée.

Plusieurs études ont été réalisées au travers des décennies pour démontrer l’efficacité des techniques de gestion du temps. La richesse de cette étude est de démontrer que ces techniques ont franchi l’épreuve du temps et qu’elles permettent toujours de nos jours de se démarquer pour atteindre le succès désiré.

Essayez-les! Vous constaterez qu’une seule de ces techniques pourrait vous propulser davantage vers l’atteinte de vos objectifs.

Sur ce, je vous souhaite un bon début d’automne et au plaisir de vous retrouver en octobre pour le prochain bulletin.

Août 2016

Ça y est! Les vacances sont terminées! Certaines personnes peuvent se sentir tristes de voir finir les vacances puisqu’après tout, c’est la fin de l’insouciance et de la légèreté!

Pour préparer une transition plus souple entre les vacances et le travail, voici quelques conseils qui pourraient rendre la rentrée moins brusque et la vivre plus en douceur :

Prenez un jour ou deux pour vous organiser

• Faites de l’ordre dans votre système de classement papier. Passez au travers de chacune de vos chemises et jetez les papiers inutiles. Créez de nouvelles chemises, au besoin, et munissez-vous d’une étiqueteuse pour créer les étiquettes. Élaborez un index de toutes les chemises contenues dans chaque meuble de rangement; il vous sera ainsi plus facile de retrouver un dossier à l’aide de l’index si vous ne vous souvenez plus où un dossier est classé.
• Faites de l’ordre dans vos dossiers virtuels. Faire le ménage dans vos dossiers virtuels est tout aussi important puisque la très grande partie du travail se fait à l’ordinateur. Ainsi, jetez d’abord les documents inutiles et créez de nouveaux dossiers, au besoin. Ensuite, concernant votre bureau de travail (l’écran que vous voyez quand vous allumez votre ordinateur), gardez uniquement les icônes de dossiers et les raccourcis de programmes que vous utilisez fréquemment. Supprimez tous ceux dont vous vous servez rarement et que vous n’employez jamais.
• Aménagez votre poste de travail efficacement. Débarrassez votre espace de travail de tout ce qui peut être inutile et gardez uniquement ce dont vous avez besoin. Rangez ensuite votre espace de travail de façon à éviter les gestes superflus et les pertes de temps et d’énergie. C’est l’application du principe Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.

Une fois votre ménage terminé, vous serez impressionné par votre efficacité à trouver un document en quelques secondes seulement.

Privilégiez les tâches agréables
Pour une transition plus souple, il est important de privilégier, dans les premiers jours qui suivent votre retour au travail, les tâches agréables, faciles ou valorisantes puisqu’elles donnent de la motivation.

Entreprenez les grands projets une bouchée à la fois
Souvent, au retour des vacances, les projets nous apparaissent comme des montagnes. Il faut alors y aller une bouchée à la fois en découpant le projet en étapes et en inscrivant ces étapes à l’agenda. Le fait de fixer des étapes précises chaque jour à votre agenda et de voir, en fin de journée, que ces étapes ont été réalisées est une puissante source de motivation.

Gardez le cap sur vos résolutions
Les vacances, c’est le moment et la chance de décrocher, de se recentrer, de s’écouter, d’impulser de bonnes pratiques pour mieux avancer, de faire le point sur sa carrière, etc. Parfois, on prend des résolutions. Pour ne pas les oublier lorsque le rythme de travail reprend, il est important de les écrire et de les garder à la vue. Vous aurez ainsi le loisir de relire souvent vos résolutions, ce qui vous aidera à les tenir.

Organisez des activités plaisantes
Pour faciliter le retour au travail, il est intéressant de prévoir de belles activités les soirs et les fins de semaine. Cela permet de continuer à profiter des belles journées. Un peu comme si vous étiez encore en vacances. Cela pourrait prendre la forme, par exemple, d’une fin de semaine à l’extérieur dans un hôtel. Cela prolonge le plaisir des vacances.

Finalement, ne planifiez pas de rendez-vous les deux premiers jours qui suivent votre retour de vacances; vous vous assurerez ainsi d’un retour en douceur.

Sur ce, je vous souhaite une belle rentrée au travail et au plaisir de vous retrouver en septembre pour le prochain bulletin.

Mars 2016

Créer des modèles est une technique importante pour augmenter votre efficacité puisqu’elle permet de gagner beaucoup de temps dans la rédaction de vos futurs documents.

Un modèle est un document-type (courriel, lettre, rapport) que vous utilisez quand vous en avez besoin et que vous pouvez modifier à votre guise sans que le modèle original soit changé.

C’est un outil idéal lorsque vous envoyez le même type de communication à des clients internes ou externes comme un mot de remerciement, une soumission, un contrat, une facture ou une publicité de vos services.

Par exemple, chez Manuri Formation, nous envoyons un mot de remerciement par courriel à chaque client qui demande de s’abonner à nos infolettres. Voici le modèle de courriel qui a été créé à cet effet :

Bonjour (Madame, Monsieur),

Il me fait plaisir de vous confirmer votre abonnement à nos infolettres, comme demandé.

Je vous remercie de votre intérêt envers Manuri Formation et vous souhaite une belle (journée)!

Ainsi, au lieu de composer le courriel à chaque fois que nous voulons envoyer un mot de remerciement, nous avons créé un modèle en indiquant, entre parenthèses, les informations qui changent d’un client à l’autre. Au moment d’envoyer le courriel, nous allons chercher le modèle, ajustons les informations entre parenthèses et en un tour de main, le courriel a été créé et envoyé.

Il existe des fonctions dans Word et dans Outlook pour créer et enregistrer des modèles de lettres, de rapports et de courriels.

À titre d’exemple, voici la façon de créer et d’utiliser des modèles de courriels dans Outlook avec la fonction Quick Part. Si vous utilisez un autre logiciel de messagerie, la méthode ci-dessous vous permettra de trouver l’équivalent.

Pour CRÉER un modèle de courriel dans Outlook avec Quick Part :
Ouvrir un nouveau courriel.
Taper le texte et le surligner.
Cliquer sur Insertion et Quick Part et choisir Enregistrer la sélection.
Nommer votre modèle et cliquer sur OK.
Votre modèle est maintenant enregistré dans Quick Part.

Pour UTILISER un modèle de courriel dans Outlook avec Quick Part :
Ouvrir un nouveau courriel ou répondre à un courriel.
Mettre votre curseur dans le corps du message.
Cliquer sur Insertion et Quick Part, choisir votre texte et cliquer sur ce texte.
Votre modèle se trouve maintenant dans le corps de votre courriel.
Ajuster les informations qui changent d’un client à l’autre.

Remercier un client ou envoyer une soumission est certes une activité importante, mais écrire chaque courriel n’est pas productif. Mieux vaut rédiger des modèles et les personnaliser par la suite.

Ainsi, lorsque vous vous retrouverez à écrire constamment les mêmes textes, arrêtez-vous et créez des modèles! Vos clients seront ravis par votre rapidité d’exécution et vous serez enchanté par votre efficience à envoyer un écrit dans un minimum de temps et d’efforts.

Sur ce, je vous souhaite une belle continuité et au plaisir de vous retrouver en avril pour le prochain bulletin.

Février 2016

Savez-vous que si vous regroupez des tâches de même nature et que vous y travaillez en blocs de 30 à 90 minutes, ces tâches représenteront 20 % d’une journée de travail? Et qu’à l’inverse, si vous exécutez ces mêmes tâches, mais de façon non regroupée, c’est-à-dire, au fur et à mesure qu’elles se présentent, elles représenteront jusqu’à 50 % d’une journée de travail. C’est du moins ce que révèlent les études faites sur le sujet par l’Institute of Business Technology.

Pourquoi le rendement est-il plus grand lorsque vous regroupez des tâches similaires? Parce que vous économisez du temps au niveau de votre préparation physique (sortir les dossiers, aller chercher les informations…) et de votre préparation mentale. En effet, cela prend environ de 3 à 5 minutes pour vous concentrer mentalement sur une tâche. Si vous profitez de cette période de concentration pour continuer à accomplir les tâches de même nature, vous gagnerez ce temps de concentration nécessaire à chaque tâche.

Admettons, par exemple, que vous avez 10 appels de suivi à faire aujourd’hui auprès de vos clients. Si vous pratiquez le principe de regroupement de tâches, vous déciderez de vous allouer une période de temps en continu, supposons 90 minutes, pour appeler ces 10 clients les uns à la suite des autres. Vous aurez ainsi investi une seule fois le temps de préparation physique et le temps de concentration nécessaire pour exécuter ces appels. Au contraire, si vous décidez de traiter ces 10 appels en « miettes », étalés tout au long de la journée, cela vous prendra entre 3 et 5 minutes à chaque fois pour vous concentrer sur chacun des 10 appels.

Ainsi, le regroupement de tâches permet de diminuer le temps de préparation physique et mentale entre chacune des tâches. Voici quelques catégories d’activités qui se prêtent bien au regroupement : les courriels, les appels téléphoniques que vous voulez entreprendre aujourd’hui, le retour d’appels, les communications à l’interne, la lecture, les réunions, le classement, les suivis, le courrier, la comptabilité, la promotion, le développement des affaires, la prospection, les soumissions, la gestion, la préparation d’ordres du jour, le paiement des factures, la révision de votre matériel sur les sites des médias sociaux, les déplacements internes et externes, les photocopies, la préparation des repas, l’écriture, le ménage de votre espace de travail, la réflexion et les contacts sociaux.

Vous aimeriez peut-être compléter cette liste en ajoutant vos propres tâches. Passez en revue les tâches que vous accomplissez au cours d’une semaine de travail et inscrivez celles que vous pourriez regrouper.

Finalement, choisissez au moins trois catégories de tâches et commencez à y travailler de façon regroupée.Vous verrez que vous y gagnerez beaucoup en efficacité!

Sur ce, je vous souhaite une belle continuité et au plaisir de vous retrouver en mars pour le prochain bulletin.